Hoja de Ruta Tic

YYY CONSULTING
Hoja de ruta TIC en XXXXXX XXXXXX
Contenido del documento
1.
Introduccin general i. ii. Antecedentes y objetivos Enfoque metodolgico
2.
3. 4. 5.
Situacin actual
Conclusiones Criterios directores Modelo objetivo
6.
Plan de accin
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Antecedentes y objetivos
Antecedentes XXXXXX XXXXXX es la empresa del Grupo XXXXXX que ofrece terapias de infusin y nutricin clnica para pacientes crticos y crnicos, dentro y fuera del hospital. XXXXXX XXXXXX desarrolla, fabrica y comercializa productos farmacuticos, as como medical devices y desechables de terapias de infusin y nutricin. YYY ha colaborado con XXXXXX XXXXXX en la definicin funcional y anlisis de los procesos del flujo de informacin para definir las bases del futuro entorno de Business Intelligence. Objetivos Con el objetivo de alinear los recursos, personas y procesos del rea TIC de XXXXXX con la estrategia y las operaciones se ha llevado a cabo un proceso para definir la hoja de ruta TIC para los prximos aos. Esta estrategia pretende, conocida la situacin de partida, determinar las acciones clave que permitan alcanzar un nivel ptimo de servicio TIC hacia el negocio, aplicando polticas de eficiencia eficacia en la gestin de las TIC. Se entiende que esta estrategia define un marco de gestin que debe aplicarse a las conclusiones del proceso de definicin del entorno de BI.
En concreto, con la ejecucin de este proyecto se busca:
Realizar una auditoria de los procesos, personas y recursos del rea de IT y su impacto en la estrategia y operaciones
de la organizacin
Conocer en detalle la situacin actual del rea TIC, tanto a nivel del soporte que ofrece al negocio, como en la propia
gestin de sus sistemas y servicios necesidades, oportunidades, etc escenarios
Identificar aquellos factores que puedan marcar el futuro y evolucin en los prximos 2-3 aos, as como nuevas Analizar el impacto que sobre el rea TIC tendran las adaptaciones necesarias para dar cobertura a esos nuevos Definir y priorizar las lneas estratgicas y actuaciones en materia TIC que permitan dar respuesta a los nuevos
requisitos, oportunidades, amenazas
1.
Introduccin general i. ii. Antecedentes y objetivos Enfoque metodolgico
2.
3. 4. 5.
Situacin actual
6.
Plan de accin
Enfoque metodolgico
A continuacin se presenta el enfoque de fases, actividades y entregables que componen el proyecto, y cuyo resultado ir presentndose a lo largo de este documento:
Anlisis Situacin Actual
Definicin Criterios Directores

Definicin de alternativas en relacin a puntos de mejora Sesiones de trabajo con la direccin para la toma de decisiones
Definicin del Modelo Objetivo

Definicin del modelo de objetivo Anlisis de GAPs
Definicin del Plan TIC

Recomendacin final de iniciativas a llevar a cabo para lograr el modelo objetivo Priorizacin de las iniciativas a llevar a cabo
Revisin de documentacin tcnica, funcional y contractual
Actividades
Realizacin de entrevistas a personal clave de la organizacin Anlisis DAFO Identificacin puntos de mejora preliminares Identificacin foco siguientes fases
Definicin de los criterios directores del nuevo modelo y plan
Creacin ficha de proyectos derivados de cada iniciativa

Calendarizacin de las iniciativas
Entregables
Conclusiones Anlisis Situacin Actual, DAFO y puntos de mejora preliminares detectados
Criterios directores
Modelo objetivo GAPs
Fichas de los proyectos incluidos en la propuesta de plan de sistemas
Gobierno del proyecto
1. 2.
Introduccin general Situacin actual i. Introduccin
ii.
iii. 3. 4. 5. 6.
Soporte al Negocio
Gobierno TIC
Conclusiones Criterios directores Modelo objetivo Plan de accin
Situacin Actual
Introduccin
Este anlisis pretende documentar la situacin actual de las TIC en XXXXXX XXXXXX, y servir como base para la identificacin de puntos de mejora y propuesta de nuevo modelo y plan de accin. Recoge tanto el punto de vista de los usuarios de negocio como de los diferentes responsables TIC, y se ha llevado a cabo mediante entrevistas presenciales y anlisis de documentacin. YYY organiza este tipo de anlisis en base al esquema expuesto a continuacin, dando cobertura a los aspectos ms relevantes en la gestin de las TIC:
Requerimientos Estratgicos y necesidades del negocio a largo plazo
Visin de las iniciativas de negocio y su impacto en personas, tecnologas y procesos
Orientacin de los sistemas a dar soporte a las necesidades y los procesos de negocio
Directrices tecnolgicas
Mapa arquitectura de aplicaciones e infraestructura
Planificacin TIC Modelo de Gobierno organizacin del servicio y
Definicin y seguimiento de las polticas de Seguridad
Soporte al Negocio
Soporte a necesidades y funciones de negocio
Gobierno TIC
Planificacin y Gobierno TIC Arquitectura TIC Seguridad Gestin del ciclo de vida
Desarrollo de proyectos Operacin de los Servicios TIC
Estrategia y Directrices de Negocio
Coste de Propiedad Escalabilidad e Integracin
Calidad de Servicio
Aprovisionamiento
Grado de satisfaccin de los usuarios Calidad de los servicios TIC
Posibilidades de escalabilidad de la arquitectura
Decisin respecto al modelo de aprovisionamiento Gestin de los proyectos Gestin de la relacin interna vs externa Gestin de la demanda: gestin de los evolutivos y del mantenimiento de las aplicaciones
Anlisis de la estructura de costes de las TIC
1. 2.
Introduccin general Situacin actual i. Introduccin
ii.
iii. 3. 4. 5. 6.
Soporte al Negocio
Gobierno TIC
Conclusiones Criterios directores Modelo objetivo Plan de accin
Situacin actual
Estrategia y directrices Necesidades y cobertura Escalabilidad e Integracin Coste de propiedad Calidad del servicio
Soporte al Negocio
XXXXXX XXXXXX cuenta a da de hoy con un Plan Estratgico de compaa, que se elabora cada ao con un horizonte de 3 aos. La planificacin estratgica se concentra en el mbito comercial de la compaa. No existe por lo tanto ningn tipo de planificacin estratgica por lo que concierne a las TIC. Debido tambin a la falta de planificacin, la gestin de las TIC es de tipo reactivo. No hay proactividad hacia el negocio, para proponer e implementar modificaciones que mejoren el soporte a los procesos de los usuarios funcionales. La estrategia TIC se encuentra por lo tanto desalineada con la cultura de flexibilidad y crecimiento propia de XXXXXX XXXXXX. Como se comentar con ms detalle en el apartado de Gobierno TIC, a nivel organizativo no existe un responsable nico de las TIC, y estas responsabilidades estn dispersas entre diferentes departamentos de la empresa. Dicha estructura organizativa no estimula ni la proactividad ni la planificacin de las TIC. XXXXXX RRRRR se relaciona con XXXXXX XXXXXX de dos formas: por un lado, es el proveedor nico del ERP corporativo (SAP), y de todos sus desarrollos o modificaciones; por el otro, como se comenta con ms detalle en el apartado de Gobierno TIC, acta como departamento IT a nivel central corporativo, y marca ciertas guidelines para la gestin de las TIC, en especial en trminos de seguridad. Por lo que concierne a XXXXXX RRRRR como proveedor SAP, para los usuarios de XXXXXX XXXXXX es difcil conseguir un interlocutor estable y que conozca el negocio de XXXXXX XXXXXX, dificultando la ideacin y la gestin de desarrollos en SAP para mejorar el soporte a los usuarios en sus actividades de negocio. La estructura organizativa de XXXXXX RRRRR es diferente de la de XXXXXX XXXXXX, y esto dificulta la posibilidad de tener un responsable claro para la relacin con XXXXXX XXXXXX ARGENTINA, lo cual comporta una escasa satisfaccin de los usuarios de XXXXXX XXXXXX sobre los servicios entregados por XXXXXX RRRRR.
Estrategia global compaa
Gobierno TIC
Plan TIC
Objetivos ventas
Gestin compartida de las TIC
XXXXXX
RRRRR
XXXXXX no traslada su estrategia comercial a una estrategia TIC, ni es proactiva en su soporte al negocio. Presenta una dispersin organizativa importante a nivel TIC. Gestiona junto a RRRRR, con algunas complicaciones en la relacin, las TIC de la compaa.
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Situacin actual
Soporte al Negocio
Para el anlisis de necesidades y cobertura se ha seguido el siguiente proceso:
Nos centramos en los procesos con un uso potencial de las TIC ms intensivo No se consideran los procesos industriales que se soportan sobre cadenas de produccin
Evaluacin subjetiva del grado de cobertura TIC de los procesos relevantes, en base a lo comentado en las entrevistas de trabajo
Procesos relevantes Gobierno TIC
Aplicaciones
Grado de cobertura
Necesidades no cubiertas
Breve descripcin de aplicaciones de negocio Caractersticas usuarios destacadas
las y
principales nmero de
Principales necesidades no cubiertas por las aplicaciones actuales
Otras necesidades puntuales
El objetivo del anlisis es identificar aquellos procesos con menor cobertura, para trabajar acciones que mejoren las aplicaciones que actualmente les dan soporte. Estas acciones quedarn recogidas en fases posteriores del proyecto
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Situacin actual
Soporte al Negocio
Procesos relevantes
Aplicaciones
Grado de cobertura
PROCESO Gestin de laboratorio Gestin de la calidad Generacin y gestin documental de Regulatory Affairs Liberacin de productos
DESCRIPCIN Gestin del laboratorio de la planta de Vilassar. Control de calidad. Generacin y gestin de la documentacin recibida y elaborada por el departamento de Regulatory Affairs, incluyendo la transmisin de informacin con el Ministerio de Sanidad y con la central corporativa de XXXXXX XXXXXX. Liberacin de productos puestos todava en cuarentena. Presupuestacin de la cuenta de resultados de la empresa (una vez por ao) y actualizacin de las previsiones (tres veces por ao). Seguimiento de los datos presupuestados y comparacin con los datos reales. Presupuestacin del Cash Flow y del Balance de la empresa.
Gobierno TIC
Presupuestacin y Forecasting P&L Seguimiento presupuestario Presupuestacin y Seguimiento Cash Flow y Balance Contabilidad Facturacin Gestin de datos maestros de clientes Demand Management Gestin Almacn Gestin Distribucin Gestin Compras Servicio tcnico
Gestin de la contabilidad financiera. Emisin y gestin de la facturacin a los clientes. Gestin de los datos maestros de los clientes en el sistema transaccional. Planificacin logstica de la demanda. Gestin logstica del almacn de materiales. Gestin logstica de la distribucin de los productos. Gestin logstica de las compras. Mantenimiento de las bombas.
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Situacin actual
Soporte al Negocio
Procesos relevantes
Aplicaciones
Grado de cobertura
PROCESO Seleccin RRHH Desarrollo y formacin de personas Administracin RRHH Gestin nminas Gestin Servicios Generales Seleccin del personal a contratar.
DESCRIPCIN
Gestin del desarrollo personal y profesional de los empleados. Administracin de los recursos humanos. Gestin (externalizada) de las nminas de los empleados. Gestin de los servicios generales de la empresa. Planificacin y gestin de la actividad de los comerciales. Seguimiento y anlisis de las ventas y de la efectividad de los comerciales.
Gobierno TIC
Actividad de la fuerza de ventas Anlisis de la efectividad de la fuerza de ventas Ofertas Concursos Autorizaciones Previas
Preparacin y emisin de ofertas comerciales. Participacin en concursos pblicos. Flujo de aprobacin de los gastos de los comerciales.
Anlisis de mercado
Gestin tesorera Pedidos
Anlisis del mercado farmacutico espaol.

Gestin de los flujos financieros en entrada y en salida. Proceso de gestin y emisin de pedidos.
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Situacin actual
Soporte al Negocio
Procesos relevantes
Aplicaciones
Grado de cobertura
APLICACIN
DESCRIPCIN Y FUNCIONES PRINCIPALES

Portal de gestin de recursos humanos: Control de presencia Presupuestacin ingresos Reporting; Presupuestacin gastos Presupuestacin total P&L; Presupuestacin Cash Flow y Balance; Seguimiento presupuestario; Ofertas; Concursos; Seguimiento ventas y costes; Incidencias pedidos; Logstica; Indicadores de eficiencia Gestin fuerza de ventas; Autorizaciones previas BU NE Autorizaciones previas BUs NP y BU-1 BBDD Concursos; Ofertas; Empleados Portal de ventas Notas de gastos por internet Plataforma correo electrnico Documentacin Regulatory Affairs Documentacin Regulatory Affairs Documentacin Regulatory Affairs Gestin documental Software propio de XXXXXX XXXXXX para la gestin de la nutricin parBU-3 en los hospitales Repositorio de informacin Sistema operativo Herramienta corporativa de Business Intelligence sobre el transaccional SAP gestionada por XXXXXX RRRRR Sistema transaccional, gestionado por XXXXXX RRRRR, incluye los siguientes mdulos: FI-CO, APO, WM, MM, SD, PP, MRP, QA Aplicaciones de soporte a la produccin en la planta de Vilassar: GIM, ELLAB, ESCADA Plataforma de formacin online
VERSIN
AO IMPLANT.
REAS USUARIAS
N MEDIO USUARIOS (APROX.)
eTempo Prophix XLCubed MS Office Excel CRM (Teams Cegedim)
6.3.0 5.1 7 2010 3.0 2010 6.3 8.3 8.0 2.3 MS Analysis Services 2000 Windows 7 Professional x32 -
2012 2007 2011 2012 2007 2006 2012 2005 1999 2006 2011 2005 2012 -
Todos / RRHH Business Units Business Units, Jefes departamentos Todos Business Units Business Units: NP, BU-1 Business Units Business Units; Finanzas FFVV; todos Todos Regulatory Affairs Regulatory Affairs Regulatory Affairs Direccin Tcnica y Produccin / Todos Business Unit NP y Hospitales Business Units; Finanzas Todos Supply Chain Todos PU Todos
250 / 4 15 22 222 80 247 6 85 273 273 1 (interno) >100 235 -
Gobierno TIC 13
MS Office SharePoint MS Office Access ProClarity Notilus Lotus Notes REGTRACK KIPDIPS Koshi Q Doc XXXXXXsoft MS SQL Server MS Windows MicroStrategy SAP Aplicaciones de produccin Aula virtual
Situacin actual
Soporte al Negocio
Procesos relevantes
Aplicaciones
Grado de cobertura
PROCESO Gestin de laboratorio Gestin de la calidad Generacin y gestin documental de Regulatory Affairs Liberacin de productos Lims (SAP QM) Q Doc (gestin documental)
APLICACIONES
COBERTURA
Regtrack; Kipdips; Koshi; Lotus Notes
SAP SD Prophix para ingresos, plantillas XLCubed para gastos y Excel para visin global; SAP
Gobierno TIC
Presupuestacin y Forecasting P&L
Seguimiento presupuestario
Presupuestacin y Seguimiento Cash Flow y Balance Contabilidad Facturacin Gestin de datos maestros de clientes Demand Management Gestin Almacn Gestin Distribucin Gestin Compras
SAP; Excel
Excel
SAP FI SAP SD; Excel; Access SAP SD SAP APO; Excel; MicroStrategy SAP WM (Elvis); Excel SAP SD; Excel SAP MM; Excel
Mantenimiento medical devices

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Situacin actual
Soporte al Negocio
Procesos relevantes
Aplicaciones
Grado de cobertura
PROCESO Seleccin RRHH Desarrollo y formacin de personas Administracin RRHH Gestin nminas Gestin Servicios Generales Excel eTempo; Excel; Access
APLICACIONES
COBERTURA
eTempo; Excel; Notilus para las notas de gastos; Access Excel Excel; Access Excel; Teams; ProClarity; Skype (en prueba) Excel; Teams; ProClarity; Access; SAP
Gobierno TIC
Actividad de la fuerza de ventas Anlisis de la efectividad de la fuerza de ventas Ofertas Concursos Autorizaciones Previas Anlisis de mercado
Excel; Access Excel; Access Teams para la BU NE; SharePoint para las BU NP y BU-1 Excel
Gestin tesorera
Pedidos
Excel
Proceso de gestin y emisin de pedidos.
La cobertura proporcionada por las aplicaciones de negocio es mejorable. Destaca la falta de automatizacin de ciertos procesos, la dispersin de tecnologas y la falta de integracin.
Situacin actual
Soporte al Negocio
Procesos relevantes
Aplicaciones
Grado de cobertura
A continuacin se recogen algunas de las necesidades que de manera recurrente han sido transmitidas por los usuarios durante el proceso de anlisis de la situacin actual:
En general los usuarios desearan una mayor proactividad por parte de las TIC, a la hora de proponer mejoras y desarrollos que puedan incrementar la eficiencia y la eficacia de los procesos de negocio, haciendo que sean ms agiles, rpidos, automatizados y fiables. Los usuarios han expresado una necesidad de mejora radical de la conectividad (internet e intranet), sobretodo por lo que concierne a la conectividad desde el exterior de la oficina de XXXXXX XXXXXX. Tambin se ha detectado la necesidad por parte de los usuarios, sobre todo de las Business Units, de poder hacer un uso ms intenso de herramientas de movilidad (tablet), desde las cuales poder acceder a la informacin necesaria tambin durante los desplazamientos. Se ha detectado una necesidad muy grande de aumentar la automatizacin y agilidad de las herramientas TIC, tanto en fase de acciones comerciales (particularmente por lo que concierne a las ofertas y a los concursos), como de seguimiento, reporting y anlisis (particularmente para los aspectos comerciales y de logstica). Los usuarios desearan un uso ms intenso de herramientas de videoconferencias y/o reuniones online, de cara a disminuir los desplazamientos, con los tiempos y costes que implican. Por lo que concierne a SAP, se ha encontrado por parte de los usuarios dificultad en la relacin con XXXXXX RRRRR, debido principalmente a la falta de un owner interno a XXXXXX RRRRR de los procesos de XXXXXX XXXXXX ARGENTINA, siendo lo ideal una figura que conozca tanto los procesos de negocio de XXXXXX XXXXXX ARGENTINA, como la configuracin y el funcionamiento de su SAP, y que pueda consecuentemente ejecutar mejoras y desarrollos de forma rpida y efectiva, llegando al punto de proponer cambios de manera proactiva. Se ha detectado por parte de los usuarios la necesidad de una mayor formacin sobre el uso de herramientas TIC, particularmente por lo que concierne a SAP, XLCubed
Gobierno TIC
Destacan necesidades no cubiertas como: mayor proactividad por parte de las TIC, mejora en la conectividad, mayor uso de herramientas de movilidad, necesidad de aumentar la automatizacin y agilidad de las herramientas TIC, falta de una figura fuerte en la relacin con XXXXXX RRRRR, mayor capacidad de anlisis de informacin, etc.
Situacin actual
Soporte al Negocio
Procesos relevantes
Aplicaciones
Grado de cobertura
A continuacin se recogen algunas necesidades ms puntuales, entre las que destacan:
Poder hacer seguimiento de gastos a nivel financiero (Teams), y no por paquetes (SharePoint). Poder ver toda la informacin necesaria para las Business Units (ventas, hospitales, comunidades autnomas, precios, competencia, productos, comerciales) de forma unificada, y bajo diferentes perspectivas de anlisis, y con posibilidad de poder acceder a dicha informacin de forma rpida y desde todos lados. Aumentar la capacidad de las BBDD de Regulatory Affairs. Poder crear otro almacn SAP para poder gestionar las devoluciones de productos, que actualmente tienen el mismo estatus de los productos an no liberados (en cuarentena). Tener un mapeo automtico en SAP entre el cdigo de producto de SAP y el cdigo nacional de producto, as como un mapeo con los cdigos de las otras APde XXXXXX XXXXXX.
Gobierno TIC 17
Situacin actual
Hechos
Soporte al Negocio
Los entornos SAP y CRM soportan sin problemas crecimientos orgnicos/inorgnicos importantes. El resto de aplicaciones dependeran de actuaciones en servidores y revisin de rendimiento. Existe una importante dispersin de tecnologas en XXXXXX XXXXXX, y la integracin es baja Falta automatizacin en muchos procesos. Dificulta el aprendizaje y uso de estas herramientas La falta de documentacin podra dificultar la transferencia de conocimiento a nuevos usuarios TIC Las comunicaciones presentaban problemas de rendimiento. Se espera que con la actualizacin de caudales se resuelva La falta de entornos separados para Testing y Produccin puede dificultar la posibilidad de hacer pruebas de los desarrollos, de cara a minimizar los riesgos.
Gobierno TIC
Casos (posibles respuestas a crecimientos )

Crecimiento natural pausado Compra con incorporacin a TIC XXXXXX Compra con integracin de TIC
La incorporacin de nuevas personas puede asumirse sin mayores problemas En todo caso, debera mejorarse la documentacin y formacin que reciben los usuarios
La incorporacin de personas procedentes de una nueva empresa no presenta mayores problemas
En todo caso, debera mejorarse la documentacin y formacin que reciben los usuarios
Hay que asegurarse que se da cobertura a una posible nueva lnea de negocio
La integracin de sistemas puede ser compleja. Integrar SAP depende de RRRRR, y el resto de sistemas presentan dispersidad tecnolgica y falta de integracin
La arquitectura TIC de XXXXXX XXXXXX no presenta problemas de escalabilidad. S que presenta problemas a nivel de integracin de sistemas, lo que puede dificultar un crecimiento inorgnico sin integracin de personas y sistemas a las TIC actuales de XXXXXX.
Situacin actual
Estrategia y directrices Necesidades y cobertura Escalabilidad e Integracin PU* Soporte al Negocio MBITO DEL GASTO Puesto de Trabajo Help Desk* Arquitectura de aplicaciones* Comunicaciones Gestin TIC XXXXXX RRRRR** 10.960 0 90.107 21.473 0 XXXXXX XXXXXX ES 47.751 57.451 23.158 104.100 0 Coste de propiedad MU* XXXXXX RRRRR** 24.759 951 266.513 70.792 0 XXXXXX XXXXXX ES 124.555 116.751 323.495 112.299 27.440 TOTAL 208.024 175.152 703.274 308.663 27.440 Calidad del servicio
122.539
354.999 Gobierno TIC PU* TIPO DE GASTO Software Hardware Personal Outsourcing XXXXXX RRRRR** 78.698 0 *** 0 *** 43.841 122.539 354.999
232.460
363.015
704.540
1.422.554
1.067.555 MU*
XXXXXX XXXXXX ES 33.182 38.710 57.421 103.117 232.460
XXXXXX RRRRR** 265.191 0 *** 0 *** 97.824 363.015
XXXXXX XXXXXX ES 228.487 91.355 229.803 154.895 704.540
TOTAL 605.559 130.064 287.254 399.677 1.422.554
1.067.555
XXXXXX XXXXXX presenta unos costes anuales de IT en 2012 de 1.4 millones de euros, incluyendo tanto la de los servicios de XXXXXX RRRRR (485.554) como los servicios gestionados desde XXXXXX XXXXXX ARGENTINA. La mayora de los costes son imputados a la MU, el 75%, frente al 25% que son imputados a la AP(no considerados sistemas de produccin). *En los gastos de personal se han imputado 3FTs a Help Desk (2MU y1 PU) y 2FTS en Arquitectura de Aplicaciones MU
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**Los costes no imputados directamente a APy MU se han repartido por nmero de trabajadores *** No especificado por RRRRR y por lo tanto incorporado en Software
Situacin actual
Costes XXXXXX por mbito

Soporte al Negocio
Costes XXXXXX por tipo de gasto 500,000
600,000 500,000 400,000
400,000
300,000 300,000 200,000 200,000

Gobierno TIC
100,000 0
100,000
Puesto de Trabajo
Help Desk
Arquitectura de Aplicaciones
Comunicaciones
Gestin TI
0 Software Hardware Personal Outsourcing PU - 146 Empleados MU - 159 Empleados
PU - 146 Empleados
MU - 159 Empleados
Puesto de Trabajo: Incluye PCs, porttiles, impresoras, licencias software local (Notes, Office, Windows, AutoCad)
Help Desk: Incluye los gastos de personal en la gestin de incidencias Arquitectura de aplicaciones: Incluye los gastos de servidores, y los gastos de mantenimiento y desarrollo de aplicaciones, licencias de SAP, SQL server. Comunicaciones: Incluye los gastos de telefona, lneas de comunicacin. Gestin TIC: Incluye los gastos ligados a la seguridad y al gobierno de TIC
Software: Incluye todas las licencias (Office, AutoCad, SAP, Lotus Notes, CRM, SQL Server) Hardware: impresoras Incluye PCs, porttiles, servidores,
Personal: Incluye los gastos del personal de TIC Outsourcing: Incluye los servicios de comunicaciones (LAN, WAN, telefona) y de consultora
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Situacin actual
Soporte al Negocio
Comparativa indicadores de costes de las TIC (XXXXXX vs empresas farmacuticas de menos de 250M de facturacin a nivel mundial)
Gasto TIC / Ingresos (%) 1,53% 3,30%
Gasto TIC/ Costes Operativos (%) 1,64% 3,90%
Gasto TIC / Empleado 4.541 7.230
FTE de TIC / Empleado (%) 1,64%* 4,20%

*FTEs de RRRRR no incluidos
Gobierno TIC
Comparativa del % de gasto de las TIC, en funcin de los 2 mtodos de anlisis realizado (por tipo y mbito del gasto) entre XXXXXX y empresas europeas
*Repartiendo los costes de software de RRRRR
XXXXXX presenta a priori un presupuesto de TIC modesto respecto a otras organizaciones de semejantes caractersticas, donde presenta ms margen es en los gastos de arquitectura de aplicaciones y gestin IT.
Situacin actual
Soporte al Negocio
Soporte al Negocio
La calidad (cobertura funcional y rendimiento, principalmente) de las herramientas TIC a disposicin de los usuarios de XXXXXX XXXXXX se ha analizado en detalle en el apartado de Necesidades y Cobertura del presente documento. Por lo que concierne a la calidad del servicio de soporte a las TIC:
Existe un mail de soporte IT interno, al que los usuarios tienen que escribir para cualquier incidencia de tipo IT. El uso del mail de soporte se ha ido promocionando internamente con xito, para que todas las peticiones sean vehiculadas a travs de un solo canal, en lugar de usar tambin el telfono o peticiones de forma presencial.
Se ha detectado un alto grado de satisfaccin generalizada por el soporte IT interno para los usuarios de la MU. Los usuarios de la APhan expresado satisfaccin por la incorporacin de una figura de soporte IT interna a la planta. Los usuarios han expresado un grado de satisfaccin muy bajo por lo que concierne al soporte de XXXXXX RRRRR, lamentando en particular la dificultad de interlocucin y la falta de agilidad.
Gobierno TIC
Se han calculado algunos indicadores sobre la actividad del soporte IT interno, segmentadas entre las oficinas de Barcelona, la planta de Vilassar y la red comercial. Notar que los indicadores se refieren al ao 2012, cuando la estructura de soporte interno contaba solo con 2 personas, ubicadas fsicamente en Barcelona, que entregaban soporte tambin a los usuarios de Vilassar:
Indicadores soporte IT (2012)

N usuarios N incidencias N incidencias anuales/ usuario N personas de soporte N usuarios / persona de soporte
Barcelona
84 852 10,14 2 42
Red comercial
75 190 2,53 2 37,5
Vilassar
139 340 2,45 2 69,5
XXXXXX XXXXXX
298 1382 4,64 2 149
La valoracin del soporte IT de XXXXXX XXXXXX es positiva. No as con RRRRR, distante y poco gil. El nmero de incidencias generadas por usuario y el dimensionamiento del equipo IT entra dentro de los parmetros habituales.
* No se considera en la presente diapositiva el soporte a las aplicaciones de anlisis de la informacin 22 Copyright 2013 YYY group. All rights reserved. www.YYYgroup.com
1. 2.
Introduccin general Situacin actual i. Soporte al Negocio
ii.
3. 4. 5.
Gobierno TIC
6.
Plan de accin
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Situacin actual
Planificacin y Gobierno Arquitectura Aprovisionamiento Gestin ciclo de vida Seguridad
Soporte al Negocio
El esquema ilustrado en esta diapositiva describe las relaciones de gobierno TIC existentes entre las diferentes componentes del mundo XXXXXX. El mismo esquema se repite en el apartado de Arquitectura, indicando tambin las conexiones fsicas entre los diferentes entornos previstas en el nuevo Plan de Conexiones. Como se ha comentado en el apartado de Estrategia y Directrices, XXXXXX RRRRR acta como departamento IT a nivel central corporativo, y marca criterios directores en materia de seguridad y procedimientos para la gestin de las TIC de XXXXXX XXXXXX ARGENTINA, relacionndose tanto con la MU de Barcelona, como con la APde Vilassar. Adems, RRRRR controla y gestiona el entorno SAP, la plataforma de correo electrnico Lotus Notes y las plataformas de gestin de telefona mvil. Por lo que concierne al resto de herramientas TIC, XXXXXX XXXXXX ARGENTINA es independiente en la seleccin y en el gobierno. La dependencia jerrquica de XXXXXX XXXXXX ARGENTINA, por lo que concierne a las TIC, no est definida claramente, debido a una cierta descoordinacin entre los headquarters corporativos de Alemania y los headquarters regionales de Paris. Por otro lado, la APde Vilassar recibe criterios directores y liderazgo sobre la gestin tecnolgica de las herramientas de produccin e ingeniera por parte del Technology Center corporativo en Alemania. Por lo que concierne a la relacin entre la MU de Barcelona y la APde Vilassar, hasta 2012 las TIC se gestionaban centralmente desde Barcelona, y entraban en un acuerdo de SLAs para los servicios proporcionados a la PU. En el primer trimestre de 2013 se ha incorporado un recurso IT dedicado en la PU, y el acuerdo de SLAs no incluye ms el soporte IT. Sin embargo, la gestin de las TIC de la MU y de la APsigue siendo muy estrictamente relacionada, y liderada por la MU, sobretodo por lo que concierne a temas de licencias y aprovisionamiento.
Gobierno TIC
XXXXXX XXXXXX IT
XXXXXX RRRRR
Criterios de gestin TIC Gestin SAP, mail, BES
Technology Center
Criterios de gestin TIC produccin
Criterios de gestin TIC
MU Barcelona
Gestin licencias, aprovisionamiento, servidores
PU Vilassar
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Situacin actual
Soporte al Negocio
Como se ha comentado en el apartado de Estrategia y Directrices, XXXXXX XXXXXX no cuenta hoy en da con una planificacin estratgica por lo que concierne a las TIC. Por lo que concierne al gobierno interno de las TIC, no existe hoy en da un departamento o un responsable nico de las TIC en XXXXXX XXXXXX. Como indicado en el grafico en la parte inferior de la diapositiva, 5 personas se dedican total o parcialmente a la gestin de diferentes mbitos de las TIC (4 en MU y 1 en PU), dependiendo orgnicamente de 4 Direcciones distintas:
2 personas se dedican al soporte IT y dependen del departamento de HRM 1 persona se dedica a la gestin de los sistemas de informacin y de los servicios de anlisis y reporting de datos, dependiendo del CFO 1 persona se dedica a las TIC por lo que concierne la relacin con los clientes de XXXXXX XXXXXX (software XXXXXXsoft y Web) y depende de la Business Unit de Nutricin ParBU-3
Gobierno TIC
1 persona, que se ha incorporado durante el primer trimestre, se dedica al soporte IT en la APde Vilassar
Los diferentes recursos TIC trabajan de forma autnoma e independiente, faltando un comit de planificacin y seguimiento unificado. Debido a la estructura organizativa y a la falta de un plan estratgico, la gestin de las TIC suele ser de tipo reactivo, con escasa proactividad haca el negocio.
General Manager
Plant Manager
Qualified Person
Head of Sales
R.A. Manager
CFO
Supply Chain
HRM
BU PN
BU SS, IV
BU BU-3
BU MD
MK Intelligence Application & BI Management IT XXXXXXsof t
Plant IT
La planificacin y el gobierno de las TIC en XXXXXX XXXXXX resultan ser dispersos en la compaa, faltando una figura nica que se responsabilice del tema y una planificacin estratgica de las TIC. La relacin jerrquica con RRRRR permite autonoma para la gestin de la herramientas TIC fuera de los mbitos de seguridad, sistema transaccional y correo electrnico. La relacin entre la MU y la APpor lo que concierne al gobierno de las TIC no resulta claramente estructurada.
Situacin actual
Soporte al Negocio
El esquema en esta diapositiva presenta una visin general de la arquitectura TIC de XXXXXX XXXXXX. Las diferentes componentes se analizan en las diapositivas siguientes en mayor detalle.
Puesto de trabajo
Hardware Micro Informtica Funcionalidad (aplicaciones)
Telefona, PCs, porttiles impresoras
Software local PC
Gobierno TIC
Apoyo toma de decisiones ProClarity Comercial CRM Portal de Ventas Soporte Finanzas Controlling Negocio
Prophyx
Otros
Arquitectura de sistemas
SAP APO SAP Logstica
BB Plycas
Compras
RR.HH.
Otros
Infraestructura
Bases de datos
Servidores
Comunicaciones
Infraestructura comunicaciones
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Situacin actual
Soporte al Negocio
Comunicaciones
Por lo que concierne a la arquitectura de comunicaciones, el esquema en esta diapositiva se ha introducido en el apartado de Planificacin y Gobierno. Aqu lo repetimos, detallando los flujos fsicos de comunicaciones. Destacar que el esquema se refiere al nuevo plan de comunicaciones:
Gobierno TIC
XXXXXX XXXXXX IT
XXXXXX RRRRR
Technology Center
Conexin fsica simtrica principal

Conexin fsica asimtrica de backup
ADSL 10 Mbps
MPLS 8 Mbps
ADSL 3 Mbps Internet invitados
Inputs de gestin TIC Conexin Internet MPLS Medio fsico 8 Mbps Capacidad aaa Backup
Internet invitados ADSL 3 Mbps Internet
MU Barcelona
ADSL 3 Mbps
Ethernet 50 Mbps ADSL 1 Mbps
PU Vilassar
Fibra Opt. 20 Mbps
ADSL 1 Mbps
27
Situacin actual
Soporte al Negocio
Infraestructura
Bases de datos
Servidores
Por lo que concierne a la infraestructura de servidores de XXXXXX XXXXXX, las tablas presentes en esta diapositiva y en la siguiente detallan los datos tcnicos. La columna Replicado se refiere a si existen dos copias del servidor, una en Barcelona y la otra en Vilassar, que se sincronizan semanalmente:
SERVIDOR Datos Datos Datos eTempo
BI Virtualizacin Directorio Activo Directorio Activo IT NOTES PC virtualizado etiquetas PC virtualizado escaner Web XXXXXXsoft Vmware Vmware
Backup Storage Call Manager
LICENCIA W SERVER DATACENTER W SERVER DATACENTER W SERVER DATACENTER W SERVER DATACENTER; SQL SERVER 2008 W SERVER DATACENTER; SQL SERVER 2000; SHAREPOINT W SERVER DATACENTER; SQL SERVER 2008 W SERVER DATACENTER W SERVER DATACENTER W SERVER DATACENTER W SERVER DATACENTER W SERVER DATACENTER W SERVER DATACENTER W SERVER DATACENTER LINUX Vmware Vmware W SERVER 2008; VEEAM`BACKUP; SYMANTEC BACKUP N/A N/A
FISICO/ VIRTUAL V V V V
NOMBRE FKEBCN1 FKEBCN2 FKEBCN3 BTEMPO
MEMORIA MEMORIA DE RAM DISCO (GB) REPLICADO 4 GB 260 S 4 GB 255 S 4 GB 357 S 4 GB 80 S
Gobierno TIC
V V V V V V
V V V V F F F F F
fkebcnsql (10.145.218.13) BVCENTER FKEBCNAD FKEBCNAD2 FKEBCNIT FRE-ES-BA-G02

BETIQUETADORA BIXOSSCAN WEBTEST XXXXXXSOFT BESX1 BESX2 BBACKUP CABINABCN Call Manager
4Gb 4Gb 4Gb 4Gb 4Gb 4Gb

1 GB 2 GB 2 GB 1 GB 72 GB 72 GB 8 GB N/A N/A
300 65 60 60 210 140

20 25 30 5 67 67 200 7 TB N/A
S S S S S S
S S S S
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Situacin actual
Soporte al Negocio
Infraestructura
Bases de datos
Servidores
SERVIDOR Datos Datos Datos Sondas Ellab GIM Virtualizacin Directorio Activo Directorio Activo IT NOTES ? Vmware Vmware Backup Storage
LICENCIA W SERVER DATACENTER W SERVER DATACENTER W SERVER DATACENTER W SERVER DATACENTER; SQL SERVER 2008 W SERVER DATACENTER; SQL SERVER 2000 W SERVER DATACENTER; SQL SERVER 2008 W SERVER DATACENTER W SERVER DATACENTER W SERVER DATACENTER W SERVER DATACENTER W SERVER DATACENTER Vmware Vmware W SERVER 2008; VEEAM`BACKUP; SYMANTEC BACKUP N/A
FISICO/ VIRTUAL V V V V V V V V V V V F F F F
NOMBRE FKEVIL1 FKEVIL2 FKEVIL3 VELLAB FKEVILSQL VVCENTER FKEVILAD FKEVILAD2 FKEVILIT FRE-ES-VS-G01 VTOLEDO VESX1 VESX2 VBACKUP CABINAVIL
MEMORIA MEMORIA DE RAM DISCO (GB) REPLICADO 4 GB 110 S 4 GB 145 S 4 GB 110 S 4 GB 50 S 2Gb 268 S 4Gb 60 S 4Gb 60 S 4Gb 60 S 4Gb 210 S 8Gb 80 S 4GB 40 S 72 GB 67 72 GB 67 8 GB N/A 200 7 TB
Gobierno TIC
Destacar que en dominio de los usuarios existen cuatro tipos de discos:

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U, disco privado del usuario, gestionado por parte del rea de IT P, disco del departamento, gestionado por parte del rea de IT M, disco corporativo, gestionado por parte del rea de IT K, disco de Business Intelligence, gestionado por parte del rea de Sistemas de informacin
Situacin actual
Soporte al Negocio
Infraestructura
Bases de datos
Servidores
El modelo lgico queda como:
Cabina
Call manager
BU
BESX 1
BESX 2
VESX 2
VESX 1
BU
Cabina
Gobierno TIC
Con 2 servidores de aplicaciones, 1 de back up y una cabina de discos por ubicacin, a lo que se suma, en Barcelona, el servidor Call Manager para la telefona IP. Las cabinas de discos, especialmente en Barcelona, est completa. Debe extraerse discos para incorporar nuevos de mayor capacidad. A esto se le suma una aparente dificultad/ bajo rendimiento en el acceso a ficheros. El modelo de cabina, una HP MSA2312fc, no responde a los requerimientos/volumen actual.
30
Situacin actual
Soporte al Negocio
Micro Informtica Funcionalidad (aplicaciones)

Apoyo toma de decisiones ProClarity Comercial CRM Portal de Ventas Soporte Finanzas
Software local PC
Prophyx
Otros
Negocio SAP APO SAP Logstica BB Plycas
Controlling
Compras
RR.HH.
Otros
Gobierno TIC
Por lo que concierne a las aplicaciones, incluyendo las herramientas software de micro informtica, se han analizado en el apartado de Necesidades y Cobertura. Sin embargo, la diapositiva siguiente presenta un mapa de las aplicaciones de XXXXXX XXXXXX.
Entorno no Gestionado por XXXXXX XXXXXX
Cegedim Notilus
Entorno gestionado por XXXXXX XXXXXX
Entorno
XXXXXX RRRRR
Entorno web
Entorno APLICACIONES
QDoc Correo electrnico BBDD Corporativas:
eTempo

ERP WM (Elvis) CO FI
Regtrack Koshi Kidmip
Portal de ventas
MM
SD
Autorizaciones previas
Entorno Office
QM (Lins)
PP
APO
Presupuestacin
total
P&L;
Ofertas Concursos
Cash Flow y Balance
Seguimiento presupuestario; Seguimiento ventas y costes
Parte de la informacin no gestionada por Fresnius se integra con la BBDD SQL Server
BASES DE DATOS
MS SQL Server
Lotus Notes
Active Directory
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Situacin actual
Soporte al Negocio
Entorno no Gestionado por XXXXXX XXXXXX
Entorno gestionado por XXXXXX XXXXXX

Cegedim Gestin FFVV; APs
Notilus Notas de gastos
XXXXXX RRRRR

Entorno APLICACIONES
Entorno
Correo electrnico BBDD Corporativas: Regtrack Koshi Kidmip
Entorno web
QDoc
eTempo
Presupuestacin ingresos
ERP WM (Elvis) CO FI SD
Nutricin parBU-3
Intranet
Gobierno TIC
MM
Portal de Ventas
QM (Lins)
PP
Entorno Office
Presupuestacin total P&L; Cash

APO
Seguimiento presupuestario; Seguimiento ventas y costes Ofertas y Concursos
Flow y Balance
Ofertas Concursos
Reporting Presupuestacin
gastos
Parte de la informacin no gestionada por XXXXXX XXXXXX se integra con la BBDD SQL Server
BASES DE DATOS
MS SQL Server
Lotus Notes
Active Directory
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Situacin actual
Soporte al Negocio
Hardware
Por lo que concierne a las herramientas hardware, XXXXXX XXXXXX dispone de:
104 ordenadores sobremesa HP 152 ordenadores porttiles HP 100 impresoras HP 13 equipos multifuncin (printer, fax, scanner) 136 telfonos fijos modelo Cisco 7945 42 telfonos mviles Blackberry Curve/Bold 96 telfonos mviles Nokia
Gobierno TIC
57 tarjetas de conexin 3G Movistar
La modalidad principal de aprovisionamiento del hardware, como se detalla en el apartado de Aprovisionamiento, es el renting.
La arquitectura TIC de XXXXXX XXXXXX presenta en general muchos sistemas aislados entre ellos, sobretodo por lo que concierne a las aplicaciones, algunas de las cuales resultan redundantes en cuanto a sus funciones. El dimensionamiento de las capas de comunicaciones, infraestructura y hardware resulta adecuado.
Situacin actual
Soporte al Negocio
Respeto a las polticas de aprovisionamiento de XXXXXX XXXXXX, la primera puntualizacin concierne a XXXXXX RRRRR. Como se ha comentado en los apartados anteriores, RRRRR provisiona a XXXXXX como soluciones corporativas el sistema transaccional de SAP, el correo electrnico en Lotus Notes y la plataforma de gestin de telefona mvil BES. La evolucin de cualquiera de estos aplicativos debe pasar por XXXXXX RRRRR, que valorar y ejecutar en todo caso las actividades necesarias. Para el resto de las herramientas TIC XXXXXX XXXXXX tiene autonoma e independencia en la seleccin de soluciones y proveedores, as como en la decisin entre externalizar o gestionar internamente los servicios TIC. La infraestructura de comunicaciones descrita en el apartado de Arquitectura ve como proveedores a Colt y a Movistar. Por lo que concierne a la telefona fija, el proveedor Bytemaster gestiona el aprovisionamiento de los terminales Cisco, de los cuales el 60% son en modalidad renting y el 40% pertenecen a XXXXXX. El proveedor de la conexin, tanto para telefona fija como mvil, es Movistar. Notar que, a raz de una reestructuracin, Movistar cambi la cuenta de XXXXXX, poniendo todo XXXXXX, tanto XXXXXX como Medical Care, como una nica grande cuenta, cuya relacin se gestiona con XXXXXX Medical Care. Los servicios y aplicaciones TIC contratados externamente por XXXXXX son la gestin del servidor Web, el software CRM Teams de Cegedim y el software Notilus para las notas de gastos. Por lo que concierne al hardware, existen a nivel corporativo XXXXXX dos acuerdos marco con los fabricantes Dell y HP. XXXXXX XXXXXX ARGENTINA utiliza ordenadores HP, aprovisionados en modalidad de renting por la empresa Econocom. Existen dos contratos separados, uno para la MU y otro para la PU, gestionados conjuntamente desde la MU. El contrato con la Econocom prev un margen de maniobra por parte de XXXXXX XXXXXX para escoger servicios (renovar equipos, alargar contrato). Econocom ofrece tambin una bolsa de horas para mantenimiento, y la gestin del fabricante HP. En la actualidad existen varios contratos de renting en paralelo, aunque el objetivo a corto plazo del soporte IT es canalizar los diferentes acuerdos con Econocom para llegar a contratos que para cada ao tengan una sola fecha de caducidad. Tambin las impresoras y los equipos multifunciones son contratados bajo renting, respectivamente con Econocom y Ricoh (con pago por copia), as como los servidores. Tambin por lo que concierne al software existen acuerdos marco a nivel corporativo con los grandes proveedores, como Microsoft o Symantec.
Gobierno TIC
Por lo que concierne al desarrollo y a la gestin del software XXXXXXsoft, XXXXXX recurre a un proveedor externo para desarrollos Java y a otro para gestionar las interconexiones de los hospitales con la base de datos SQL de XXXXXXsoft.
XXXXXX RRRRR es el proveedor del sistema transaccional SAP, del correo electrnico y de la plataforma de gestin de telefona mvil. Para las otras herramientas TIC, XXXXXX XXXXXX es independiente a la hora de seleccionar tanto la modalidad de aprovisionamiento, donde destaca el renting, como los proveedores. No existe una estrategia definida de aprovisionamiento.
Situacin actual
Planificacin y Gobierno Arquitectura Desarrollo de proyectos TIC Soporte al Negocio
Toma de requerimientos Diseo tcnico y funcional
Implementacin
Aprovisionamiento
Gestin ciclo de vida Operacin de los servicios TIC
Seguridad
Puesta en marcha
Deteccin de la incidencia
Resolucin de la incidencia
Comunicacin al usuario
Como se ha comentado previamente, los diferentes recursos TIC de XXXXXX XXXXXX desarrollan su trabajo de forma autnoma e independiente. Consecuentemente, no existen procedimientos estndar a nivel de la compaa para la gestin del ciclo de vida de las TIC. Tambin se han introducido previamente las dificultades rescontradas por parte de los usuarios durante la gestin de desarrollos sobre el sistema transaccional SAP, debidas a la falta de una figura clara a la que acudir en el proveedor RRRRR. Para el soporte IT, como se ha analizado detalladamente en el apartado de Calidad del Servicio, existe un mail de soporte IT interno, al que los usuarios tienen que escribir para cualquier incidencia de tipo IT. El uso del mail de soporte se ha ido promocionando internamente con xito, para que todas las peticiones sean vehiculadas a travs de un solo canal, en lugar de usar tambin el telfono o peticiones de forma presencial. El soporte IT mantiene un archivo Excel de seguimiento de las incidencias. Por lo que concierne a la gestin de incidencias de los comerciales de la red de ventas, se tratan de solucionar mediante conexin remota, y solo si no se consiguen solucionar en remoto se envan fsicamente los ordenadores a la MU. Por lo que concierne a los desarrollos de nuevos proyectos del rea de gestin de sistemas de informacin, no existen procedimientos estructurados para la toma de requerimientos o el seguimiento de la evolucin de los mismos. El responsable se encarga de nuevos desarrollos de forma proactiva, contrastando luego con el feedback de los usuarios. Existe una comisin, Comisin Fnix, que se rene cada dos meses y aprueba cambios y desarrollos de XXXXXXsoft, recibiendo tambin inputs desde los hospitales. En general, se ha rescontrado un nivel insuficiente de documentacin y formacin sobre los procesos y las herramientas TIC.
Gobierno TIC
No existen procedimientos estndar a nivel de la compaa para la gestin del ciclo de vida de las TIC, gestionadas autnomamente por parte de los diferentes responsables TIC. Se ha rescontrado un bajo nivel de documentacin y formacin sobre los procesos y las herramientas TIC.
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Situacin actual
Soporte al Negocio
Como se ha comentado en los apartados anteriores, XXXXXX RRRRR acta como departamento IT a nivel central corporativo, y marca criterios directores en materia de seguridad y procedimientos para la gestin de las TIC de XXXXXX XXXXXX ARGENTINA, relacionndose tanto con la MU de Barcelona, como con la APde Vilassar. Los criterios directores sobre la gestin de contraseas para las aplicaciones corporativas proporcionadas por parte de RRRRR son muy detallados, describiendo tanto los principios bsicos de seguridad en general, como las mejores prcticas de creacin de contraseas, las actuaciones a ejecutar para bloquear o desbloquear el acceso a un usuario y las responsabilidades de la gestin. Los criterios directores sobre la parametrizacin y gestin del network de XXXXXX describen como configurar y gestionar, de un punto de vista de seguridad, todos las herramientas hardware y software que formen parte del network global de XXXXXX, as como las conexiones y comunicaciones. Los criterios directores sobre el Data Center describen las modalidades de gestin de las reas donde almacenar fsicamente los servidores, incluyendo requerimientos de tipo ambiental y restricciones al acceso al rea, as como la gestin de las mquinas (servidores) en s, incluyendo al mantenimiento, a la proteccin anti-virus y a los procedimientos de backup. Por lo que concierne a los servidores, todos los dispositivos conectados a la red tienen acceso a Internet a travs de un firewall y de un proxy, y ningn dispositivo es accesible directamente desde Internet. Es posible acceder a mediante el servicio VPN que proporciona el firewall. Para la conexin de datos en movilidad XXXXXX utiliza plataforma de Blackberry, BES. Las necesidades son que los datos sean encriptados, que los dispositivos tengan contraseas y que se pueda desactivar el dispositivo centralmente en caso de perdida o robo. Por lo que concierne a criterios de seguridad para evitar riesgos de perder los datos, la mayora de los servidores de XXXXXX XXXXXX estn fsicamente replicados tanto en la MU en Barcelona como en la APde Vilassar, con actualizaciones y sincronizaciones semanales de los datos. Existen adems servidores de backup. A nivel de permisos de administracin de los sistemas, todos los usuarios son usuarios comunes. El responsable del soporte IT es el administrador del sistemas, y los otros recursos TIC son usuarios avanzados (con ms permisos de los usuarios comunes). Por lo que concierne el control frente a internet, los Firewalls estn gestionados por parte de RRRRR, y no comportan problemas de seguridad. No se han encontrado medidas de seguridad frente a la fuga de informacin corporativa:
Gobierno TIC
No existen controles sobre los dispositivos porttiles de almacenamiento de informacin (USB, CD) No existen controles sobre los contenidos y los adjuntos de los correos electrnicos
XXXXXX RRRRR es el principal responsable de marcar criterios de seguridad para la gestin de las TIC de XXXXXX XXXXXX, y dichos criterios permiten un nivel de seguridad correcto. Resultan suficientes tambin las medidas de seguridad fsica de los servidores, as como las polticas de backup y recovery.
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Introduccin general Situacin actual Conclusiones Criterios directores Modelo objetivo Plan de accin
37
Conclusiones
Soporte al Negocio
XXXXXX XXXXXX define anualmente su estrategia y objetivos comerciales a 3 aos vista. No obstante, no traslada esta visin a una estrategia y planificacin de las TIC que soporten o faciliten la consecucin de estos objetivos.
Estrategia y Directrices de Negocio
La falta de estrategia y liderazgo TIC en XXXXXX derivan en una gestin reactiva, alejamiento del negocio y desconocimiento de tendencias en el mercado farmacutico.
XXXXXX XXXXXX comparte la gestin de las TIC con RRRRR, proveedor TIC del grupo. RRRRR gestiona el SAP, correo electrnico, acuerdos marco en materia de SO y otros SW. Existe una relacin cliente-proveedor, pese a que RRRRR tiene capacidad de tendencias y/o estrategias.
La cobertura proporcionada por las aplicaciones de negocio es mejorable. Destaca la falta de automatizacin de ciertos procesos, la dispersin de tecnologas y la falta de integracin. Falta de herramientas o entornos que permitan un anlisis gil de informacin agregada y reporting asociado. Se detectan mejoras potenciales de acceso a informacin y sistemas en movilidad. Se requieren nuevas herramientas de comunicacin y una mejora de la conectividad. Se solicita una formacin ms intensiva y la entrega de manuales de usuario actualizados y completos. Se espera mayor proactividad por parte de las TIC, asesorando y dando respuestas a las necesidades del negocio.
Soporte a necesidades y funciones de negocio
Escalabilidad e Integracin
Si bien XXXXXX XXXXXX ha crecido orgnica e inorgnicamente en los ltimos aos, no se han requerido integraciones de sistemas. La arquitectura actual dificultara la integracin de sistemas y/o de informacin de otras empresas La arquitectura TIC de XXXXXX XXXXXX no presenta problemas de escalabilidad. XXXXXX XXXXXX presenta presupuesto TIC global inferior a organizaciones de caractersticas similares. El mbito con mayor desviacin (menor gasto) es el de aplicaciones. Podran reducirse costes en comunicaciones e infraestructura. No se ha valorado la adecuacin general del coste de los servicios de RRRRR, si bien puede asegurarse que sus tarifas para la evolucin de sus entornos estn por encima del precio de mercado en ARGENTINA. El soporte IT recibe una buena valoracin por parte de la organizacin. Los indicadores tipo de incidencias, tiempo de soporte y el dimensionamiento del equipo es adecuado. Existe una percepcin negativa de la calidad de servicio de XXXXXX RRRRR y de su proactividad y disponibilidad a la hora de proponer o gestionar desarrollos.
Coste de Propiedad
Calidad de Servicio
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Conclusiones
Gobierno TIC
No se ha trabajado hasta la fecha el equivalente a un plan de sistemas y comunicaciones, que planifique en el medio y largo plazo las actuaciones a llevar a cabo. Esto ha provocado una evolucin desordenada y reactiva de las TIC. referente claro con conocimiento transversal del negocio y de las TIC. Planificacin y Gobierno No hay establecidos comits que permitan poner en comn todas las actividades en materia TIC. de las TIC La planificacin del tcnico de planta es difusa. Debe aclararse quien gobierna y planifica las actividades de ese recurso. La gestin de las TIC est dispersa en la compaa, y los perfiles de gestin presentan un bajo conocimiento tcnico. No existe un
La relacin con XXXXXX RRRRR no es tan fluida como se espera del mayor proveedor de servicios TIC de XXXXXX XXXXXX, debido a lentitud, poca proactividad y carencias en el reporting de su actividad. Sin embargo, la relacin jerrquica con RRRRR permite autonoma para la gestin de la herramientas TIC fuera de los mbitos de seguridad, sistema transaccional y correo electrnico.
Arquitectura almacenado para su posterior anlisis no cubre un porcentaje muy elevado de informacin corporativa. TIC Las comunicaciones se han mejorado recientemente y se antojan suficientes. La infraestructura de servidores es correcta y permite cierto
crecimiento, salvo en aspectos de almacenamiento y acceso a ficheros. XXXXXX cuenta con un importante proveedor TIC, RRRRR. La gestin de este proveedor presenta deficiencias en la comunicacin y seguimiento de proyectos.
La arquitectura de sistemas presenta un importante grado de aislamiento entre aplicaciones. La capa de integracin de informacin y
Aprovisiona miento
XXXXXX lleva a cabo con personal interno gran parte de las tareas de evolucin de sus sistemas. El aprovisionamiento de infraestructura del puesto de trabajo se sirve de acuerdos marco a nivel corporativo con grandes empresas (Dell, HP), complementando con acuerdos a nivel local. La modalidad de provisin preferente es el renting. Podra resultar ventajoso revisar el proceso de contratacin de servicios (RFI -> RFP -> negociacin). La falta de gobierno y planificacin TIC deriva en un incorrecto desarrollo y gestin de proyectos TIC (priorizacin de iniciativas, toma de requerimientos, valoracin de la solucin, planificacin temporal y de recursos, implantacin, pruebas y puesta en marcha). La relacin con RRRRR es poco fluida y la gestin de sus proyectos compleja.
Gestin del ciclo de vida
Se detecta la falta un perfil funcional con conocimiento del negocio que traslade los requerimientos funcionales a requerimientos tcnicos (aplica tanto para SAP como para el resto de sistemas). El desarrollo de evolutivos ejecutados por personal interno estn supeditados al conocimiento y disponibilidad de estos recursos. Los procesos de soporte a incidencias son correctos. Las peticiones se estn canalizando a travs de un correo electrnico de soporte, que permite mantener un cierto control sobre las mismas pese a que no existe una herramienta de ticketing Existen deficiencias en la generacin o actualizacin de documentacin relacionada con aplicaciones o procesos de gestin TIC
Seguridad
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XXXXXX RRRRR es el principal responsable de marcar criterios de seguridad para la gestin de las TIC de XXXXXX XXXXXX, y dichos criterios permiten un nivel de seguridad correcto.
Resultan suficientes las medidas de seguridad fsica de los servidores, as como las polticas de backup y recovery. Copyright 2013 YYY group. All rights reserved. www.YYYgroup.com
Conclusiones del anlisis de situacin actual

A continuacin se presentan algunas de las principales conclusiones anteriores marcando relaciones causa-efecto existentes entre ellas. El ejercicio tiene como objetivo identificar focos de problema y principales consecuencias. Se remarca en esta transparencia la que se considera es la consecuencia de mayor impacto para la organizacin: la falta de cobertura al negocio.
Falta comunicacin interna TIC
Crecimiento TIC desordenado
Ausencia referente NC cercano
Tcnicos autnomos Desconocimient o gestin TIC Gobierno TIC disperso Reactividad TIC frente negocio
Autoformacin tcnicos
Barrera entrada nuevas TIC
Dificultad relacin NC XXXXXX
Ausencia referente TIC XXXXXX
Falta de planificacin TIC
Falta cobertura funcional negocio
Deficiencias gestin TIC
Presupuesto TIC reactivo
Baja inversin aplicaciones
Formacin insuficiente
Mejoras aprovisionamiento
Falta metodologa proyectos
Sistemas informacin (no SAP) aislados Transaccional SAP
Falta integracin informacin
Arquitectura no homognea e integrada
La falta de cobertura es un concepto amplio, que incluye entre otros: Falta de proactividad, desinformacin, deficiencias formativas, no cobertura automatizada de procesos de negocio, dificultad de acceso en movilidad, bajo rendimiento de las TIC, falta de integracin entre sistemas, dificultad para el anlisis de informacin, inexistencia de herramientas de colaboracin, falta de agilidad en la evolucin de sistemas, etc.
Conclusiones del anlisis de situacin actual

Las claves para minimizar esta falta de cobertura las encontramos en 3 reas principales de mejora. El resto de puntos, conjuntamente con acciones que se desprenden de conclusiones no recogidas en este esquema, permitirn mejorar otros aspectos de menor impacto.
Organizacin y planificacin TIC Ausencia referente NC cercano
Falta comunicacin interna TIC
Tcnicos autnomos Gobierno TIC disperso Reactividad TIC frente negocio
Barrera entrada nuevas TIC
Desconocimient o gestin TIC
Modelo de costes Deficiencias gestin TIC Presupuesto TIC reactivo Baja inversin aplicaciones
41
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Introduccin Situacin actual Conclusiones Criterios directores Modelo objetivo Plan de accin
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Criterios Directores
YYY entiende como criterios directores del nuevo modelo aquellas cuestiones que, por su relevancia, deban ser tratadas con anterioridad a la propuesta de nuevo modelo o plan de accin, evitando as la elaboracin de propuestas que difcilmente vayan/puedan ser tomadas en consideracin.
Conclusiones As-Is
Experiencia YYY
Datos sector Farma Modelo objetivo
YYY ha considerado relevante tratar con la Direccin de XXXXXX XXXXXX los siguientes puntos: 1 Relacin entre XXXXXX XXXXXX y XXXXXX RRRRR 2 Revisin del organigrama actual de XXXXXX (en trminos de TIC) 3 Relacin Market Unit Production Unit (en trminos de TIC) 4 Presupuesto TIC. Objetivos y previsin de inversin en los prximos aos 5 Internalizacin/externalizacin de servicios con alto impacto en el negocio Cada uno de estos puntos se analizar en primer lugar desde un punto de vista objetivo, para luego recoger posibles ventajas e inconvenientes que pudieran derivarse de su revisin. Por ltimo, se plasmar la decisin tomada por XXXXXX XXXXXX ARGENTINA, y que condicionar las propuestas a realizar a posteriori.
43
1 XXXXXX XXXXXX XXXXXX RRRRR Como se recoge en el documento de situacin actual, XXXXXX RRRRR juega un papel importante en la estrategia y provisin de servicios TIC para XXXXXX XXXXXX ARGENTINA. RRRRR controla el Product Management del entorno SAP, plataforma de correo y sistema operativo. A su vez, controla el acceso a Internet y gestiona las plataformas de gestin de telefona mvil (BES, de Blackberry) RRRRR establece Corporate Guidelines en materia de seguridad, procedimientos, etc., que tienen como objetivo garantizar cierta estandarizacin en la gestin de las TIC de las diferentes empresas del grupo. El coste de los servicios de RRRRR se queda en el grupo. La disponibilidad y calidad de los servicios que gestionan es elevada. Los costes de los servicios ofrecidos por RRRRR son elevados. Acceso a Internet, gestin de plataforma BES, coste del SAP. Tambin las tarifas ofertadas para la evolucin del entorno transaccional. Existe una barrera idiomtica, cultural y geogrfica que dificultan la relacin entre los responsables de mantener la relacin entre XXXXXX XXXXXX y Frensenius RRRRR. Recientemente se ha perdido al recurso/vnculo de RRRRR que trabajada en Barcelona, acrecentando esta dificultad. RRRRR ofrece perfiles tcnicos que desconocen la realidad del negocio de XXXXXX XXXXXX, dificultando la valoracin y posterior ejecucin en tiempo y calidad de las evoluciones sobre aplicativos controlados por RRRRR. La gestin de proyectos realizados por RRRRR es compleja. No ofrecen informacin y las desviaciones en tiempo son comunes. RRRRR ofrece poca agilidad para la ejecucin de evoluciones sobre los entornos que gestiona. Los procedimientos de valoracin, aprobacin, desarrollo y puesta en marcha se alargan en el tiempo. A su vez, consumen bastantes recursos (FTE) de XXXXXX XXXXXX.
A la pregunta de si YYY puede proponer cambios en la relacin entre XXXXXX XXXXXX y XXXXXX RRRRR, se establece que: La figura de XXXXXX RRRRR no es cuestionable. No pueden proponerse acciones que deriven en la externalizacin de servicios prestados por RRRRR, independientemente de los puntos de mejora detectados. No obstante, s que se espera un pequeo anlisis que permita conocer la relacin calidad/coste de los servicios prestados por RRRRR
2 Revisin del organigrama actual de XXXXXX Existen 5 personas dedicadas total o parcialmente a la gestin de las TIC (). Dependen orgnicamente de 4 Direcciones distintas (CFO, HRM, BUM PN). El recurso en la se ha incorporado en el primer trimestre de 2013. Todos los recursos contactan, segn necesidades, con XXXXXX RRRRR. Para algn servicio concreto, RRRRR ha solicitado que exista nicamente 1 interlocutor. El presupuesto de cada recurso es gestionado por su Director correspondiente. El dimensionamiento TIC de XXXXXX XXXXXX es adecuado. El conocimiento tcnico de los diferentes recursos es adecuado.
La distribucin de responsabilidades entre los tcnicos de la MU es clara. Est por definirse la distribucin entre los tcnicos de la MU y el tcnico de la PU.
La capa Directiva de XXXXXX XXXXXX no tiene un gran conocimiento TIC, por lo que deben delegar una parte importante de las decisiones al personal tcnico. Los tcnicos son autnomos en la planificacin de su carga de trabajo y prioridades. Si bien esta autonoma tiene aspectos positivos, no responde a una estrategia TIC global. Los tcnicos acumulan grandes conocimientos, que no son compartidos con el resto de responsables TIC La interlocucin entre los diferentes tcnicos es bastante reactiva, contactando entre s una vez se presenta la necesidad/problemtica a resolver.
A la pregunta de si YYY puede proponer cambios el organigrama y relacin de los diferentes responsables TIC, se establece que: XXXXXX XXXXXX espera recibir una propuesta que mejore su organizacin TIC. Por ello, estudiar alternativas que consideren la reubicacin de personas y redistribucin de responsabilidades de cara a mejorar su planificacin y gobierno TIC. En principio, estas actuaciones no deberan considerar la incorporacin de nuevos recursos.
3 Relacin Market Unit Production Unit (en trminos de TIC) La MU y la APtiene firmado un acuerdo de SLAs que incluye servicios prestados desde la Direccin Tcnica, Financiera, Regulatory Affairs, Recursos Humanos y Supply Chain Desde la incorporacin de un tcnico de sistemas a la PU, el SLA no incluye soporte TIC El presupuesto de la planta lo valida tanto Direccin General XXXXXX ARGENTINA como la regin. Financieramente consolida XXXXXX ARGENTINA. Existe un equipo de soporte corporativo de Ingeniera, Technology Center, que se relaciona con las diferentes PU. Interlocuta tambin con RRRRR y las Direcciones Generales de los pases, en esto caso XXXXXX ARGENTINA. La APsolicita mayor autonoma en la toma de decisiones en materia TIC. Tienen un roadmap definido para la evolucin de los sistemas productivos y la integracin con sistemas de negocio. El tcnico de sistemas incorporado a la APgarantiza una mayor cobertura de soporte TIC a los empleados de planta. Asimismo, debe ir adquiriendo con el tiempo conocimiento de los sistemas de produccin. Existen actuaciones en sistemas de informacin que deben realizarse de manera coordinada entre la MU y la PU. Sera negativo una segregacin total de estas unidades a nivel TIC
A la pregunta de si YYY debe considerar que la LU marca la estrategia, planificacin y presupuesto TIC de la PU, se establece que:
La LU debe mantener el control de las actividades en materia TIC que se lleven a cabo tanto en la MU como en la PU , de manera que se coordinen actividades y esfuerzos.
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4 Presupuesto TIC. Objetivos y previsin de inversin en los prximos aos XXXXXX XXXXXX presenta unos costes anuales de IT en 2012 de 1.4 millones de euros, incluyendo tanto la de los servicios de XXXXXX RRRRR (485.554) como los servicios gestionados desde XXXXXX XXXXXX ARGENTINA. A priori XXXXXX presenta un equipo de TIC reducido, con slo un 1,64% de FTE de IT por cada empleado, esto puede explicarse en parte por la subcontratacin parcial del servicio proporcionado por XXXXXX RRRRR Gran parte del coste de XXXXXX en TIC no es gestionable en cuanto el coste se deriva del servicio de XXXXXX RRRRR cuyas tarifas son negociadas a nivel del grupo El gasto en Tecnologas de la Informacin de XXXXXX, es en comparacin con otras organizaciones de similares caractersticas bajo, 4.000 de XXXXX vs 7.000 en las empresas farmacuticas analizadas por Gartner, si bien la diferencia puede ser menor ya que el estudio e gartner incluye costes tales como viajes, administracin, etc.. que ha sido contemplados en este estudio Si comparamos como se reparte el coste de TIC con respecto a los estudios realizados por Gartner en este mbito podemos apreciar que: XXXXXX tiene una gasto en gestin TIC muy bajo, ya que no existe un perfil gestor del rea El porcentaje de gasto en la arquitectura de aplicaciones es bajo, esto afecta a la falta de cobertura funcional de algunos procesos por parte de las aplicaciones existentes El gasto en comunicaciones es comparativamente alto, ya en este sentido se estn llevando a cabo acciones el objetivo de mejorar el servicio y obtener un precio ms ventajoso
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4 Presupuesto TIC. Objetivos y previsin de inversin en los prximos aos
A la pregunta de qu enfoque econmico debera recoger el plan de accin (e inversiones asociadas), se establece que: XXXXXX XXXXXX tiene como objetivo apostar por acciones y proyectos encaminados a maximizar la productividad de sus recursos, mejorando la percepcin de proximidad de las TIC al negocio. No obstante, y en un primer trmino, desea optimizarse el coste TIC de los servicios existentes, para tomar posteriomente el camino de mejora en eficacia y foco en el negocio.
+Foco TIC +Eficacia
+ Foco Negocio Valoracin subjetiva en base al anlisis de situacin actual y primeras conclusiones.
Objetivo
Primeras acciones para mejorar el coste de algunos servicios por lo que se est pagando por encima de mercado
Acciones progresivas de mejora en la gestin TIC y acercamiento al negocio. Requiere inversin y mejora procedimental
Punto de partida
Implantacin de nuevos servicios que den cobertura a las necesidades del negocio. Se acompaa de una implantacin de metodologas de calidad, gestin de proyectos y seguridad, entre otros.
+Eficiencia
48
5 Internalizacin/externalizacin de servicios con alto impacto en el negocio Dejando el SAP de lado, entendiendo que es gestionado y evolucionado por RRRRR, XXXXXX ARGENTINA desarrolla gran parte de los evolutivos de sus aplicaciones de negocio mediante recursos internos. A da de hoy, est externalizada la plataforma de CRM, la plataforma web, el mantenimiento de la infraestructura de telefona, actuaciones especficas sobre servidores y/o cableado de red, gestin de las lneas de comunicaciones y se est en proceso de contratar como servicio un software para la gestin de concursos. Las tecnologas Cloud, y con ello la provisin de software como servicio (SaaS), han alcanzado un punto de madurez suficiente como para albergar aplicaciones de negocio. La inversin destinada a la evolucin de los aplicativos es pequea. Bsicamente hablamos de horas hombre de los recursos tcnicos
El conocimiento funcional de las aplicaciones que tienen los tcnicos de XXXXXX es elevado.
Es complicado que sin desarrolladores externos puedan implantarse nuevas tecnologas, cuya curva de aprendizaje no es asumible por recursos internos sin tiempo material para recibir la formacin adecuada. La evolucin de las aplicaciones existentes y/o implantacin de nuevas soluciones con recursos internos se ve limitada por la falta de recursos.
A la pregunta de si YYY puede proponer proyectos o acciones que deriven en la contratacin de servicios externos, se establece que: XXXXXX XXXXXX est dispuesta a aumentar la presencia de servicios externos, destinando sus recursos tcnicos a una tarea ms cercana al acompaamiento al negocio, traslacin de requerimientos funcionales a tcnicos, vendor selection, seguimiento y gestin de proyectos, gestin del cambio.
1. 2. 3. 4. 5.
Introduccin Situacin actual Conclusiones Criterios directores Modelo objetivo i. ii. Introduccin Pilares del nuevo modelo
iii.
6.
Otras mejoras propuestas
Plan de accin
50
Modelo objetivo
El modelo objetivo se define en base a todos los inputs analizados hasta este momento, ms informacin de entorno:
Conclusiones As-Is Experiencia YYY Datos sector Farma y otros Criterios Directores
Modelo objetivo
Cobertura al Negocio
Un mejor gobierno, planificacin y soluciones TIC, conjuntamente con una aproximacin y acompaamiento al negocio, convierten a las TIC en una herramienta clave para mejorar la eficacia del negocio y diferenciarse de la competencia.
Aplicaciones y herramientas
Las aplicaciones y herramientas informticas o de comunicacin son el front-end de las TIC para los usuarios de negocio. Mejorar su cobertura a los procesos de XXXXXX, integracin entre s, automatizacin y rendimiento derivan en una mejora directa al negocio, as como la percepcin de los usuarios.
Planificacin TIC (tcnica y ) Gobierno TIC

Bases del Modelo objetivo
La base del nuevo modelo de gestin TIC debe asentarse sobre una correcta organizacin, con responsabilidades y funciones claras, con comits que permitan compartir conocimiento y gestionar la estrategia y la operativa TIC. Este gobierno velar a su vez por definir y ejecutar una planificacin TIC a medio-largo plazo, determinando prioridades, proyectos, actuaciones, etc.
51
1. 2. 3. 4. 5.
i.
ii. iii. iii. 6.
Modelo de gobierno
Arquitectura de sistemas Modelo de costes
Plan de accin
52
Modelo objetivo
Modelo de gobierno
El primero de los pilares del nuevo modelo de gobierno TIC se centra en la revisin de aspectos relacionados con la Organizacin y Planificacin. Las acciones que se proponen tienen como objetivo resolver tanto deficiencias directamente vinculadas a aspectos de Organizacin y Planificacin, como otras que se derivan directamente de estas primeras. El nuevo modelo organizativo y de planificacin se basa en 3 grandes propuestas:
1 2 3
Revisin de la organizacin TIC de XXXXXX, responsabilidades y funciones Definicin de un calendario de comits
Planificacin estratgica TIC

Falta comunicacin interna TIC Barrera entrada nuevas TIC
Desconocimien to gestin TIC
Deficiencias primarias Deficiencias derivadas de las primarias
53
Modelo objetivo
Modelo de gobierno
1
Se propone el siguiente modelo organizativo. Supone, respecto a la situacin actual: Definicin de un nuevo perfil, IT Manager, que centralice la gestin de las TIC (recursos, proyectos, presupuesto, ) Centralizacin de los tcnicos TIC bajo una nica direccin, y revisin de sus funciones Consolidacin de la figura de MK Intelligence como el referente funcional para el negocio en los mbitos de BI (Business Intelligence) y sistemas pblicos (XXXXXXsoft y web), en coordinacin con el IT Manager para el anlisis de impacto en TIC.
General Manager
Plant Manager
CFO
Supply Chain
HRM
BU PN
.....
IT Manager
MK Intelligence
IT Support
Application & BI
Client oriented systems
IT PU
IT MU
Por qu se propone este modelo? 1. Se trata de un modelo muy extendido en el sector Farma. El liderazgo sobre la evolucin de las herramientas de anlisis y reporting, as como las de relacin con el exterior, son liderados desde reas comerciales/negocio/estrategia corporativa. 2. Se centraliza la gestin pura de las TIC, con la creacin de una figura de IT Manager (0,5 FTE). Coordina y gestiona los recursos TIC, establece vnculos con las reas de negocio de la compaa, y asesora y co-planifica aspectos TIC liderados por el rea comercial.
54
Modelo objetivo
Modelo de gobierno
1
CFO
Misin
IT Manager
Gestionar las tecnologas de la informacin y comunicaciones necesarias para la actividad de XXXXXX, impulsando proactivamente la optimizacin de los procesos en todas las reas de XXXXXX y liderando el desarrollo de proyectos informticos y mejoras tecnolgicas acordes con las necesidades actuales y futuras de la organizacin
Funciones y actividades clave

1. Garantizar la vanguardia tecnolgica de XXXXXX, asesorando a la Direccin de forma proactiva en materia de innovacin tecnolgica y mejores prcticas del mercado 2. Garantizar el correcto alineamiento entre los Sistemas de Informacin y las necesidades de los departamentos de XXXXXX. 3. Garantizar la disponibilidad, rendimiento y seguridad de los sistemas de informacin 4. Diseo de la arquitectura de sistemas de informacin necesaria para dar soporte a las actividades de XXXXXX ACTIVIDADES CLAVE:
Puesto de trabajo
Participar en los planes directivos y estratgicos que afectan a las TIC Asesorar a la Direccin en materia de TIC y participar en la seleccin de tecnologas y proveedores Ser el interlocutor nico con XXXXXX RRRRR (a nivel tcnico) Liderar los proyectos en el mbito de las TIC Gestionar en primera persona la demanda informtica, identificando las necesidades de negocio, definiendo los requerimientos y facilitando la priorizacin de esta demanda Liderar los procesos de arrendamientos y servicios negociacin y contratacin de licencias,
Software local PC
Fresenius Netcare Fresenius Netcare

Entorno Entorno
Correo electrnico Correo electrnico BBDD Corporativas: BBDD Corporativas: Regtrack Regtrack Koshi Koshi Kidmip Kidmip
Cegedim Gestin FFVV; APs QDoc
Cegedim Notilus Gestin FFVV; Notilus Notas de gastos Notas de gastos APs
QDoc
Entorno web
Entorno web eTempo
eTempo
ERP WM (Elvis) MM QM (Lims)
CO FI SD PP
CO FI SD PP
Presupuestacin Presupuestacin ingresos Nutricin ingresos parenteral Nutricin parenteral

Intranet Intranet
Autorizaciones previas Autorizaciones Portal previas de Ventas Portal de Ventas
Entorno Office
Entorno Office
APO
APO
Presupuestacin total P&L; Cash Flow y Balance Ofertas Ofertas Seguimiento presupuestario; Concursos Reporting Concursos Ofertas y Concursos
Reporting
Infraestructura
Bases de datos
Servidores
Comunicaciones
Net Care
XXXXXX
Coordinar el soporte, mantenimiento y evolucin de los sistemas de informacin y de los sistemas de telecomunicaciones.
Capas arquitectura TIC
55
Modelo objetivo
Modelo de gobierno
1
CFO
Misin
IT Support
Asegurar un adecuado nivel de soporte y servicio a los usuarios con respecto a las aplicaciones y entornos tecnolgicos de XXXXXX, y garantizar los parmetros de disponibilidad, rendimiento y seguridad de stos, as como dar soporte a la evolucin de las necesidades de XXXXXX.

1. Mantener, operar y administrar el entorno tecnolgico que da soporte a los sistemas de informacin de XXXXXX 2. Proporcionar soporte a los usuarios para que puedan desarrollar sus funciones sin merma de disponibilidad o rendimiento en el servicio 3. Implementar todos los controles tcnicos de seguridad informtica aplicables al entorno tecnolgico de XXXXXX para poder proveer los servicios corporativos con la disponibilidad, confidencialidad e integridad requeridas 4. Dar soporte tecnolgico para evolucionar la tecnologa y servicios de comunicaciones disponibles en los sistemas de informacin con criterios de eficacia y eficiencia ACTIVIDADES CLAVE
Puesto de trabajo
Software local PC

Entorno Entorno
QDoc
Entorno web
Entorno web eTempo
eTempo
Gestin y supervisin de la funcin de Service Desk, como punto nico de soporte al usuario final. Gestin del puesto de trabajo (PCs, impresoras, mviles..) infraestructura (servidores, cabinas ...), sistemas operativos y aplicaciones ofimticas ( office, autocad...) Gestin y operacin bsica, monitorizacin y administracin de los entornos tecnolgicos (virtualizacin de servidores, tunning, Preparacin y pruebas BRS, gestin de la base de datos, y actualizacin del software de aplicaciones e identificacin de necesidades de software, disco, CAPetc) Implantacin y mantenimiento de las medidas de seguridad (Firewalls, proxies, antivirus, Recovery Service, etc., conjuntamente con RRRRR) Gestin de los contratos de arrendamientos, licencias y servicios dentro de su mbito de actuacin Copyright 2013 YYY group. All rights reserved. www.YYYgroup.com
CO FI SD PP
CO FI SD PP

Intranet Intranet
Entorno Office
Entorno Office
APO
APO
Reporting
Infraestructura
Bases de datos
Servidores
Comunicaciones
Net Care
XXXXXX
56
Modelo objetivo
Modelo de gobierno
1
CFO
Misin
IT Support MU
Proporcionar un adecuado nivel de soporte y servicio a los usuarios de la MU con respecto a las aplicaciones y entornos tecnolgicos de XXXXXX, y garantizar los parmetros de disponibilidad, rendimiento y seguridad de stas, as como dar soporte a la evolucin de las necesidades de XXXXXX.

1. Mantener, operar y administrar el entorno tecnolgico que da soporte a los sistemas de informacin de XXXXXX 2. Proporcionar soporte a los usuarios para que puedan desarrollar sus funciones sin merma de disponibilidad o rendimiento en el servicio 3. Implementar todos los controles tcnicos de seguridad informtica aplicables al entorno tecnolgico de XXXXXX para poder proveer los servicios corporativos con la disponibilidad, confidencialidad e integridad requeridas 4. Dar soporte tecnolgico para evolucionar las tecnologas de informacin y comunicacin
Puesto de trabajo
ACTIVIDADES CLAVE
Software local PC

Entorno Entorno
Ejecucin de la funcin de Service Desk, como punto nico de soporte al usuario final de la MU Gestin del puesto de trabajo (PCs, impresoras, mviles..) infraestructura (servidores, cabinas ...) y sistemas operativos y aplicaciones ofimticas (windows, office, autocad...) Operacin bsica, monitorizacin y administracin de los entornos tecnolgicos (virtualizacin de servidores, tunning, Preparacin y pruebas BRS, gestin de la base de datos, y actualizacin del software de aplicaciones e Identificacin de necesidades de software, disco, CAPetc) Implantacin y mantenimiento de las medidas de seguridad (Firewalls, proxies, antivirus, Recovery Service, etc., conjuntamente con RRRRR)
QDoc
Entorno web
Entorno web eTempo
eTempo
CO FI SD PP
CO FI SD PP

Intranet Intranet
Entorno Office
Entorno Office
APO
APO
Reporting
Infraestructura
Bases de datos
Servidores
Comunicaciones
Net Care XXXXXX
57
Modelo objetivo
Modelo de gobierno
1
CFO
Misin
IT Support PU
Proporcionar un adecuado nivel de soporte y servicio a los usuarios de la APcon respecto a las aplicaciones y entornos tecnolgicos de XXXXXX, y garantizar los parmetros de disponibilidad, rendimiento y seguridad de stas, as como dar soporte a la evolucin de las necesidades de XXXXXX.

1. Mantener, operar y administrar el entorno tecnolgico que da soporte a los sistemas de informacin de XXXXXX 2. Proporcionar soporte a los usuarios para que puedan desarrollar sus funciones sin merma de disponibilidad o rendimiento en el servicio 3. Implementar todos los controles tcnicos de seguridad informtica aplicables al entorno tecnolgico de XXXXXX para poder proveer los servicios corporativos con la disponibilidad, confidencialidad e integridad requeridas 4. Dar soporte tecnolgico para evolucionar las tecnologas de informacin y comunicacin
Puesto de trabajo
ACTIVIDADES CLAVE
Software local PC

Entorno Entorno
Ejecucin de la funcin de Service Desk, como punto nico de soporte al usuario final de la PU. Gestin del puesto de trabajo (PCs, impresoras, mviles..) infraestructura (servidores, cabinas ...) y sistemas operativos y aplicaciones ofimticas (windows, office, autocad...) de los trabajadores de planta Gestin, mejora y mantenimiento de los PLCs de la planta en colaboracin con el equipo de ingenieros y el Technology Center Operacin bsica, monitorizacin y administracin de los entornos tecnolgicos (virtualizacin de servidores, tunning, Preparacin y pruebas BRS, gestin de la base de datos, y actualizacin del software de aplicaciones e Identificacin de necesidades de software, disco, CAPetc)
QDoc
Entorno web
Entorno web eTempo
eTempo
CO FI SD PP
CO FI SD PP

Intranet Intranet
Entorno Office
Entorno Office
APO
APO
Reporting
Infraestructura
Bases de datos
Servidores
Comunicaciones
Net Care
XXXXXX
58
Modelo objetivo
Modelo de gobierno
1
CFO
Misin
Application & BI
Satisfacer los requerimientos de desarrollo de software (aplicaciones) de XXXXXX con el mximo nivel de eficiencia y calidad (de acuerdo a los conocimientos tecnolgicos)

1. Solventar las incidencias detectadas a nivel de aplicacin 2. Garantizar, en tiempo y forma, el mantenimiento evolutivo y los proyectos solicitados por los diferentes departamento de XXXXXX 3. Cualificar, dar respuesta y poner los mecanismos para reducir las tareas de mantenimiento correctivo (incidencias). ACTIVIDADES CLAVE Valorar y planificar las tareas a realizar (nuevos desarrollos, mejoras etc) Realizar o adaptar la documentacin tcnica necesaria para el correcto desarrollo de las tareas asignadas. Desarrollar y probar las tareas asignadas. Coordinar la implantacin de los procesos desarrollados. Cualificar y solucionar las incidencias de software recibidas.
Puesto de trabajo
Software local PC

Entorno Entorno
QDoc
Entorno web
Entorno web eTempo
eTempo
CO FI SD PP
CO FI SD PP

Intranet Intranet
Entorno Office
Entorno Office
APO
APO
Reporting
Infraestructura
Bases de datos
Servidores
Comunicaciones
Net Care
XXXXXX
59
Modelo objetivo
Modelo de gobierno
1
General Manager
Misin
MK Intelligence
Liderar la evolucin funcional de las herramientas de anlisis y reporting, as como de otros sistemas de relacin con el exterior (XXXXXXsoft, web, CRM), centralizando las peticiones informticas de las reas de negocio respecto a estas aplicaciones

1. Garantizar y asegurar la correcta alineacin entre los entornos tecnolgicos de BI y las necesidades de las reas de negocio 2. Gestionar el entorno web 3. Gestionar el entorno del CRM 4. Mantener y evolucionar la aplicacin XXXXXXSoft ACTIVIDADES CLAVE Identificar, centralizar y consensuar todos los requerimientos funcionales en el mbito del BI y del CRM Realizar el seguimiento del avance de los proyectos gestionados desde el departamento de servicios informticos y con afectacin a BUs Informar sobre la deteccin de incidencias crticas, as como tomar decisiones sobre actuaciones en el mbito del BI, CRM y web Gestionar el mantenimiento y la evolucin de XXXXXXsoft y as como la gestin de la web Desplegar XXXXXXsoft a otras unidades de negocio y a los hospitales
Puesto de trabajo
Software local PC

Entorno Entorno
QDoc
Entorno web
Entorno web eTempo
eTempo
CO FI SD PP
CO FI SD PP

Intranet Intranet
Entorno Office
Entorno Office
APO
APO
Reporting
Infraestructura
Bases de datos
Servidores
Comunicaciones
Net Care
XXXXXX
60
Modelo objetivo
Modelo de gobierno
1
General Manager
Misin
Client oriented systems
Mantener, desarrollar, mejorar y desplegar la aplicacin XXXXXXSoft, as como gestionar los desarrollos de la web y otros sistemas pblicos que pudieran implantarse

1. Gestin tcnica del entorno web 2. Product management de XXXXXXsoft ACTIVIDADES CLAVE Identificar, centralizar y consensuar todos los requerimientos funcionales en el mbito de XXXXXXsoft y la Web Gestionar el mantenimiento y la evolucin de la web y XXXXXXsoft Contratacin, seguimiento y control de los desarrollos gestionados por parte de proveedores en el mbito de la web y XXXXXXsoft Informar sobre la deteccin de incidencias crticas, as como tomar decisiones sobre actuaciones en el mbito de las aplicaciones que gestiona (XXXXXXsoft y la web) Desplegar XXXXXXsoft a otras unidades de negocio as como desplazarse fsicamente a los hospitales para su instalacin, formacin y mantenimiento Determinar necesidades tcnicas (infraestructura) a nivel de la Web XXXXXXsoft y

Puesto de trabajo
Software local PC

Entorno Entorno
QDoc
Entorno web
Entorno web eTempo
eTempo
CO FI SD PP
CO FI SD PP

Intranet Intranet
Entorno Office
Entorno Office
APO
APO
Reporting
Infraestructura
Bases de datos
Servidores
Comunicaciones
Net Care
XXXXXX
61
Modelo objetivo
Modelo de gobierno
2
Para gestionar las TIC de acuerdo al nuevo modelo organizativo propuesto se debern definir una serie de comits que permitan gestionar de forma gil y eficiente las tecnologas de informacin Objetivos Comit Direccin XXXXXX Presentar al comit de Direccin aquellos aspectos TIC que, por su relevancia, impacto o coste requieran de un pronunciamiento de la Direccin Mantener informado al Comit de los aspectos TIC ms destacados del ltimo periodo Participantes Miembros Comit de Direccin IT manager Periodicidad Bimensual
Comit de gestin TIC
Toma de decisiones en el mbito de las TIC Priorizacin de las peticiones recibidas Seguimiento de la ejecucin presupuestaria Planteamiento de nuevos proyectos Seguimiento de los proyectos en curso
Seguimiento de las actividades realizadas durante el ltimo periodo (principales problemas ocurridos) Coordinar las actividades en el mbito de las TIC, (que tareas se van a realizar prximamente, como se van a abordar , que impacto tendrn) Gestionar las peticiones funcionales de las herramientas gestionadas desde MK Intelligence Gestionar las peticiones tcnicas a nivel de la Web y de XXXXXXsoft
Natalia Cosials IT Manager Marcel Castells Joan Carles Snchez
Mensual
Comit Operativo TIC
IT Manager Marcel Castells Ral Fernndez Jordi Jaurs Joan Carles Snchez IT Manager Javier Febrero Silvia Santacreu Joan Carles Snchez
Quincenal
Comit de Coordinacin MK Intelligence y TIC
Mensual
Reunin de Seguimiento con las reas de negocio
Identificacin de las necesidades (evolutivos y mejoras sobre los sistemas existentes) de cada rea de negocio Priorizacin de estas necesidades Revisin de los objetivos marcados en las reuniones anteriores
IT manager Key User/Directores de Departamento
A demanda (una reunin por cada rea) idealmente mensual
Comit de Seguimiento de proyectos
Conocer el estado, planificacin y riesgos del proyecto Gobernar el proyecto y toma de decisiones sobre el mismo, as como la gestin con la empresa proveedora del servicio
IT manager Key User/Directores de Departamento Empresa proveedora
A determinar en cada proyecto
62
Modelo objetivo
Modelo de gobierno
3
Planificacin estratgica TIC
Como resultado de este proyecto XXXXXX contar con unas recomendaciones que constituyen, en s mismas, un listado de actuaciones consensuadas y priorizadas de acuerdo a su impacto y costes. Se debe, en primer lugar, ejecutar las actuaciones recogidas en este plan, evaluando en cada caso el resultado obtenido. Este ejercicio de planificacin de actuaciones a medio-largo plazo debe llevarse a cabo de manera peridica en el tiempo, y revisarse de manera anual. XXXXXX debe trabajar para trasladar su estrategia corporativa, muy centrada en el mbito comercial, a objetivos operativos para cada una de las reas de la compaa. Estos objetivos deben compartirse de manera que las actuaciones que se deriven de cada uno de estos favorezcan y den soporte al cumplimiento no slo a los objetivos propios, sino a los de otras reas.
Objetivos estratgicos: Pueden ser comunes, centrados en el crecimiento comercial de la firma, o definir en algunos casos objetivos estratgicos vinculados a un rea concreta de la organizacin, si se considerara suficientemente importante y con impacto global. Se trata de una estrategia con horizontes de 3-4 aos, revisados anualmente. Objetivos operativos: Cada Direccin debe trasladar los objetivos estratgicos globales a objetivos operativos. Es decir, cmo desde cada rea se va a facilitar la mejora necesaria para alcanzar la misin comn. Estos objetivos se definen justo despus de los estratgicos, pueden tener horizontes temporales ms cortos y tambin deben revisarse de manera anual. Proyectos/Actuaciones: Definidos por cada rea de XXXXXX, estas actuaciones o proyectos tangibilizan la estrategia operativa, y dan respuesta a los objetivos propios y globales de la compaa. El rea TIC, por su carcter transversal, definir proyectos que den soporte a actuaciones o mejoras de otras reas. El horizonte temporal de estos proyectos ser variable.
1.Proyectos de mejora de la eficiencia y eficacia TIC 2.Proyectos de soporte a las reas de negocio
63
Modelo objetivo
Modelo de gobierno
A continuacin se analiza como estas actuaciones deberan dar cobertura a las deficiencias detectadas durante la fase de situacin actual:
Deficiencias Gobierno TIC disperso Justificacin mejora esperada
Tcnicos autnomos
Falta planificacin TIC Crecimiento TIC desordenado Desconocimiento gestin TIC Ausencia referente TIC XXXXXX Deficiencias gestin TIC Falta comunicacin interna TIC Reactividad TIC frente negocio Dificultad relacin NC XXXXXX Presupuesto TIC reactivo 64
La propuesta de nueva organizacin sita a los tcnicos (excepto al encargado de XXXXXXsoft y entorno web) bajo el paraguas de una nica direccin y gestionados por la figura del IT Manager, que planificar su actividad. Los Comits permitirn acabar de coordinar el rea TIC y el rea comercial.
La estructuracin de un gobierno ms concentrado, la definicin de comits, la mejora en la comunicacin interna y la presencia de un IT Manager debe facilitar una mejor planificacin de actividades y recursos. La figura de IT Manager debe trasladar los objetivos estratgicos y comerciales de XXXXXX a un plan de iniciativas TIC que le den soporte. La planificacin de las TIC permitir tener un crecimiento de las mismas ordenado y controlado.
La incorporacin de un IT Manager permitir cubrir el GAP de conocimiento actual en la primera lnea de direccin de XXXXXX, facilitando as una mejor gestin de los recursos y erigindose en un asesor TIC para el Comit de Direccin (el IT manager participar en los Comits de Direccin, si aplica). El IT Manager debe liderar tambin la relacin con RRRRR (como un proveedor ms). El IT Manager debe trabajar para mejorar paulatinamente los procesos clave que conforman la gestin del ciclo de vida de las TIC
La definicin de un calendario de comits debe permitir, entre otras cosas, garantizar una correcta comunicacin entre todas las personas involucradas en la gestin y provisin de servicios TIC. Se establecern as sinergias, de trabajo y se compartir el conocimiento. El calendario de comits contempla tambin la realizacin de reuniones peridicas con todas las reas de negocio de XXXXXX, con el doble objetivo de escuchar y evaluar sus requerimientos y de proponerles proactivamente posibles mejoras Ligado a puntos anteriores, la presencia de un IT Manager debe facilitar una mejor relacin con RRRRR, ms constante. No obstante, una presin puntual de la Direccin de XXXXXX a los responsables de RRRRR debe jugar a favor del IT manager. Sera positivo contar con un referente RRRRR para XXXXXX ARGENTINA ubicado en Barcelona. Un gobierno estructurado y una planificacin a corto, medio y largo plazo deben motivar la elaboracin de presupuestos TIC proactivos, que planteen inversiones y gastos asociados a proyectos que mejoren la cobertura al negocio (nuevas aplicaciones o evoluciones de las ya existentes) Copyright 2013 YYY group. All rights reserved. www.YYYgroup.com
1. 2. 3. 4. 5.
i.
ii. iii. iii. 6.
Modelo de gobierno
Plan de accin
65
Modelo objetivo
Arquitectura de Sistemas
El segundo de los pilares del nuevo modelo de gobierno TIC se centra en la revisin de aspectos relacionados con la Arquitectura de Sistemas de XXXXXX XXXXXX. Las acciones que se proponen tienen como objetivo resolver tanto deficiencias directamente vinculadas a aspectos de Arquitectura de Sistemas, como otras que se derivan directamente de estas primeras. La arquitectura de sistemas objetivo debe definirse teniendo en cuenta la presencia de RRRRR y su estrategia de homogeneizacin. Sobre las aplicaciones y capas de la arquitectura en la que XXXXXX es libre de tomar uno u otro camino, las 3 principales directrices seran:
1 2
3
Impulsar una concentracin de stacks tecnolgicos Renovar sistemas transacciones obsoletos y mejorar el uso de ciertas aplicaciones Solucionar las necesidades de analtica y reporting
Crecimiento TIC desordenado Falta comunicacin interna TIC Barrera entrada nuevas TIC
66
Modelo objetivo
Concentracin de stacks tecnolgicos

Se recomienda impulsar una mayor concentracin de stacks tecnolgicos, para lograr una arquitectura con mayor nivel de integracin entre las aplicaciones, evitando disponer de sistemas aislados. La dispersin de tecnologas en los sistemas de informacin adems de dificultar su integracin aumenta la complejidad de su gestin, y por tanto los costes de mantenimiento.
Actuaciones
Puesto de trabajo
Software local PC
Cegedim Gestin FFVV; APs QDoc Cegedim Notilus Gestin FFVV; Notilus Notas de gastos Notas de gastos APs
Aplicar la poltica de concentracin de stacks tecnolgicos en la toma de decisiones acerca de la renovacin de aplicaciones o seleccin de nuevas herramientas Analizar la posible simplificacin de las tecnologas disponibles actualmente, determinando los entornos con mayor recorrido de acuerdo a la apuesta tecnolgica de XXXXXX, y en lnea con RRRRR (por ejemplo SharePoint y SAP) Planificar migraciones de los sistemas actuales hacia los entornos que se ha decidido potenciar, siempre y cuando no haya prdida de funcionalidad ni un alto sobrecoste

Entorno Entorno
QDoc
Entorno web
Entorno web eTempo
eTempo
CO FI SD PP
CO FI SD PP

Intranet Intranet
Entorno Office
Entorno Office
APO
APO
Presupuestacin total P&L;
Cash Flow y Balance Seguimiento presupuestario; Ofertas y Concursos
Ofertas Concursos
Ofertas Reporting Concursos
Reporting
Infraestructura
Bases de datos
Servidores
Comunicaciones
Net Care
XXXXXX
67
Modelo objetivo
Renovacin de las aplicaciones

Como se ha documentado en el Anlisis AS-IS, la cobertura proporcionada por las actuales aplicaciones a los procesos de negocio es mejorable. Destacan la falta de automatizacin de ciertos procesos y la falta de integracin. La matriz expuesta a continuacin analiza las aplicaciones existentes en XXXXXX XXXXXX, en base al grado de cobertura as como al impacto que tienen para el negocio. Aquellas con menor cobertura y mayor impacto son las aplicaciones sobre las que deben acometerse actuaciones en el corto-medio plazo.
Actuaciones
+ impacto
eTempo
CRM: es necesario adoptar una aplicacin de CRM que los usuarios perciban como un valor aadido para su trabajo, y no un tramite burocrtico obligatorio. La incorporacin de una nueva aplicacin puede servir tambin como ocasin para homogeneizar los procesos de gestin de la fuerza de ventas de las diferentes Business Units, como la gestin de su actividad y las autorizaciones previas. El proceso a seguir para la seleccin del nuevo CRM, que puede ser una actualizacin del producto actual (Cegedim) o la migracin a una nueva solucin, prev un anlisis de los requerimientos funcionales de los usuarios y de los gaps entre dichos requerimientos y las funcionalidades ofrecidas por las diferentes alternativas, seguido por la comparacin de las alternativas y la seleccin final. A destacar que para este proyecto, al igual que para otras aplicaciones que puedan renovarse o incorporarse, deberan aplicarse las mejoras en el aprovisionamiento y de adopcin de metodologa de proyecto detalladas en el apartado de Otras mejoras propuestas. Presupuestacin: la valoracin de prophix por parte de los usuarios es muy baja, debido principalmente a la lentitud de la aplicacin. El uso de diferentes aplicaciones (prophix, XLCubed, SAP) para presupuestar conceptos diferentes pero muy relacionados entre ellos (ingresos P&L, gastos P&L, Cash Flow) genera dificultad para la integracin e integridad de los datos. Se sugiere la adopcin de una nueva aplicacin presupuestaria, aprovechando su incorporacin para validar y eventualmente ajustar los procesos de presupuestacin. Anlisis y Reporting: ver apartado siguiente Copyright 2013 YYY group. All rights reserved. www.YYYgroup.com
Q Doc
Regtrack Kipdips Koshi
- impacto - cobertura + cobertura
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Modelo objetivo
Anlisis y Reporting
Como se ha comentado anteriormente, una de las principales reas de mejora de XXXXXX XXXXXX es la automatizacin y agilidad de los procesos de anlisis y reporting. Este aspecto se ha analizado en profundidad en el proyecto QQQQQQ. El esquema de la presente diapositiva es un recordatorio de las tres posibles alternativas definidas por el proyecto, que se analizan detalladamente en el apartado de Plan de accin. Las recomendaciones del proyecto de QQQQQQ adems de definir la implantacin de una nueva solucin para el anlisis y reporting, realiza una serie de recomendaciones en los sistemas transaccionales que deberan favorecer el anlisis de la informacin (homogenizacin de tecnologas, migracin a la solucin de AAAA , homogenizacin y estandarizacin del proceso de ofertas, incorporar funcionalidad de autorizaciones previas al CRM etc)
Actuaciones
Seleccionar una de las tres alternativas indicadas como resultado del proyecto QQQQQQ. Aplicar las recomendaciones de mejoras en el aprovisionamiento y de adopcin de metodologa de proyecto detalladas en el apartado de Otras mejoras propuestas y poner especial foco en los gaps entre las necesidades funcionales de los usuarios y las funcionalidades de las nuevas aplicaciones. Llevar acabo el proyecto de implantacin de una nueva herramienta de BI as como las mejoras propuestas en los entornos transaccionales
69
Modelo objetivo
Deficiencias Justificacin mejora esperada
Sistemas de informacin (no SAP) aislados Transaccional SAP Arquitectura no homognea e integrada La adopcin de una nueva arquitectura de sistemas, que tenga como uno de sus pilares la concentracin de stacks tecnolgicos, permitir homogeneizar los sistemas, anulando el actual aislamiento y favoreciendo la integracin entre ellos. En todo momento se actuar teniendo en cuenta la inamovilidad del transaccional SAP gestionado por parte de RRRRR.
Falta integracin informacin Falta cobertura funcional negocio Necesidades no cubiertas Los resultados del proyecto QQQQQQ, y la consecuente adopcin de una nueva arquitectura de aplicaciones para BI y reporting, permitir garantizar la disponibilidad y la calidad de la informacin. Esto permitir aumentar las capacidades de anlisis y reporting, mejorando sustancialmente la cobertura a las necesidades de los usuarios de negocio de XXXXXX.
Baja inversin aplicaciones
Coherentemente con cuanto detallado en el apartado de Modelo de Costes, la adopcin de la nueva arquitectura de aplicaciones comportar un aumento de las inversiones de XXXXXX en aplicaciones, alinendose con la media del sector.
70
1. 2. 3. 4. 5.
i.
ii. iii. iii. 6.
Modelo de gobierno
Plan de accin
71
Modelo objetivo
Modelo de Costes
El tercero de los pilares del nuevo modelo de gobierno TIC se centra en la revisin de aspectos relacionados con el Modelo de Costes de XXXXXX XXXXXX. Las acciones que se proponen tienen como objetivo resolver tanto deficiencias directamente vinculadas a aspectos del Modelo de Costes, como otras que se derivan directamente de estas primeras. El nuevo modelo de costes se basa en un Road Map repartido en 2 grandes propuestas:
1 2
3
Aumento de la eficiencia y optimizacin de los costes de CPD y comunicaciones Plan de inversiones en aplicaciones y estructura TIC
Alineacin de la estrategia de negocio con la inversin en TIC

Falta comunicacin interna TIC Barrera entrada nuevas TIC
72
Modelo objetivo
Modelo de Costes
Optimizacin costes de CPD y comunicaciones

A pesar de que el presupuesto TIC de XXXXXX no es muy alto, s existe margen de mejora para la optimizacin de costes. Esta optimizacin se debera focalizar en dos reas de mejora: la Gestin CPD y los Servicios de comunicaciones. La compra o financiacin de infraestructura fsica, y sobretodo los costes asociados a la operacin de los centros de procesado de datos inhouse (24x7 y suministros principalmente) elevan el coste destinado a estas partidas. Contratar parte de estas infraestructuras en modalidad Cloud puede suponer un ahorro importante. Estos servicios presentan hoy en da unos niveles de seguridad ptimos, y facilitan la adaptacin a las necesidades puntuales del negocio. De la misma manera tambin existe margen de mejora en los costes de comunicaciones, como por ejemplo la telefona, en 2 aos, el ingreso medio de las operadoras por minuto en trfico nacional ha descendido un 25% para la telefona mvil y un 15% para la telefona fija.
+Foco TIC + Foco Negocio
+Eficacia
Actuaciones
XXXXXX debera analizar la viabilidad de avanzar en la contratacin de servicios CPD, asegurndose de que cumplan con los requerimientos marcados por RRRRR. Los servicios ms propicios para iniciar este camino son los entornos web (ya estn en el Cloud en la actualidad), back up, almacenamiento, entornos de desarrollo, entornos de colaboracin, etc. El ahorro de costes puede derivarse de la mejora en los contratos de comunicaciones (por ejemplo Telefnica) y de la externalizacin de la infraestructura TIC (CPD), dicho ahorro se estima en alrededor de 50.000 anuales. El coste de comunicaciones tiene una clara tendencia a la baja, por lo que se aconseja siempre renovar las tarifas como mximo cada dos aos.
Punto de partida
+Eficiencia
73
Modelo objetivo
Modelo de Costes
Plan de Inversiones
Analizando el desglose de los gastos en TIC de XXXXXX, se notan dos mbitos cuyo gasto porcentual es bajo en relacin a la media del sector: Arquitectura de aplicaciones y Gestin de las TIC. Como se ha comentado anteriormente, XXXXXX carece de suficientes inversiones en aplicaciones que le permitan mejorar la cobertura de los procesos actualmente existentes. Adems, el gasto en gestin TIC de XXXXXX es muy bajo, debido al hecho de que actualmente todos los perfiles de IT son tcnicos y no dedicados a la gestin. Se deber impulsar un plan de inversiones en las TIC, focalizado especialmente en los dos mbitos comentados. En definitiva YYY propone orientar la gestin TIC de XXXXXX al acompaamiento y a la aportacin de valor al negocio, mediante la mejora en su gestin (mayor proactividad y entendimiento de las necesidades de negocio por parte del equipo TIC) y a travs de inversin en las aplicaciones que dan soporte al negocio.
+Foco TIC + Foco Negocio
+Eficacia
Actuaciones
Por lo que concierne al presupuesto de gastos en aplicaciones, el margen terico de inversin adicional de XXXXXX respeto a otras empresas del sector es de aproximadamente 200.000 anuales, si bien las recomendaciones recogidas en este documento no alcanzan esta cifra (a lo sumo el 1r ao, dependiendo del escenario de arquitectura BI seleccionado). En el apartado de Arquitectura de Sistemas se comentan las necesidades de inversiones. YYY propone una inversin de 50.000 anuales en concepto de Gestin TIC, basado en lo indicado en el apartado de Modelo de Gobierno. El objetivo final es la estabilizacin de las mejoras realizadas en las aplicaciones, rebajando el presupuesto en inversin, y focalizando esfuerzos en la definicin de implantacin de metodologas de calidad, gestin de proyectos y seguridad, lo que no debe impedir continuar evolucionado las TIC con una inversin menor que hasta entonces.
Objetivo
Punto de partida
+Eficiencia
74
Modelo objetivo
Modelo de Costes
Deficiencias Justificacin mejora esperada
Presupuesto TIC reactivo Baja inversin aplicaciones
La orientacin de la gestin TIC de XXXXXX al acompaamiento y a la aportacin de valor al negocio se obtendr gracias a la mejora en su gestin, mediante una mayor proactividad y entendimiento de las necesidades de negocio por parte del equipo TIC, y a travs de inversin en las aplicaciones que dan soporte al negocio.
Crecimiento TIC desordenado Gobierno TIC disperso Falta de planificacin TIC Las inversiones en la gestin de las TIC, para la incorporacin de un perfil dedicado a la gestin, permitir solventar los problemas referentes a falta de planificacin y coordinacin de las TIC, y permitir agrupar los diferentes recursos TIC bajo su direccin.
Sistemas informacin (no SAP) aislados Falta integracin informacin Arquitectura no homognea e integrada Las inversiones en aplicaciones, que se efectuarn teniendo en cuenta las recomendaciones de los apartados anteriores, permitirn conseguir una arquitectura homognea e integrada, garantizando la calidad y la disponibilidad de la informacin.
75
1. 2. 3. 4. 5.
iii.
6.
Plan de accin
76
Modelo objetivo
Como se ha comentado anteriormente, la mayora de las conclusiones principales del anlisis de la situacin actual de las TIC de XXXXXX XXXXXX quedarn resueltas con la implementacin de los tres pilares del nuevo modelo objetivo (Modelo de gobierno, Modelo de costes y Arquitectura de sistemas), que se han analizado en detalle en el apartado anterior. Sin embargo, algunas de las recomendaciones para la mejora de la gestin TIC no se enmarcan en ninguno de los tres pilares anteriormente comentados Las acciones que se proponen tienen como objetivo resolver tanto deficiencias directamente vinculadas a dichas conclusiones, como otras que se derivan directamente de estas primeras, ejecutando un plan de mejoras basado en 3 grandes propuestas:
1 2 3
Desarrollo de un plan de formacin Mejoras en los procesos de aprovisionamiento Adopcin de una metodologa de proyectos
Crecimiento TIC desordenado Falta comunicacin interna TIC Barrera entrada nuevas TIC
77
Modelo objetivo
Se debera impartir una formacin ms intensiva y la entrega de manuales de usuario actualizados y completos:
1
Se sugiere la adopcin de una metodologa de trabajo que prevea la creacin de manuales de administrador y de usuario para todas las aplicaciones de la empresa. Dichos manuales debern ser accesible a toda la empresa (manuales de usuario) o a las personas de las TIC (manuales de administrador). Por lo que concierne a la formacin, se har un anlisis de los gaps entre conocimiento necesarios y conocimiento reales de los usuarios para las distintas aplicaciones. Se planificarn pues sesiones de formacin en funcin de los resultados del anlisis. De cara a futuro, cualquier nueva aplicacin deber prever un plan de formacin.
Para las herramientas y servicios TIC independientes de RRRRR, XXXXXX XXXXXX es independiente a la hora de seleccionar tanto la modalidad de aprovisionamiento, como los proveedores. Sin embargo, no existe a da de hoy una estrategia definida de aprovisionamiento. Esto genera una falta de conocimiento de la oferta completa del mercado, y limita el poder de negociacin de XXXXXX, especialmente el econmico. Por lo tanto, se sugiere revisar el proceso de contratacin de servicios y productos, instaurando una poltica que contemple:
La emisin de una RFI (request for information), para validar la cobertura a las necesidades ofrecida por los diferentes proveedores y poder eventualmente adaptar estas necesidades a la oferta del mercado La emisin de una RFP (request for proposal), indicando claramente los requerimientos de XXXXXX, tanto a nivel funcional y tecnolgico como organizativo y, eventualmente, econmico La evaluacin de las ofertas recibidas, aplicando criterios de puntuacin La negociacin con el/los proveedor(es) finalista(s), y la contratacin del servicio o producto
78
Modelo objetivo
En la actualidad, la falta de gobierno y planificacin de las TIC deriva en un incorrecto desarrollo y gestin de los proyectos TIC, ya que no existen procedimientos estndar a nivel de compaa para este mbito. El nuevo modelo objetivo, como se ha comentado anteriormente, permitir una mejor priorizacin y planificacin de las iniciativas. Sin embargo, es necesario definir una metodologa clara y estructurada de gestin de los proyectos TIC, que deber asegurar que se cumplan los siguientes objetivos a lo largo de toda la duracin de un proyecto:
Planificar, dirigir y coordinar los recursos para poder cumplir las tareas respetando el alcance y los calendarios establecidos Seguir y controlar los esfuerzos y el grado de avance detallado del proyecto a nivel operativo y gestionar eventuales desviaciones Garantizar el alineamiento entre los resultados del proyecto y las expectativas de los usuarios de XXXXXX Establecer un nivel de control adecuado que garantice la calidad del trabajo y los entregables Anticipar y gestionar puntos crticos o factores de riesgo
Estos objetivos debern ser cumplidos en todos los proyectos TIC. Para aquellos que se desarrollan en su totalidad internamente a XXXXXX, la responsabilidad de garantizar el logro de los objetivos ser totalmente interna. Para los proyectos proporcionados por proveedores externos, el rol operativo de XXXXXX se definir en cada caso, pero siempre deber garantizarse el cumplimiento de los objetivos comentados. Por lo que concierne a la metodologa de organizacin del proyecto, hay que especificar que cada caso tendr sus particularidades y que, para los proyectos proporcionados por proveedores externos, la responsabilidad de definicin y gestin del proyecto recaer en el proveedor, y XXXXXX tendr el rol de control y validacin. Matizado este aspecto, cada proyecto deber prever, a grandes rasgos, las siguientes fases: 1. Toma de requerimientos: se debern identificar y formalizar los requerimientos para el proyecto, tanto a nivel funcional y tecnolgico como organizativo y, eventualmente, econmico 2. Anlisis funcional y tcnico: se deber ejecutar por un lado un anlisis funcional, y por el otro un anlisis tcnico, que llevaran a la creacin del diseo funcional y tcnico del proyecto 3. Implementacin del proyecto: ejecucin de las tareas operativas necesarias a la implementacin del proyecto (ej: instalacin software, creacin modelos de datos, desarrollo informes, implementacin procesos de clculo y workflows, etc) 4. Plan de pruebas y validacin: planificacin y ejecucin de un plan de pruebas, tanto para administrador como para usuarios, y validacin del proyecto 5. Roll-out y puesta en marcha: puesta en marcha del proyecto, entregando la documentacin asociada, emitiendo las formaciones necesarias, y garantizando el soporte a los usuarios
79
Modelo objetivo
Adicionalmente se han definido otras dos recomendaciones consideradas no prioritarias pero s alineadas con la mejoras prcticas de gestin TIC:
Como se ha comentado anteriormente, los procesos de soporte y gestin de las incidencias son correctos. Las peticiones de los usuarios se estn canalizando a travs de un correo electrnico de soporte. Esto permite mantener un cierto control sobre el seguimiento de las mismas, aunque no existe una herramienta de ticketing, sino que el soporte IT mantiene un archivo Excel de seguimiento de las incidencias.
Herramienta de ticketing
Aunque no sea una necesidad prioritaria, se debera valorar la adopcin de una herramienta de este tipo. Las herramientas tecnolgicas para la gestin del ciclo de vida de las incidencias existentes en el mercado son maduras, y existe tambin un abanico de herramientas de tipo Open Source. La implantacin de una de estas herramientas puede suponer cambios en la prestacin del servicio de soporte, y tiene implicaciones en los procedimientos de acceso al soporte por parte de los usuarios, que deberan ser revisados y adaptados. La incorporacin de una herramienta de ticketing, que podra disponer de un canal de entrada va intranet, comportara mejoras como optimizar la complementacin de informacin, facilitar el seguimiento de la incidencia, incrementar las capacidades de reporting y asegurar una correcta comunicacin de las resoluciones. En caso de querer continuar el seguimiento con Excel, se deber ser ms estrictos a la hora de informar las incidencias, sobre todo por lo que concierne a la red comercial de ventas.
Como se ha comentado anteriormente, RRRRR marca criterios directores en materia de seguridad y procedimientos para la gestin de las TIC de XXXXXX XXXXXX ARGENTINA, y dichos criterios permiten un nivel de seguridad correcto. No obstante, sin que esto sea una prioridad, se podran evolucionar las medidas de seguridad, especialmente por lo que concierne a la fuga de informacin corporativa: Seguridad
Se podran implementar controles sobre los dispositivos porttiles de almacenamiento de informacin (USB, CD), para evitar el riesgo de fuga de informacin sensible de la compaa, mediante la introduccin de criterios de encriptacin o ms radicalmente mediante la exclusin de la posibilidad de uso de dichos dispositivos en las instalaciones de XXXXXX. Se podran implementar controles sobre los contenidos y los adjuntos de los correos electrnicos.
80
Modelo objetivo
Deficiencias Justificacin mejora esperada La adopcin de una metodologa de trabajo que prev la creacin (y la continua actualizacin) de manuales de usuario y de administrador para todas las aplicaciones permitir el acceso a las explicaciones sobre el funcionamiento de las distintas herramientas por parte de todos los usuarios. Las sesiones de formacin sobre las aplicaciones que se implementarn despus del anlisis permitirn alinear el conocimiento efectivo de los usuarios al conocimiento necesario para el uso ptimo de dichas aplicaciones. La instauracin de una poltica de aprovisionamiento que contemple la emisin de RFI y RFP, la evaluacin objetiva de las ofertas recibidas y la negociacin con los proveedores permitir tener un conocimiento constante de la oferta completa del mercado, as como aumentar el poder de negociacin de XXXXXX XXXXXX. La adopcin de una metodologa clara y estructurada de organizacin y gestin de los proyectos permitir planificar, dirigir y coordinar los recursos para poder cumplir las tareas del proyecto, respetando el alcance y los calendarios establecidos. Ser posible seguir y controlar los esfuerzos y el grado de avance detallado del proyecto a nivel operativo y anticipar y gestionar eventuales desviaciones o factores de riesgo. Gracias a la nueva metodologa se podr establecer un nivel de control adecuado sobre la calidad del trabajo y de los entregables, garantizando adems el alineamiento entre los resultados de los proyectos y las expectativas de los usuarios de XXXXXX.
Falta comunicacin interna TIC Tcnicos autnomos Autoformacin tcnicos La creacin (y la continua actualizacin) de manuales de administrador para todas las aplicaciones permitir una mejor gestin del conocimiento tcnico y administrativo de las diferentes aplicaciones. Esto, conjuntamente con las actuaciones del nuevo Modelo de Gobierno TIC, har que el traspaso de conocimientos entre los responsables TIC sea ms estructurado, y permitir que los tcnicos puedan formarse y gestionar las aplicaciones de manera ms independiente.
Herramienta de ticketing
La incorporacin de una herramienta de ticketing comportara mejoras como optimizar la complementacin de informacin, facilitar el seguimiento de las incidencias, incrementar las capacidades de reporting y asegurar una correcta comunicacin de las resoluciones.
Seguridad
La implementacin de medidas de seguridad sobre los dispositivos porttiles de almacenamiento de informacin y los correos electrnicos permitira disminuir el riesgo de fuga de informacin corporativa.
81
1. 2. 3. 4.
Situacin actual Criterios Directores Modelo objetivo Plan de accin
82
Plan de accin
La consecucin de las mejoras en cada una de las reas clave del nuevo modelo TIC pasan por la ejecucin de una serie de actuaciones. A continuacin se presentan en modo listado, calendarizadas, para ser detalladas una a una ms adelante:
Ao / Semestre 2013 Lneas estratgicas del nuevo modelo

TRI 3 TRI 4 TRI 1
2014
TRI 2 TRI 3 TRI 4
2015
TRI 1 TRI 2
1. Modelo de gobierno
1.1. Contratacin del IT Manager 1.2. Establecimiento del nuevo organigrama 1.3. Establecimiento del nuevo modelo de gobierno TIC
2. Arquitectura de sistemas
2.1. Definicin e implementacin de un Datawarehouse corporativo 2.2. Seleccin e implantacin de una solucin de Business Intelligence 2.3. Seleccin e implantacin/actualizacin de la herramienta CRM 2.4. Revisin y mejora de los sistemas de planificacin y seguimiento financiero 2.5. Mejora de la cobertura del negocio de aplicaciones y servicios de comunicaciones
3. Modelo de costes
3.1. Anlisis de viabilidad de modelos IaaS (infraestructura en el Cloud) 3.2. Revisin y optimizacin de costes en servicios de comunicaciones 3.3. Alineacin de la estrategia de negocio y la inversin en TIC
4. Otras mejoras de gestin

4.1. Implantacin de metodologas para la gestin del conocimiento 4.2. Definicin de un plan de formacin 4.3. Generacin de documentacin TIC 4.4. Estructuracin mejoras metodolgicas en la gestin TIC 83 Copyright 2013 YYY group. All rights reserved. www.YYYgroup.com
Plan de accin
Modelo de gobierno
Accin 1.1
Contratacin del IT Manager
Responsable
CFO y HRM
Descripcin
Una de las figuras clave del nuevo Modelo de Gobierno TIC de XXXXXX XXXXXX ser el nuevo rol, IT Manager, que centralizar la gestin de las TIC bajo una nica direccin, coordinando y gestionando los recursos TIC, estableciendo vnculos con las reas de negocio de la compaa, y asesorando y co-planificando aspectos TIC liderados por el rea comercial.
El IT Manager deber adems impulsar proactivamente la optimizacin de los procesos TIC en todas las reas de XXXXXX y liderar el desarrollo de proyectos informticos y mejoras tecnolgicas acordes con las necesidades actuales y futuras de la organizacin. Encontrar un perfil que pueda llevar a cabo todas estas funciones es un proceso clave, ya que bajo este perfil se sustenta gran parte de la estrategia definida a nivel TIC
Indicadores de objetivo
Existen varios mtodos para evaluar el rendimiento del nuevo IT manager y cuantificar en cierto modo su aportacin: Reduccin del coste operativo del presupuesto TIC Encuestas de feedback sobre el servicio Disminucin del nmero de incidencias
Es por ello importante contar con la colaboracin de empresas expertas en Headhunting y bajo la supervisin de las Direcciones de CFO y HRM
Planificacin temporal
2013 2014 4T 1T 2T 3T 4T 1T 2015 2T 3T
Enfoque metodolgico - Actuaciones

1. Formalizar los requerimientos para el perfil del IT Manager 2. Contratar una empresa Head hunter para la seleccin de candidatos 3. Evaluar los candidatos presentados 4. Acordar las funciones y objetivos, cuantificados en la medida de los posible, con el futuro IT Manager as como el % dedicacin y disponibilidad 5. Contratar el nuevo IT Manager 6. Formacin/introduccin a XXXXXX Aproximadamente 4 jornadas (ms 12 de formacin) Contratacin servicios de headhunting
Esfuerzo estimado Riesgos

84
Vnculo con acciones
1.2, 1.3
No acordar, antes de la incorporacin, los aspectos clave (funciones, objetivos, dedicacin y disponibilidad) Asegurar aspectos de confidencialidad y exclusividad (en el sector farmacetico) Copyright 2013 YYY group. All rights reserved. www.YYYgroup.com
Plan de accin
Modelo de gobierno
Accin 1.2
Establecimiento del nuevo organigrama
Responsable
CFO y HRM
Descripcin
Una de las conclusiones ms importantes del anlisis de situacin actual realizado es la necesidad de revisar el actual organigrama de gestin TIC de XXXXXX XXXXXX, con el objetivo de centralizar el conocimiento y planificar y gobernar con mayor alineacin los recursos existentes. La propuesta de nuevo modelo se basa en las mejores prcticas del sector farma, en busca de una mayor aprovechamiento de las capacidades de cada persona y facilitando la comunicacin y gestin entre diferentes departamentos. El nuevo Modelo organizativo de las TIC de XXXXXX XXXXXX comportar la incorporacin de nuevas personas, modificaciones del organigrama y cambios en el da a da de las personas involucradas. Todo ello implica una serie de tareas asociadas a la definicin, comunicacin y puesta en marcha de los cambios en las funciones, responsabilidades y jerarquas. Deben contemplarse en el marco de esta iniciativa todas las tareas operativas que se derivan como la comunicacin a la organizacin, el cambio fsico del puesto de trabajo (si aplica) etc
No se considera necesario establecer indicadores de seguimiento para esta iniciativa
2013 3T 4T 1T 2T 2014 3T 4T 1T 2015 2T

1. Revisin de las funciones y roles para cada perfil, ya definidos en el documento de modelo objetivo 2. Comunicar el nuevo modelo organizativo a la Direccin, a los responsables de los recursos afectados y a los propios implicados. 3. Comunicacin al resto de la organizacin, oficializando el cambio. 4. Inicio del trabajo de acuerdo a las nuevas funciones y jerarquas definidas.

85
Aproximadamente 10 jornadas Resistencia al cambio por parte de los responsables TIC Falta de una definicin clara de roles y responsabilidades
Vnculo con acciones
1.1
Plan de accin
Modelo de gobierno
Accin 1.3
Despliegue del nuevo modelo de gobierno TIC
Responsable
CFO y IT Manager
Descripcin
El nuevo modelo de gobierno se compone de, principalmente, 2 acciones. La primera, ya recogida en la accin anterior, de revisin del organigrama de la compaa. La segunda, la definicin de un calendario de comits que permitan garantizar una correcta comunicacin y gestin de las TIC, y su alineamiento con el negocio. El modelo propuesto de comits recoge sesiones con diferentes objetivos, participantes y periodicidad. Mira de dar respuesta a las necesidades de gestin, comparticin de conocimiento y alineacin de intereses tanto del rea TIC en s misma como de su relacin con las diferentes reas de negocio. Es importante definir y garantizar una correcta comunicacin del nuevo Modelo de Gobierno y de su funcionamiento a toda la organizacin de XXXXXX XXXXXX, tanto por lo que concierne a los responsables TIC como a los participantes en los comits. Debe asegurarse as que la organizacin entiende y comparte la necesidad de estos comits, enfatizando los puntos de valor aadido que pueden ofrecer.
Para esta iniciativa podran evaluarse el nmero de comits realizados mensualmente para as garantizar que el despliegue se ha realizado exitosamente
2013 2014 4T 1T 2T 3T 4T 1T 2015 2T 3T

1. Definicin de los diferentes comits relacionados con las TIC y, para cada comit, formalizacin de objetivos, participantes y periodicidad de reuniones 2. Comunicacin y explicacin a toda la organizacin de XXXXXX XXXXXX del nuevo Modelo de Gobierno TIC 3. Elaboracin de plantillas tipo que guen los comits 4. Reuniones de kick-off de los diferentes comits

86
Aproximadamente 12 jornadas Infravaloracin de la importancia de los comits Consumo elevado de tiempo percepcin prdida de tiempo
Vnculo con acciones
1.1, 1.2
Plan de accin
Accin 2.1
Definicin e implementacin de un Datawarehouse corporativo
Responsable
CFO y IT Manager
Descripcin
XXXXXX XXXXXX cuenta en la actualidad con un repositorio en el que vuelca principalmente informacin relativa a la venta, datos de mercado e informacin econmico financiera. Este repositorio no almacena por tanto informacin relativa a la actividad de su fuerza de ventas o la gestin de clientes, entre otros. Esto imposibilita que las herramientas de BI actuales crucen informacin de todos estos mbitos. La implantacin de un DWH corporativo tiene como primer objetivo homogeneizar la informacin existente en los diferentes sistemas fuente, definiendo una estructura de informacin que permita dar cobertura al segundo y gran objetivo, la explotacin de esta informacin de manera rpida, flexible y eficaz desde herramientas de BI. Se propone la definicin e implantacin del DWH de acuerdo al modelo Kimball, que define el DWH como la suma de un conjunto de Datamarts, construidos progresivamente. Este enfoque permite reducir el tiempo de desarrollo y una asimilacin ms progresiva del conocimiento. Por el contrario, exige un mayor compromiso y control por parte de los responsables de la informacin, que deben asegurar la consistencia de los metadatos. La implantacin del DWH requiere de la migracin de versiones de la ETL y repositorios actuales.
Se trata de un proyecto. Debe medir el cumplimiento de calendarios, esfuerzos y calidad del resultado. Posteriormente: # incidencias mensuales Capacidad de evolucin de la ETL y DWH con recursos propios (S/N)
2013 2014 4T 1T 2T 3T 4T 1T 2015 2T 3T

1. Definicin de objetivos y planificacin detallada del proyecto 2. Anlisis y diseo a) Estudio orgenes de informacin b) Seleccin/migracin ETL c) Modelado dimensional i fsico del DWH d) Modelado flujos de carga y procesos ETL 3. Desarrollo e implementacin a) Instalacin herramientas (nueva versin ETL y DWH) b) Creacin ETL c) Construccin DWH y Datamarts especficos 4. Pruebas y refinamiento 5. Formacin y roll- out

87
Contratacin de servicios: 55.000 . Requiere dedicacin interna (1 FTE, entre perfiles funcionales y tcnicos)
Vnculo con acciones
2.2, 2.3
Existen fuentes de informacin externas, como Acobur para la gestin de concursos. Deber analizarse la disponibilidad de esta informacin.
Por otro lado, otra de las lneas de accin pretende actualizar la versin del CRM. Este cambio debe tenerse en cuenta en la definicin del modelo de datos, se haya o no producido la migracin.
Plan de accin
Accin 2.2
Seleccin e implantacin de una solucin de Business Intelligence
Responsable
CFO, IT Manager y MK Intelligence
Descripcin
El plan de accin analiza este proyecto de manera individual, si bien se recomienda abordarlo conjuntamente con la definicin e implementacin del DWH, aprovechando sinergias tecnolgicas (las tecnologas seleccionadas podran variar, tanto a nivel de DWH como de BI, adems del modelo de datos implantado) y de recursos, tanto humanos como econmicos. La implantacin de una herramienta de BI debe permitir a XXXXXX XXXXXX avanzar en las capacidades de anlisis de la informacin desde diferentes perspectivas. Centrado inicialmente en el mbito comercial, puede extenderse posteriormente a otras reas de la compaa. Se propone iniciar el proyecto con una tarea de seleccin de herramienta. Es un tema clave pues son varias las herramientas que copan el mercado, todas ellas con puntos a favor y en contra. La eleccin de una u otra vendr determinada principalmente por los requerimientos alto nivel de XXXXXX XXXXXX (a quin va dirigido, cul es el objetivo). Se recomienda la solicitud de pilotos y/o demos que aseguren la alineacin de la Direccin con el producto seleccionado. Tras la eleccin de herramienta, debe iniciarse el proyecto de implantacin de la solucin. Es importante remarcar que la participacin de la organizacin en la fase de definicin funcional es clave para garantizar el xito del proyecto desde un punto de vista de aceptacin y uso futuro de la herramienta.
Se trata de un proyecto. Debe medir el cumplimiento de calendarios, esfuerzos y calidad del resultado. Posteriormente: # de accesos diarios por usuario Grado de satisfaccin Capacidad de evolucin menor de la herramienta con recursos internos (S/N)
2013 3T 4T 1T 2T 2014 3T 4T 1T 2015 2T

1. Product selection: Evaluacin de funcionalidades, estudio de mercado elaboracin de pilotos 2. Definicin de requerimientos de negocio 3. Anlisis y diseo a) Definicin de pantallas b) Definicin seguridad acceso y usuarios c) Diseo tcnico de la arquitectura d) Definicin interfaces de carga 4. Desarrollo e implementacin a) Instalacin del producto b) Implantacin 5. Pruebas y refinamiento 6. Formacin y roll- out

88
Contratacin de servicios: 35.000 + 45.0000 en licencias. Requiere dedicacin interna (1 FTE, entre perfiles funcionales y tcnicos)
Vnculo con acciones
2.1
Seleccionar la herramienta correcta marcar las capacidades de evolucin de la misma.
Determinar con claridad qu se espera de esta herramienta marcar la eleccin de una u otra tecnologa
Plan de accin
Accin 2.3
Seleccin e implantacin/actualizacin de la herramienta CRM
Responsable
Comit de Direccin, Comit de Coordinacin MK Intelligence y TIC y Comit de seguimiento de proyectos
Descripcin
XXXXXX XXXXXX tiene definido en su roadmap de proyectos la evolucin y/o cambio de herramienta de CRM. La importancia de este sistema en el negocio de la compaa y su impacto econmico requieren de una atencin especializada que asegure el xito en la adopcin de la nueva solucin.
Es necesario adoptar una solucin de CRM que los usuarios perciban como un valor aadido para su trabajo, permitindoles mejorar su eficiencia y disponer de mayor informacin de sus clientes en vez de una herramienta donde reportar su actividad. Para lograr este objetivo se debe realizar un anlisis de los requerimientos funcionales de los usuarios y de los gaps entre dichos requerimientos y las funcionalidades ofrecidas por las diferentes alternativas, seguido por la comparacin de las alternativas y la seleccin final. Este anlisis funcional previo es una buena ocasin para homogeneizar los procesos de gestin de la fuerza de ventas.
Como indicadores de consecucin del los objetivos de la iniciativa se pueden realizar las siguientes acciones: Encuesta de satisfaccin sobre la nueva herramienta implantada Nmero de visitas con xito/ visitas comerciales realizadas antes y despus de la implantacin
Tras la definicin de la solucin a alto nivel y la seleccin de herramienta y proveedor se ejecutar el proyecto mediante la definicin funcional, el desarrollo y la implantacin de la solucin.
2013 2014 4T 1T 2T 3T 4T 1T 2015 2T 3T

1. Definicin de funcionalidades y conceptos clave del nuevo CRM 2. Seleccin preliminar y anlisis de herramientas, incluyendo demos 3. Anlisis de gaps entre requerimientos de XXXXXX y funcionalidades de las herramientas 4. Seleccin de una herramienta y redaccin de una RFP 5. Evaluacin ofertas, negociaciones y seleccin de un proveedor 6. Diseo funcional y tcnico detallado de la solucin 7. Implantacin y pruebas del nuevo CRM 8. Roll-out del nuevo CRM, incluyendo la documentacin y formacin tanto funcional como tcnica y de administracin

89
Aproximadamente 40 jornadas de dedicacin de XXXXXX a lo largo de 4 meses (1 de definicin y 3 de implantacin)
Vnculo con acciones
2.1
Resistencia al cambio por parte de la fuerza de ventas Dificultad de estructurar y homogeneizar los requerimientos de las diferentes Business Units Falta de planificacin en la gestin del proyecto
Plan de accin
Accin 2.4
Revisin y mejora de los sistemas de planificacin y seguimiento financiero
Responsable
CFO y IT Manager
Descripcin
XXXXXX XXXXXX utiliza en la actualidad Prophix, excel y SAP para la planificacin y el seguimiento presupuestario, as como para los procesos de forecasting que se realizan cuatrimestralmente. El uso (procesos, automatizaciones, plantillas, etc.) de Prophix presentan importantes mejoras. Como ejemplo, cabe destacar que el presupuesto de gastos se realiza desde plantillas Excel Cube. La confeccin de P&L por BU o la consolidacin de la compaa tambin se realizan fuera de la herramienta Prophix. No existe integracin entre Prophix y la herramienta de planificacin corporativa. En todos los casos se requiere de un importante esfuerzo manual de entrada de datos. En fase de seguimiento, SAP permite la consulta de la P&L ejecutada, pero no puede analizarse y/o compararse con presupuesto o forecast desde diferentes perspectivas analticas. La actuacin propuesta en este punto pasa por el anlisis pormenorizado de la herramienta Prophix, identificando mejoras procedimentales, de automatizacin, de capacidades analticas, etc. Este estudio debe permitir evaluar la idoneidad de evolucionar esta herramienta o lanzar un estudio de mercado para conocer las alternativas que ofrece el mercado. En este ltimo caso, cobrara fuerza la posibilidad de implantar SAP BPC (herramienta corporativa del grupo).
# procesos realizados en excel Tiempo de elaboracin del presupuesto Tiempo de elaboracin forecast # de dimensiones analticas disponibles en P&L
2013 2014 4T 1T 2T 3T 4T 1T 2015 2T 3T

1. Revisin de los procesos de planificacin, seguimiento y reporting 2. Definicin de requerimientos de planificacin, seguimiento y reporting 3. Evaluacin de la cobertura actual a estos requerimientos 4. Definicin de evolutivos necesarios y valoracin econmica de los mismos 5. En paralelo, estudio de alternativas, grado de cobertura de requerimientos y coste estimado 6. De acuerdo a la alternativa seleccionada: a) Lanzamiento proyecto de evolucin de Prophix Gestin del cambio Gestin del cambio Aproximadamente 30 jorndas (Sistemas y rea CFO). Coste evoluciones ligado al alcance
b)
Lanzamiento implantacin herramienta alternativa

90
Vnculo con acciones
Resistencia al cambio (sea una evolucin de la herramienta actual o la implantacin de una nueva)
Coste elevado de las evoluciones necesarias o de la implantacin de una nueva herramienta
Plan de accin
Accin 2.5
Mejora de la cobertura del negocio de aplicaciones y servicios de comunicaciones
Responsable
IT Manager, Comits negocio-TIC
Descripcin
XXXXXX XXXXXX cuenta con aproximadamente 20 aplicaciones de negocio. Entre ellas destaca SAP, gestionado por RRRRR, con 7 mdulos activados: FI-CO, APO, WM, MM, SD, PP, MRP, QA. A lo largo del proceso de anlisis de situacin actual se han detectado posibles mejoras o peticiones en muchas de estas aplicaciones. Sin que cada una de estas evoluciones pueda considerarse como un proyecto individualizado (s que es el caso del BI y de las herramientas de panificacin y seguimiento financiero), s que se propone el lanzamiento de una actividad cuyo objetivo sea identificar estas mejoras, categorizarlas, valorarlas, priorizarlas y llevarlas a cabo, si aplica. Se conseguir as una mayor cobertura de los procesos de negocio, en especial de aquellos con peor cobertura (actualmente RRHH, Calidad, Regulatory Affairs.) Acompaando a estas mejoras en las aplicaciones, XXXXXX XXXXXX debe acometer tambin un estudio para mejorar el acceso en movilidad a los ciertos sistemas de informacin, revisando la configuracin del servidor de VPN y la topologa de la red LAN.
# de peticiones recibidas por rea y aplicacin % de aplicaciones con resultado auditora negativo % de peticiones aceptadas y evolucionadas % ahorro por aplicacin de procesos de RFI/RFP
Por ltimo, son varios los requerimientos de soporte al negocio expresados por la organizacin que apuntan a la necesidad de incorporar nuevos servicios de comunicacin/colaboracin. Su implantacin debe ser tambin objeto de anlisis dentro de esta actuacin.
2013 2014 4T 1T 2T 3T 4T 1T 2015 2T 3T

1. Comunicacin a la organizacin del inicio de una serie de contactos. Cada rea ser responsable de identificar mejoras propuestas. 2. Lanzamiento y ejecucin de la ronda de sesiones con las diferentes direcciones o key users 3. Auditora tcnica de las aplicaciones y anlisis de posibles alternativas en el mercado 4. Proceso de evolucin/mejora de las aplicaciones a) Identificacin de iniciativas b) Valoracin econmica del esfuerzo / coste c) Priorizacin y evolucin de las aplicaciones. En caso de contratarse externamente, debe valorarse la idoneidad de lanzar procesos de RFI y RFP 5. Anlisis de la topologa la LAN, servicio de VPN, y configuracin de las medidas de seguridad para incrementar, donde sea viable, el acceso desde movilidad. 6. Anlisis de herramientas de colaboracin (WebEX, Lync, Skype) y posible implantacin

91
Fase interna: Aproximadamente 0,2 FTE. Posibles evoluciones a travs de contratacin de servicios. Coste variable de acuerdo a alcance
Vnculo con acciones
Generacin de expectativas de cambio /mejora en la organizacin que finalmente no quedan cubiertas por razones tcnica y/o econmicas.
Parte de las evoluciones seran ejecutadas por RRRRR. Debe asegurarse un correcto seguimiento y gestin de sus proyectos
Plan de accin
Modelo de costes
Accin 3.1
Anlisis de viabilidad de modelos IaaS (infraestructura en el Cloud)
Responsable
IT Manager IT Support
Descripcin
IaaS, o infraestructura como servicio, supone la contratacin de la provisin, gestin y mantenimiento de infraestructura de servidores. Estos servidores pueden ser exclusivamente para XXXXXX (IaaS privado) o compartidos con otros clientes (IaaS publico). En cualquier caso, se comparten coste de seguridad, manos remotas, suministros elctricos, etc. IaaS supone , en primer lugar, una desinversin en infraestructura (transformamos inversin en coste). Facilita tambin una provisin de servicios de infraestructura flexible, adaptndose a las necesidades puntuales de cada momento. Si bien hay estudios que garantizan una reduccin importante de los costes, es necesario realizar un estudio pormenorizado del paso a IaaS, de acuerdo al nmero y tipo de servicios que se requieran. Se recomienda, a modo de prueba, la contratacin de infraestructura para albergar servicios no crticos, tales como almacenamiento, entornos de desarrollo, back ups, etc. En cualquier caso, y dado que supone un cambio importante en cuanto a la gestin de la seguridad, es necesario involucrar a RRRRR en dicho estudio.
Reduccin TCO anual en servicios contratados en cloud
2013 2014 4T 1T 2T 3T 4T 1T 2015 2T 3T

1. Evaluacin y estimacin del crecimiento en CPU, memorias o disco necesario para los prximos 3 aos 2. Estimacin del coste que supone la compra de estos equipos. Debe analizarse desde una perspectiva TCO, considerando por tanto tambin costes recurrentes y de operacin. 3. Anlisis de la oferta de mercado para la contratacin de dichas infraestructuras en modalidad Cloud (proceso RFI) 4. Lanzamiento proceso de RFP 5. Llegado el momento, lanzamiento del proyecto de contratacin e integracin de los servicios en Cloud.

92
0,2 FTE durante el proceso. Perfil tcnico
Vnculo con acciones
Menor reduccin de coste debido a que se mantienen mquinas en XXXXXX, y no se reducen los costes de servicio, suministros, etc.
El rendimiento del servicio viene determinado en primera instancia por la conexin a Internet de XXXXXX (tanto en subida como bajada)
Plan de accin
Modelo de costes
Accin 3.2
Revisin y optimizacin de costes en servicios de comunicaciones
Responsable
IT manager IT Support
Descripcin
El gasto en comunicaciones de XXXXXX est ligeramente por encima de la media (Gartner, sector farma, facturacin <250M$). Independientemente de este dato, cabe destacar que el sector de las comunicaciones lleva aos reduciendo sus tarifas unitarias (precio minuto, acceso Internet, precio fibras, etc.). Esta reduccin no siempre se traduce a los clientes de manera directa, puesto que las operadores prefieren incrementar servicios u ofrecer tarifas planas, manteniendo facturacin global. XXXXXX XXXXXX debe aprovechar la fuerte competencia existente en el sector de las comunicaciones para reducir sus costes o incrementar servicios con cada renovacin contractual. Definir y ejecutar un proceso de RFP, invitando a las distintas operadoras, es garanta de que se conocern las novedades del mercado y se conseguir un mejor precio. La firma de contratos largos (3 aos o ms) facilita la obtencin de buenas tarifas. No obstante, es interesante reflejar contractualmente una revisin anual de precios de acuerdo a datos de mercado y competencia. La agregacin de servicios en un mismo proveedor facilita la gestin del servicio, y puede mejorar los costes.
% reduccin coste con cada renovacin Valoracin econmica incremento de servicios
2013 3T 4T 1T 2T 2014 3T 4T 1T 2015 2T

1. Anlisis pormenorizados de los costes en comunicaciones mviles y fijas, tanto de voz como de datos 2. Elaboracin de un documento de RFI e invitacin al proceso a las principales operadoras 3. Evaluacin de alternativas y elaboracin de un documento de RFP 4. Seleccin y contratacin del operador 5. Seguimiento anual de los costes

93
0,2 FTE durante el proceso. Perfil tcnico
Vnculo con acciones
Los cambios de proveedor o migracin de tecnologas siempre pueden comportar la prdida puntual del servicio.
La acumulacin de servicios en un mismo proveedor puede provocar cierto lock-in
Plan de accin
Modelo de costes
Accin 3.3
Alineacin de la estrategia de negocio y la inversin en TIC
Responsable
CFO y IT Manager
Descripcin
XXXXXX define una estrategia corporativa muy centrada en el mbito comercial y los resultados financieros objetivo. Esta estrategia, no obstante, no se traslada o no es soportada por estrategias, iniciativas o proyectos de las diferentes reas de la compaa, entre ellas las TIC.
Esta actuacin va encaminada a establecer un modelo de gestin de las TIC en el cul se defina un presupuesto TIC proactivo, pensando para dar cobertura a los objetivos del negocio, y no reactivo como hasta la fecha. Este presupuesto (CAPEX y OPEX) debe permitir afrontar los retos de la compaa en el corto, medio y largo plazo, anticipndose a las necesidades y evitando sobresaltos que deriven en esfuerzos econmicos imprevistos. Este presupuesto debe ir siendo revisado y actualizado en los diferentes comits del nuevo gobierno, identificando desviaciones respecto a lo planificado, o incorporando o eliminando partidas de acuerdo a estrategias corporativas
Como indicadores de consecucin del los objetivos de la iniciativa se pueden utilizar los siguientes indicadores: Desviacin del presupuesto planificado vs real % de disminucin del presupuesto operativo
2013 2014 4T 1T 2T 3T 4T 1T 2015 2T 3T

1. Definir una nueva estructura presupuestaria de las TIC para los prximos 2-3 aos, con unos objetivos de reduccin de gastos y la planificacin de inversiones
2. Presentar y aprobar en el Comit de Direccin esta propuesta

3. Realizar un seguimiento de la ejecucin y planificacin presupuestaria en los comits pertinentes (Comit de Direccin y Comit de gestin TIC )

94
4 jornadas de dedicacin al ao
Vnculo con acciones
3.1 y 3.2
No anticiparse a posibles necesidades no previstas del negocio que pueda desviar el presupuesto No revisar peridicamente la ejecucin presupuestaria
Plan de accin
Otras mejoras de gestin
Accin 4.1
Implantacin de metodologas para la gestin del conocimiento
Responsable
HR, IT Manager
Descripcin
Una de las reas de mejora ms crticas de las TIC de XXXXXX XXXXXX es la dependencia de algunos recursos tcnicos que dan soporte a procesos crticos del negocio.
Existen sistemas mantenidos por una sola persona, sin documentacin tcnica asociada que permita el traspaso del conocimiento de forma gil, y que pueda hacer frente a eventuales imprevistos que impidan que el recurso clave pueda desempear sus funciones de forma habitual. Por este motivo, es muy importante definir una metodologa de gestin del conocimiento para documentar todos aquellos procesos que se realicen peridicamente (jobs, alta de usuarios, cierres mensuales), as como las parametrizaciones y desarrollos realizados. Por otra parte, se deben definir una serie de backups por cada funcin/tarea, de manera que todas las tareas estn replicadas, realizando una pequea formacin ad-hoc que cubra esta necesidad. Asegurar el xito de esta actuacin garantiza la continuidad del negocio frente a situaciones inesperadas.
Para poder evaluar si esta iniciativa se ha llevado a cabo de forma correcta pueden utilizarse los siguientes indicadores: Tiempo medio de resolucin de incidencias cuando el recurso clave no est vs cuando est Nmero de procesos documentados sobre el total
2013 2014 4T 1T 2T 3T 4T 1T 2015 2T 3T

1. Definicin de un procedimiento de generacin de documentacin 2. Identificacin de todas las tareas clave por recurso
3. Documentacin de las tareas clave

4. Definicin de la persona responsable del backup de cada tarea 5. Traspaso del conocimiento (pequea formacin) para que la persona de back up pueda realizar la tarea 6. Puesta en marcha del nuevo modelo de back-ups

95
10 jornadas de traspaso del conocimiento y 10 de documentacin
Vnculo con acciones
4.3
Existe el riesgo de postergar esta gestin del conocimiento al no considerarse un aspecto crtico, en este sentido ser responsabilidad del IT manager que se realice
Plan de accin
Accin 4.2
Definicin de un plan de formacin
Responsable
HR, IT Manager
Descripcin
La correcta formacin de los profesionales de una firma es siempre sinnimo de mayor productividad. El conocimiento de las posibilidades/funcionalidades que ofrecen los sistemas de informacin pueden facilitar el da a da de la operativa y evitar prdidas de tiempo derivadas de consultas, malos usos, prdida de informacin, etc. A lo largo del anlisis de situacin actual, los profesionales de XXXXXX han expresado su deseo de recibir mayor formacin en el uso de las aplicaciones que usan, sea a diario o de manera espordica. Se deriva de aqu una doble lnea de actuacin: En primer lugar, la revisin del welcome pack y formacin actual, asegurando que se transmiten todos los conocimientos necesarios a nuevas incorporaciones Lanzar un proceso de identificacin de necesidades de formacin del personal ya existente, y lanzar un plan de formacin Esta actuacin supone un esfuerzo importante de documentacin y tiempo, pero se considera suficientemente relevante como para llevarla a cabo.
# profesionales formados # cursos impartidos % de satisfaccin
2013 2014 4T 1T 2T 3T 4T 1T 2015 2T 3T

1. Revisin de la documentacin y contenido del welcome pack (ver actuacin 4.3) 2. Comunicacin a la organizacin para que reflexionen y soliciten formacin 3. Ronda de entrevistas para la toma de requerimientos de formacin 4. Evaluacin de los requerimientos y elaboracin de un plan de formacin priorizado 5. Ejecucin del plan de formacin 6. Realizacin de encuestas de satisfaccin 7. Revisin del plan de formacin

96
15 jornadas, entre preparacin de las formaciones y ejecucin de las mismas Falta de inters por parte de los profesionales de la firma Importante esfuerzo documental
Vnculo con acciones
4.3
Plan de accin
Accin 4.3
Generacin de documentacin TIC
Responsable
IT Support, IT Manager
Descripcin
En ocasiones, la generacin de documentacin asociada a proyectos de implantacin o evolucin de aplicaciones informticos o servicios de comunicaciones es percibida como una tarea innecesaria consumidora de recursos. No obstante, es la nica manera de asegurar que el conocimiento no se concentra nicamente en determinados recursos internos, o, en el peor de los casos, en el proveedor externo. XXXXXX XXXXXX proviene de una cultura de gestin internalizada de las TIC. Sus recursos propios poseen un conocimiento muy importante de la compaa, pero no en todos los casos han documentado los proyectos o iniciativas que han llevado a cabo. Esto pone en riesgo la continuidad de los servicios ante imprevistos, vacaciones o bajas. Se propone la definicin y ejecucin de un plan de mejora de la documentacin TIC, basada en la identificacin de aquellos manuales incompletos o desactualizados y su revisin posterior. Se aprovechar esta iniciativa para asegurar que conocimientos crticos a nivel de sistemas no residen en una nica persona, o documento. La generacin de esta documentacin pasar a ser obligatoria para nuevos desarrollos o implantaciones.
% de aplicaciones con manual de usuario % aplicaciones con manual de administracin
2013 2014 4T 1T 2T 3T 4T 1T 2015 2T 3T

1. Revisin del estado de la documentacin actual, a nivel de: a) b) c) Manual de usuario Manual de administracin Diseo tcnico
2. Evaluacin de mejoras necesarias para cada aplicativo 3. Planificacin de elaboracin/revisin de la documentacin 4. Validacin del resultado
5. Comunicacin y publicacin de la documentacin

97
Variable dependiendo del estado actual de la documentacin
Vnculo con acciones
4.1, 4.2
Dificultad del proceso de documentar debido a la falta de una base o al desconocimiento de los cambios realizados anteriormente Elaboracin de documentacin para aplicativos obsoletos
Plan de accin
Accin 4.4
Estructuracin mejoras metodolgicas en la gestin TIC
Responsable
IT manager, IT Support
Descripcin
A pesar de que no es fcil medir la consecucin de los objetivos de esta iniciativa si podran evaluarse algunos aspectos, tales como: Gasto en aprovisionamiento Tiempo en la seleccin de proveedores Deviacin econmica o en duracin de los proyectos
En el documento de modelo objetivo se han expuesto una serie de mejoras en la gestin de las TIC, enfocadas a la aplicacin de metodologas que permitan aumentar la calidad del servicio TIC ofrecido. Estas mejoras metodolgicas se centran en 4 aspectos: Mejoras aprovisionamiento: seleccin de proveedores, negociacin de contratos y servicios etc Falta metodologa proyectos: para la mejora en la planificacin y ejecucin de proyectos en el mbito de las TICS Herramienta de ticketing (no prioritario): para el registro y seguimiento de incidencias TIC Seguridad (no prioritario): evolucionar las medidas de seguridad, especialmente por lo que concierne a la fuga de informacin corporativa
2013 2014 4T 1T 2T 3T 4T 1T 2015 2T

1. Redactar/definir las metodologas de acuerdo a como van a aplicarse a la prctica 2. Publicacin y/o comunicacin de las metodologa a los departamentos que se cree necesario 3. Inicio de la actividad de acuerdo a las nuevas metodologas fijadas
3T

98
Mejoras aprovisionamiento 1-2 jornadas y Metodologas de proyectos 3-4 jornadas
Vnculo con acciones
1.1, 1.2 y 1.3
Existe el riesgo de postergar esta mejora de las metodologas al no considerarse un aspecto crtico, en este sentido ser responsabilidad del IT manager que se realice

Hoja de Ruta Tic

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Hoja de ruta TIC en XXXXXX XXXXXX

Contenido del documento

Introduccin general i. ii. Antecedentes y objetivos Enfoque metodolgico

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En concreto, con la ejecucin de este proyecto se busca:

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Contenido del documento

Introduccin general i. ii. Antecedentes y objetivos Enfoque metodolgico

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Anlisis Situacin Actual

Definicin Criterios Directores

Definicin del Modelo Objetivo

Definicin del Plan TIC

Revisin de documentacin tcnica, funcional y contractual

Definicin de los criterios directores del nuevo modelo y plan

Creacin ficha de proyectos derivados de cada iniciativa

Conclusiones Anlisis Situacin Actual, DAFO y puntos de mejora preliminares detectados

Modelo objetivo GAPs

Fichas de los proyectos incluidos en la propuesta de plan de sistemas

Gobierno del proyecto

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Contenido del documento

Introduccin general Situacin actual i. Introduccin

Conclusiones Criterios directores Modelo objetivo Plan de accin

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Requerimientos Estratgicos y necesidades del negocio a largo plazo

Visin de las iniciativas de negocio y su impacto en personas, tecnologas y procesos

Planificacin TIC Modelo de Gobierno organizacin del servicio y

Definicin y seguimiento de las polticas de Seguridad

Estrategia y Directrices de Negocio

Coste de Propiedad Escalabilidad e Integracin

Grado de satisfaccin de los usuarios Calidad de los servicios TIC

Posibilidades de escalabilidad de la arquitectura

Anlisis de la estructura de costes de las TIC

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Contenido del documento

Introduccin general Situacin actual i. Introduccin

Conclusiones Criterios directores Modelo objetivo Plan de accin

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Estrategia global compaa

Gestin compartida de las TIC

Para el anlisis de necesidades y cobertura se ha seguido el siguiente proceso:

Procesos relevantes Gobierno TIC

Breve descripcin de aplicaciones de negocio Caractersticas usuarios destacadas

Principales necesidades no cubiertas por las aplicaciones actuales

Otras necesidades puntuales

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Anlisis del mercado farmacutico espaol.

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DESCRIPCIN Y FUNCIONES PRINCIPALES

N MEDIO USUARIOS (APROX.)

eTempo Prophix XLCubed MS Office Excel CRM (Teams Cegedim)

250 / 4 15 22 222 80 247 6 85 273 273 1 (interno) >100 235 -

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Regtrack; Kipdips; Koshi; Lotus Notes

Presupuestacin y Forecasting P&L

Mantenimiento medical devices

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A continuacin se recogen algunas necesidades ms puntuales, entre las que destacan:

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Casos (posibles respuestas a crecimientos )

La incorporacin de personas procedentes de una nueva empresa no presenta mayores problemas

XXXXXX RRRRR 265.191 0 * 0 *** 97.824 363.015