REFLEXIN DE LOS

TRES MINUTOS?

.piensen por un momento no suena igual perder el tiempo, que perder la vida. Pero es lo mismo Cuando desperdiciamos nuestro tiempo desperdiciamos vida

ABRACEMOS

LA VIDA!

El hecho de que nuestro tiempo no alcance se debe a que lo acechan enemigos internos y externos los cuales fcilmente con disciplina se podran controlar

Muchas personas se sienten vctimas del tiempo porque no saben organizarse o administrarse bien a s mismas a sus tareas dentro de un tiempo determinado

ADMINISTRACION DEL TIEMPO

Piense por un momento En las frases ms comunes

Se me acab el tiempo.
No me alcanza el tiempo. No hay tiempo para eso. No terminamos por culpa del tiempo.

TODO A LA VEZ: Muchas personas quieren hacer muchas cosas simultneamente. Algunos estudios sugieren que mucho de lo que hacemos en el nombre de multitarea conlleva una desconcentracin que perjudica el resultado final. EL TIEMPO DE LOS DEMS:
DECIR NO: Algunas personas tienen dificultad para decir no. EL PERFECCIONISMO: De hecho, se requiere un 50% ms esfuerzo, tiempo, energa y dinero para pasar del 90% al 100% de capacidad.

CULES PODRAN SER SUS ENEMIGOS?

EXTERNOS
Interrupciones telefnicas Urgencias Incomodidad fsica para la labor Falta de Informacin adecuada Reunionitis Burocracia (Tramites Excesivos) Distractores visuales Sistemas de comunicacin deficientes

No saber decir No Responsabilizarse de TODAS las actividades Sobreestimar las capacidades propias Subestimar las capacidades de los dems Aplazar las cosas para despus Indisciplina en el cumplimiento de los planes Poca habilidad para el manejo de las interrupciones Falta de motivacin, indiferencia Tensin, preocupaciones, inconsistencia.

INTERNOS

ADMINISTRACIN DEL TIEMPO

Si Quieres cambios pequeos, trabaja en tus conductas.

Si Quieres cambios grandes trabaja en tus paradigmas.

Importante

II

No Importante

III Urgente

IV No Urgente

Importante: Metas Prioritarias. Urgente: Actividades de accin inmediata.

I-Crisis
Importante
-Problemas Apremiantes
- Proyectos, Reuniones y reportes con fecha de cumplimiento.

II

-Preparacin -Prevencin - Planificacin -Desarrollo de relaciones -Re-Creacin -Clasificacin de Valores.

III
No Importante

-Correos Electrnicos
-Interrupciones innecesarias - Llamadas, reuniones, correos innecesarios -Desarrollo de relaciones -Asuntos menores de otras personas.

IV-Trivialidades

-Llamadas, Correos electrnicos irrelevantes. - Desperdiciadores de tiempo -Televisin, entretenimiento, relajacin en exceso.

Urgente No Urgente

LA PERSONA QUE NO DESARROLLA EL

HABITO DE CONCENTRARSE EN TAREAS ESPECFICAS, DESPERDICIA UNA GRAN CANTIDAD DE ENERGA PSICOLGICA, YA QUE SUS PROCESO INTELECTUALES SE DISPERSAN Y LE IMPIDEN PRECISAR OBJETIVOS COMPORTAMENTALES (METAS). HULL. C.L. Principles of Behavior. New York; Appleton Country.

LA CONCENTRACIN Y LA DISPERSIN SON HABITOS

CMO PUEDO CAMBIAR MIS HABITOS?

RECOMENDACIONES

Definir los objetivos a corto, mediano y largo plazo, escrbalos Elaborar diariamente cosas por hacer las

Mejorar la comunicacin en todo momento para evitar reprocesos Realizar las tareas inmediatamente no dejar que se conviertan en pendientes. Llevar agenda, libretas, palm, black berry, tablero, corcho, planeador, calendario, Outlook

Pregntese: Cual es el mejor uso de mi tiempo en estos momentos?

PREMISAS
1.
1.

Hagamos pausas cada 2 horas de trabajo Aprende a decir no sin sentirte culpable. Planea tu da, semana, mes, ao. Deja siempre espacio para imprevistos, consciente que no todo depende de nosotros. Concentracin en una tarea a la vez Priorizar requiere disciplina y herramientas de planificacin.
.

Olvdate que eres indispensable en el trabajo, casa o en tu grupo habitual. Pide ayuda cada vez que sea necesario. Identifica la hora adecuada para salir de una reunin, cena o un espectculo. Escucha lo que hablan bien de ti, con reserva amabilidad y no te creas todo. Entiende que eres lo que eres por lo que hagas por ti mismo.

2.

2. 3.

3.

4.

4.

5.

5.

1.

Inefectivo:
Pongo las cosas urgentes primero.

PARADIGMA

2. Efectivo:

Pongo las cosas importantes primero.

RESULTADO:
-

Incremento organizacin y productividad Menos crisis Una reputacin de dar seguimiento hasta el final Mayor equilibrio de vida y paz mental.

3. Planifique Semanalmente
Cuando hacerlo: antes que comience la semana.

Donde: en un lugar Tranquilo Por cuanto tiempo: 20 -30 Minutos.

Pasos para planificar: Verificar la misin y Roles Elija piedra grandes (alto Impacto) Programe la semana.

4. Planifique Diariamente:

Cuando hacerlo: antes del comienzo del

da. Donde: en un lugar tranquilo

Pasos para planificar: Verificar las citas del da. Haga una lista realista Priorizar

EL DARSE CUENTAEllo se desarrolla en las tareas pequeas Disfrutar lo que hace. Realizar lo que este haciendo con plena consciencia. Observar con atencin y admiracin.

Todo esto nos da capacidad de sinergia.

No alimente incendios, no genere conflictos, aclare primero. Haga las cosas bien para no volverlas a hacer. Escuche bien, hable claro, vocalice, vuelva a preguntar. Distribuya el tiempo, No lo mate Mantenga un calendario, un directorio, un diccionario, un bolgrafo, un reloj, todo lo que necesite a la mano. Haga una lista de lo que tiene por hacer, tome nota de todo, no deje nada a la memoria. Sea ordenado, Cada cosa en su lugar y un lugar

CUANDO INICIE UNA TAREA O UN TRABAJO, EXPRESE MENTALMENTE SU INTENCIN Y DESEO DE QUE QUEDE BIEN HECHO CUANDO FINALICE, HAY QUE SER CONSCIENTES DE HABER TERMINADO Y REPASAR EN UN INSTANTE SI TIENE LA CALIDAD QUE REQUIERE, SI ESTA COMPLETO Y SI RESPONDE A LOS QUE SE NOS HA SOLICITADO O A LO QUE NOS HEMOS TRAZADO.

EN EL MUNDO AFECTIVO TAMBIN NECESARIO LA CONCENTRACIN ESFUERZOS.

ES DE

DEBEMOS IDENTIFICAR EL TONO AFECTIVO JUSTO QUE DEBE TENER CADA ACCIN

PORQU Y PARA QU PLANEAR?

CULES PUEDEN SER LOS BENEFICIOS?

PARA

Alcanzar resultados Lograr efectividad en una labor Jerarquizacin de prioridades

BENEFICIOS

Optimiz los tiempos Alcanzo Excelencia Disminuyo gastos Aumento credibilidad Genero valores agregados Genero ideas Genero salud mental Incremento las expectativas y le doy mayor sentido al objetivo

CMO

SE PLANEA?

ETAPAS DEL PROCESO

Establecimiento de metas Planeacin Organizacin Ejecucin Control

EL PRIMER PASO PARA INICIAR CON UN PROCESO, CAMBIO O REPLANTEAMIENTO DE ALGUNA SITUACIN ES

DEFINIR QUE QUIERO ALCANZAR.

CMO ME ORGANIZO?
TENER EN CUENTA:

Contar con los recursos de los que se dispone en el momento real Conocer las fortalezas o posibilidades positivas para alcanzar la meta Conocer las debilidades o situaciones desfavorables Conocer las oportunidades, ventajas o variables que generan valor Conocer las amenazas que estropearan el proyecto

Qu se debe tener en cuenta para la ejecucin?

actividades, acciones Definir un responsable Una fecha de ejecucin
Tareas,

EJECUCIN
Son las Tareas, actividades, acciones o funcionamiento a realizar por las partes involucradas

CONTROL

Esta variable asegura la calidad, y/o excelencia en la ejecucin y el seguimiento y/o avance hacia el Objetivo planteado

!"LO QUE NO SE MIDE, NO SE ADMINISTRA; LO QUE NO SE ADMINSITRA, NO SE MEJORA