MDULO DE CONTABILIDAD BSICA

PRESENTACION CONTENIDO GLOSARIO FUENTES DE APOYO

Resumen de la unidad A Resumen de la unidad B

PRESENTACIN
El presente Modulo de contabilidad bsica, tiene como objetivo brindar las pautas necesarias en el campo contable, permitiendo a travs de su aprendizaje la correcta aplicacin de todos los aspectos elementales que abarca el tema, convirtindose adems en una herramienta de apoyo para quienes desean orientarsen en la contabilidad.

DIRIGIDO A:
Estudiantes de primeros semestres de Contadura Pblica y Administracin de Empresas, Microempresarios y personas con responsabilidades contables, que busquen un conocimiento, orientacin y refuerzo en el tema.

CONTENIDO
B. LAS CUENTAS A. LA EMPRESA Y LA CONTABILIDAD 1. La Empresa 1.1. La empresa y su relacin con la contabilidad 1.2. Concepto de Empresa 1.3. Clasificacin de las Empresas 2. Las Sociedades 2.1. Contrato de Sociedad 2.2. Clasificacin de las Sociedades 3. Los Comerciantes 3.1. Concepto 3.2. Quienes son Comerciantes 3.3. Licencia de Funcionamiento 4. La Contabilidad en la Empresa 4.1. Concepto de Contabilidad Resumen de la Unidad 1. Concepto 2. Esquema de la Cuenta T 2.1. Registros en la Cuenta T 2.2. Saldos en la Cuenta T 3. Clasificacin y Movimiento de las Cuentas 3.1. Cuentas Reales o de Balance 3.2. Cuentas Nominales, de Resultado o Transitorias 4. PUC para comerciantes Resumen de la unidad C. IVA Y RETENCION EN LA FUENTE

1. Impuesto Sobre las Ventas por Pagar

1.1. Clasificacin del los responsables del IVA 1.1.1. Rgimen Simplificado. 1.1.2. Rgimen Comn

2. Retencin en la Fuente 2.1. Agentes de retencin 2.2. Tabla de Retencin en la fuente ao 2008 Resumen de la Unidad D. SOPORTES DE CONTABILIDAD 1. Concepto 2. Descripcin y principales soportes 2.1. Recibo de Caja 2.2. Factura de compraventa 2.3. Cheque 2.4. Comprobante de Egreso 2.5. Nota Dbito 2.6. Nota Crdito 2.7. Reembolso de caja menor 2.8. Documento Equivalente Resumen de la Unidad

E. LABORAL 1. Contrato de Trabajo 1.1. Concepto 1.2. Elementos del contrato de Trabajo 1.3. Clases de Contrato de Trabajo 1.4. Terminacin del Contrato de Trabajo 2. Prestaciones Sociales 2.1. Concepto 2.2. Prima de Servicios 2.3. Cesantas 2.4. Intereses a las cesantas 2.5. Vacaciones Resumen de la Unidad Glosario Fuentes de apoyo

UNIDAD

LA EMPRESA Y LA CONTABILIDAD

1.1 La empresa y su relacin con la Contabilidad

La contabilidad surge como respuesta a la necesidad de llevar un control financiero de la empresa, pues esta proporciona la informacin suficiente sobre el desenvolvimiento, gestin y desarrollo econmico y financiero, lo cual le permite a los gerentes y administradores tomar las decisiones correspondientes para la consecucin de los objetivos de la organizacin y un manejo ptimo de los recursos de la empresa.

1.2 La Empresa : En toda empresa, grande o pequea de cualquier tipo se encuentran tres factores necesarios para que se pueda realizar su actividad; ellos son : -Personas -Capital -Trabajo 1.3 Concepto de empresa: Es la actividad econmica organizada para la produccin, transformacin, circulacin, administracin o custodia de bienes o para la prestacin de servicios.

1.3 Clasificacin de las empresas

Segn la actividad Agropecuarias Mineras Industriales Comerciales De servicios Segn el tamao Pequea Empresa Mediana Empresa Gran Empresa Segn la Procedencia de Capital Privadas Pblico Mixtas Segn el No de propietarios Individuales Sociedades

2. Las Sociedades : 2.1.Contrato de sociedad Las personas se agrupan por medio de un contrato de sociedad. Por el contrato de sociedad dos o ms personas se obligan a hacer un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero, con el fin de repartirse entre s las utilidades obtenidas en la empresa o actividad social". 2.2.Clasificacin de las sociedades De acuerdo con la forma de asociarse, las sociedades pueden ser: Sociedades de personas: Se clasifican en: - Sociedad Colectiva. - Sociedad en Comandita Simple. Sociedades de capital: Se clasifican en: - Sociedad Annima. - Sociedad en Comandita por Acciones.

Sociedades mixtas: El prototipo de esta clase de sociedad es: Sociedad de Responsabilidad Limitada: Los socios pueden ser mnimo dos, mximo veinticinco (Art. 356 C. de Co.). El capital est dividido en cuotas de igual valor (Art. 354 C. de Co.). La razn social est seguida de la palabra Limitada o de su abreviatura Ltda. (Art. 357 C. de Co.). Ejemplo: Almacn el Estudiante, Ca.; Ltda. Sociedad sin nimo de lucro: Son las entidades que persiguen exclusivamente fines sociales, culturales, deportivos y de servicios, sin nimo de lucro. Ejemplo: Caritas Diocesanas (entidad de ayuda social ) Liga Risaraldense de Natacin.

3. LOS COMERCIANTES 3.1.Concepto "Son las personas que se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles. La calidad de comerciante se adquiere aunque la actividad mercantil se ejerza por medio de apoderado, intermediario o interpuesta persona". 3.2.Quines son comerciantes? "Para todos los efectos legales se presume que una persona ejerce el comercio en los siguientes casos: 1 Cuando se halla inscrita en el Registro Mercantil; 2 Cuando tenga un establecimiento de comercio abierto, y 3 Cuando se anuncia al pblico como comerciante por cualquier medio."
Ver obligaciones de los comerciantes

3.3 Licencia de funcionamiento Los comerciantes legalmente establecidos, o sea matriculados en la Cmara de Comercio, deben adquirir la licencia de funcionamiento a travs de la Alcalda Municipal. La licencia de funcionamiento es el documento que le permite a un comerciante ejercer el comercio de acuerdo con las normas del municipio. Cada municipio tiene facultades (Acuerdo No. 42 del 31 de agosto de 1984) para determinar los trmites y requisitos que puede exigir para otorgar la licencia de funcionamiento en su jurisdiccin municipal. Para obtener la licencia de funcionamiento, los comerciantes deben presentar algunos documentos expedidos por la entidad correspondiente al domicilio de la empresa.

Documentos para obtener la licencia de funcionamiento

4. LA CONTABILIDAD EN LA EMPRESA La contabilidad surge como respuesta a la necesidad de llevar un control financiero de la empresa, pues sta proporciona suficiente material informativo sobre su desenvolvimiento econmico y financiero, lo que permite tomar decisiones que llevan a un manejo ptimo del negocio, adems el Estado ejerce un control sobre las empresas a travs de la contabilidad; por ello exige llevar libros de contabilidad. 4.1.Concepto de contabilidad Contabilidad es la ciencia y tcnica que ensea a recopilar, clasificar y registrar de una forma sistemtica y estructural, las operaciones mercantiles realizadas por una empresa, con el fin de producir informes que, analizados e interpretados, permitan planear, controlar y tomar decisiones sobre la actividad de la empresa.
Ver objetivos de la Contabilidad

FIN DE LA UNIDAD A

RESUMEN DE LA UNIDAD A
-La empresa esta creada por personas, capital y trabajo, factores que se renen para la produccin, transformacin, distribucin, administracin de bienes o para la prestacin de un servicio. -Las empresas, de acuerdo con la actividad que realicen, se clasifican en: agropecuarias, mineras, industriales, comerciales, y de servicios.

-De acuerdo con la procedencia del capital, se clasifican en: privadas, oficiales, y de economa mixta.
-De acuerdo con el numero de propietarios: individuales y sociedades. Las sociedades, de acuerdo con la forma de asociacin, se clasifican en sociedades de personas, de capital y mixtas. -Las sociedades de personas pueden ser: sociedad colectiva y sociedad en comandita simple. Las sociedades de capital pueden ser: sociedad annima y sociedad en comandita por acciones. El prototipo de sociedad mixta es la sociedad de responsabilidad limitada. -Comerciantes son las personas que profesionalmente se ocupan en una de las actividades que la ley considera mercantiles, ellos deben inscribirse en el registro mercantil, adquirir licencia de funcionamiento y llevar libros de contabilidad, de acuerdo con la legislacin. -Contabilidad es la ciencia Tcnica que ensea a recopilar, clasificar y registrar las operaciones mercantiles de una empresa para producir informes que sirvan de base para la toma de decisiones. -La contabilidad, segn el campo en que se aplique, puede ser pblica y privada. La contabilidad privada a su vez puede ser de costos, comercial, de servicios, bancaria, hotelera, agropecuaria y abarcar otros campos de accin.

LAS CUENTAS

UNIDAD

LAS CUENTAS
1. CONCEPTO Cuenta es el nombre que se utiliza para registrar, en forma ordenada, las operaciones que diariamente realiza una empresa.

2. ESQUEMA DE LA CUENTA T
La forma mas simple para iniciar el aprendizaje de los registros esquema de la cuenta T. Sus partes son : Nombre completo de la cuenta Debe, el lado izquierdo, para registrar los dbitos Haber, el lado derecho, para registrar los crditos. contables es mediante el

1
1
Debe

Nombre Haber Crditos

2 3

Dbitos

2.1 Registros en la cuenta T Debitar una cuenta es registrar Un valor en el lado izquierdo, es Decir en el debe, acreditar una Cuenta es registrar un valor en el Lado derecho, es decir, en la Columna del haber

Cuenta Debe 90.000 Debitar Haber 90.000 Acreditar

Cuenta Debe Haber

Movimiento dbito es la suma De todos los valores registrados En el Debe de una cuenta, movimiento Crdito es la suma de todos los valores Registrados en el haber.

60.000 40.000 30.000

130.000 Movimiento Dbito

50.000 30.000 20.000

100.000 Movimiento Crdito

Cuenta 2.2. Saldos en las cuentas T Saldo de una cuenta es la diferencia entre los Valores Registrados en la columna del Debe y los valores registrados En la columna del Haber. Debe 60.000 40.000 100.000 20.000 Saldo Dbito Haber 50.000 30.000 80.000

1.Saldo dbito: una cuenta tiene un saldo debito Cuando el movimiento Dbito es mayor que el Movimiento Crdito

Cuenta Debe 50.000 30.000 80.000 Haber 60.000 40.000 100.000 20.000 Saldo Crdito

2. Saldo crdito: una cuenta tiene saldo crdito Cuando el movimiento crdito es mayor que el Movimiento Dbito

3. CLASIFICACIN, NOMENCLATURA Y MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS

CUENTAS

Reales Activo

Nominales Ingresos

Cuentas de Orden

Pasivo

Gastos

Patrimonio

Costo

Las cuentas representan las propiedades, derechos y deudas de una empresa en una fecha determinada, as mismo, los costos, los gastos y las utilidades en un periodo determinado. De acuerdo con su naturaleza, las cuentas se clasifican en reales o de balance, nominales o de ganancias o perdidas y de orden.

3.1. Cuentas reales o de balance. Estn representadas en las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio. a. Activo: Son los bienes y derechos apreciables en dinero, de propiedad de la empresa. Representado entre otros en el dinero en caja o en bancos, las mercancas, los muebles y los vehculos, y derechos, las cuentas por cobrar y todos los crditos a su favor. Caractersticas: El Activo se caracteriza por :
Movimiento de las Cuentas de Activo

Estar en capacidad de generar bienes o servicios Estar bajo el control de la empresa Generar un derecho de reclamacin

CUENTAS DEL ACTIVO Debe Aumentan Saldo Dbito Haber Disminuyen

Ejemplo : En la cuenta de Activo, la compra de un carro por $ 5.000.000 representa el primer registro, la adquisicin de otro vehiculo por la suma de $ 9.000.000 significa otro registro y aumenta la cuenta, sumado al valor anterior da un movimiento dbito por valor de $ 14.000.000. Al realizar la venta del primer vehculo, se registra $ 5.000.000 en el haber, por que constituye una disminucin del activo. El movimiento crdito es de $ 5.000.000 El saldo de la cuenta de Activo se calcula mediante la diferencia entre dbitos y crditos, es decir : 14.000.000 5.000.000 = 9.000.000 Como son mayores los dbitos, el saldo es dbito.

Flota y equipo de transporte Debe + 5.000.000 9.000.000 14.000.000 9.000.000 Saldo Dbito Haber 5.000.000 5.000.000

b. Pasivo : Son todas las obligaciones contradas por la empresa para su cancelacin en el futuro. Caractersticas : La obligacin tiene que haberse causado, lo cual implica el deber de hacer el pago Existe una deuda con un beneficio cierto.

Movimiento de las Cuentas del Pasivo CUENTAS DEL PASIVO

Debe Disminuyen

Haber Aumentan Saldo Crdito

Ejemplo : La empresa tiene una deuda por $ 350.000. ste valor constituye El primer registro en el Haber de Proveedores Nacionales, otra deuda Por $ 500.000 representa un aumento de la deuda, esto es, otro registro crdito que sumado al anterior da un movimiento crdito por $850.000 al cancelar la primera deuda, por $ 350.000, Proveedores se debita por ste valor, por que constituye una disminucin en el Pasivo. PROVEEDORES NACIONALES

Debe Para calcular el saldo de la cuenta de Pasivo se establece la diferencia Entre crditos y dbitos, es decir : 850.000 350.000 = 500.000 Como son mayores los crditos el saldo es crdito. 350.000 350.000

Haber + 350.000 500.000 850.000 500.000

Saldo Crdito

c. Patrimonio : Es la diferencia entre el Activo y el Pasivo. Representa los aportes del dueo o dueos para constituir la empresa, y adems incluye las utilidades y reservas. Constituye un Pasivo a favor de los dueos de la empresa por lo cual se maneja de igual forma que las cuentas del pasivo. Caractersticas: Esta constituido por el aporte inicial y el aporte adicional de los dueos de la empresa. Se incrementa con las Utilidades y se disminuye con las prdidas del ejercicio contable. Ejemplo : Para constituir una empresa, tres socios Aportan $ 1.000.000, $ 2.000.000 y $ 4.000.000 Respectivamente. Al contabilizar los aportes se registran en el Haber Por ser un aumento en el Patrimonio. Se retira el socio que aporto $ 1.000.000, por ser esta una Disminucin del Patrimonio, el valor se registra en el debe. Para calcular el saldo en una cuenta de patrimonio se Establece la diferencia entre crditos y dbitos, as : 7.000.000 1.000.000 = 6.000.000 Por ser mayores los crditos el saldo es crdito.

APORTES SOCIALES (Cuotas o partes de inters social ) Debe 1.000.000 Haber 1.000.000 2.000.000 4.000.000 7.000.000 6.000.000 Saldo Dbito

1.000.000

3.2. Cuentas nominales, de resultado o transitorias.

Las cuentas nominales son llamadas tambin de resultado por que al final de un ejercicio contable dan a conocer las utilidades , costos y gastos, y son transitorias por que cancelan al cierre del periodo contable. Comprende las cuentas del Estado de resultados : Ingresos, Gastos y Costo de Ventas.

Movimiento de las Cuentas de Ingreso

CUENTAS DE INGRESOS Debe Disminuyen Haber Aumentan Saldo Crdito

a. Ingresos : son los valores que recibe la empresa cuando realiza una venta o presta un servicio con el objetivo de obtener una ganancia.

Ver Ejemplo

b. Gastos : Una empresa debe efectuar pagos por los servicios y elementos necesarios para su buen Funcionamiento, esto constituye un gasto o una prdida por que esos valores no son recuperables. Ejemplos: pago de sueldos, arrendamiento, servicios pblicos, entre otros. Movimiento de las Cuentas de Gastos

Ejemplo : se pagan servicios pblicos del mes de abril por Los siguientes conceptos: energa $ 75.000, agua $ 30.000 Y telfono $ 65.000, estos valores se registran en el debe Por que representan aumento en los gastos de la empresa Al sumar la columna del debe se obtiene un saldo dbito Por la suma de $ 170.000

GASTOS SERVICIOS (Ingresos) Debe 75.000 30.000 65.000 170.000 Saldo Crdito Haber

CUENTAS DE GASTOS Debe Haber

Aumentan

Disminuyen

Saldo Crdito

c. Costo de ventas : Representa el valor de adquisicin de los artculos destinados a la venta.

Ejemplo : se compran 15 uniformes por valor de $ 800.000 y 15 pares de tenis por valor de $ 250.000 COMPRAS DE MERCANCIAS

Movimiento de las Cuentas de costo de ventas

Debe 800.000 250.000 1.050.000 Saldo Dbito

Haber

CUENTAS DE COSTO DE VENTAS

Debe Aumentan Saldo Dbito Haber Disminuyen

Al sumar el movimiento de la columna del debe Se obtiene un saldo dbito por la suma de $ 1.050.000

4. PLAN NICO DE CUENTAS PARA COMERCIANTES ( PUC ) El plan nico de cuentas es un instrumento concebido para armonizar y unificar el sistema contable de los principales sectores de la economa colombiana. El Plan nico de cuentas busca mejorar la calidad, transparencia y comparabilidad de la informacin contable y generan mltiples beneficios para sus usuarios.

VER PUC

FIN DE LA UNIDAD B

RESUMEN DE LA UNIDAD B

-Cuenta es el nombre que se utiliza para el registro ordenado y clasificado de las transacciones comerciales realizadas en una empresa. -De acuerdo con su naturaleza, las cuentas se clasifican en: Reales o de balance, Nominales, o de estado de resultados, y de Orden. -Las cuentas Reales pueden ser de Activo, Pasivo o Patrimonio. El Activo es el conjunto de bienes y derechos de propiedad de la empresa que pueden valorarse en dinero. El Pasivo representa las obligaciones o deudas contradas por la empresa. El Patrimonio est formado por los aportes del dueo(s) para constituir la empresa, y adems incluye las Utilidades y Reservas, matemticamente se calcula por la diferencia entre el Activo y el Pasivo. -Las cuentas de Ingresos son los valores que recibe la empresa cuando realiza una venta o presta un servicio con el fin de obtener una ganancia. Gastos son los valores pagados o causados para el normal funcionamiento de la empresa. Costo de venta es el valor de adquisicin de los artculos destinados a la venta. -Las cuentas de Activo, Gastos y Costo de Ventas aumentan en el Debe, disminuyen en el Haber y generalmente tiene un saldo Dbito. -Las cuentas de Pasivo, Patrimonio e Ingresos aumentan en el Haber y disminuyen en el Debe, generalmente son de saldo Crdito. -El catlogo de cuentas es una lista ordenada de las cuentas que requiere una empresa, su descripcin y manejo se encuentran en el PUC.

FUENTES DE APOYO

-PLAN UNICO DE CUENTAS CONTABLES

-CARTILLA LABORAL LEGIS - CONTABILIDAD 2000 MACK GRAW HILL - www.actualicese.com - www.gerencie.com - www.dian.gov.co