MAE.

DORA ANDREA PEREZ OJEDA

CONCEPTO DE AUDITORIA

EXAMEN METODICO Y ORDENADO DE LA CONTABILIDAD DE UNA EMPRESA, MEDIANTE LA COMPROBACION DE LAS OPERACIONES REGISTRADAS Y LA INVESTIGACION DE TODOS AQUELLOS HECHOS QUE PUEDAN TENER RELACION CON ELLOS MISMOS, A FIN DE DETERMINAR SU CORRECCION

TIPOS DE AUDITORIA

INTERNA

EXTERNA

ES AQUELLA REALIZADA POR LOS EMPLEADOS DE UNA EMPRESA, QUE DEPENDEN DE LA ADMINISTRACION DE LA MISMA

ES AQUELLA QUE ES EFECTUADA, POR UNA PERSONA INDEPENDIENTE O FIRMA DE CONTADORES PUBLICOS, ES DECIR, EL AUDITOR NO ES UN EMPLEADO DEL CLIENTE, SU RELACION CON LA ADMINISTRACION ES ESTRICTAMENTE PROFESIONAL.

TIPOS DE AUDITORIA

TOTAL

POR SU NATURALEZA

PARCIAL

Auditora operacional:
es la que se encarga promover la eficiencia en operaciones, adems evaluar la calidad de operaciones. de las de las

Auditora financiera:
es el examen total o parcial de la informacin financiera y la correspondiente operacional y administrativa, as como los medios utilizados para identificar, medir, clasificar y reportar esa informacin.

Auditora administrativa:
es la que se encarga de verificar, evaluar y promover el cumplimiento y apego al correcto funcionamiento de las fases o elementos del proceso administrativo y lo que incide en ellos es su objetivo tambin el evaluar la calidad de la administracin en su conjunto.

CLASES DE AUDITORIA

Auditora Fiscal Auditoras por programas.

Son aquellas que emanan de un programa normal o especial, diseado por autoridades especficas. Los programas normales se conforman por lo regular sobre BASE ANUAL y en l se establecen las metas a alcanzar por ese perodo con base en los recursos humanos, materiales y econmicos con que se disponga para el efecto, establecidos con base en los recursos presupuestales asignados de manera regular para tales propsitos.

La Auditoria administrativa como se mencion anteriormente, se puede enfocar al anlisis de las distintas reas funcionales de la empresa. En este sentido la Auditoria administrativa se puede componer de las siguientes partes:
Evaluacin de la planeacin de la empresa. Es una de las partes centrales de la Auditoria administrativa que permite precisar las deficiencias administrativas y operativas en la planificacin, no slo en los niveles altos y medios de una organizacin, sino tambin en los niveles ms bajos. Incluye la visin general y misin, objetivos o metas, planes, estrategias, programas, polticas, procedimientos y normas.

Evaluacin de contabilidad y finanzas. Los recursos de capital son indispensables para que la gerencia pueda cumplir sus metas y objetivos. Por esta razn el subsistema de finanzas est directamente relacionado con otros subsistemas. Estas relaciones dan la fuerza viable a la organizacin. En esta auditoria se evalan los registros contables, balances financieros peridicos, declaracin de ingresos, etc.

Evaluacin de la funcin de mercadotecnia.

La evaluacin mediante el cuestionario de Auditoria administrativa es ms difcil para esta rea funcional debido a que el mercado depende mucho de factores externos que no estn bajo el control de su gerencia. En general se pueden evaluar 5 partes: visin general de mercadotecnia, ventas, investigacin de mercado, publicidad y distribucin fsica.
Evaluacin de Investigacin y Desarrollo e Ingeniera. Estas reas son analizadas tambin debido a su importancia para el crecimiento de una empresa. Un esfuerzo productivo en investigacin y desarrollo es una fuente de nuevos productos y procesos importantes a largo plazo para la empresa. La funcin de Ingeniera tiene que ver con el establecimiento de las condiciones adecuadas para la fabricacin y las pruebas.

Evaluacin produccin.

de

la

funcin

de

El proceso de manufactura debe ser planeado, programado, dirigido y controlado para producir la mercanca final deseada, de manera que llegue al cliente en el plazo programado. Una evaluacin completa de produccin presenta las siguientes secciones: visin general de produccin, planificacin de la produccin, produccin, inventarios y compras.

Evaluacin de la funcin de personal. La dificultad de valorar el factor humano, hace difcil esta evaluacin. Se evalan para esta funcin: la visin general del personal, la planificacin de la mano de obra y las relaciones industriales.

Evaluacin del ambiente de trabajo y del elemento humano. Los cambios constantes en el ambiente de trabajo afectan el desempeo de una organizacin, por lo tanto debe evaluarse lo adecuado de la estructura de trabajo respecto al momento actual. En esta parte de la evaluacin se incluyen: la estructura del trabajo, la estructura informal y el control del elemento humano. Evaluacin del sistema de informacin. En esta seccin se debe determinar el grado de control gerencial sobre el sistema de informacin, en algunos casos, el sistema de computacin. Se evalan los controles al departamento de computacin, las entradas, programas y controles de salida y los controles interactivos y de seguridad.

ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA

Existen diferentes tipos de reporte, como lo son el que se da al Consejo de Administracin, al Direccin General, Direccin de Finanzas y Funcionarios. REPORTANDO GENERAL A LA DIRECCION

Este puede y debe ser el enfoque por excelencia de ubicacin organizacional del departamento de auditoria interna en una entidad. El Director General debe ser el responsable y debe de responder ante sus accionistas as como el tener a la mano elementos necesarios para que el director general pueda responder ante sus demandantes. Este elemento bsico, indispensable del control, es, precisamente, el grupo de auditoria interna.

REPORTANDO FINANZAS

LA

DIRECCION

DE

Al director de Finanzas su entidad le da facultades para administrar uno de esos recursos: el capital, dentro de polticas , criterios y lineamientos acordes a los fines que persigue la propia entidad. Esa facultad redunda directa o indirectamente en el poder, en el poder del dinero. El director de finanzas tiene poder para decidir como allegarse de recursos, como administrarlos cuando obran en su poder, y como erogarlos. Este simple hecho le da el poder dentro de la organizacion.

REPORTANDO A OTROS FUNCIONARIOS

Esto es cuando en un momento dado el Contralor pueda fungir como Director General dentro de una organizacin. Es decir que reportando al Contralor queda previsto que el responsable ser el Director General.

Una estructura organizacional ideal de contralora estar integrada por las siguientes reas. Organizacin y Mtodos Contabilidad General Contabilidad de Costos Auditoria Interna

ORGANIZACION ORGANIZACIN Y METODOS METODOS

AUDITORIIA INTERNA
CONTRALORIA

CONTABILIDAD DE
COSTOS CONTABILIDAD GENERAL

AUXILIARES

FACTORES QUE INFLUYEN EN SU ESTRUCTURA INTERNA Y DIMENSIONES EN EL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA

Tamao de la organizacin

Relacin Costo Beneficio Recurrencia de Errores

Mente Abierta

al Cambio.

Confianza en la funcin de Auditoria Interna

RECURSOS HUMANOS

Esto difiere dependiendo del puesto que se este buscando (Director de Auditoria, Gerente de Auditoria, Supervisor de Auditoria, Encargado de Auditoria, Auditor Auxiliar) todos y cada uno de ellos tiene que saber lo siguiente. Descripcin del Puesto Perfil del puesto Principales Obligaciones y Responsabilidades Superior Jerrquico Reclutamiento y Seleccin Atributos y Cualidades.

Naturaleza jurdica Criterios de funcionamiento Estilo de administracin Enfoque estratgico Proceso administrativo Giro industrial Sector de actividad mbito de operacin Tamao de la empresa Nmero de empleados

Relaciones de coordinacin Desarrollo tecnolgico Sistemas de comunicacin e informacin Nivel de desempeo Trato a clientes (internos y externos) Entorno Productos y/o servicios Sistemas de calidad

PROCESO ADMINISTRATIVO
PLANEACIN Visin Misin Objetivos Metas Estrategias / tcticas Procesos Polticas Procedimientos Programas Enfoques Niveles Horizontes DIRECCIN

ELEMENTOS ESPECFICOS

Liderazgo Comunicacin Motivacin Grupos y equipos de trabajo Manejo del estrs, el conflicto y la crisis Tecnologa de la informacin Toma de decisiones Creatividad e innovacin

ORGANIZACIN

CONTROL Naturaleza Sistemas Niveles Proceso reas de aplicacin Herramientas Calidad

Estructura organizacional Divisin y distribucin de funciones Cultura organizacional Recursos humanos Cambio organizacional Estudios administrativos Instrumentos tcnicos

Adquisiciones Almacenes e inventarios Asesora externa Asesora interna Coordinacin Distribucin del espacio Exportaciones Globalizacin Importaciones Informtica Investigacin y desarrollo Marketing Operaciones Proveedores Proyectos Recursos financieros y contabilidad Servicio a clientes Servicios generales Sistemas

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Entre los objetivos prioritarios para instrumentarla de manera consistente tenemos los siguientes: De control.- Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicacin y poder evaluar el comportamiento organizacional en relacin con estndares preestablecidos. De productividad.- Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinmica administrativa instituida por la organizacin. De organizacin.- Determinan que su curso apoye la definicin de la estructura, competencia, funciones y procesos a travs del manejo efectivo de la delegacin de autoridad y el trabajo en equipo. De servicio.- Representan la manera en que se puede constatar que la organizacin est inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfaccin de sus clientes. De calidad.- Disponen que tienda a elevar los niveles de actuacin de la organizacin en todos sus contenidos y mbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos. De cambio.- La transforman en un instrumento que hace ms permeable y receptiva a la organizacin. De aprendizaje.- Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organizacin pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora. De toma de decisiones.- Traducen su puesta en prctica y resultados en un slido instrumento de soporte al proceso de gestin de la organizacin.

PRINCIPIOS DE AUDITORA ADMINISTRATIVA Sentido de la evaluacin La auditoria administrativa no intenta evaluar la capacidad tcnica de ingenieros, contadores, abogados u otros especialistas, en la ejecucin de sus respectivos trabajos. Ms bien se ocupa de llevar cabo un examen y evaluacin de la calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes, es decir, personas responsables de la administracin de funciones operacionales y ver si han tomado modelos pertinentes que aseguren la implantacin de controles administrativos adecuados, que asegures: que la calidad del trabajo sea de acuerdo con normas establecidas, que los planes y objetivos se cumplan y que los recursos se apliquen en forma econmica.

PRINCIPIOS DE AUDITORA ADMINISTRATIVA

Importancia del proceso de verificacin Una responsabilidad de la auditoria administrativa es determinar qu es lo que s est haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos; la practica nos indica que ello no siempre est de acuerdo con lo que l responsable del rea o el supervisor piensan que est ocurriendo. Los procedimientos de auditora administrativa respaldan tcnicamente la comprobacin en la observacin directa, la verificacin de informacin de terrenos, y el anlisis y confirmacin de datos, los cuales son necesarios e imprescindibles.

PRINCIPIOS DE AUDITORA ADMINISTRATIVA

Habilidad para administrativos

pensar

en

trminos

El auditor administrativo, deber ubicarse en la posicin de un administrador a quien se le responsabilice de una funcin operacional y pensar como este lo hace (o debera hacerlo). En s, se trata de pensar en sentido administrativo, el cual es un atributo muy importante para el auditor administrativo.

CAMPO DE APLICACIN DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA En cuanto a su campo, la auditora administrativa puede instrumentarse en todo tipo de organizacin, sea sta pblica, privada o social. En el Sector Pblico se emplea en funcin de la figura jurdica, atribuciones, mbito de operacin, nivel de autoridad, relacin de coordinacin, sistema de trabajo y lneas generales de estrategia. Con base en esos criterios, las instituciones del sector se clasifican en: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Dependencia del Ejecutivo Federal (Secretara de Estado) Entidad Paraestatal Organismos Autnomos Gobiernos de los Estados (Entidades Federativas) Comisiones Intersecretariales Mecanismos Especiales

En el Sector Privado se utiliza tomando en cuenta la figura jurdica, objeto, tipo de estructura, elementos de coordinacin y relacin comercial de las empresas, sobre la base de las siguientes caractersticas: 1. Tamao de la empresa 2. Sector de actividad 3. Naturaleza de sus operaciones Podemos concluir, que la aplicacin de una auditora administrativa en las organizaciones puede tomar diferentes cursos de accin, dependiendo de su estructura orgnica, objeto, giro, naturaleza de sus productos y servicios, nivel de desarrollo y, en particular, con el grado y forma de delegacin de autoridad. La conjuncin de estos factores, tomando en cuenta los aspectos normativos y operativos, las relaciones con el entorno y la ubicacin territorial de las reas y mecanismos de control establecidos, constituyen la base para estructurar una lnea de accin capaz de provocar y promover el cambio personal e institucional necesarios para que un estudio de auditora se traduzca en un proyecto innovador slido.