Presenta:

Mtro. Javier Solis Noyola

Camara Nacional de la Industria y la Transformacin

Delegacin Gmez Palacio

OBJETIVO GENERAL DE APRENDIZAJE (INFORMATIVO) El alumno conocer y comprender los conceptos bsicos de la administracin del tiempo con un enfoque de teora de sistemas (enfoque sistmico). OBJETIVOS FORMATIVOS: Reflexionar sobre la importancia de transformar sus paradigmas que no favorecen la productividad en el tiempo.
Desarrollar sus actividades de aprendizaje con espritu

de colaboracin, participacin (individual y grupal).

responsabilidad

Compartir experiencias o vivencias de su trayectoria

PROGRAMA DE CONTENIDOS
Diagnstico Personal sobre el del Uso del

Tiempo.
Conceptos

bsicos relacionados Administracin del Tiempo.

con

la

Matriz del Tiempo. Factores que no favorecen el uso adecuado del

tiempo.
El Enfoque Sistmico como estrategia integral

para Administrar el Tiempo.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
16:00 a 16:15 Hrs. Bienvenida y presentacin participantes.

16:15 a 17:25 Hrs. Presentacin de los temas del Programa de Contenidos mediante la tcnica de la Conferencia.
17:25 a 17:45 Hrs. Anlisis del Video Paradigmas 17:45 a 18:00 Hrs. Receso 18:00 a 18:35 Hrs. Tcnica de Aprendizaje Colaborativo (equipos). 18:35 a 18:45 Hrs. Plenario de Conclusiones

18:45 a 19:00 Hrs. Entrega de Constancias y Agradecimientos.

Cmo manejo mi tiempo

Cuestionario tomado de: Administracin del tiempo del autor Mauro Rodrguez Estrada
Todos contamos con 168 horas a la semana Cmo usas las tuyas? A continuacin hay diez afirmaciones sobre manejo del tiempo. Encierra en un crculo la que corresponda a cada punto. 1.- Cada da dedico un tiempo a planear mi trabajo. a) Casi nunca b) A veces c) Frecuentemente siempre 2.- Cada ao me fijo metas especficas y las pongo por escrito. a) Casi nunca b)A veces c) Frecuentemente siempre

d) Casi

d) Casi

3.- Diariamente hago una lista de pendientes, los jerarquizo segn su importancia y trato de manejarlos en ese orden. a) Casi nunca b)A veces c) Frecuentemente d) Casi siempre 4.- Dedico mi tiempo a tareas que soy capaz de realizar, y no lo dedico a cosas utpicas o improductivas. a) Casi nunca b)A veces c) Frecuentemente d) Casi siempre

Cmo manejo mi tiempo

(Cuestionario tomado de: Administracin del tiempo del Autor Mauro Rodrguez Estrada.)
5.- Llevo una agenda flexible para estar en condiciones de manejar problemas, as como algo inesperado. a) Casi nunca b)A veces c) Frecuentemente d) Casi siempre 6.- Delego satisfactoriamente buena parte de mis actividades. a) Casi nunca b)A veces c) Frecuentemente siempre

d) Casi

7.-Trato de manejar una sola vez la papelera que me llega, analizndola de inmediato y decidiendo sobre ella. a) Casi nunca b)A veces c) Frecuentemente d) Casi siempre 8.- Tengo una estrategia diseada para evitar las interrupciones. a) Casi nunca b)A veces c) Frecuentemente siempre

d) Casi

9.-Soy capaz de decir NO cuando se me requiere en cosas que interfieren con mi tiempo destinado a asuntos pendientes. a) Casi nunca b)A veces c) Frecuentemente d) Casi siempre 10.- En forma habitual practico la relajacin para reducir tensiones. a) Casi nunca b)A veces c) Frecuentemente siempre

d) Casi

Cmo manejo mi tiempo

(Cuestionario tomado de: Administracin del tiempo del Autor Mauro Rodrguez Estrada.)

Calificar como sigue: * 4 puntos por cada Casi Siempre * 3 puntos por cada Frecuentemente * 2 puntos por cada A veces * 1 punto por cada Casi nunca Suma los puntos obtenidos en las respuestas que marcaste, y tu resultado ser el siguiente: Entre 10 y 25: Mal, debes preocuparte. Entre 25 y 30: Bien, pero puedes mejorar. Entre 30 y 35: Muy bien. Entre 35 y 40: Excelente, sigue as.

Qu es el Tiempo?

Duracin de fenmenos. Aspecto mensurable de duracin. Duracin de cosas sujetas a

cambio. El tiempo es la dimensin del cambio.

Mauro Rodrguez Estrada

Caractersticas del tiempo

El ms importante de los recursos. El recurso ms equitativo: todos tenemos el mismo. Un recurso limitado y caduco: hagamos lo que hagamos se nos acaba. Recurso inflexible: ni ahorrarse, ni acumularse, ni prestarse. El ms indispensable de los recursos: ninguna accin humana puede realizarse sin tiempo. Recurso insustituible. Recurso inexorable: no lo podemos variar. Lo ms que podemos hacer es utilizarlo mejor o peor, a medida que va llegando. Recurso Paradjico: Todos disponemos de Todo 9 el tiempo del mundo. Podemos quejarnos de cmo lo usamos, pero

Qu es la Administracin del Tiempo?

Es

el conjunto de tcnicas y mtodos que contribuyen a aprovechar de la mejor manera el tiempo.

Lo que sucedi Slo puedo describirlo

Lo que esta por suceder

Puedo Administrarlo

Pasado futuro

presente

CUATRO GENERACIONES DE LA ADMINISTRACIN DEL TIEMPO

Cada generacin toma como base la anterior y permite un mayor control de la vida. La primera se caracteriz por las notas y listas de tareas que tendan a proporcionar cierto reconocimiento de los mltiples requerimientos planteados. La segunda consider el uso de agendas. Reflej el intento de mirar hacia adelante y programar los acontecimientos y actividades del futuro La tercera sum la idea esencial de priorizar, clarificar valores y comparar la importancia relativa de las actividades sobre la base de su relacin con esos valores. Se centr en el establecimiento de metas, objetivos a largo, mediano y corto plazo hacia los cuales orientaban el tiempo y la planificacin diaria del plan especfico para alcanzar las metas y actividades a las que se atribua mayor vala

CUATRO GENERACIONES DE LA ADMINISTRACIN DEL TIEMPO

La

cuarta no consiste en administrar el tiempo, sino en administrarnos a nosotros mismos. La satisfaccin depende tanto de la expectativa como de la realizacin. En lugar de encontrarse con las cosas y el tiempo, las expectativas de la cuarta generacin se centran en preservar y realizar las relaciones de la persona y

Fuentes de creacin de riqueza

(Paradigmas en el tiempo)
Capital

Trabajo

Conocimiento

Tierra

Agrcola Industrial Conocimiento

Fuente: Savage Ch. 1991.

Percepcin del tiempo

Soc. Agrcola Conocimiento Soc. Industrial Soc. del

C a m b i o

C a m b i o Tiempo

C a m b i o Tiempo Tiempo

Matriz de la Administracin del Tiempo (Stephen Covey)

URGENTE NO URGENTE

IMPORTANTE

II

NO IMPORTANTE

III

IV

IMPORTANTE Y URGENTE

Qu es lo importante?

Son las actividades que nos llevan a lograr nuestros objetivos.

Qu es lo urgente?

Son las actividades importantes que no se atendieron en su momento.

MATRIZ DEL USO DEL TIEMPO (Actividades)

Urgente
I Importante
Actividades: Crisis Problemas apremiantes productivas Proyectos cuya fecha vencen oportunidades

No urgente
II
Actividades: Prevencin Construir relaciones
Reconocer nuevas Planificacin, recreacin Aprendizaje

No importante

III
Actividades: Interrupciones, algunas llamadas Correo, algunos informes Algunas reuniones improductivas

IV
Actividades: Trivialidades, ajetreo intil Actividades no provechosas Perdida de tiempo, llamadas

MATRIZ DEL USO DEL TIEMPO (Resultados)

Urgente
I Importante
Resultados: Estrs Agotamiento Administracin de crisis Siempre apagando incendios transformacin Caos organizacional

No urgente
II
Resultados: Visin, productividad Equilibrio, pocas crisis Disciplina, control Adaptacin al cambio, Aprendizaje continuo (C-H-A)

No importante

III
Resultados: Relaciones frgiles o rotas Impotencia, excluido del control Concentracin en plazos cortos Administracin de crisis

IV
Resultados: Total irresponsabilidad Despidos Dependiendo de otros Desequilibrar o colapsar la

Matriz de la Administracin del Tiempo (Cuadrante de la Administracin de Personal Efectiva )

II
Resultados: Visin, productividad Equilibrio Disciplina, control Adaptacin al cambio, transformacin Aprendizaje continuo (C-H-A)

Actitud proactiva-preventiva
Primer Cuadrante Accionar Reactivo-no preventivo-quejoso!!

me quejo...

me quejo...

me quejo...

me quejo...

me quejo...

tiempo

2001

2013

me cuestiono...

analizo...

planifico...

hago...

disfruto...

tiempo

Segundo Cuadrante Accionar Proactivo-Preventivo

FACTORES QUE NO FAVORECEN EL USO ADECUADO DEL TIEMPO

EXTERNOS
Interrupciones del telfono Interrupciones por visitas inesperadas Urgencias Incapacidad de los subalternos Falta de informacin adecuada Exceso de reuniones Liderazgo deficiente Trmites excesivos (burocracia) Falta de motivacin, indiferencia Sistemas de comunicacin deficientes Desinters por el aprendizaje continuo Percibir las cosas como aisladas y no como un sistema. Paradigmas Organizacionales muy arraigados y estticos.

INTERNOS
No saber decir no No saber delegar actividades Indecisin Aplazar, dejar las cosas para despus Indisciplina en el cumplimiento de los propios planes Desorganizacin: confusin y desorden Ruidos y distracciones visuales Intentar demasiadas cosas a la vez Tensin y preocupaciones Obsesin por lo trivial Inconstancia, hbito de dejar lneas inconclusas Desinters por el aprendizaje continuo Percibir las cosas como aisladas y no como un sistema. Paradigmas personales muy arraigados y estticos.

ENFOQUE SISTMICO COMO ESTRATEGIA INTEGRAL PARA LA ADMINISTRACIN DEL TIEMPO

TEORA DE SISTEMAS
SISTEMA:

Es un conjunto organizado, formando un todo, en el que cada una de sus partes est conjuntada a travs de una ordenacin lgica, que encadena sus actos a un fin comn (objetivo).

CARACTERSTICAS DE LOS SISTEMAS

Estabilidad

Adaptabilidad

SISTEMA

Eficiencia

Sinergia

ESTABILIDAD
La estabilidad es la cualidad por la cual el

sistema permanece en funcionamiento eficaz, frente a las acciones de los factores externos e internos del mismo.

ADAPTABILIDAD
La adaptabilidad es la cualidad que debe poseer el sistema,

mediante el cual es capaz de evolucionar dinmicamente con arreglo a su entorno, de manera que atraviese diferentes estados en los que conserve su eficacia y su orientacin al objetivo que constituye su finalidad.

EFICIENCIA
Podemos sealar la eficiencia como la cualidad por la

cual el sistema atiende a su objetivo con economa de medios (recursos), poniendo en juego procesos que le permitan ser adaptable y equilibrado.

SINERGIA
La sinergia es la cualidad por la cual la capacidad

de actuacin del sistema es superior a las de sus componentes sumados individualmente.

Medio Ambiente externo

Proceso de Transformacin

P R O DU C T I V I D A D Productividad = Resultados =
Eficacia Entradas Eficiencia

Economa de Recursos

Pensamiento Sistmico
Izquierdo
1234 5678

Derecho

Mano derecha Pensamiento Lgico (Convergente)

Mano Izquierda Pensamiento Creativo (Divergente)

CREATIVIDAD E INVENTIVA

El filsofo y cientfico Thomas Kuhn dio al paradigma su significado contemporneo cuando lo adopt para referirse al conjunto de prcticas que definen una disciplina cientfica durante un perodo especfico de tiempo.
Es un modelo o esquema fundamental que organiza nuestras opiniones con respecto a algn tema en particular.

Paradigma s

Una forma de general de interpretar al mundo.

Es la forma bsica de percibir, pensar, evaluar y hacer, asociado con una particular visin de la realidad.

Qu ves?

Mira bien el dibujo...que ves? Lee la explicacion que estan a la derecha.

Las investigaciones han demostrado que los nios pequeos no pueden diferenciar esta pareja, ya que ellos en su memoria aun no tienen esta informacion asociada a nada. Los nios pequeos solo ven 9 delfines!! Moraleja Si en el transcurso de 3 segundos no encuentras los delfines, te daras cuenta que clase asociaciones tiene tu cerebro...

Elementos de un paradigma personal

Valores
Habilidades

Hbitos

Conocimientos

Paradigma

Costumbres

Emociones

Creencia s

EVOLUCIN DE LOS SISTEMAS ORGANIZACIONALES

MISIN

FILOSOFA (paradigmas)

VISIN

MISIN
La misin es un elemento del proceso de

evolucin de un sistema, esta es la actividad que realiza el conjunto de personas que integran al sistema empresarial. (Que hacer)

FILOSOFA
Es

un conjunto de principios, herramientas, valores humanos que promueven la competitividad de una organizacin con eficacia y eficiencia.

VISIN
La visin es la proyeccin

del crecimiento y desarrollo de la organizacin (como me quiero ver en el futuro).

ESTRATEGIAS CON ENFOQUE SISTMICO QUE FAVORECEN LA ADMINISTRACIN DEL TIEMPO

Capacitacin

Continua e Integral (conocimientos, habilidades y

actitudes). Trabajo en equipo Comunicacin efectiva (escrita y oral). Planeacin de actividades (laborales, personales, familiares, recreativas, descanso, etc.) Pensamiento Sistmico (Pensamiento: lgico y creativo). Mejora Continua (Evaluacin-control) Delegacin por responsabilidades (Empoderamiento). Establecimiento de relaciones productivas. Uso responsable de las tecnologas de la Informacin y la comunicacin (bsqueda de informacin til, tele-trabajo, comercio electrnico, educacin en lnea, etc.)

Todo lo anterior promover el uso eficaz y eficiente de nuestros recursos, entre ellos el tiempo, y favorecer la productividad organizacional; pero sobre todo, favorecer la administracin personal del tiempo.

EL DESAFIO DEL CAMBIO

Solamente

cambiar mi vida percepciones (paradigmas).

si

cambio

mis

Soy producto de cmo pienso (paradigmas).

La prctica produce hbito, por eso , practique bien.

CONCLUSIONES
El tiempo es un recurso o insumo en las

empresas. La Administracin efectiva del tiempo exige administrarse a uno mismo. Los modelos mentales o paradigmas favorecen o desfavorecen el uso adecuado del tiempo. El Enfoque de sistemas favorece la administracin efectiva del tiempo, ya que se centra entre el orden e interaccin de las cosas para el cumplimiento de objetivos con eficacia y eficiencia. Cada quien en lo individual debe establecer su propio plan de mejora continua para incrementar su productividad.

REFERENCIAS INFORMTICAS DE ESTE CURSO:

OConnor, Joseph y McDermott Ian. Introduccin al Pensamiento Sistmico. Editorial Urano. 1998. Rodrguez Estrada Mauro. Administracin del Tiempo. Editorial Manual Moderno, segunda edicin. 1999. R. Covey Stephen. Los Siete Hbitos de la Gente Altamente Efectiva. Editorial Paids. 2003.

Gracias!

Mtro. Javier Solis Noyola Correo electrnico del Instructor: jsnoyola@hotmail.com