Manuales Administrativos Concepto de Manuales:

Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. Son fundamentalmente, un instrumento de comunicacin.

Si bien existen diferentes tipos de manuales, que satisfacen distintos tipos de necesidades, puede clasificarse a los manuales como un cuerpo sistem tico que contiene la descripcin de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de una organizacin y los procedimientos a trav!s de los cuales esas actividades son cumplidas.

#n las organizaciones en que no se utilizan manuales, las comunicaciones o instrucciones se transmiten a trav!s de comunicados internos. Si bien el propsito de transmitir informacin se cumple por medio de estos $ltimos instrumentos, no se logra el ob%etivo de que constituyan un cuerpo org nico, por lo que resultar dif&cil en un momento dado conocer cu l es el total de esas disposiciones registradas a trav!s de comunicados aislados.

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Ventajas de la disposicin y Uso de Manuales

1.( Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla en una organizacin, elementos !stos que por otro lado ser&a dif&cil reunir. 2.( La gestin administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento, sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el tr mite a trav!s del tiempo.
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".( clarifican la accin a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qu! reas debe actuar o a que nivel alcanza la decisin o e%ecucin. '.( *antienen la homogeneidad en cuanto a la e%ecucin de la gestin administrativa y evitan la formulacin de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes.
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).( Sirven para ayudar a que la organizacin se aproxime al cumplimiento de las condiciones que configuran un sistema. +.( Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del tiempo. ,.(-acilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al existir un instrumento que define con precisin cu les son los actos delegados.
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..( Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia en funciones a las que hasta ese momento no hab&a accedido /.( #conomizan tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra manera deber&an ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se presentan. 10.( 1bican la participacin de cada 2omponente de la organizacin en el lugar que le corresponde, a los efectos del cumplimiento de los ob%etivos empresariales.
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11.( 2onstituyen un elemento que posibilita la evaluacin ob%etiva de la actuacin de cada empleado a trav!s del cote%o entre su asignacin de responsabilidades seg$n el manual, y la forma en que las mismas se desarrollan. 12.( 3ermiten la determinacin de los est ndares m s efectivos, ya que estos se basan en procedimientos homog!neos y metdicos.
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Limitaciones de los Manuales

1.( #xiste un costo en su redaccin y confeccin que, indudablemente, debe afrontarse. 2.( #xigen una permanente actualizacin, dado que la p!rdida de vigencia de su contenido acarrea su total inutilidad. ".( 4o incorporan los elementos propios de la organizacin informal, la que evidentemente existe pero no es reconocida en los manuales.
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'.( 5esulta dif&cil definir el nivel ptimo de s&ntesis o de detalle a efectos de que sean $tiles y suficientemente flexibles. ).( Su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organizacin se compone de un n$mero reducido de personas y, por lo tanto, la comunicacin es muy fluida y el volumen de tareas reducido.

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Clasificacin de Manuales Administrativos

Se presentan seis tipos de manuales de aplicacin en las organizaciones empresarias6 A.- Manual de Organi acin. !.- Manual de "ol#ticas. C.- Manual de procedimientos y normas. $.- Manual del especialista. %.- Manual del empleado. &.- Manual de "ropsito m'ltiple.
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#l manual de organizacin describe la organizacin formal, mencionado, para cada puesto de traba%o, los ob%etivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidad. #l manual de pol&ticas contiene los principios b sicos que regir n el accionar de los e%ecutivos en la toma de decisiones

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#l manual de procedimientos y normas describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos administrativos en el orden secuencial de su e%ecucin y las normas a cumplir por los miembros de la organizacin compatibles con dichos procedimientos. #l manual para especialistas contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la actuacin de los empleados que cumplen iguales funciones.
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#l manual del empleado contiene aquella informacin que resulta de inter!s para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relacin con la misma, y que se les entrega en el momento de la incorporacin. 7ichos temas se refieren a ob%etivos de la empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivacin y programacin de carrera de empleados, derechos y obligaciones, etc.

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%l manual de propsitos m'ltiples reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensin de la empresa o el volumen de actividades no %ustifique su confeccin y mantenimiento.

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"artes Componentes de un Manual

Los elementos que m s interesan dentro de los integrantes de un manual son aquellos que ser n ob%eto de consulta y que se encontrar n ubicados en lo que se denomina 8cuerpo 3rincipal9 6 funciones, normas, instrucciones, procedimientos, lineamientos, etc. 7ependiendo estos temas del tipo de manual de que se trate.

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%n primer lugar comenzar el texto con una seccin denominada 8contenido9, donde se enunciar n las partes o secciones integrantes del manual. #sta seccin ser( seguida de un )#ndice* en el que, al igual que todos texto, se indicar el n$mero de p gina en que se localiza cada t&tulo y subt&tulo. #s un &ndice num!rico, cuyo ordenamiento respeta la secuencia con que se presentan los temas en el manual.

1.

3ero tambi!n puede existir un &ndice tem tico, en el que los temas se presentan ordenados alfab!ticamente para facilitar su localizacin por este medio. 3or lo general, el &ndice tem tico se ubica como $ltima seccin del manual. La tercera seccin ser( la )introduccin* en la que se explicar el propsito del manual y se incluir n aquellos comentarios que sirvan para proponer al lector y clarificar contenidos en los cap&tulos siguientes.
1/

La cuarta seccin contendr la 8instrucciones para el uso del manual9. #sto es, explicar de que manera se logra ubicar un tema en el cuerpo principal a efectos de una consulta, o bien en que forma se actualizar n las piezas del manual, dada la necesidad de revisiones y reemplazos de normas y medidas que pierden vigencia o surgen nuevas necesidades a cubrir. La +uinta seccin es el 8cuerpo principal9: es la parte m s importante y la verdadera razn del manual.
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Manuales de Organi acin

"rincipios !(sicos ;oda posicin de supervisin debe tener asignadas funciones y responsabilidades concretas. ;oda <signacin de responsabilidades debe ir acompa=ada de la correspondiente autoridad para e%ercerla. 4o debe quedad incertidumbre respecto a la definicin de autoridad y responsabilidad con relacin a todas y cada una de las posiciones de la organizacin.
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Manuales de Organi acin

2ada persona que ocupa un puesto en la organizacin debe recibir rdenes de una $nica fuente. ;oda decisin que se adopte respecto a un integrante de la organizacin debe ser efectuada con conocimiento y consentimiento del supervisor inmediato del afectado por la decisin 7ebe existir y aplicarse un mecanismo que permita controlar y evaluar el cumplimiento de las responsabilidades asignadas a los niveles %er rquicos.
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Contenido y "resentacin de los manuales de la Organi acin

O,jeto: #stablecer el contenido y la presentacin de un manual de organizacin. #l contenido se enuncia en car cter indicativo. "artes -ntegrantes Contenido: #s una especie de &ndice: incluir la enunciacin de cada una de las partes componentes del manual y la cantidad de p ginas que corresponda a cada una.
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O,jetivo del manual: en esta parte se indicar los fines y alcances generales del manual de organizacin. 3or e%emplo se determinar que el ob%etivo del manual es definir las funciones y responsabilidades de cada posicin dentro de la organizacin. O,jetivos y pol#ticas de la organi acin: se indicar n los fines hacia los cuales se dirigen los esfuerzos de la organizacin. .erar+u#a: Se definir n y establecer n los distintos niveles %er rquicos de los rangos y de los entes de la organizacin. #stablecida 4orma >5<* "')1'
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Autoridad: se indicar n los distintos tipos de autoridad vigentes en la organizacin. Control: Se definir n y establecer n los tipos de control dentro de la organizacin. Misiones y &unciones: se enunciar n las funciones de cada uno de los entes de la organizacin y se definir n sus fines. Atri,uciones: Se definir n y establecer n las facultades delegadas a los responsables de cada ente de la organizacin.

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$elegacin: Se refiere a la enunciacin de las tareas que el personal %er rquico puede asignar a sus subordinados. #n razn del exceso de obligaciones a cumplir, el responsable de cada rea podr delegar funciones en los miembros que, seg$n el organigrama, dependan de !l
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/eempla o: se definir y establecer el r!gimen de reemplazos entre los responsables de los entes de la organizacin. -nformacin: se determinar cual es la informacin que debe generarse en el ente org nico, tanto para su propio uso como para integrar el sistema general de informacin de la organizacin.
2,

/elaciones: se indicar n los tipos de relaciones existentes entre los distintos entes internos de la organizacin o externos a la misma. /esponsa,ilidades: Se definir n las obligaciones que emergen del e%ercicio de una determinada atribucin. Organigramas: Se incluir la representacin gr fica de la estructura org nica, total y parcial de la organizacin.
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/0gimen de autori aciones: trata sobre el establecimiento de disposiciones generales que rigen las autorizaciones para adoptar decisiones y?o para firmar los documentos correspondientes.

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"resentacin: la misma ofrecer( el manual se

refiere al ordenamiento +ue o,servar(n sus partes componentes y a su formato.

Contenido del manual O,jetivos del manual O,jetivos y pol#ticas de la organi acin Conceptos generales Contenido com'n de los entes del mismo nivel Contenido espec#fico de los entes Contenido com'n de los rangos de igual jerar+u#a Organigramas /0gimen de autori aciones
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Manuales de procedimientos
1na de las actividades de mayor trascendencia de organizacin y m!todos, consiste en el an lisis de los procedimientos administrativos vigentes o en la definicin de los circuitos para nuevas empresas y?o nuevas actividades que encare una empresa constituida. 1n procedimiento administrativo implica la definicin de 6 1.- -unciones y tareas para cada rea en que se halle estructurada una organizacin, con especificaciones claras y precisas del tratamiento o curso de accin a seguir ante cada
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<lternativa factible de ocurrencia de cada variable constituida de un circuito administrativo. 2.- -ormularios a utilizar, especificando. #misor, oportunidad de emisin, cantidad de copias, instrucciones para el llenado de cada uno de los datos que lo integran , distribucin de las copias, etc. 3.- <rchivos a utilizar, en cuanto a 6 contenido, per&odo de resguardo legal y operativo, clasificacin de la informacin contenida, etc. 4.- 1n esquema de control operativo y patrimonial.
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Contenido y estructura de un manual de procedimientos 2ontenido @b%etivos 5esponsabilidad <lcance de los procedimientos >nstrucciones 4ormas de procedimientos Alosario Bndice ;em tico
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2ontenido y estructura del manual de procedimientos Bndice de referencias cruzadas Cerificacin y asesoramiento >ndicacin de fechas 4umeracin de p ginas -ormato <rmado

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La seccin 8contenido9 del manual incluir 6 aD enunciacin de la codificacin bD #nunciacin de la nominacin de cada norma cD 2antidad de p ginas de cada norma de procedimiento o parte del manual. #n 8ob%etivos9 contendr la explicacin de los propsitos de la aplicacin del manual y, cuando fuese necesario, los motivos que le dieron origen. #n 8responsabilidad9 se indicar la unidad org nica responsable del cumplimiento de los procedimientos en cuestin. #n 8alcance de los procedimientos9 contendr la explicacin de los entes sobre los cuales se aplican los procedimientos y las circunstancias en que deben ser
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#mpleados o por la v&a de excepcin, cuales son los l&mites en que cesa la aplicabilidad de los procedimientos. La seccin 8instrucciones9 contendr las concernientes a6 aD #structura bD 2odificacin cD <ctualizacin dD 2riterios de cumplimiento #n 8estructura9 se indicar cual es la disposicin y los fundamentos de las partes en que est ordenado el manual
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#n 8codificacin9 se indicar el sistema y criterios de codificacin utilizados. 3or e%emplo6 E E EE EE #l primer digito6 representa el sistema #l segundo digito6 representa el subsistema componente del sistema codificado con el primero. #l tercer digito6 representa el n$mero de procesos correspondiente. #l cuarto digito6 identifica cada uno de los formularios que intervienen en el sistema
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Los aspectos que imprescindiblemente deben ser sometidos a normas son6 ( ;areas y decisiones ( <rchivos ( 2ircuito o flu%o de la informacin y la v&a de su materializacin en formularios. #n materia de ;areas y 7ecisiones, el manual debe incluir6 ( 1na descripcin clara y completa de cada paso a seguir ante cualquier evento.
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"/

(*omento y oportunidad en que debe ser e%ecutado cada paso. ( 5esponsable de la e%ecucin de cada paso ( >nformacin requerida para la e%ecucin de cada paso. ( >nformacin que se debe generar como consecuencia del resultado de la e%ecucin de cada uno de los pasos. (*edios a utilizar6 archivos, formularios, equipos de comunicaciones y?o procesamiento. ( 7ecisiones a tomar previendo todos los eventuales cursos de accin de posibles aplicacin.

(2ontroles a efectuar y cursos de accin a tomar seg$n el resultado del control. 5especto a los <rchivos, los manuales deben incluir una explicacin que permita conocer6 ( >nformacin a contener. ( *!todo de clasificacin de la informacin contenida. ( *!todo de b$squeda de la informacin y tratamiento posterior al mismo. ( 5esponsable de su custodia y mantenimiento actualizado.
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(7etalle taxativo de quienes tiene acceso a dicho archivo para consulta y para extraccin de su contenido. #n lo concerniente al flu%o de informacin, el manual de procedimientos debe contener6 ( #%emplares de los formulario, listados, planilla y todo tipo de impresos a utilizar. ( 5esponsables de la emisin de cada uno de ellos. ( *omento en que deben ser emitidos. ( 2antidad de copias y tratamiento y distribucin
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< darle a cada una de ellas. ( >nstrucciones para el llenado de cada uno de los datos que integran el formulario.

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