ENFOQUE METODOLGICO

AO 2009 Proyectos en Ejecucin:

Elaboracin de TRD Fase IV (Final) Aplicacin TRD Instituto de Psicologa Organizacin de Fondo Acumulado Archivo Central

ENFOQUE METODOLOGICO PROYECTO ELABORACIN TRD

OBJETIVOS Elaborar un instrumento que le permita manejar adecuadamente la documentacin que reposa en los distintos archivos. Evitar la acumulacin indiscriminada de documentos en los archivos de gestin. Establecer los tiempos de retencin. Sealar la disposicin final de los documentos. Cumplir con la poltica archivstica regulada por el Estado, Ley 594 de 2000. Minimizar los requerimientos en espacio y equipo para archivo.

ENFOQUE METODOLOGICO PROYECTO ELABORACIN TRD

CONTEXTO
Plan de Desarrollo 2005-2015 Plan de Accin 2008-2011 Modernizacin financiera. de la gestin administrativa del y

Preservacin y conservacin documental de la Universidad.

patrimonio

ENFOQUE METODOLGICO PROYECTO APLICACIN TRD

OBJETIVOS Organizar fsicamente los archivos de las oficinas de la Universidad, con base en las TRD aprobadas por el Comit de Archivo. Sensibilizar a los funcionarios de la Universidad para la aplicacin de las TRD. Guiar en el diligenciamiento del formato de localizacin de documentos, una vez aplicadas las TRD. Orientar al personal de las oficinas en lo relacionado con las condiciones locativas y elementos de archivo adecuados para la preservacin de los documentos.

PROYECTO TRD FASES I Y II (2006 2007)

FICHA TCNICA Periodo de ejecucin: 2006-2007 Unidades beneficiarias del proyecto: Rectora, Vicerrectora Administrativa, Vicerrectora de Bienestar, Vicerrectora Acadmica,Vicerrectora de Investigaciones, Facultades, Institutos, Direccin de Regionalizacin y Sede Regional Tulu. Productos: Tablas de Retencin Documental, Sensibilizacin de funcionarios, flujogramas documentales, informe de hallazgos, informe sobre fondos acumulados, informe sobre panorama de Archivos de Historias Clnicas, indice de normas.

PRODUCTOS: ELABORACIN DE TRD SENSIBILIZACIN DE FUNCIONARIOS

METAS Y ACTIVIDADES EJECUTADAS

PRODUCTOS
Dependencia: RECTORA OFICINA PRODUCTORA Despacho de Rectora Relaciones Institucionales Secretara General Control Interno Control Interno Disciplinario Control Interno Disciplinario Docente Jef. Planeacin y Desarrollo Institucional rea de Proyectos rea de Inversiones rea de Calidad y Mejoramiento rea de Planeacin Fsica rea Gestin de la Informacin Jef. Oficina Informatica y Telecomunicaciones rea de Infraestructura rea de Servicio de Soporte y Desarrollo Oficina Jurdica Grupo de Comunicaciones Nro. TRD % ELABORADAS CUMPLIMIENTO 1 100% 1 100% 1 100% 1 100% 1 100% 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
PERSONAL SENSIBILIZADO

TOTAL

17

100%

88

PRODUCTOS
Dependencia: VICERRECTORA ADMNISTRATIVA OFICINA PRODUCTORA Despacho de Vicerrectora Despacho Divisin de Recursos Humanos Seccin Relaciones Laborales rea de Capacitacin Seccin Seguridad Social Seccin Nmina Despacho Divisin Financiera Seccin Presupuesto Seccin Recaudos rea Admon. Recaudos de Estampilla Seccin Pagadura Seccin Contabilidad Despacho Administracin de Bienes y Servicios Seccin Compras y Admon. de Bienes y Servicios Seccin Mantenimiento y Ejecucin de Obras Seccin Seguridad y Vigilancia Seccin Servicios Varios Seccin Gestin Documental Nro. TRD ELABORADAS 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 % CUMPLIMIENTO 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% PERSONAL SENSIBILIZADO

TOTAL

18

100%

243

PRODUCTOS
Dependencia: VICERRECTORIA DE INVESTIGACIONES OFICINA PRODUCTORA Despacho de Vicerrector rea de Proyectos de Investigacin Direccin de Transferencias de Resultados de investigacin Programa Editorial Nro. DE TRD ELABORADAS 1 1 1 1 % CUMPLIMIENTO 100% 100% 100% 100% PERSONAL SENSIBILIZADO

Total

100%

11

PRODUCTOS
Dependencia: VICERRECTORIA ACADMICA OFICINA PRODUCTORA Despacho de Vicerrector Despacho Admisiones y Registro Acadmico rea de Admisiones rea Registro Acadmico rea Matrcula Financiera Despacho Direccin Nuevas Tecnologas y Educacin Virtual rea de Nuevas Tecnologas rea de Medios Educativos Direccin de Autoevaluacin y Calidad Acadmica Direccin de Extensin y Educacin Continua Despacho Divisin Bibliotecas rea Administrativa rea Descentralizada rea de Servicio al Pblico rea de Procesos Tcnicos Museo Arqueolgico Nro. DE TRD % PERSONAL ELABORADAS CUMPLIMIENTO SENSIBILIZADO 1 100% 1 100% 1 100% 1 100% 1 100% 1 100% 1 100% 1 100% 1 100% 1 100% 1 100% 1 100% 1 100% 1 100% 1 100% 1 100%

Total

16

100%

120

PRODUCTOS
Dependencia: VICERRECTORIA DE BIENESTAR UNIVERSITARIO OFICINA PRODUCTORA Despacho de Vicerrector Despacho Direccin del Servicio de Salud Coordinacin Administrativa Despacho Divisin de Servicios Asistenciales rea Promocin y Prevencin rea Aseguramiento de la Calidad Seccin de Psicologa Seccin de Odontologa Seccin Desarrollo Humano y Promocin Socioeconomica Jefatura de Salud Ocupacional rea de Medicina Preventiva y del Trabajo Seccin Cultura, Recreacin y Deporte Seccin de Restaurante Equipo Disciplinario Para Determinacin de Enfermedad Profesional Nro. DE TRD % PERSONAL ELABORADAS CUMPLIMIENTO SENSIBILIZADO 1 100% 1 100% 1 100% 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

Total

14

100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

106

PRODUCTOS
Dependencia: FACULTAD DE INGENIERA OFICINA PRODUCTORA Despacho de Decanatura Coordinacin Administrativa Despacho Vicedecanatura Acadmica Coordinacin Acadmica Vicedecanatura Investigacin y Posgrado Extensin y Comunicaciones Grupo de Publicaciones Centro de Investigaciones Instituto de Investigaciones Direccin de Escuela Coordinacin Programas de Pregrado Coordinacin de Programas de Posgrado Centro de Documentacin Laboratorio Nro.DE TRD % CUMPLIMIENTO ELABORADAS 1 100% 1 1 1 1 1 1 1 1 9 18 9 1 2 PERSONAL SENSIBILIZADO

Total

45

100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

95

PRODUCTOS
Dependencia: DIRECCION DE REGIONALIZACIN OFICINA PRODUCTORA Direccin de Regionalizacin Nro. DE TRD % PERSONAL ELABORADAS CUMPLIMIENTO SENSIBILIZADO 1 100% 8

Total

100%

Dependencia: SEDE TULUA OFICINA PRODUCTORA Direccin de Sede Coordinacin Administrativa Asuntos Acadmicos Bienestar Universitario Biblioteca Investigaciones Extensin Coordinacin Programa Acadmico Laboratorio Nro. DE TRD % ELABORADAS CUMPLIMIENTO 1 100% 1 100% 1 100% 1 100% 1 100% 1 100% 1 100% 5 100% 5 100% PERSONAL SENSIBILIZADO

Total

17

100%

20

PROYECTO DE ELABORACIN DE TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL FASES I y II

CONSOLIDADO No. De No. TRD Oficinas Elaboradas 398 132

TOTAL

Personal Sensibilizado 691

PROYECTO DE ELABORACIN DE TRD FASE III (2008)

FICHA TECNICA Numero de Contrato: 046-2008 Objeto del contrato: Consultora para la elaboracin de Tablas de Retencin Documental para los archivos gestin de las Facultades de Humanidades, Ciencias Naturales y Exactas, Ciencias Sociales y Econmicas y Artes Integradas y los Institutos Acadmicos de Psicologa y Educacin y Pedagoga Contratista: Alarchivo-Alpopular Fecha de inicio: 25 de agosto Fecha de finalizacin: 31 de diciembre

PROYECTO DE ELABORACIN DE TRD FASE III (2008)

FICHA TECNICA (Continuacin) Interventora del Contrato: Seccin de Gestin Documental Vicerrectora Administrativa Equipo de Trabajo empresa contratista: Coordinador de Proyecto Tcnicos de archivo (5) Dedicacin de tiempo completo

PROYECTO DE ELABORACIN DE TRD FASE III (2008)

EJECUTADO A DICIEMBRE 31 /2008
FACULTADES O INSTITUTOS ACADMICOS ARTES INTEGRADAS CIENCIAS NATURALES Y EXACTAS HUMANIDADES CIENCIAS SOCIALES Y ECONMI. EDUCACION Y PEDAGOGA PSICOLOGA TOTAL FUNCIONARIOS SENSIBLIZADOS 36 31 19 16 32 11 145

PROYECTO DE ELABORACIN DE TRD FASE III (2008)

EJECUTADO A DICIEMBRE 31 /2008
FACULTADES O INSTITUTOS TRD ELABORADAS ACADMICOS ARTES INTEGRADAS 23 CIENCIAS NATURALES Y EXACTAS 27 HUMANIDADES 32 CIENCIAS SOCIALES Y ECONMI. 10 EDUCACION Y PEDAGOGA 27 PSICOLOGA 7 TOTAL 126

PROYECTO DE ELABORACIN DE TRD 2006-2008

EJECUTADO A DICIEMBRE 31 /2008
CONSOLIDADO No. De No. TRD Oficinas Elaboradas 398 255

TOTAL

Personal Sensibilizado 836

PROYECTO DE ELABORACIN DE TRD FASE IV FINAL (2009)

FICHA TECNICA
Numero de Contrato: 068-2009 Objeto del contrato: Consultora para la elaboracin de Tablas de Retencin Documental para los archivos gestin de las Facultades de Salud y de Ciencias de la Administracin, y las Sedes Regionales de Buenaventura, Buga, Caicedonia, Cartago, Norte del Cauca, Palmira, Yumbo y Zarzal. Contratista: Colvista Ltda. Fecha de inicio: Octubre de 2009 Fecha de finalizacin: Marzo de 2010

PROYECTO DE ELABORACIN DE TRD FASE III (2008)

FICHA TECNICA (Continuacin) Interventora del Contrato: Seccin de Gestin Documental Vicerrectora Administrativa Equipo de Trabajo empresa contratista: Coordinador de Proyecto Tcnicos de archivo (2) Dedicacin de tiempo completo

PRODUCTOS ADICIONALES OBTENIDOS DEL PROYECTO DE ELABORACIN DE TRD

PR O D U C TO S: PR O Y E C TOTA B LA SD ER E TE N C I ND O C U M E N TA L PR O D U C TO A C TIVID A D % C U M PLIM IE N TO 80% 100%

FA SE I YII I y II

ELABO R AC I ND E FLU JO G R AM AS D O C U M EN T ALES D E T ABLAS D ER ET EN C I ND O C U M EN T AL FASE I Y FLU JO G R A M A SD O C U M E N TA LE S FASEII IN D IC ED EN O R M A S R EC O PILAC I ND EN O R M AT IVID ADEX T ER N A E IN T ER N AQ U E IN C ID E EN LA G EST I ND O C U M EN T AL D E LAS O FIC IN ASPR O D U C T O R ASYELABO R AC I ND EFO R M AT OD E IN D IC EN O R M AT IVO R EC O PILAC I ND E IN FO R M AC I NC O NR EG IST R O VISU AL Y ELABO R AC I ND E IN FO R M E SO BR E O R G AN IZ AC I N Y EST AD O FISIC OD E LO S AR C H IVO SD EH IST O R IAS C LIN IC AS D EL SER VIC IO D E SALU D , SALU DO C U PAC IO N AL, IN ST IT U T OD EPSIC O LO G AYFAC U LT ADD ESALU D R EC O PILAC I ND E IN FO R M AC I NC O NR EG IST R O VISU AL Y ELABO R AC I ND E IN FO R M E SO BR E D IAG N O ST IC OD E LO S FO N D O S AC U M U LAD O SD E VIC ER R EC T O R IA AD M IN IST R AT IVA, SER VIC IOD E SALU DY FAC U LT ADD EIN G EN IER A R EC O PILAC I ND E IN FO R M AC I NY ELABO R AC I ND ED O C U M EN T O SO BR E AN O M ALIAS ID EN T IFIC AD AS EN LO SPR O C ESO SD EG EST I ND O C U M EN T ALEN D EPEN D EN C IASD ELAU N IVER SID AD

IN FO R M ED EPA N O R A M AD E H ISTO R IA SC LIN IC A S IN FO R M ED EFO N D O S A C U M U LA D O S

100%

II

80%

I YII

IN FO R M ED EH A LLA Z G O S

80%

II

ORGANIZACIN FONDO ACUMULADO

FICHA TECNICA
Numero de Contrato: 068-2009 Objeto del contrato: Consultora para la organizacin del Fondo Acumulado (Investigacin sobre evolucin de estructuras orgnicas, Diagnstico, Cuadros de clasificacin, TVD) Contratista: Colvista Ltda. Fecha de inicio: Octubre de 2009 Fecha de finalizacin: Marzo de 2010

ORGANIZACIN FONDO ACUMULADO

FICHA TECNICA (Continuacin) Interventora del Contrato: Seccin de Gestin Documental Vicerrectora Administrativa Equipo de Trabajo empresa contratista: Coordinador de Proyecto Tcnicos de archivo (4) Auxiliares de Archivo (7) Dedicacin de tiempo completo

ORGANIZACIN FONDO ACUMULADO FUENTES DOCUMENTALES

CONTRASTE DE FUENTES DOCUMENTALES PARA LA HISTORIA DE LA UNIVERSIDAD DEL VALLE
F U E N T E S

Nombre del Documento: PLAN DE DESARROLLO FISICO/CIUDAD UNIVERSITARIA DEL VALLE Autor: Universidad del Valle; financiado por Banco Interamericano de Desarrollo BID Ao: 1969 Tipo: documento institucional Nombre del Documento: LA UNIVERSIDAD DEL VALLE 1945 1970 Autor: Elva L. Ortiz C Ao: 1970 Tipo: documento presentado por la autora para obtener el titulo de historiadora en la Divisin de Humanidades de la Universidad del Valle. Fue publicado en Cuadernos del Valle nmero 7, Divisin de Humanidades. 1971

P E R I O D O S D E A N L I S I S Y D E S C R I P C I N

1. 1945 - 1958 (12 aos) 2. 1958 1962 (4 aos) 3. 1962 1965 (3 aos) 4. 1965 1968 (4 Aos) 1. 1945 1954 (9 aos) 2. 1954 1959 (6 aos)

D O C

3. 1960 1970 (10 aos)

U
M E N T A

L
E S

Nombre del Documento: CONOZCA LA UNIVERSIDAD DEL VALLE Autor: No se identifica . El documento retoma los periodos de tiempo y los contenidos del documento PLAN DE DESARROLLO FISICO/CIUDAD UNIVERSITARIA. Su valor radica en que adiciona tres periodos de tiempo hasta 1978. Ao: 1981. Se presume esta fecha con base en los datos estadsticos que hacen parte del texto. Tipo: documento mecanografiado hallado en el proceso de organizacin del fondo acumulado. Observaciones: Hace parte de una carpeta identificada como Historia Univalle en la cual se encontraron adems documentos relacionados con la historia del departamento de fsica

1. 1945 - 1958 (12 aos)

2. 1958 1962 (4 aos) 3. 1962 1965 (3 aos) 4. 1965 1968 (4aos) 5. 1968 1972 (5 aos) 6. 1972 1974 (2 aos)

7. 1974 1978 (4 aos)

ORGANIZACIN FONDO ACUMULADO FUENTES DOCUMENTALES

F

U
E N T E S

CONTRASTE DE FUENTES DOCUMENTALES PARA LA HISTORIA DE LA UNIVERSIDAD DEL VALLE 1. 1945- 1960 (15 aos) Nombre del Documento:Universidad del Valle Cincuenta Aos P 2. 1961 1971 (10 aos) Autor: Universidad del Valle E Ao: 1995 R Tipo: documento institucional, elaborado con motivo del aniversario de I la institucin. O D Observaciones: el documento establece en la primera parte, un O recorrido histrico general a partir de dos textos: el libro de Elva L. S Ortiz LA UNIVERSIDAD DEL VALLE 1945 1970, y el texto del rector Alfonso Ocampo Londoo MODELO DE LA UNIVERSIDAD DEL D E VALLE EN LA DECADA DE 1961 A 1 971 Y CRISIS UNIVERSITARIA. En la segunda parte del texto se hace un balance A histrico de cada una de las facultades existentes hasta 1995. N Nombre del Documento: AUTOEVALUACIN INSTITUCIONAL. SINOPSIS Autor: Universidad del Valle Ao: 2004 Tipo: documento institucional
L I S I S Y D E S C R I P C I N

D O C U M E N T A L E S

Nombre del Documento: Universidad del Valle 60 aos Autor: Luis Aurelio Ordoez Burbano Ao: 2007 Tipo: Estudio historiografico elaborado por el profesor de la Facultad de Administracin de Empresas a propsito del aniversario numero 60 de la Institucin.

1. 1945 1957 (12 aos) 2. 1958- 1962 (4 aos) 3. 1962 1971 (9 aos) 4. 1971 1980 (9 aos) 5. 1980 1990 (10 aos) 6. 1990 1998 (8 aos) 7. 1999- 2004 (seis aos) 1. 1945 - 1950 (5 aos) 2. 1950 - 1958 (8 aos) 3. 1958 - 1971 (13 aos) 4. 1971 - 1980 (9 aos) 5. 1980 - 1992 (12 aos) 6. 1992 - 1998 (6 aos) 7. 1998 - 2005 (7 aos)

ORGANIZACIN FONDO ACUMULADO DIAGNSTICO

1.1 NOMBRE DEL ARCHIVO: Archivo Central 1. IDENTIFICACIN DEL ARCHIVO 1.2 FECHA DE 1.3 ACTO ADMINISTRATIVO: CREACIN:

1.4 NOMBRE DE LA ENTIDAD A LA QUE ESTA ADSCRITO 1.5 DATOS DE LA ENTIDAD: : Ciudad y Departamento: Cali, Valle del Cauca Universidad del Valle Telfono: 321 21 00 Direccin: Correo electrnico: Pgina Web: Fecha de Creacin: Acto Administrativo: Numero de sedes 1.6 NIVEL Y MISIN DE LA ENTIDAD: 1.7 TIPO DE ARCHIVO: Institucin de Educacin Superior del orden departamental Archivo central / Fondo Acumulado Misin: Nota: Un considerable volumen documental ha sido intervenidos siguiendo los procesos archivsticos exigidos por la normatividad, en ese sentido existen inventarios de historias laborales, nominas y documentos contables. Sin embargo an existe un alto volumen documentacin a la cual aplicar procedimientos de organizacin. 1.8 NOMBRE DE LA DEPENDENCIA RESPONSABLE DEL 1.9 DATOS DE LA DEPENDENCIA RESPONSABLE: ARCHIVO: Telfono: 321 21 00 Ext. 2810, 2800 Seccin de Gestin Documental, la cual a su vez se Correo Electrnico: encuentra adscrita a la Vicerrectoria Administrativa Pgina Web: 1.10 DATOS DEL ARCHIVO: Edificio 359, sede Melndez, Telfono: 321 21 00 Ext. Correo electrnico

ORGANIZACIN FONDO ACUMULADO DIAGNSTICO

2. ADMINISTRACIN DEL ARCHIVO 2.1 REPRESENTANTE LEGAL DE ENTIDAD 2.2 RESPONSABLE(S) DEL ARCHIVO Nombre: Ivan Enrique Ramos Jos Alberto Giraldo Cargo: Rector Cargo: Jefe de Seccin de Gestin Documental Profesin: Ingeniero Profesin: Abogado especialista Ral Luna Llanos Cargo: Profesin: Profesional en Ciencias de la Informacin 2.3 PRESUPUESTO ANUAL DEL ARCHIVO: El presupuesto del archivo esta contenido dentro del asignado a la Seccin de Gestin Documental por parte de la Vicerrectoria Administrativa 2.4 MONTO APROXIMADO Y RUBROS DE DESTINACIN: Valor: Rubros: Insumos, Personal de monitores, organizacin

2.4 PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL Existe manual de funciones para jefe de seccin, tcnicos y auxiliares aprobado por acto administrativo Existe manual de administracin de archivos aprobado por la Oficina de Planeacin Institucional Existe comit de archivo creado mediante acto administrativo el cual se rene peridicamente. Existen tablas de retencin documental aprobadas por comit de archivo de la universidad Existe reglamento de archivo 2.5. PERSONAL DEL ARCHIVO: Ral Luna Llanos; cargo: Auxiliar de oficina con nombramiento de planta, una antigedad en la Institucin de 16 aos, dedicado tiempo completo a las labores de coordinacin del archivo. Formacin profesional en Ciencias de la informacin de la Universidad del Quindio. Se encuentra realizando especializacin sobre desarrollo organizacional. Monitores: XX monitores, estudiantes de distintas carreras a quienes cada semestre la universidad ofrece un estimulo (monitoria) de tipo econmico. Cumplen labores de medio tiempo en: organizacin de historias laborales, nomina y bsqueda y recuperacin de informacin requerida por las dependencias. Este personal recibe una capacitacin bsica sobre tcnicas y manejo de archivo por parte del jefe de la seccin y el tcnico Raul Luna, este ultimo, quien coordina las actividades tcnicas y programacin de horarios.

ORGANIZACIN FONDO ACUMULADO DIAGNSTICO

3. SERVICIOS Y SOPORTE INFORMATICO 3.1 CARACTERISTICA DE LOS SERVICIOS El archivo presta el servicio de respuesta a requerimientos de informacin , que en su mayor parte provienen de las siguientes dependencias: Recursos Humanos, Divisin Financiera y Rectora. 3.2 TIPO E INFRAESTRUTURA DE CONSULTA Consulta de tipo manual a dependencias de la universidad. No cuenta con sala de consulta, ni con servicio de fotocopiado. 3.3 PROMEDIO DE CONSULTAS:

3.4 HERRAMIENTAS INFORMATICAS Existe un computador con Windows 2003. La informacin de los inventarios se registra en hoja de calculo Excel No existen polticas sobre copias de seguridad de esta informacin

ORGANIZACIN FONDO ACUMULADO DIAGNSTICO

4.1. POCA DE CONSTRUCCIN:
4.EDIFICIO 4.2 FUNCIN ORIGINAL:

4.2 UBICACIN GEOGRAFICA: Zona sur de la ciudad de Cali,

4.3 REA CONSTRUIDA:

4.3 DESCRIPCIN DE LA CONSTRUCCIN : Edificio de ladrillo de dos niveles, construido en armazn de estructura metlica. Cubierta superior en lminas de cinc con aberturas para captar la luz natural en forma de claraboyas y ventanales de vidrio. La pared perimetral de ladrillo no llega hasta el techo. En la parte de superior de la pared de ladrillo se ha instalado una rejilla metlica sin vidrio que permite la entrada natural del aire y partculas. Esta rejilla rodea el edifico. El edificio cuenta con reas para oficina en el segundo piso, una cocineta, tres baos, reas de trabajo y dos bodegas. Internamente existen divisiones en ladrillo. Una de estas divisiones sirve de encerramiento para la oficina de inventarios en donde se depositan los bienes que la universidad ha dado de baja. Existen tres puertas de acceso metlicas. 4.4 ESTADO DEL INMUEBLE El edificio presenta agrietamiento focalizado en paredes de ladrillo. Existen goteras y mucho polvo. 4.5 HUMEDAD 4.6 TEMPERATURA 4.6 PLANOS ARQUITECTONICOS 4.7 PLANOS TCNICOS

ORGANIZACIN FONDO ACUMULADO DIAGNSTICO

5. EL ARCHIVO 5.1 NUMERO DE DEPOSITOS DENTRO DEL ARCHIVO Existen dos reas acondicionadas para ubicar la documentacin en el primer piso. La primera rea en el costado occidental del edificio cuenta con aproximadamente mts2 La segunda rea en el costado oriental del edificio cuenta con aproximadamente mts2 Una tercera rea se encuentra ubicada en el segundo piso del costado oriental en forma de mezzanine 5.2 VOLUMEN DOCUMENTAL Y SOPORTE La documentacin se encuentra en soporte papel. En el archivo se usan dos tipos de unidades de almacenamiento (cajas) de cartn: Una caja de 48cm x 39 x 28 de las cuales existen 2018 unidades Esta referencia equivale a 0.052416mts3 en cada unidad (caja). Aplicando la formula de la tabla de coeficientes de conversin de la norma NTC 5029: 0.52416 x 14. 4362 = 0.7566878 mts lineales por caja 2018 x 0.7566878 = 1526.99 mts lineales Una caja de 38cm x 26 x 23 de las cuales existen 1114 unidades Esta referencia equivale a 0.022724mts3 en cada unidad (caja). Aplicando la formula de la tabla de coeficientes de conversin de la norma NTC 5029: 0.022724 x 14.4362 = 0.3280482 mts lineales por caja 1114 x 0.3280482 = 365.44569 mts lineales Existen 4945 libros empastados de informacin financiera. 3.3 PROMEDIO DE CONSULTAS: 3.4 HERRAMIENTAS INFORMATICAS Existe un computador con Windows 2003. La informacin de los inventarios se registra en hoja de calculo Excel No existen polticas sobre copias de seguridad de esta informacin

PROYECCIN SECCIN GESTIN DOCUMENTAL (2008 -2011)

Accin Adecuar y acondicionar el Archivo Central y el Archivo Histrico Meta 2008 Meta 2009 Meta 2010 Dotar y acondicionar Archivo Histrico Adquisicin y puesta en funcionamiento de Univalle; Compra de: muebles para de unidad de reprografa: 2 archivar; equipos de computo, mesas y fotocopiadoras y 1 equipo de mobililiario para permitir la consulta, microfilamcin escanear. Adecuacin del espacio para las consultas del archivo historico. Meta 2011

Adecuar los Archivos de Gestin y de imagen

Iniciar la adecuacin de los Archivos de Continuar con la adecuacin de los Gestin de las diferentes dependencias Archivos de Gestin de las diferentes de la Universidad, incluyendo los dependencias de la Universidad, archivos de imagen. incluyendo los archivos de imagen.

Elaboracin de las TRD de la Fase III del Proyecto de elaboracion Fase Final del Proyecto de elaboracin Universidad de TRD de Facultades de de TRD de Facultades de Salud y Humanidades, Ciencias Naturales, Ciencias de la Administracin y las Ciencias Sociales y Economicas, Sedes Regionales excepto Tulu. Artes Integradas e Institutos Presentacin de TRD para Aprobacin Academicos de Psicologa y de Comit de Archivo de la Universidad Educacin y Pedagoga. del Valle y Consejo Departamental de Archivos. Organizacin de archivos de 3.500 expedientes de Historias Clnicas Organizacin y depuracin de 17.000 Organizacin y depuracin de 10.000 Historias Clnicas de la de cotizantes y beneficiarios, Historias Clnicas de estudiantes del Historias Clnicas de la Seccin de Universidad del Valle. organizadas y depuradas del Servicio Servicio de Salud. Odontologa y 15.000 Historias Clnicas de Salud de la Universidad del Valle de la Seccin de Psicologa; y de las Historias Clnicas de la Facultad de Salud y del Instituto de Psicologa.

PROYECCIN SECCIN GESTIN DOCUMENTAL 2008-2011 (Continuacin)

Accin Meta 2008 Meta 2009 Meta 2010 Meta 2011 Aplicacin de TRD en Implementacin de TRD en Implementacin de TRD en dependencias de la dependencias de la Universidad dependencias de la Universidad Universidad. comprendidas en las Fases I y II de comprendidas en las Fases III y Final de elaboracin de TRD elaboracin de TRD. Organizacin de Fondos Sistematizacin de los Fondos Organizacin del los Fondos Acumulados Acumulados de la Universidad Acumulados del Archivo Central, de: Rectora, Vicerrectoras del Valle Facultad de Ingenieras y del rea de Administrativa, Investigaciones y Contabilidad Bienestar Universitario, Facultades e Institutos e Inicio de la sistematizacin de los mismos. Modernizacinde Archivosdel Sistema de Regionalizacin Proyeccin y posicionamiento de la Universidad del Valle como Institucin lder en procesos y programas archivsticos en el suroccidente colombiano. *Organizacin de los Fondos * Organizacin de los Fondos Acumulados de 2 Sedes Regionales Acumulados de 6 Sedes Regionales. * Organizacin de los Archivos Histricos de las Sedes Regionales. * Implementacin de Programas de * Implementacin de Programas de * Implementacin de Programas capacitacin y formacin archivstica. * capacitacin y formacin archivstica continuos de capacitacin y formacin Organizacin de eventos de divulgacin continuos. *Organizacin de eventos de archivstica. * de patrimonio documental (minimo 1 divulgacin de patrimonio documental Organizacin de eventos (minimo 1 evento anual). (minimo 1 evento anual) anual) de divulgacin de patrimonio * Posicionar a la Universidad en el SNA documental del Suroccidente Colombiano.

PROYECCIN SECCIN GESTIN DOCUMENTAL 20082011(Continuacin )

Accin Organizacin del Archivo HistricodelaUniversidaddel Valle Meta 2009 Meta 2010 Meta 2011 Gestin para la financiacin Organizacin y puesta al servicio dela Consolidacindel Archivo histricocomo internacional de planes y proyectos de comunidad del Archivo Histrico de la epicentro de investigacin y actividad conservacin y difusin del patrimonio Universidad del Valle cultural de la Regin documental Consolidacin de sistema Implementacin del 100% de Seguimiento continuo a la Seguimiento continuo a la SABS. Mdulo de programas de capacitacin a los Implementacin del 100% de programas implementacin para manejo de SABS implementacin para manejode SABSa correspondencia funcionarios para manejo de SABS de capacitacin a los funcionarios para alos funcionarios tanto delasedeCali los funcionarios tanto de la sede Cali en la Sede Cali manejo de SABS en las Sedes como de las Sedes Regionales como de las Sedes Regionales Regionales Creacindel Subsistemadela Sotware para la creacin de la Actualizacin de los procesos y Continuacin de la actualizacin de los Ventanilla Unica Ventanilla Unica (digitalizacin de procedimientos para el desarrollo de la procesos y procedimientos para el imgenes). Ventanilla Unica desarrollo de la Ventanilla Unica Meta 2008

RELACION DEL MECI Y CALIDAD CON EL TEMA DE ARCHIVO

Principales problemticas con relacin al tema de informacin y archivo
Se manipula un gran volumen de datos pero carece de un ordenamiento que facilite su consulta. No existe cultura de la informacin. Se desconocen los productos de un proceso que se convierte en insumo de otro proceso en la institucin Mucha informacin se concentra en las reas.

RELACION DEL MECI Y CALIDAD CON EL TEMA DE ARCHIVO

No hay una manera unificada para archivar la informacin, encontrando que cada rea archiva de la forma que considera ms conveniente. La informacin no fluye en la entidad ni en los procesos, se presenta represamiento de la informacin. Las acciones comunicativas entre los servidores y la comunidad no son sistemticas, debilidades de enfoque y de operacin.

RELACION DEL MECI Y CALIDAD CON EL TEMA DE ARCHIVO

Los sistemas de informacin no cumplen en su mayora los requisitos de manejo de informacin integra, oportuna y actualizada. No se dispone de informacin actualizada en las bases de datos. No hay una base de datos unificada para las reas.

CONCLUSIN
Con base en todo lo anterior, se considera de vital importancia vincular la totalidad de las normas expedidas por el AGN ya que estas contribuyen a dar cumplimiento a varios de los requerimientos efectuados por los dos sistemas sobre el manejo de la informacin que garantizan el control de la memoria institucional y la salvaguarda de la informacin; adems de contribuir a la eficacia en la toma de decisiones.
Marie Anne Salnave Sanin
Profesional Especializada Direccin de Control Interno y Racionalizacin de Trmites