TALLER MAPEO DE PROCESOS

1a. Parte: Aspectos tericos del mapeo de procesos.

MAPEO DE PROCESOS Qu es?

Es una herramienta identificar:

que

nos

permite

Procesos y actividades de una organizacin.

Procesos que generan valor para el cliente.

Procesos necesarios para la organizacin.

Procesos que no generan valor.

MAPEO DE PROCESOS Nos ayuda en la...

Administracin de sistemas de calidad (ISO). Procesos o proyectos de investigacin y desarrollo de conocimiento intensivo. Administracin de la cadena de suministro, para planificar, analizar y simular cadenas de suministro. Procesos de administracin de relaciones y servicios al cliente (CRM). Soluciones especficas de industria. Diferentes mtodos de administracin de cambios en los procesos (Six Sigma, ABC, etc.).

MAPEO DE PROCESOS Cul es su importancia?

Facilita el anlisis de la situacin actual de los procesos que integran a la organizacin y ayuda a proponer mejoras o cambios a los mismos. Al mapear los procesos organizacin se lograr negocio sea ms rentable. en una que el

MAPEO DE PROCESOS Beneficios

Deteccin de los procesos estratgicos y clave del negocio. Implantar una metodologa para examinar y medir los procesos del negocio. Detectar de manera sencilla dnde y por qu ocurren las fallas o desviaciones importantes. Identificacin de oportunidades de mejora y rediseo en los procesos actuales. Tener una visin integral del negocio, permitiendo identificar la interrelacin de los procesos que lo integran. Generar controles que ayuden a detectar los riesgos y crear planes estratgicos de cmo mitigarlos.

MAPEO DE PROCESOS Beneficios Clave

Definicin de puntos de control

Identificacin y mitigacin de riesgos

Identificacin de las reas de oportunidad

Desarrollo de polticas y procedimientos Incremento de la rentabilidad Implantacin de indicadores de operacin Implantacin de indicadores de desempeo 6

MAPEO DE PROCESOS

Gestin de procesos

MAPEO DE PROCESOS Nos permite...

Definicin de puntos de control

Identificacin de RIESGOS riesgos

Desarrollo de polticas y procedimientos

MAPEO DE CONTROL PROCESOS

Identificacin de las reas de COSTOS oportunidad

Incremento de la RENTABILIDAD rentabilidad Implantacin de indicadores de operacin Implantacin de indicadores de desempeo

Gestin de MEDICIN DEL procesos DESEMPEO

MAPEO DE PROCESOS
Qu ventajas tenemos al mapear correctamente los procesos?

Contar con herramientas visuales a travs de las cuales se identifican fcilmente la interrelaciones entre los procesos. Identificar la secuencia lgica de las actividades o tareas que conforman un proceso.

Comprender claramente como estn interconectadas las actividades de los procesos y donde podran estar fallando las conexiones o actividades.
Identificar rpidamente las actividades que agregan o destruyen valor en los procesos.

MAPEO DE PROCESOS
Qu ventajas tenemos al mapear correctamente los procesos?

Identificar los roles y responsabilidades del personal que participa en cada uno de los procesos. Diferenciar los procesos clave del negocio, de los procesos habilitadores o de apoyo, facilitando adems la priorizacin de los mismos de acuerdo a la estrategia. Facilitar la identificacin de los riesgos y los puntos de control en los procesos. Facilita la toma de tiempos de ciclo en los procesos, ya que se tienen claramente identificadas todas y cada una de las actividades que conforman el proceso.

Mapeo de procesos
1er. Momento: Lo que creemos que ocurre (perspectiva de la situacin actual)

No se debe asumir que las cosas suceden como creemos que suceden, porque la rentabilidad del negocio se puede verse afectada.

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Mapeo de procesos
2do. Momento: Lo que realmente sucede (situacin actual)

Se debe obtener una fotografa real de la situacin actual porque es la base de la mejora continua del negocio.

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Mapeo de procesos
3er. Momento: Lo que debera ser (mejores prcticas)

Con base en los anlisis de los diagramas de la situacin actual, se deben eliminar todas las actividades que no agregan valor.

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MAPEO DE PROCESOS Consideraciones

Si se analiza y/o redisea un proceso sin tener en cuenta las implicaciones que este tiene en otros procesos de la empresa, se estar perdiendo el tiempo y corriendo el riesgo de tapar un agujero destapar otro.

Hay que tener una visin sistmica.

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MAPEO DE PROCESOS En conclusin..

El mapeo de procesos, facilita el anlisis e identificacin de oportunidades de mejora en los procesos actuales y por consecuencia lgica facilita tambin el rediseo los mismos. En este sentido el mapeo de procesos es una tcnica para examinar los procesos y determinar dnde y porqu ocurren fallas o desviaciones importantes.
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MAPEO DE PROCESOS En conclusin..

La respuesta es aplicar siempre un enfoque de procesos, entendiendo que la organizacin es como un rompecabezas en donde cada pieza (proceso) interacta con otras piezas. Para armar el rompecabezas de la organizacin, ser necesario:

Primero analizar la interrelacin existente entre las unidades de negocio. Posteriormente analizar la interaccin de los procesos que las conforman. Por ltimo detallar la secuencia lgica de las operaciones o actividades que integran un procesos o subproceso; lo cual es la base de cualquier mejora.

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TALLER MAPEO DE PROCESOS

2a. Parte: Mapeo de un proceso.

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MAPEO DE PROCESOS Qu es un proceso?

Un proceso es una serie de actividades que toman un insumo (entradas) y lo transforman (proceso) para crear un producto (salidas). Los procesos pueden ser fsicos, incluir papeleo, ser realizados por computadora, o ser una secuencia lgica de eventos.

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MAPEO DE PROCESOS Metodologa: Situacin actual

1.

Identificar los procesos estratgicos de la empresa. Identificar a los dueos de los procesos estratgicos. Definir con cada dueos la secuencia lgica de las actividades o tareas que conforman su proceso. Elaborar los diagramas de flujo de cada proceso. Identificar las estratgicos. interrelaciones entre los procesos

2.

3.

4.

5.

6.

Elaborar un macro proceso que permita visualizar grficamente las interrelaciones de los procesos estratgicos.
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MAPEO DE PROCESOS Dueo del proceso

Es aquella persona a la que se le ha asignado la responsabilidad de las actividades que componen al proceso, adems es el responsable de:

Valorar el proceso. Definir el proceso. Medir el proceso. Controlar el proceso. Mejorar el proceso.

debe ser claramente identificable

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MAPEO DE PROCESOS Metodologa: Mejores prcticas

1.

Examinar minuciosamente todos los procesos y medir sus resultados.

Definir entradas
Definir salidas

PROCESO

2.

Detectar dnde y por qu ocurren las fallas o desviaciones importantes.

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MAPEO DE PROCESOS Metodologa: Mejores prcticas

3.

Identificar las oportunidades de mejora y proponer el rediseo en los procesos actuales, considerando:
1. 2. 3. 4.

Procesos Procesos Procesos Procesos

y actividades de una organizacin. que generan valor para el cliente. necesarios para la organizacin. que no generan valor.

4.

Analizar el impacto de las propuestas de mejora.

NOTA: Se puede utilizar cualquier metodologa de sistemas duros o suaves para el diagnstico y solucin del problema, todo depender de la naturaleza del mismo. 21

MAPEO DE PROCESOS Simbologa para diagramas de flujo

Proceso Proceso alternativo Documento Inicio / Termino Extraccin de datos Retraso

Decisin

Conector pgina
Conector fuera de pgina

Pantalla

Datos

Conector de flecha

Proceso predefinido

Almacenamiento de datos

Transportacin
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