PROJECT 2007

LEONOR GARCIA TAMAYO CEL: 300-2066168 CORREO: leonorgar@gmail.com

Conceptos Bsicos
Tareas: Actividades a realizar para cumplir el objetivo. Estas actividades consumen unos recursos y tiempos.
HOLGURAS: Es el tiempo mximo que puede retrasarse la ejecucin de una tarea sin que esta retrase la ejecucin del proyecto. RECURSOS: Personas, equipamiento y material que se utilizan para completar las tareas de un proyecto.

Conceptos Bsicos
TIEMPOS: En los proyectos se relaciona con la duracin necesaria para poder completar las actividades de un proyecto TAREAS CRTICAS: Son todas aquellas tareas que deben realizarse en el tiempo estipulado, de lo contrario el proyecto en su totalidad se retrasar.

Conceptos Bsicos
Existen 3 factores fundamentales que intervienen en todo proyecto:
El Tiempo o duracin del proyecto. Hitos intermedios que cumplir puntos intermedios de control) El Costo econmico del proyecto. Presupuesto econmico El Alcance en el que se desarrolla el proyecto. Alcance . Tareas a realizar

Costo

Alcance

Tiempo

PROJECT 2007

Introduccin a la Automatizacin de Proyectos

1. Barra de Herramientas y Mens

2. Ingreso de tareas o actividades

3. Diagramas Gannt de seguimiento 4. Vistas

Introduccin a la Automatizacin de Proyectos

Revisar Mens Men de Herramientas :opciones Men Proyecto: Informacin del proyecto Men Herramientas: Calendario Laboral Men: Insertar: Tarea repetitiva Ingresar Actividades, Duracin, Predecesoras, Vincular Tareas, Tareas Repetitivas

Introduccin a la Automatizacin de Proyectos

Project programa cada tarea utilizando la siguiente frmula:
Duracin = trabajo / esfuerzo de recurso Donde: Duracin: es la cantidad de tiempo que transcurre antes de que la tarea est realizada. Trabajo: es el esfuerzo necesario durante un perodo de tiempo para realizar una tarea. Esfuerzo: de recurso es la cantidad de esfuerzo de los recursos asignados a la tarea y su asignacin.

Vincular Tareas

Fin Comienzo (FC) Comienzo- Comienzo (CC) Fin-Fin (FF) Comienzo-Fin (CF)

Dependencias de comienzo a comienzo

El trabajo de la tarea 2 no puede comenzar hasta que comience la tarea 1, las tareas tienen una dependencia de comienzo a comienzo (CC) .

Dependencias de fin a comienzo

Si el trabajo de la tarea 2 slo puede comenzar cuando haya finalizado todo el trabajo de la tarea 1, las tareas tienen una dependencia de fin a comienzo (FC)

Dependencias de fin a fin

Cuando la fecha de fin de la tarea 1 determina la fecha de fin de la tarea 2, las tareas tienen una dependencia de fin a fin (FF) .

Dependencias de comienzo a fin

Si la fecha de comienzo de la tarea 1 determina la fecha de fin de la tarea 2, las tareas tienen una dependencia de comienzo a fin (CF) . Esta es la manera en que se crea una programacin just-in-time.

Crear tiempo de posposicin y tiempo de adelanto

En Project, puede crear un retraso entre el fin de una tarea y el comienzo de otra. O puede hacer que una tarea se superponga con otra.

Crear tiempo de posposicin y tiempo de adelanto

1 Para un retraso, use el tiempo de posposicin, que representa lo que

debe ocurrir entre dos tareas (+) 2 Para una superposicin, use el tiempo de adelanto. Si una tarea puede comenzar una semana antes de que finalice la anterior (-)

Tiempo de posposicin

El tiempo de posposicin es un retraso entre tareas dependientes.

El tiempo de posposicin se puede indicar directamente en la columna Predecesoras de la tarea sucesora en la parte de diagrama de la vista Diagrama de Gantt, en la columna Predecesoras de la tarea 2, podra escribir 1CC3.

Tiempo de adelanto
El tiempo de adelanto es la superposicin entre tareas dependientes

El tiempo de adelanto se indica como un valor negativo en el campo Posposicin en la ficha Predecesoras del cuadro de dilogo Informacin de la tarea .

Adelantar Atrasar Tareas

Adelantar Atrasar

Ejercicio
Configurar

un proyecto Configurar el calendario Ingresar actividades Vincular tareas Tareas Repetitivas

Administracin de Recursos
Los Recursos son las personas, equipamiento y material necesario para completar las tareas de un proyecto. Project se enfoca en los siguientes aspectos de los recursos:
Disponibilidad: Determina el momento en el que el recurso influye sobre la ejecucin de una tarea y la cantidad de trabajo que puede hacer. Costos: Hacen referencia al importe que ser necesario para pagar a esos recursos.

Administracin de Recursos
Tipos de Recursos
Recurso de Trabajo : son las personas y el equipamiento que realizan el trabajo del proyecto. Ejemplo: Personas, grupos de personas, computadores, impresoras. Recurso Material consiste en los suministros y otros elementos consumibles utilizados para realizar las tareas de un proyecto. Ejemplo: papel, tinta de las impresoras, materiales de un obra, etc. Costo: Permite incluir costos a una tarea sin necesidad de que estn relacionados con el trabajo que se realiza en la misma.

Administracin de Recursos
Revisar: Men Ver : Hoja de Recursos
Se definen como Recursos a todo el Personal, equipamiento y material utilizados para completar las tareas de un proyecto. Se conoce como Sobreasignacin al resultado de asignar a un recurso ms tareas de las que puede realizar en el horario de trabajo disponible. Project determina los recursos que estn sobreasignados tomando como base los valores de trabajo y duracin de las tareas asignadas, el nmero mximo de unidades disponibles para el recurso y el calendario utilizado por el recurso.

Administracin de Recursos
La Disponibilidad es la indicacin de cundo y por cunto tiempo puede programarse un recurso para un trabajo asignado. La disponibilidad del recurso viene determinada por:
Los calendarios del proyecto y de recursos. Las fechas de comienzo y fin de recursos para el proyecto. El nivel al que el recurso est disponible para trabajar .

Administracin de Recursos
En Project por defecto, todas las tareas estn condicionadas por el esfuerzo

Asignar Recursos a las tareas

Administracin de Costos

La estimacin de costos es el proceso de desarrollar los costos aproximados de recursos y tareas necesarios para completar las actividades del proyecto. MS Project permite asociar tasas a los recursos tanto de trabajo como materiales. Las tasas pueden ser de tipo estndar, de horas extras o tasas por uso.

Administracin de Costos
Tasa Estndar: Valor a pagar por la cantidad de trabajo en una asignacin programada en las horas laborables. Tasa Hora Extra: Valor a pagar por la cantidad de trabajo en una asignacin programada fuera de las horas laborables normales del recurso asignado y que se cargan en la tasa de horas extra. Costo/Uso: Tarifa fija por el uso de un recurso que se puede aplicar en lugar de, o adems de, una variable. Para los recursos de trabajo, el costo por uso se acumula cada vez que se utiliza el recurso. Para los recursos materiales, el costo por uso se acumula slo una vez.)

Administracin de Costos
Acumular: En este campo podemos configurar como deseamos que se carguen los costos del recurso en el proyecto. Se pueden contraer costos al principio [Comienzo] o al final [Fin] de una tarea, o bien prorratearlos [Prorrateo] durante la tarea. Los tipos de costos con los que puede contar durante el proyecto son: Los costos previstos o de lnea de base; los costos de tarea, recurso o asignacin original programada almacenados como parte de un plan previsto

Administracin de Costos
Los costos actuales: acumulados de las tareas, recursos y asignaciones de un plan de proyecto. A medida que realiza ajustes en un plan de proyecto como la asignacin o eliminacin de recursos. Los costos reales: los que han sido contrados por las tareas, recursos o asignaciones Los costos restantes: Diferencia entre los costos actuales o programados y los reales de las tareas, recursos o asignaciones.

Ejercicio

Administracin de Costos
Estadsticas: Men proyecto: informacin del proyecto: Estadsticas Para poder ver las Estadsticas actualizadas se debe hacer lo siguiente: Guardar la lnea de base: Men herramientas, seguimiento y guardar lnea de base. Actualizar el proyecto a la fecha: para saber como van los costos hasta el da indicado. La actualizacin la puede hacer por el men herramientas, actualizar proyecto.

Administracin de Costos
Para Visualizar la informacin de costo a nivel de asignacin, tarea o recurso en las vistas de uso de la tabla costo.

Programacin Condicionada Por Esfuerzo

Herramientas: Opciones: Programacion
Prolonga

o disminuye la duracin de una tarea para adaptarla a cambios en los recursos, no modifica el trabajo total de la tarea (excepto cuando se varan las unidades de un mismo recurso en una tarea de duracin fija) El trabajo es la unidad de esfuerzo o numero de horas dedicadas por un recurso a una tarea. El trabajo total de una tarea esta determinado por la duracin esperada de la tarea y la asignacin inicial de recursos

Programacin Condicionada Por Esfuerzo

Existen 3 tipos de tareas: Unidades Fijas Duracin Fija Trabajo fijo Unidades: es el porcentaje de uso de un recurso Unidades Fijas: Cuando se aaden o suprimen recursos en una tarea, generalmente se modifica la duracin de la tarea, pero se mantiene el numero total de horas (excepto cuando la tarea no es condicionada por el esfuerzo, que aumenta el numero total de horas del proyecto). Duracin Fija: La duracin es siempre la misma cuando se aade o elimina un recurso. Las horas totales se modifican excepto, cuando se aaden unidades condicionadas por esfuerzo, que modificaran el porcentaje de utilizacin de cada uno de los recursos implicados.

Programacin Condicionada Por Esfuerzo

Trabajo Fijo: El trabajo total ser el mismo cuando se aaden o eliminan recursos. Siempre debe ser condicionada por esfuerzo

Creacin de Perfiles de Trabajo

Vista: Uso de Recursos: doble clic en la tarea Uniforme: El numero de horas de trabajo se distribuye en forma uniforme a lo largo de la duracin de la tarea Creciente: El numero de horas es bajo al comienzo pero se incrementa gradualmente hasta un 100% hasta el final de la tarea Decreciente: El numero de horas por periodo es 100% al principio y disminuye gradualmente hasta el final Dos Picos: El numero de horas por periodo de tiempo se incrementa 2 veces al 100% a lo largo de la duracion de la tarea. Pico Inicial: El numero de horas por periodo se incrementa al 100% en el primer cuarto de la duracion de la tarea

Creacin de Perfiles de Trabajo

Pico Final: El numero de horas por periodo se incrementa al 100% en el ultimo cuarto de la duracin de la tarea. Campana: El numero de horas por periodo de tiempo se incrementa al 100% hacia la mitad de la tarea. Los porcentajes de trabajo iniciales y finales son bajos. Campana Achatada: El numero de horas por periodo de tiempo se incrementa al 100% hacia la mitad de la duracin de la tarea. La diferencia con la campana es que los porcentajes iniciales y finales son mas altos.

Ejercicio
Id
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Tarea Base Tarea1/Unidades Fijas/Condicionada por Esfuerzo/Recurso1 Tarea2/Unidades Fijas/Condicionada por Esfuerzo/Recurso2 Tarea3/Unidades Fijas/No Condicionada por Esfuerzo/Recurso1 Tarea4/Unidades fijas/No Condicionada por esfuerzo/Recurso2 Tarea5/Duracin Fija/Condicionada por Esfuerzo/Recurso1 Tarea6/Duracin Fija/Condicionada por esfuerzo/Recurso2 Tarea7/Duracin Fija/No condicionada por esfuerzo/Recurso1 Tarea8/Duracin Fija/No condicionada por esfuerzo/Recurso2 Tarea9/Trabajo fijo/Condicionada por esfuerzo/Recurso1 Tarea10/Trabajo fijo/condicionada por esfuerzo/Recurso2

Tarea

Duracin
4d 4d 4d 4d 4d 4d 4d 4d 4d 4d 4d

Control de un Proyecto
El seguimiento es el proceso de recoger e introducir informacin de las tareas en la programacin como fechas reales de comienzo y fin. Las tablas ayudan a mostrar la informacin numrica del proyecto y los filtros muestran las tareas y los recursos que presenten problemas en la programacin o que estn por encima de lo presupuestado.

Control de un Proyecto
Cuando se actualiza el progreso real del proyecto, Project recalcula automticamente las tareas que no han comenzado y se reprograma el resto del proyecto con base en los datos actuales Hay 3 tipos de fechas para cada tarea: Prevista: fechas planificadas inicialmente (lnea base) Real: tareas que estn en progreso o han terminado Actual: Tareas que aun no han comenzado o estn en progreso. Cuando el proyecto esta en planificacin, solo existen las fechas actuales, cuando se establece la lnea base, las fechas actuales se convierten en fechas previstas y en la medida en que se van realizando las tareas, las fechas actuales y reales van coincidiendo

Control de un Proyecto
Existen 5 tipos reales de progresos que se pueden introducir:
1. 2. 3. 4. 5. Fechas reales de comienzo y Fin Porcentaje completado Duracin real y duracin restante Trabajo real y trabajo restante Costo real y costos restantes

Si una tarea finaliza en un tiempo menor al programado es necesario introducir 0 en la duracin restante. Si la duracin real es superior a la programada y continua su curso, se debe introducir un valor en la duracin restante para no considerarla finalizada antes de tiempo Eso mismo aplica en los valores reales de trabajo y costo

Control de un Proyecto
Hay varias formas de actualizar los datos reales del proyecto: 1. Actualizar tareas Herramientas: Seguimiento: Actualizar tareas

Control de un Proyecto
2. Informacin de la tarea Doble clic en la tarea:

3. Ver: Tabla : Seguimiento

Control de un Proyecto
4. Herramientas: Seguimiento

Ejercicio
Herramientas: Seguimiento:Actualizar tarea
Utilice el ejercicio de la clase anterior Actualizar fecha de inicio XXXXX Crear lnea base Tome una de las tareas que no han sido completadas y actualice las fecha relacionadas con el Estado real Seleccionar el da que se termin realmente la tarea Observe el diagrama Gannt

Actualizacin Resto del Proyecto

Las tareas que no tienen lugar segn lo previsto, deben ser actualizadas antes que el resto de la programacin y las dems (segn lo previsto) se actualizan:
Herramientas:Seguimiento:Actualizar Proyecto

Por porcentaje completado Solo al 0% o al 100%: solo se actualizan las completadas al 100%

Exportar Valores a Excel

Archivo: Guardar como Nombre del archivo Tipo: Libro de Microsoft Excel Aceptar Aparece Asistente de Exportacin Siguiente: Datos Seleccionados: Utilizar una equivalencia existente: Comparar con lnea base: siguiente: siguiente: Guardar equivalencia

Filtros
Proyecto: Filtro Autofiltros

Personalizacin de Tablas e Informes

Ver: Tablas: Mas Tablas: Resumen: Copiar Ver: Mas vistas: Nueva

nica: Combina una pantalla, tabla, grupo y filtro para crear la pantalla Combinada: combina dos vistas individuales en una ventana dividida en secciones, una vista en la seccin superior y otra en la seccin inferior

Personalizar Informes
Informes: Informes Personalizados: Flujo de Caja: Copiar Nombre: Informe de Caja Trimestral Detalles: Quitar tareas resumen Marcar: Mostrar valores en 0 Ordenar: costo Primer criterio descendente Vista Previa

Cierre del Proyecto

Se hace para realizar un informe econmico, como resumen del proyecto: Ver: Tabla: Mas tablas: Costo: Copiar (costo total, costo previsto, variacin, costo real) Nombre: Tabla para informe presupuestario Informe: Informes: Personalizados: Seleccionar Informe Presupuestario : copiar Nombre: Informe Presupuestario Modificado Campo tabla: Incluir la tabla creada anteriormente: Tabla para informe presupuestario Aceptar Vista Previa

Curva S
Ejercicio Ver instrucciones

Valor Ganado
Es el mtodo para realizar un anlisis del avance o rendimiento fsico y econmico de un proyecto, mediante valores porcentajes, e ndices.
Valores Generales CPTP : Costo presupuestado del trabajo programado CPTR: Costo presupuestado del trabajo realizado CRTP: Costo real del trabajo realizado Valores de Programacin VP: Variacin de programacin del valor acumulado %VP: Porcentaje de variacin de programacin IRP: ndice de rendimiento de la programacin

Valor Ganado
Valores Acumulados VC: Variacin de costo del valor acumulado %VC: Porcentaje de variacin del costo IRC: ndice de rendimiento del costo Valores de Costos Estimados Previstos CP: Costo previsto CEF: Costo estimado al finalizar VAF: Diferencia entre el costo previsto y costo previsto por completar IRPC : ndice de rendimiento por completar

Valores Generales
Con estos valores se calculan las variaciones de programacin, de costo, los ndices de rendimiento econmico y de avance o retraso de la programacin. CPTP: El valor planificado es el costo previsto (costo programado) a la fecha de evaluacin del proyecto. CRTR: Es el costo real realizado hasta la fecha de evaluacin. CPTR: El valor acumulado es el costo proporcional del trabajo realizado por el costo previsto total

Valores de Programacin
VP: La variacin de programacin del valor acumulado es el costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR) menos el costo presupuestado del trabajo programado (CPTP) VP= CPTR-CPTP Es decir el valor acumulado menos el valor planificado a la fecha indicada, si es negativo el proyecto esta atrasado

%VP: Es el porcentaje de la variacin de programacin del valor acumulado entre el costo presupuestado del trabajo programado (CPTP) %VP=(VP/CPTP)*100

Valores de Programacin
IRP: El ndice del rendimiento de la programacin es la divisin entre el costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR) y el costo presupuestado del trabajo programado (CPTP) IRP=(CPTR/CPTP)

Valores Acumulados
VC: La variacin del costo del valor acumulado es el costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR) menos el costo real del trabajo realizado VC=CPTR-CRTR Es decir, el valor acumulado menos el valor real a la fecha indicada, si es negativo se esta gastando mas de lo presupuestado %VC: Es el porcentaje de variacin de valor de costo entre el costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR) %VC= (VC/CPTR)*100 %VC=((CPTR-CRTR)/CPTR)*100

Valores Acumulados
IRC: El ndice de rendimiento de costo es la proporcin entre el costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR) y el costo real del trabajo realizado (CRTR) IRC=(CPTR/CRTR)

Valores de costos Estimados Previstos

CEF: es la suma del costo real del trabajo realizado mas la diferencia del costo previsto y el costo presupuestado del trabajo realizado entre el ndice del rendimiento del costo CEF=CRTR+(CRTR+(Costo previsto CPTR)/IRC) VAF: La variacin en finalizacin es la diferencia entre el costo previsto y costo previsto para completar (CEF) VAF=CP-CEF

Valores de costos Estimados Previstos

IRPC: El ndice de rendimiento por completar es la relacin entre la diferencia del costo previsto final y el valor acumulado y la diferencia entre el costo previsto final y el costo real del trabajo realizado (CRTR) IRPC=(CPF-CPTR)/(CPF-CRTR)