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Approvisionnement et gestion des stocks

Objectifs dapprentissage

Dcrire les tapes ncessaires pour mettre en uvre un programme de contrle et dinventaire des stocks Nommer les facteurs considrer avant dacheter des consommables Dvelopper un plan de contrle du systme de gestion des stocks et des inventaires Discuter limportance de la documentation concernant lapprovisionnement et la gestion de stock

Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4

Scnario
On demande votre laboratoire de se prparer en vue dune pidmie de grippe potentielle.

Quels sont les diffrents facteurs tudier en planifiant ce processus? Quels problmes seriez vous susceptibles de rencontrer lors de la planification et de la mise en oeuvre?

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Le systme de gestion de la qualit

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Bnfices dun programme de gestion de stock

Fournitures et ractifs toujours disponibles

Moins de gaspillage

Qualit maintenue

Budget respect

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Dfis de la gestion de stock

quilibre entre disponibilit du stock et dates de premption des produits. La dure de vie des ractifs varie:

En Ractifs RIA : 3 8 semaines stock Kits API : 4 12 mois Antisrums : 1 4 ans Disques antibiotiques : 2 3 ans Milieu de culture prt lemploi : 1 2 mois Milieu de culture dshydrat : 3 5 ans

Date premption

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Points principaux

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Systme pour qualifier et slectionner des vendeurs

Dfinir des critres de slection pour les consommables ou ractifs acheter


Chercher des informations auprs dautres laboratoires valuer avant lapprovisionnement et aprs la rception

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Considrations
Comprendre les exigences du gouvernement

Revoir Ngocier les prix


contrats Assurer disponibilit et livraison

Dterminer modalits de paiement

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Comment mettre en place un contrle de gestion de stock


Maintenir un systme de gestion de stock dans toutes les zones de stockage

Assigner responsabilit
Analyse des besoins

tablir systme pour recevoir et stocker

Contrle de gestion de stock


Dvelopper formulaires et registres

tablir les besoins minimums

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Analyser les besoins


Faire une analyse des besoins en consommables et ractifs en:

Listant toutes les analyses du


laboratoire

Identifiant les consommables


ncessaires pour chaque analyse

Utilisant linformation disponible


pour estimer la consommation
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Analyse des besoins : Information Requise


Unit de conditionnement
Espace de stockage, conditions

Consommation/mois
(quantification)

Description d'un article


Niveau de priorit

Temps pour recevoir commande

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Quest ce que la quantification ?

La quantification est un processus pour calculer la quantit requise dun article pour une priode donne.

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Quantification : quand ?

Fait partie de la planification annuelle Mise en uvre dun nouveau programme de sant

En prparation une pidmie potentielle ou identifie

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Quantification : Comment ?

Mthode base sur la consommation


Mthode base sur la morbidit

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Quantification: base sur la consommation Base sur la consommation relle Doit prendre en compte:
Consommables

rellement

utiliss
Consommables Consommables

gaspills prims ou abms en rupture de stock plus de 15 jours sur lanne


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Quantification: base sur la morbidit


Base sur le nombre rel dpisodes Doit prendre en compte :


Taille

population Incidence maladie Exactitude donnes de morbidit Lignes de conduite standardises de traitement

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Contrle de la gestion de stock : documentation


Maintenir les registres :
Date de rception Numro de lot Critres de refus ou dacceptation des produits Date dutilisation/sortis du stock
Il peut tre utile de garder les registres sur le lieu de stockage.
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Registre de stock
Inclut : Nom et signature Date de rception Quantit Date de premption Stock minimum Balance du stock Autre information :
Numro tagre Destination

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Inspecter les commandes au moment de la livraison


Vrifier les contenus Vrifier lintgrit Enregistrer la date de rception pour chaque produit

Enregistrer la date de premption


Ranger les nouveaux articles derrire ceux en stock Crer ou mettre jour des registres

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Stockage
local

Propre

Organis Ferm Bien ventil Pas de soleil direct tagres solides Articles porte de main Prcautions de scurit disponible

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Rayonnages

Suivre les prcautions de scurit


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Organisation des rayonnages


vite la perte dun produit conomise du temps Systmatise lespace de stockage


Numroter chambres froides, rfrigrateurs, et conglateurs et tiqueter les rayons

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Utiliser des tiquettes avec des dates clairement visibles


Date douverture Date de premption

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Contrle continu de la gestion de stock

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Gestion informatise

Avantages:

tat exact du stock, classification des produits

Gestion des dates de premption


Statistiques planifier les ordres dachat Gestion de la distribution Tches de gestion de stock facilites

Inconvnients:

Ordinateur sur place ncessaire Requiert un personnel form

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Rsum
Un laboratoire bien gr possdera un systme dapprovisionnement et de gestion de stock. Le systme require de planifier et contrler: analyser les besoins, dvelopper des formulaires et procdures, maintenir un inventaire. Le laboratoire devra maintenir un systme de gestion de stock pour tous les ractifs et consommables utiliss au laboratoire

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Messages clefs
La gestion de stock :

Augmente lefficience et lefficacit du


laboratoire

Rpondra aux besoins des patients et


du personnel de soin

Assure la disponibilit des produits


quand ncessaires

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Questions? Commentaires?

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