OBJETIVO PARTICULAR El alumno reconocer y manejar de acuerdo con indicadores de desempeo, una planeacin de la programacin de los pedidos, desde

el punto de vista de cliente o del proveedor dentro de la cadena de suministro as como la toma de medidas de previsin.

Temario detallado -Indicadores de entrega y recepcin -Cantidades y tiempos -Calendarizacin

Introduccin
En los procesos operativos de generacin o suministro de bienes y servicios, a lo largo de toda la cadena existe un continuo intercambio de requerimientos o pedidos de materiales y de suministro, de hecho esta situacin se vive tanto con proveedores y clientes internos, como con proveedores y clientes externos.

Un requerimiento o pedido es el que detona este proceso, el cual desde el punto de vista del cliente y proveedor debe tener un seguimiento de indicadores continuo, sin olvidar que en todo proceso de la cadena de suministro todas las etapas fungen como clientes y, a su vez, como proveedores; asimismo, en el caso de los almacenes se vive el da a da con la medicin y continuo monitoreo de estos medidores de calidad en el servicio.

Indicadores de entrega y recepcin

En el tema 2 se trat una de las funciones de los almacenes: el rea de relacin con proveedores y calidad, que se refiere a la continua evaluacin y mejora constante del desempeo de los proveedores y, a su vez, a la organizacin debe medir su propio desempeo como proveedores a un cliente interno o externo.

Para cumplir dicha labor se puede disponer de ciertos indicadores: Lead time o tiempo de respuesta: Est dado por el tiempo que transcurre desde que se hace el requerimiento hasta que el producto o material se pone en el lugar deseado; por ejemplo: al hacer un pedido de jabones, el proveedor entrega dos das despus en el almacn, el lead time o tiempo de respuesta es de dos das desde que se pide hasta que se almacena.

Puntualidad: Se refiere a la variacin existente entre la fecha y hora promesa de entrega y la realidad, puede ser a tiempo, una hora antes, una hora despus (en caso de que se permita su entrega) o, en ciertos casos, puede ser que el proveedor no lleg. Fill rate o porcentaje de entrega del pedido: Se refiere a qu porcentaje de lo solicitado fue entregado, puede ser en el total del pedido, pero se aconseja que se haga por cada SKU; por ejemplo: se pidieron 24 cajas de jabn aroma lavanda y 24 cajas de jabn aroma menta, sin embargo, el proveedor solo entreg 18 cajas de lavanda y 12 cajas de menta, lo cual da los siguientes indicadores: Fill rate de entrega: Jabn aroma lavanda 75% (18/24) Jabn aroma menta 50% (12/24) Puede hacerse tambin el fill rate de la entrega total, es decir, para esta entrega en particular se entregaron 30 cajas de 48 pedidas, lo cual arroja un fill rate de 62.5% (30/48). Se recomienda obtener el fill rate por cada SKU y por cada entrega, ya que es material sumamente importante para la evaluacin, seguimiento y mejora continua del proveedor o en su caso, alentar la bsqueda de nuevos proveedores.

Asimismo, en ocasiones se tiene algo que es de suma importancia: el lote mnimo de pedido, es decir, para que un pedido se active se debe solicitar un nmero mnimo de cajas, piezas o montos, esto tambin conlleva una limitante en la planeacin de requerimiento de materiales; por ejemplo: muchas empresas del sector del cuidado personal establecen como cantidad mnima de pedido para poder surtirlo 100 cajas.

De la misma forma, con base en estos indicadores se puede establecer la confiabilidad de entrega de proveedores tanto en la capacidad de surtido (fill rate) como la confiabilidad del tiempo de entrega (lead time) y la cantidad mnima a pedir, lo que ayuda de forma significativa a disear un programa calendarizado de requerimientos de materiales para la empresa basado en un presupuesto de ventas, as como el desarrollo de nuevos proveedores, en su caso, planes de contingencia que ayuden a no entrar en una etapa crtica de desabasto y aspectos a negociar de forma continua con los proveedores.

Cantidades y tiempos
La planeacin de requerimientos de materiales debe partir de las necesidades de la etapas superiores de produccin o venta, es decir, es una estrategia pull, el rea de ventas debe jalar o arrastrar las requisiciones de materiales hasta las etapas primarias de produccin o requerimiento de materias primas o de compra de productos terminados, dependiendo de la funcin de la empresa.

Lo anterior hace que toda la empresa funge en sus procesos de compra, produccin y distribucin con base en un pronstico o presupuesto de ventas o programa de fabricacin, almacenaje y distribucin previo, un ejemplo puede ser el presupuesto de ventas de cierto producto durante los 12 meses del ao: ante este escenario la planeacin est limitada a producir esa cantidad de bienes y servicios con una ventaja de tiempo; sin embargo, este esquema debe permitir la flexibilidad, monitoreo constante y velocidad para poder reaccionar ante un cambio de plan en determinado momento (las ventas han sido menores o la demanda se ha incrementado de forma considerable).

Por su parte, existe otra estrategia denominada push o de empuje, es decir, no se tiene con certeza un pronstico confiable (puede ser el caso de un producto nuevo, como de un artculo de moda en ropa), en este caso el riesgo de que sea un xito en ventas o un fracaso est latente de forma permanente y la cadena de suministro global parte de un plan de resurtido de inventarios previa compra, produccin, almacenaje y distribucin; sin embargo, en esta estrategia la reaccin rpida y la flexibilidad adquiere mayor importancia en el sentido de monitorear de forma continua en qu puntos ese producto ha mostrado una tendencia de xito o fracaso para hacer los ajustes correspondientes y, a su vez, la puesta en marcha de toda la cadena para poder aplicar una distribucin rpida y eficaz, as como un retiro de los inventarios de los lugares donde no se haya tenido el comportamiento esperado. Aqu se debe tener siempre en cuenta que el tiempo es un factor determinante, ya que la moda o un lanzamiento de un nuevo producto tiene un mayor impacto econmico en el inicio y no al final, donde posiblemente se aplique una poltica de liquidacin.

Ante una necesidad planeada o presupuestada puede ser el producto de un proceso de pronsticos; se estar en la situacin de conocer el requerimiento de materiales por cierto periodo, mismo que puede ser diario, semanal, quincenal, mensual, bimestral, etctera. Una vez definidas las cantidades y los tiempos de suministro se podrn conocer los requerimientos a lo largo del tiempo, y solamente ser necesario sujetarlo a las variables del proveedor (lead time, cantidad mnima de pedido, fill rate) con algunos factores de aseguramiento definidos por la empresa (como pedir de tal modo que el proveedor entregue con una semana de anticipacin a cuando sea requerido el producto) o, en su caso, permanentemente buscar nuevos proveedores o penalizar de forma contractual ante los desabastos a los proveedores existentes.

Otro factor a tomar en cuenta como parte del fill rate es el caso de los proveedores internacionales. Considerar los tiempos de permanencia en trayecto (ya que puede ser muy variable; por ejemplo: un flete martimo de China a Mxico puede tardar 30 das o dos meses), la permanencia del envo en puerto por diversos trmites aduanales o de la legislacin correspondiente a cada pas (sanitaria, narcticos, etctera) son factores que deben contemplarse para la planeacin del requerimiento y la compra.

Ejemplo:
Se requieren por el rea de ventas 25 contenedores que contiene cada uno mil cajas con la mueca ricitos de oro, es decir 25,000 piezas distribuidas en 20 tiendas para su venta al consumidor final, repartidas a lo largo del territorio nacional; el proveedor se encuentra en la ciudad de Ningbo, China, quien una vez hecho el pago de un anticipo inicia la produccin y embarcar a los 30 das de realizado el pedido una vez que reciba el monto pendiente de la compra. A su vez, el trayecto de Ningbo al puerto de Lzaro Crdenas (Michoacn) puede tardar 30 das mediante una tarifa de $5,500 USD por contenedor (incluye seguros), o 60 das, pero la tarifa se reduce a $4,000 USD por contenedor (incluye seguros), los das que parte el buque son los lunes de cada semana, y a la llegada al puerto se calcula que los contendores permanecen 72 horas como mximo para ser liberados despus de una inspeccin por parte de la autoridad aduanal y propia del puerto. De la aduana del puerto al almacn, ubicado en la zona centro del pas, el trayecto es de 2 das y, a su vez, en el almacn se tarda tres das para preparar los envos a los puntos de venta que estn ubicados en localidades a distancias variables, en las cuales se puede entregar en el mismo da del embarque o despus de tres das en las zonas fronterizas. El proveedor es confiable en sus entregas (desde hace 10 aos se le compra) y regularmente 99.9% de los casos embarca las cantidades acordadas y compradas.

El ejemplo anterior da una visin general de las caractersticas a tomar en cuenta al hacer un requerimiento y planeacin de materiales, en este caso destacan los siguientes factores: Fill rate: 99.9% (Muy bueno), no es problema; del mismo modo, no se habla de un pedido o lote mnimo, por lo que parece que los 25 contendores son suficientes para que el proveedor surta sin problema alguno (obviamente mientras los pagos de anticipo y complemento sean hechos a tiempo), para la obtencin del lead time de este proveedor se deben que contabilizar los siguientes tiempos: Para produccin 30 das, una vez pagado el anticipo y el complemento a la hora del embarque. Puede ser que termine un jueves; sin embargo, los buques salen los das lunes, por lo que recomendamos tener una holgura de 6 das para este caso. Trayecto martimo puede ser 30 o 60 das (con la diferencia en tarifas descritas). Permanencia en puerto mexicano de 3 das. Trayecto de puerto a almacn de 3 das.

Permanencia en almacn de 3 das

Trayecto de almacn a punto de venta de 1 a 3 das. Tomando en cuenta el tiempo crtico de tres das de almacn a punto de venta, se tiene que 78 das tardar en llegar de Ningbo, China, a un punto de venta fronterizo si se elige la opcin de un flete ms caro de $ 5,500 USD; por su parte, sern 108 das si se elige la opcin de un flete martimo ms econmico de $ 4,000 USD.

Que opcin tomar?

Calendarizacin
Una vez que se tienen las necesidades de las etapas posteriores al almacn (previstas en un esquema de planeacin colaborativa con anticipacin por medio de pronsticos) y que se conocen los tiempos de respuesta y la calidad con la que entrega un proveedor, se estar en posibilidad de llevar a cabo una calendarizacin por producto y proveedor. Anteriormente se describi el requerimiento de un producto de comportamiento estacional (juguetes para la temporada navidea), pero tambin se tendr el caso de productos de venta o requerimiento constante, como jabones para puntos de venta que son suministrados por un proveedor nacional

Ejemplo:
Se requiere del rea de planeacin (ventas y compras) que cada mes sean suministrados a los puntos de venta jabones que fabrica un proveedor nacional y que tarda en entregar al almacn ocho das, una vez hecho el pedido; en el almacn se lleva a cabo un cruce de andn cross dock y su permanencia va de uno a tres das. Asimismo, una vez embarcado puede tardar el trayecto de uno (para lugares en la zona centro) a cuatro das para puntos de venta ubicados en ciudades fronterizas, el lote mnimo de pedido es de 100 cajas, cada caja tiene 24 piezas de jabn. El proveedor tiene una confiabilidad en sus ltimas cinco entregas del 100% en los tiempos acordados y en las cantidades surtidas.
Para este caso en particular se debe observar que el tiempo desde que se pide hasta que se coloca el producto en el punto de venta es de 15 das (8 das de preparacin y entrega por parte del proveedor, 3 das por parte del almacn para hacer el cruce de andn y 4 das de trayecto y entrega al punto de venta). Lo anterior obliga a hacer el requerimiento al proveedor con 15 das de anticipacin para cuando se requiere el producto en los puntos venta.

Cmo y por cunto hacer el pedido?

En este sentido debemos recordar el tema de planeacin y control de inventarios. En la revisin peridica o continua del inventario, para conocer la cantidad a pedir, es necesario llevar a cabo un inventario previo o el mismo da de realizacin del pedido (se debe tomar en cuenta el tiempo que se tarda realizarlo), as como de los puntos de venta y conocer la cantidad que ser requerida dentro de 15 das (de acuerdo con el pronstico de ventas), de este SKU en particular (obviamente pueden ser todos los SKU que surte ese proveedor) y conocer la cantidad total por punto de venta que se requiere, hacer el pedido y enviar al almacn un plan de distribucin (cantidades a repartir a cada punto de venta para realizar en el cruce de andn y embarque).

Lo anterior se describe en el siguiente calendario:

ENTREGA DEL PROVEEDOR TOMA DE INVENTARIO PEDIDO CRUCE DE ANDEN (ALMACN) TRAYECTO DE ALMACN A PUNTO DE VENTA 2 DAS 1 DA 8 DAS 3 DAS 4 DAS 18 DAS TOTAL

-Lead time de un producto mediante inventario peridico.

CRUCE DE ANDEN (ALMACN) TRAYECTO DE ALMACN A PUNTO DE VENTA TOTAL

TOMA DE

PEDIDO

ENTREGA DEL

INVENTARIO

PROVEEDOR

INMEDIATAM ENTE

MISM O DA

8 DAS

3 DAS

4 DAS

15 DAS

-Lead time de un producto mediante inventario continuo.

Por lo anteriormente descrito, el pedido debe ser detonado por un inventario en los puntos de venta (peridico o continuo), recopilado por el rea de compras central, el cual llevar a cabo el pedido cada da 15 de mes o cada da 15 y 30 de mes, dependiendo de las polticas de la empresa en cuanto a pedidos. Ntese que si se pide cada 15 das, la inversin en el inventario ser menor que la inversin si se hace a cada 30 das; sin embargo, es posible que la poltica sea que se pida cada 30 das por factores como el costo de hacer un inventario o el pedido. En los siguientes temas se estudiarn las formas de reposicin de inventario, en donde se podr analizar una u otra forma de administracin. Obviamente los inventarios de servicio en los puntos de venta (inventario existente en lo que se resurte) ser menor entre mayor sea la frecuencia de pedidos.

Ntese en los cuadros anteriores los beneficios en cuanto al tiempo de respuesta de tener a su vez un sistema de inventarios confiable y que se lleve a cabo de forma continua el ahorro de tres das, que puede reflejarse en los inventarios de servicio. Cabe destacar que en el punto de venta debe existir un inventario de servicio y de seguridad para el tiempo que tardar el resurtido; al respecto cabe destacar que el inventario de servicio incluye al de seguridad, por lo que en todas las ocasiones el inventario de servicio inicial ser mayor al de seguridad. Con base en la planeacin de inventarios, los tiempos de respuesta del proveedor y los propios tiempos de respuesta del almacn, etapas intermedias (aduanas, cruce de andn, inspeccin) y transporte se podr conocer el lead time total desde que se hace el pedido hasta que se coloca en el punto deseado, con lo cual se puede establecer un plan de inventarios (cantidades) y resurtido (programacin de requerimiento de materiales) para nuestra operacin continua.