CURSO DE MASTER CONTROL

MASTER CONTROL
QUE ES MASTER CONTROL? CONTROL Y DISTRIBUCIN ELECTRONICA DE LA DOCUMENTACIN. REVISIN, APROBACIN Y ACTUALIZACIN OPORTUNA. DISPONIBILIDAD DE ACCESO

 QUE ES MASTER CONTROL?

CONTROL Y DISTRIBUCIN ELECTRNICA DE DOCUMENTOS DE FORMA RPIDA, SEGURA Y OPORTUNA, OFRECIENDO LAS SIG. VENTAJAS:
SOPORTE DE CUALQUIER PAQUETERIA (WORD,

POWER POINT, EXCEL, ETC.)

HISTORIAL DE REVISIONES
APROBACIN ELECTRNICA DE DOCUMENTOS

SENCILLA VISUALIZACIN DE LOS MISMOS INTERRELACIN ENTRE ELLOS

DISTRIBUCIN

DISTRIBUCIN DOCUMENTAL EN CARTEC S.A. DE C.V.

BOVEDAS DOCUMENTOS

BVEDAS
PBLICOS
v AQUELLOS DOCTOS. LOS

BORRADORES
v AQUELLOS DOCTOS GENERADOS
EN TODAS LAS REAS QUE AUN NO ESTEN AUTORIZADOS (SE ENCUENTREN EN REVISIN)

OBSOLETOS

CUALES TODOS LOS USUARIOS PUEDEN TENER ACCESO A ELLOS, EJ: MANUAL DE CALIDAD

v AQUELLOS DOCUMENTOS

QUE SON SUSTITUIDOS POR ALGN OTRO (TRABAJA COMO ARCHIVO MUERTO)

GERENCIA DE PLANTA

SUPERINTENDENCIA

ADMINISTRACIN

CALIDAD

LABORATORIO

ALMACEN Y TRAFICO

HERBICIDAS

ETOXILACIN

CLORO

SEGURIDAD Y ECOLOGIA

MANTENIMIENTO

INTERRELACIN ENTRE DOCUMENTOS (DOCUMENTOS LIGADOS)

REVISIN, APROBACIN Y ACTUALIZACIN.

El paquete es preparado para poder ser lanzado a su primera aprobacin.

En caso de que alguno de los aprobadores rechazara el documento, Master Control lo enva de regreso al originador junto con los comentarios del por que es rechazado para que lo modifique y lo enve nuevamente ya corregido.

Ya que el documento haya sido aprobado, Master Control se encarga de enviarlo para las dems aprobaciones o bien a su aprobacin final

Una vez Aprobado por todos, el documento es asignado automticamente al administrador del sistema para que le asigne un lugar adecuado (Bveda) dentro de la organizacin Documental y as pasar de borradores a ser un documento vigente.

DISPONIBILIDAD DE ACCESO

Panorama General de Master Control

Descripcin de los Mdulos

* Mdulo Borradores
La Bveda controla el acceso a los documentos dependiendo de las funciones disponibles para cada usuario. Es aqu donde vamos a registrar los documentos, es decir donde se encuentra la ficha de informacin

* Mdulo Sistema
El mdulo de sistema contiene todas las funciones requeridas por el administrador para la configuracin y mantenimiento de Master Control.

* Mdulo Aprobacin

El mdulo de Aprobacin se utiliza para enviar electrnicamente los documentos por una ruta de aprobacin (secuencia de personas).

* Mdulo Organizador
El mdulo del organizador es usado para crear rboles grficos de documentos que muestren la relacin existente entre cada uno de ellos.
Adicionalmente, este mdulo esta disponible para facilitar la visualizacin de documentos.

Almacenamiento de Informacin

* Registro de Documentos
La ficha de informacin es un grupo de campos que contiene toda la informacin que pudiera requerir de un documento. Se deben llenar como mnimo los campos de letra color rojo.

(1)

Llenado de la Ficha de Informacin

NOTA: Todo documento que se suba a Master Control debe estar PROTEGIDO

* Registro de Documentos
Alta de nuevos documentos

(2)

1. Ingrese al botn principal de la Bveda 2. Oprima el botn de Nuevo

En la ventana que se despliega deber seleccionar el tipo de documento que va a registrar

* Registro de Documentos

(3)

3. Para otorgar la clave al documento oprima el botn de Flecha de Despliegue. En la lista que se despliega seleccionar el documento que corresponda. La clave depender del tipo de documento que haya seleccionado.

* Registro de Documentos

(4)

4. Rv: Es el nmero de revisin del documento 5. Bveda: Es el lugar donde vamos a guardar el documento de los cuales siempre vamos a seleccionar BORRADORES.

6. Ttulo: Es el nombre del documento

7. Notas: Se incluye algn comentario respecto del documento

8. Autor: Nombre de la Persona que genera el documento

* Registro de Documentos

(5)

9. Revisa: Nombre de la persona que revisa el documento

10. Prev. #: Es el nmero de revisin previa del documento 11. Camb. #: Es el nmero de revisin que sustituir al documento
12. Aplicacin: En qu paquete est hecho nuestro documento.

* Registro de Documentos

(6)

13. Archivo: Es dnde vamos a localizar el archivo que deseamos insertar a la ficha de informacin
14. Copias Controladas: Nombre (s) del rea o departamento que tendrn una copia controlada de nuestro documento. 15. Estndar, Seccin: Punto o seccin de la norma que aplica a nuestro documento

* Registro de Documentos

(7)

16. Fechas: Estos campos no se llenarn ya que los asigna la persona responsable de asignarles la bveda cuando pasen a ser documentos vigentes
Una vez llenos, se habilitar el botn de Guardar, oprmalo para guardar los cambios realizados

* Registro de Documentos

(8)

Flder de Informacin Personalizada

Si el nombre del campo se presenta en color rojo, es que ha sido designado como requerido, y debe ser llenado antes de poder guardar la ficha de registro.

Todos los campos contenidos en este flder son definidos por el Administrador del sistema.

A la derecha de cada campo se puede introducir cierto tipo de informacin, esto es el tipo de datos.

* Registro de Documentos
Flder de Documentos Ligados
El flder de documentos ligados es utilizado para mantener una lista de aquellos documentos que son afectados por este documento (o viceversa).

(9)

Las ligas pueden ser vistas dando un doble clic del mouse sobre cualquier nombre de estos documentos.

* Registro de Documentos
Flder de Documentos Ligados

(9)

Para poder ligar documentos primeramente debemos tener abierta la ficha del documento al que le queremos ligar ms documentos
1. 2. 3. 4. 5. 6. Pasarse al flder de Documentos ligados Oprimir el Botn Agregar Se abrir la pantalla de filtro Elegiremos los documentos que queremos ligar y oprimimos el botn aceptar. Regresaremos a la ficha de informacin Oprimimos el botn guardar.

Estos documentos estarn ligados en ambas direcciones, es decir, el documento ligando con los ligados y viceversa

* Registro de Documentos
Todos los campos contenidos en este flder son de slo lectura, estos no pueden ser cambiados por nadie con ningn nivel de seguridad .

(10)

Flder de Estatus del Documento

Este flder contiene las secciones de quien y cuando se dio de alta el documento, quin lo lanzo a una ruta de aprobacin.

Localizacin de Documentos

* Localizacin de Documentos
Bsqueda Rpida

(2)

1. Oprima el botn de Encontrar. 2. Seleccione uno o varios documentos y oprima Aceptar.

Master Control traer al frente las fichas seleccionadas, en la parte central inferior de la ficha de informacin aparecer un campo en el que se muestre cuntas fichas han sido llamadas (1 de 5) y podr desplazarse entre ellas con los botones colocados alrededor de dicho campo (<< y >>).

* Localizacin de Documentos
Bsqueda por Bveda

(3)

1. Oprima el botn de Encontrar. 2. Oprimir el botn de despliegue en Filtro de Bveda 3. Seleccione una Bveda 4. Seleccione uno o varios documentos y oprima Aceptar.

Creacin de Paquetes de Aprobacin

1. Crear un Paquete. 2. Colocar documentos dentro del Paquete. 3. Escribir Instrucciones para los Aprobadores. 4. Emitir el Paquete.

1. Crear un Paquete

(1)

Flder Informacin del Paquete

Como primero paso se deber llenar la informacin del flder de Informacin del Paquete a.Abrir el Mdulo Aprobacin

b.Dar clic en el icono Paquete

c. Oprima el botn de Nuevo. Teclee en el campo recin abierto el nombre del paquete. Mximo 35 caracteres.

1. Crear un Paquete

(2) Pasos de la Ruta

d. Con el puntero del mouse, d doble clic en el nombre de la ruta donde desee enviar este paquete del recuadro inferior izquierdo de ese mismo flder.

El nombre de la ruta elegida aparecer en el recuadro superior a la derecha del rengln en edicin. Oprima el botn de Guardar para salvar el alta de este paquete. Un paquete no podr ser guardado sin asignarle una ruta ya definida (paso 4).

2. Colocar Documentos dentro del Paquete

Flder de Contenido del Paquete

(1)

a. Oprima el botn de + Doc.

b. Oprima el botn de Llamar para que se muestre aquellos documentos disponibles para emitir.

2. Colocar Documentos dentro del Paquete

c. Seleccionar un documento que aparezca en la ventana de resultados d. Oprima el botn de ACEPTAR para trasladar el documento seleccionado dentro del paquete en edicin.

(2)

e. Oprima el botn de Guardar para confirmar el objeto seleccionado a incluir dentro del paquete.

3. Escribir Instrucciones para los Aprobadores

Flder Instrucciones del Paquete

a. Oprima el Botn de Editar.

b. Teclee dentro del campo las instrucciones o comentarios para los aprobadores del paquete y oprima el botn Aceptar.

c. Oprima el Botn de Guardar.

4. Emitir el Paquete
Flder Paquetes No Lanzados

a. Seleccione el paquete deseado con el puntero del mouse

b. Oprima el botn de Enviar Paquete para enviar el paquete al proceso de aprobacin.

Aprobacin de Paquetes

* Aprobacin Paquetes

(1)

Si algn usuario tiene documentos en espera de aprobacin, basta introducir su PIN dentro de Master Control y el sistema le avisar automticamente con un mensaje.

* Aprobacin Paquetes
a. Ingrese al mdulo de Aprobacin de la Ventana Principal de Master Control

(2)

b. Oprima el Botn de Aprob

Le aparecer una ventana con 4 flderes, el primer flder de Aprobacin de Paquetes le mostrar los paquetes pendientes por aprobar, seleccione con el puntero del mouse el paquete que desee revisar.

* Aprobacin Paquetes
c. Seleccione el flder de Contenido del Paquete para ver el documento incluido en el paquete seleccionado. Para observarlo puede oprimir el botn de Vista.

(3)

d. Seleccione el flder de Instrucciones del Paquete para ver cualquier instruccin enviada por el originador del paquete. Seleccione la

* Aprobacin Paquetes
e. Seleccione el flder Comentarios del Paquete para observar los comentarios de los aprobadores anteriores o para agregar sus comentarios.

(4)

Para agregar comentarios :

1. Oprima el Botn de Editar. 2. Teclee sus comentarios en el campo recin abierto. 3. Oprima el Botn de Guardar para salvar sus comentarios.

* Aprobacin Paquetes
f. Para Aprobar o Rechazar el paquete oprima el botn superior de Aprobar

(5) g. Ingrese su Nmero de Identificacin Personal (PIN) en el campo indicado.

h. Seleccione con el mouse el veredicto deseado (Aprobado o Rechazado).

i. Oprima el Botn de Aceptar para confirmar esta decisin.

* Aprobacin Paquetes

(6)

Aparecer entonces un mensaje de confirmacin de su decisin. Seleccione la opcin de su preferencia.

Que hacer en caso de Rechazos

1. Investigar el Estatus del Documento Emitido 2. Eliminar el Paquete que contiene el Documento 3. Cambiar el archivo electrnico de los documentos rechazados

* Que hacer en caso de Rechazos?

1. Investigar el estatus del documento emitido

(1)

a. Abrir el Mdulo Aprobacin

b. Oprimir el botn Historia

c. Oprimir el botn Localizar

d. Oprimir el botn Aceptar

e. Localizar y seleccionar en la lista que se despliega el paquete de nuestro inters

* Que hacer en caso de Rechazos?

f. Pasar al flder Status (para saber quien rechaz el paquete)

(2)

g. Pasar al flder Comentarios para ver la razn por la que fue rechazado el paquete

* Que hacer en caso de Rechazos?

2. Eliminar el Paquete que contiene el documento.

(3)

a. Botn de APROBACION
b. Botn de PAQUETE, localice y seleccione con el mouse el paquete deseado de la lista de paquetes mostrados en el nico recuadro blanco con fondo horizontal.

c. Oprimir el botn de BORRAR, esto le permitir editar el documento en los siguientes pasos.

* Que hacer en caso de Rechazos?

(4)

3. Cambiar el archivo electrnico de los documentos rechazados a. Salir de Master Control

b. Corregir el archivo c. Guardar el Archivo d. Entrar a Master Control y despus al mdulo de la bveda

* Que hacer en caso de Rechazos?

(5)

e. Localizar la ficha de informacin del documento con el botn Encontrar f. Oprimir el botn de EDITAR y despus ARCHIVO

g. Localizar el archivo del documento que acaba de MODIFICAR

h. Oprimir el botn de GUARDAR para concluir el reemplazo del documento

* Que hacer en caso de Rechazos?

(6)

4. Enve a aprobar nuevamente el paquete rechazado Una vez corregido el documento, est listo para ser enviado nuevamente para su aprobacin. Seguir los pasos descritos en la parte: * Creacin de Paquetes de Aprobacin

Mdulo Organizador

* Organizador

(1)

El organizador es una herramienta de Master Control para visualizar documentos de manera rpida.

* Organizador

(2)

Para visualizar un documento solo basta expandir los niveles de documentacin hasta encontrar el documento de inters y dar doble clic sobre

Para salir del organizador solo basta hacer clic en el botn cerrar y regresar a la pantalla principal de Master Control

GRACIAS

Mayo 2004