Direccin de Comunicaciones

MINISTERIO DE EDUCACIN

Estructura organizativa:
Ministro de Educacin
Directora de Comunicaciones Asistente Administrativo Gerente de Operaciones Periodista del Paquete Escolar
Periodista Productor del programa radial Vamos a la Escuela Alfonso Portillo Periodista Productora de Revista virtual Vamos a la Escuela Karla Paredes

Secretaria de Direccin

Departamento de Relaciones Publicas

Departamento de Publicidad

Departamento de Prensa

Motoristas (2) Operadores de sonido (2)

Monitoreo , publicidad y Web (2)

Diseador (1)

*Marcela Mata (Alfabetizacin)

Aurora Barahona (VCT)

Periodistas (1) Camargrafos (3) Fotgrafo (1) Editor (1) Redes y maestro de ceremonia (1) Colaborador de prensa (Guillermo Portillo)

Prioridades:
Paquetes

escolares

Modelo

Escuela Inclusiva de Tiempo Pleno

Alfabetizacin

Mejoras
Vaso

infraestructura escolar

de leche (reactivacin de tejido productivo)

Ciencia

y Tecnologa (Formacin y promocin

investigacin)

PROYECCIONES Posicionar logros del MINED ms all de paquetes escolares Incrementar uso de medios alternativos (incluso publicidad) Maximizar presencia meditica de titulares Implementar campaa de publicidad que cubra radio, TV, prensa y redes

OBSTCULOS Escenario pre electoral, agenda poltica de los medios masivos Falta de personal capacitado y con experiencia en el rea de prensa Personal contratado por consultora o por proyectos (sin plaza fija) Dispersin de las herramientas de comunicacin como web y portales

Dinamizar y hacer ms eficaz el rea de prensa (tiempos, radio y TV)

Renovar herramientas de comunicacin

Equipo obsoleto, falta de computadora para rea de video y diseo

Falta de coordinacin oportuna con otras unidades (planificacin y programa de radio del presidente).

ESTRATEGIA DE COMUNICACIN 2013

MINISTERIO DE EDUCACIN

Componentes:
Introduccin

Objetivos
Pblicos Mensajes Lineamientos Acciones

o polticas de comunicacin

generales

Recursos
Cronograma

Objetivo general: Dirigir y coordinar la comunicacin interna y externa de la institucin para proyectar los logros de la gestin del Ministerio de Educacin a los pblicos de inters, generando mecanismos, enlaces y estrategias de comunicacin que contribuyan al cumplimiento de los objetivos, misin y visin institucional. Objetivos especficos:

Posicionar los programas sociales y otras polticas emanadas del MINED en la agenda de los medios de comunicacin masiva y medios alternativos, generando una comunicacin oportuna que permita anticiparse a coyunturas mediticas desfavorables que requieran responder a las dinmicas impuestas por los medios. Transmitir una imagen de renovacin en la gestin del MINED y evidenciar una actitud de servicio y apertura hacia los medios de comunicacin. Dinamizar el trabajo de la Direccin de Comunicaciones para generar procesos eficientes y eficaces de comunicacin, elaborando estrategias que permitan cumplir los objetivos comunicacionales y coordinar el trabajo de los diferentes departamentos en aras de un mismo propsito. Mejorar la comunicacin interna del Ministerio de Educacin para reflejar una imagen positiva hacia el exterior, generando en los empleados un sentido de pertenencia de los logros de la institucin.

Voceros:
DEFINICIN DE VOCEROS
Presidente de la Repblica Anuncia polticas, lineamientos o cualquier otra medida que sea de inters de la Presidencia y que deba ser vista como una medida de Gobierno que requiere del liderazgo del Presidente.

Ministro de Educacin

Inaugura, preside y anuncia polticas de gran impacto, difunde los mensajes polticos y las prioridades estratgicas, emite posturas oficiales sobre los temas relativos al rea que estn en coyuntura.
Anuncian, presiden e informa medidas especficas de los Viceministerios o por delegacin del Ministro. Brindan informacin tcnica sobre aspectos especficos de su rea en apoyo al Ministro o por delegacin del mismo, teniendo en consideracin los lineamientos emitidos por el despacho sobre los temas de coyuntura.

Viceministros

Directores nacionales, staff o departamentales

Gerencias, Jefaturas u otro personal de la institucin

Acompaan y refuerzan el mensaje de las autoridades de la institucin por delegacin de las mismas en los temas que competen a sus respectivas reas, siempre teniendo en consideracin los lineamientos emitidos por el despacho y por sus jefes inmediatos. Orientan y explican tcnicamente sobre las temticas, pero no sientan postura poltica, ni posicionan mensajes de inters para la institucin. La credibilidad que les da ser externos contribuye a posicionar los temas, por tanto la emisin de los mensajes es labor del funcionario que le acompaa.

Consultores o expertos internacionales

Lineamientos:
Prensa Relaciones Publicidad Administracin

Pblicas

de Web y redes sociales

Acciones:
COORDINACIN Y FUNCIONAMIENTO INTERNO:

Elaboracin de plan de comunicacin anual que surja de los planes operativos de las diferentes reas de gestin del Ministerio.
Funciones por reas y no por programas, teniendo en cuentas las capacidades y perfiles del equipo. Creacin de un formato de requerimiento para solicitudes de las diferentes unidades del MINED, para mayor coordinacin, gestionar oportunamente los tiempos de ejecucin y establecer un orden, dadas las dimensiones del Ministerio.

Creacin de manual de procedimientos, con el propsito de reglamentar los procesos de las funciones que competen a la unidad, determinar responsabilidades y mejorar el flujo de informacin y la coordinacin en la Direccin.

Trabajar coordinadamente con SECOP, SAE y con la red de comunicadores del SPSU, para posicionar logros del Gobierno en conjunto y sumar fuerzas. Mejorar bases de datos: ampliar las bases, no solo internas, sino tambin de los pblicos de inters y de medios de comunicacin. Revisin y aprobacin de todo material publicitario emitido por MINED as como de todo espacio gestionado en medios. Comit de crisis para ver soluciones a las demandas sociales que se vienen incrementando y que dan espacios a abordajes negativos de los medios. DNA, Auditora, Transparencia, DFI.

Prensa:

Fortalecer capacidades y dinamizar rea de prensa: mejorar los tiempos de produccin de materiales noticiosos, hacer comunicado previo y envo posterior a los medios en el menor tiempo posible. Solicitar capacitaciones necesarias. Gestin de medios: incrementar la presencia del Ministro en espacios informativos. Elaborar un Plan de gestin de medios mensual que contemple su participacin equitativa en entrevistas y otros espacios informativos de diversos medios de comunicacin.

Creacin de sitio de descargas para la prensa con el propsito de facilitar la obtencin de materiales de video, fotos y audios.
Crear correo de Comunicaciones o prensa MINED para institucionalizar el flujo de comunicacin hacia los medios.

Mejorar el programa de radio y el Noticiero Visin Educativa. Evaluar relacin costo beneficio y promover produccin de materiales exclusivos para que ambos programas pasen de ser un resumen de las noticias que ya fueron difundidas.

Relaciones pblicas y publicidad:

Creacin de plaza de publicidad, que contribuir adems con la elaboracin de estrategias de comunicacin y trabaje de forma conjunta con relaciones pblicas. Elaborar plan anual de medios de publicidad para ejecutar de forma directa en coordinacin con CAPRES. Armonizar campaas impulsadas por las unidades de gestin. Coordinacin de la publicidad: solicitar a la DACI que las contrataciones de campaas publicitarias, promocionales e impresos lleven la aprobacin de Comunicaciones. Integracin de herramientas de difusin. La administracin de la web central, las redes interna y externa y la revista informativa pasa a ser responsabilidad del rea de publicidad. Construccin de estrategias por evento que contemplen objetivos, mensajes, pblicos, concepto de las participaciones en los discursos, gestin de entrevistas y publicidad. Posicionamiento de Transparencia y Gobierno Abierto, en la gestin. Territorializacin de los logros: repartir promocionales en RC, afiches en escuelas, volantes a estudiantes, campaa con red ARPAS y plataforma interna MINED.

Comunicacin interna:

Crear estrategia de comunicacin interna dirigida a las escuelas, que contemple la elaboracin de promocionales de los programas sociales y polticas institucionales para todas las escuelas y crear una red de correos y una plataforma de interaccin que incluya foros. Mejorar carteleras. Estrategia de acercamiento al terreno coordinar visitas del ministro con Administracin para dar a conocer las necesidades solventadas.

Agenda compartida de eventos pblicos y participacin en espacios con prensa.

Web y redes sociales

Dinamizar las redes sociales: planificar la publicacin semanal de mensajes estructurados, adems de la publicacin inmediata de mensajes para difundir las actividades del MINED, con especial nfasis en las actividades en las que participa el titular. Solicitar artculos de opinin a los directores. Colocar publicidad en FB. Pasar la administracin de redes internas a la Direccin de Comunicaciones. Armonizar la administracin de las dos redes de correos para envo masivo de informacin: INTRANET y MINED. Las dos deben ser administradas por la misma instancia, dado que adems, la red externa es una herramienta de comunicacin. Integracin de portales y pginas Web. MINED cuenta con 21 portales de informacin hacia el exterior, hecho que divide los pblicos y no permite tener una comunicacin efectiva
Por tanto se recomienda:

Contar con una sola web principal (MINED) Las dems pginas deben ser subdominios o secciones. Las noticias deben estar concentradas solamente en la web MINED, porque muchas pginas repiten las mismas noticias que descargan de la web central. La creacin de portales, secciones o redes sociales debe contar con la aprobacin de la Direccin de Comunicaciones porque son herramientas de comunicacin hacia el exterior.

Recursos:

Contar con un microbs designado como prioridad para traslado de periodistas en actividades pblicas del Ministro. Computadora para el rea de video y compra de licencia de Photoshop Designacin de un telfono con internet para actualizacin de redes sociales Creacin de plaza de periodista que fue absorbida para la creacin de otra plaza Asignar plaza fija al encargado de programa de radio, que trabaja como consultor Capacitaciones para los periodistas en redaccin y redes sociales. Refuerzo de presupuesto para publicidad.