Tema 1:

Sistemas de información (SI).

Principales SI en la empresa
 Entorno tecnológico y
 Sistema
comercial
 Información
 Sistemas de Información
– Definición y elementos
– Estructura de un SI
– Flujos de información en los SI
 Tecnologías de la información
 SI
(TI)básicos en la empresa
–Subsistema de recursos
–Subsistema
humanos de gestión
–Subsistema
comercial de gestión contable y
–Subsistema
financiero de control de existencias y
 Informatización
producción de los
subsistemas
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 ENTORNO TECNOLÓGICO Y COMERCIAL
 La empresa se enfrenta a un entorno complicado:
– El mercado requiere respuestas rápidas.
– Los problemas requieren conocimiento de muchos factores
interrelacionados.
 La empresa necesita:
– Sistemas que permitan un manejo ágil y rápido de la
información.
Elementos funcionan de manera coordinada

Información adecuada para toma de decisiones

 Nos encontramos ante la Sociedad de la Información

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 SISTEMA
 Concepto: conjunto de cosas que, relacionadas entre sí
ordenadamente, contribuyen a un determinado objetivo.
 Principales elementos presentes en cualquier sistema:
– Componentes del sistema.
– Relaciones entre ellos, que determinan la estructura del sistema.
– Objetivo del sistema.
 Otros elemento a tener en cuenta:
– Entorno del sistema.
– Límites del sistema.
 Relaciones entre los elementos y el entorno:
– Entradas y salidas del sistema.

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 INFORMACIÓN
 Datos Vs Información:
– Los datos están constituidos por los registros de los hechos,
acontecimientos, transacciones, etc …
– La información implica que los datos estén procesados de tal
manera que resulten útiles o significativos para el receptor de
los mismos.
 Calidad de la información: conjunto de cualidades que
ayudan al receptor a tomar la decisión más ventajosa.
– Es relevante para el propósito de la decisión.
– Es precisa ,es decir, coincide con la realidad.
– Es completa para el problema.
– Se comunica a la persona adecuada para la decisión.
– Se comunica a tiempo para que pueda ser útil.
– Llega al nivel de detalle adecuado.
– Es comprensible para el receptor.

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 SISTEMAS DE INFORMACIÓN (SI)
 Definición de SI:
Conjunto formal de procesos que, operando sobre una
colección de datos estructurados según las necesidades
de la empresa, recopilan, elaboran y distribuyen la
información necesaria para las operaciones de dicha
empresa y para las actividades de dirección y control
correspondientes (decisiones), para desempeñar las
actividades de acuerdo a su estrategia de negocio.
 Elementos de un SI:
– Procedimientos y prácticas habituales de trabajo que se siguen al
ejecutar toda clase de actividades necesarias para el buen
funcionamiento de la empresa.
– La información.
– Las personas o usuarios.
– Equipo de soporte para la comunicación, el procesamiento y el
almacenamiento de información.

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 SISTEMAS DE INFORMACIÓN (SI)
 Estructura de un SI:

Inf.
resumida y
abstracta
Nivel estratégico Largo plazo: 3-5
de ámbito
años
general
(difícil) Dirección táctica Medio plazo: 1
año
Dirección operativa Corto
plazo
Informació
n Operaciones y transacciones
detallada y
específica
(fácil)

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 SISTEMAS DE INFORMACIÓN (SI)
 Flujos de información en los SI:
– Flujos verticales ascendentes: de subordinado a superior.
Suele consistir en informes, más o menos formales, sobre
resultados de las actividades o de las gestiones y avisos sobre
incidencias.
– Flujos verticales descendentes: de jefe a subordinado. Se
trata de órdenes a cumplir, objetivos a cumplir, planes a
implantar, etc.
– Flujos horizontales: entre personas del mismo nivel de
autoridad, bien entre compañeros de la misma unidad o bien
personas de departamentos distintos.

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 TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN (TI)
 Definición de TI:
Tecnologías sofisticadas de tratamiento y
comunicación de información. Ej: fax, informática,
ofimática, Internet,EMPRESA
bases de datos, etc.

SISTEMA DE INFORMACIÓN

TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

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 SISTEMAS INFORMACIÓN BÁSICOS EN LA
EMPRESA
 Estructura típica de un SI:
– Subsistema de recursos humanos: se ocupa tanto de la
gestión del personal como de la nómina.
– Subsistema de gestión contable y financiero: se ocupa tanto
del control interno de la empresa como de las obligaciones
legales.
– Subsistema de gestión comercial y de marketing: se ocupa
del control de clientes y de las ventas.
– Subsistema de control de existencias y de producción: se
ocupa del control de almacenes, de la producción de
productos y de las compras.

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 SUBSISTEMA DE RECURSOS HUMANOS
 Definición de recursos humanos (RR.HH):
Conjunto de personas que componen una organización o
empresa.
 Actividades principales que se realizan en esta área:
– Gestión de la información de empleados: esta información incluye
información personal compuesta de:
 Filiación completa: Nombre, apellidos, DNI, dirección, …
 Datos médicos: esta información de carácter privado está sujeta a
restricciones legales.
 Historia laboral: fecha de incorporación, bajas, vacaciones, cargos, …
 Datos relacionados con salario e incentivos: tipo contrato, sueldo, …
 Datos de la carrera laboral e historial académico: títulos, cursos, …
– Ejecución de la nómina: son procesos que, teniendo en cuenta gran
cantidad de los datos expuestos anteriormente y junto a la normativa
laboral y fiscal existente, realizan los cálculos de todos los conceptos
que tienen las nóminas de los empleados.

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 SUBSISTEMA DE RECURSOS HUMANOS
 Actividades de RR.HH a nivel operativo:
– Mantenimiento de datos de empleados.
– Inventario de cualificaciones de los empleados.
– Inventario de puestos existentes en la empresa y condiciones
para desempeñarlos.
– Evaluación de los empleados en función e informes de
superiores y de objetivos marcados.
– Generación de informes para la administración pública.
– Gestión de solicitudes de empleo para cubrir vacantes.
– Realizar la nómina y ordenar el pago.
 Actividades de RR.HH a nivel táctico:
– Análisis y diseño del perfil para cada puesto de trabajo.
– Analizar necesidades de contratación a medio plazo.
– Analizar necesidades de formación.

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 SUBSISTEMA DE RECURSOS HUMANOS
 Actividades de RR.HH a nivel estratégico:
– Análisis y diseño del perfil para cada puesto de trabajo a largo plazo.
– Analizar necesidades de contratación a largo plazo para lograr los
objetivos de la empresa.
 Características de los sistemas informáticos que soportan este
subsistema:
– La nómina se suele realizar mediante procesos por lotes ya que sólo
deben trabajar a finales de mes con gran volumen de datos.
– Mezcla procesos inmediatos e interactivos (consultas, modificación de
datos, …) con otros periódicos sobre grandes grupos de datos (nómina,
informes para la administración, resúmenes de control).
– El intercambio de información de este subsistema con el exterior suelen
ser flujos de información relacionados con: información sobre empleados
y normativa legal.
– Deben contar con un estricto control de acceso ya que la información que
manejan es estrictamente confidencial.

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 SUBSISTEMA DE GESTIÓN COMERCIAL
 Definición de gestión comercial:
Conjunto de actividades cuyo objetivo es vender los productos de
la organización, satisfaciendo las necesidades de los clientes.
 Actividades principales que se realizan en esta área:
– Las ventas, lo que incluye:
 Gestión de pedidos: forma de pago, productos incluidos, existencias disponibles,
…
 Facturar el pedido una vez sea válido.
 Control de detalles de entrega y actualización de inventario.
– Función de comercialización (marketing): implica el análisis de las ventas, la
competencia, de los gustos y demanda de los clientes, etc. Esta función
requiere información de muchos departamentos:
 Información de ventas: toda clase de estadísticas sobre las ventas.
 Información de mercados: preferencias, tendencia, segmentación, …
 Información financiera para acometer campañas de promoción, diseño de nuevos
productos, etc.

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 SUBSISTEMA DE GESTIÓN COMERCIAL
 Actividades de Gestión Comercial a nivel operativo:
– Apoyo a los vendedores.
 Gestión de cartera de clientes para la localización de compradores.
 Control de contactos con los clientes.
 Consulta sobre características y disponibilidad de productos.
 Gestión de cualquier documento comercial (pedidos, facturas, …)
– Gestión de la distribución de los productos.
– Cualquier sistema de apoyo que pueda requerir el
departamento.
 Actividades de Gestión Comercial a nivel táctico:
– Análisis de ventas de productos.
– Gestión y control de las campañas de publicidad.
– Establecimiento de precios.
– Decisiones sobre distribución de productos.
– Análisis de competencia.

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 SUBSISTEMA DE GESTIÓN COMERCIAL
 Actividades de Gestión Comercial a nivel estratégico:
– Dividir el mercado en segmentos de personas con
características comunes.
– Seleccionar los segmentos a acceder.
– Planificar los productos y servicios a ofertar.
– Predicción de ventas.
 Características de los sistemas informáticos que
soportan este subsistema:
– Procesos inmediatos e interactivos (consultas, modificación
de datos, …).
– Sistemas apoyados en grandes masas de datos para obtener
la suficiente información, lo que implica trabajar con grandes
BB.DD, cuyos accesos más críticos deben ser optimizados.
– Para análisis de mercado se necesitan simuladores complejos.

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 SUBSISTEMA DE GESTIÓN CONTABLE Y
FINANCIERO
 Actividades de gestión económica a nivel operativo:
– Gestión del libro mayor contable. Esto supone la inserción de
todos los apuntes contables derivados de la actividad de la
empresa (activos fijos, cobros, ventas, facturas, ingresos,
pagos, compras, inventario, nóminas, …)
– Gestión de informes periódicos (balances, listados de cuentas,
etc.)
 Actividades de gestión económica a nivel táctico:
– Gestión y control de presupuestos.
– Información sobre el flujo de caja y tesorería para actividades
diarias.
 Actividades de gestión económica a nivel estratégico:
– Previsiones financieras a largo plazo.

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 SUBSISTEMA DE GESTIÓN CONTABLE Y
FINANCIERO
 Características de los sistemas informáticos que
soportan este subsistema:
– Suelen ser sistemas transaccionales. Se acumulan
transacciones que se confirman por lotes.
– Deben permitir transacciones interactivas por la necesidad de
que las cuentas se actualicen lo antes posible.
– Trabajo con grandes BB.DD con accesos optimizados. Básicos
para la toma de decisiones.

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 SUBSISTEMA DE CONTROL DE EXISTENCIAS Y
PRODUCCIÓN
 Actividades de control de exist. y prod. a nivel
operativo:
– Compras mediante pedidos cuando desciendan las
existencias.
– Recepción de material actualizando el inventario.
– Gestión de envío de pedidos a los clientes actualizando el
inventario.
– Información de costes de las actividades de producción para
la optimización de márgenes.
 Actividades de control de exist. y prod. a nivel táctico:
– Cálculo de nivel de reaprovisionamiento.
– Cálculo de nivel de producción óptimo para no saturar el
almacén.

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 SUBSISTEMA DE CONTROL DE EXISTENCIAS Y
PRODUCCIÓN
 Características de los sistemas informáticos que
soportan este subsistema:
– Contienen algoritmos avanzados sobre niveles de
reaprovisionamiento niveles de producción, etc.

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 INFORMATIZACIÓN DE LOS SUBSISTEMAS
 ERP (Enterprise Resource Planning):
Aplicación de gestión empresarial que da soporte a
las distintas áreas funcionales de la empresa
además de solucionar LA INTEGRACIÓN entre las
mismas.
Se suele componer de un conjunto de aplicaciones o
módulos especializados en cada área (finanzas,
recursos humanos, etc.) que dan soporte al flujo de
información existente entre cada una de ellas.
 PERSONALIZACIONES:
Desarrollos hechos a medidas para cada una de las
áreas de la empresas.

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 INFORMATIZACIÓN DE LOS SUBSISTEMAS
 ERP Vs PERSONALIZACIONES:
– Implantación del ERP más rápida que las personalizaciones.
– La implantación del ERP puede suponer la creación de
personalizaciones dentro del producto. Pueden ser muy
costosas tanto en dinero como en mantenimiento.
– ERP permite una visión unificada de la empresa común a todos
los departamentos.
– ERP supone un alto coste en licencias.
– ERP supone un almacenamiento común e integrado de la
información.
– Implantación de una interfaz común de usuario para todas las
aplicaciones.
– El mantenimiento de las personalizaciones puede ser
complicada sino se realizan siguiendo una metodología sólida y
si no se actualiza la documentación.

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