Sistema integrado de gestin

DR. CIRO ESPINOZA MONTES

Sistema integrado de gestin

La ingeniera est dirigida a crear artefactos como solucin a las necesidades de las personas, sin tomar en cuenta sus efectos colaterales. Se disean herramientas, mquinas, equipos sin tomar en cuenta los desperdicios que estos producirn durante su fabricacin, las emisiones contaminantes que producirn durante su funcionamiento, los componentes que se convertirn en chatarra cuando cumplan su vida til, sin contar con los efectos econmicos y sociales que generar. Cmo desarrollar un sistema integrado de gestin? El sistema integrado de gestin se desarrolla relacionando los sistemas de gestin de calidad, gestin ambiental y gestin de la seguridad y salud en el trabajo. Se utiliza como metodologa el ciclo de Deming y definiendo los procedimientos para planificar, hacer, verificar y actuar.

Sistema integrado de gestin

Gestin de calidad

Gestin de la seguridad y salud en el trabajo

Gestin Integrado
Gestin ambiental

Ejemplo

La gestin integrada del mantenimiento tiene como finalidad satisfacer las necesidades de la unidad de produccin.

Prevenir fallas y reducir riesgo de paradas imprevistas en la produccin; para lo cual debe elevar la disponibilidad de mquinas y prolongar su vida til mediante el diseo del mantenimiento, su adecuada organizacin, un liderazgo efectivo y un control basado en datos.

La unidad de mantenimiento debe implantar, documentar y mantener un Sistema Integrado de Gestin para mejorar su eficacia para satisfacer las necesidades del cliente, medioambiente y personal.

El ciclo Deming
DR. CIRO ESPINOZA MONTES

El Ciclo Shewhart o Ciclo Deming

Tcnica para la organizacin, el desarrollo y el control de proyectos de todo tipo. Es una tcnica desarrollada por W. A. Shewart entre 1930 y 1940.

En 1950 E. Deming la toma y la difunde como una alternativa para encarar los proyectos de accin o mejora sobre los procesos propios, externos o internos

Utilizacin del ciclo Deming

Se utiliza cuando se prepara proyectos concretos, trabajando en equipo Por ejemplo:

Equipos de diseo. Equipos para el anlisis y solucin de problemas. Equipos de mantenimiento preventivo. Equipos de Logstica Etc.

El desarrollo de Sistemas de Gestin, con la participacin de todos los miembros de la organizacin. Es particularmente apropiado para la planificacin, la implementacin, la implantacin y la operacin de sistemas de gestin integrados.

Cmo funciona el ciclo Deming

Consiste en aplicar 4 pasos perfectamente definidos, al desarrollar un proyecto. Los 4 pasos, aseguran para el proyecto:

la organizacin lgica del trabajo,

la correcta realizacin de las tareas necesarias y planificadas, la comprobacin de los logros obtenidos, y la posibilidad de aprovechar y extender aprendizajes y experiencias adquiridas a otros casos.

Grficamente al ciclo Shewhart o Deming se representa por las iniciales del nombre de los pasos en ingles "Ciclo PDCA":

EL CICLO DE DEMING

El ciclo Deming o tambin conocido como el ciclo de mejoramiento de Shewhart. Consiste en cuatro pasos o fases:

A V

P H

Planear (Plan) Hacer (Do) Verificar (Check) y

Actuar (Action).

La ejecucin lgica y ordenada de stos permitir a la organizacin avanzar hacia la mejora continua.

PLANEAR

A travs de esta fase se busca realizar un anlisis que permita identificar el rumbo de cada una de las actividades, as como los problemas a los que se enfrentan la institucin y determinar la importancia de stos. El anlisis debe sustentarse con datos slidos, para ello es importante utilizar grficas y esquemas que faciliten su comprensin con todo el personal involucrado en cada uno de los problemas identificados.

HACER

Una vez que todos los involucrados en cada una de las tareas han entendido el rumbo de la institucin, la siguiente fase consiste en ejecutar las acciones programas en el plan de trabajo, incluyendo aquellas acciones y estrategias para la solucin de los problemas a los que se enfrentan.

VERIFICAR

Resulta estratgico que constantemente se compare el resultado de las acciones y estrategias implementadas con los resultados esperados en el plan originalmente establecido. Los anterior le permite a la organizacin detectar a tiempo las brechas existentes entre la planificado y lo realizado, para con ello determinar los ajustes necesarios.

P H

ACTUAR

Con base en el anlisis de las brechas identificadas o, en su caso, las desviaciones ocurridas entre lo programado y lo realizado; la organizacin y los dueos de los procesos deben plantear las acciones correctivas y/o preventivas necesarias para asegurarse de que los problemas tengan una menor probabilidad de ocurrencia.

El ciclo Deming
A V P H

A V A V P H

P H

MEJORA CONTINUA DE LA ORGANIZACIN

(Mapeo de procesos)

ESQUEMA DEL DR. MIYAUCHI

EL APORTE DE ISHIKAWA
Ishikawa (1994) sostiene que el control de calidad debe organizarse con base en seis dimensiones, que son los siguientes:
1.

Definir metas y objetivos (P)

2.
3. 4.

Definir mtodo para lograr metas (P)

Educar y capacitar (H) Realizar el trabajo (H)

5.
6.

Verificar efectos de la realizacin (V)

Tomar accin apropiada (A)

Ciclo de Deming, crculo de control de Ishikawa

Metodologa para lograr metas Capacitacin y diseo de solucin Capacitacin implementacin de solucin
Ajustes y prevenciones Mejora continua
Polticas, objetivos y metas

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P
Polticas, objetivos y metas

E
Problemas en procesos causas/efectos

A
Ajustes y prevenciones

Metodolog a para lograr metas

Capacitaci n y diseo de solucin Capacitacin e implementaci n de solucin

Problemas en procesos causas y efectos

PLANIFICAR

1. Definir metas y objetivos

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Formulacin de polticas cuantitativamente en trminos de reduccin de los problemas. Las metas se obtienen de las polticas.

Las metas expresan en nmeros la reduccin del problema.

Se indican el plazo para alcanzar las metas.

Polticas

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Las polticas se formulan para un proceso determinado. Las polticas deben ser formuladas por el dueo del proceso. Se formulan en trminos de solucin de problemas. Debe ser cuantitativas.

Declaracin de polticas
Compromiso/ responsabilidad Nos comprometemos Nos comprometemos Qu lograr? Solucin del problema Reducir sistemticamente los residuos Asegurar la participacin de egresados y grupos de inters Comparar la misin de la carrera con el campo de accin y la misin de la universidad Disear un instrumento de evaluacin Disear programa de difusin Identificar los problemas de la formacin profesional qu mtodos? Medio reciclndolos y reutilizndolos siempre que sea posible Representantes de Asociacin de egresados y Directivos del Comit Consultivo en los talleres participativos Participacin de expertos Para que lograr? Efecto Proteccin y conservacin del Medio Ambiente Formulacin del PEI

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Nos comprometemos

Formulacin de misin de la carrera

Nos comprometemos Nos comprometemos Nos comprometemos

Medicin de objetivos, estrategias y proyectos Medios adecuados para docentes, administrativos y estudiantes. Identificacin de su causa raz

Evaluar el desarrollo del PEI Difundir el PEI

Formular polticas de calidad de la carrera profesional

Objetivos y metas
Objetivo Meta: cantidad 100% de autoridades 100% de docentes 10% de estudiantes Directiva de egresados Directiva de Comit Consultivo Meta: tiempo Formular el PEI con la participacin de autoridades , representantes de estudiantes, docentes, egresados y otros grupos de inters. 10 semanas

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100% de coherencia con Formular la misin de la carrera profesional, coherente con su campo campo de accin de accin y la misin de la Universidad. 100% de coherencia con la misin de la universidad Disear un procedimiento e instrumento para evaluar el desarrollo del 1 procedimiento PEI 1 instrumento Disear un programa de difusin del PEI en docentes, estudiantes y administrativos. Formular polticas orientadas al aseguramiento de la calidad en la carrera profesional. 1 programa 1 instrumento 1 poltica

1 semana

1 semana 1 semana 1 semana

Objetivos y metas
Objetivo Formular el PEI con la participacin de autoridades , representantes de estudiantes, docentes, egresados y otros grupos de inters. Formular la misin de la carrera profesional, coherente con su campo de accin y la misin de la Universidad. Disear instrumento para evaluar el desarrollo del PEI Disear un programa de difusin del PEI en docentes, estudiantes y administrativos. Formular polticas orientadas al aseguramiento de la calidad en la carrera profesional. Mtodo Formulacin de Plan Estratgico participativo (seminario taller) Comparacin cualitativa y opinin de expertos. Procedimiento documentado de diseo de instrumentos. Procedimiento documentado de diseo de programas. Procedimiento documentado de formulacin de polticas.

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2. Definir mtodo para lograr metas

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El mtodo a utilizar para alcanzar las metas deben controlar los factores causales. Los mtodos deben partir de quienes ejecutan las actividades y estandarizar la mejor prctica Los mtodos estn definidos en procedimientos documentados que constituye la tecnologa de la organizacin. El mtodo debe convertirse en norma para todos, por lo que debe ser til y libre de dificultades.

Para obtener mejores efectos debe controlarse el proceso, tambin considerado como factores causales.

Identificar los factores causales ms importantes mediante Pareto y Juran. Normalizar solo los factores causales ms importantes.

Controlar causas para tener mejores efectos

Causa mayor Causa mayor
subcausa subcausa Causa menor Causa menor subcausa Causa menor Efecto subcausa

Causa mayor

Causa mayor

Proceso

Caracterstica de calidad

HACER

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La realizacin del trabajo sigue la metodologa definida en la planificacin. Tiene dos etapas: capacitacin y ejecucin.

Cuando el trabajo implica diseo previo se realiza:

Capacitacin y diseo de la solucin Capacitacin e implementacin de la solucin.

3. Educar y capacitar

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Los supervisores tienen la funcin de capacitar a sus subalternos.

Si se distribuye el reglamento a los empleados, tal no lo lean o no lo comprendan.

Es importante educar a las personas que se vern afectadas por las normas y reglamentos. La capacitacin ser de manera personal y en el trabajo prctico. Se delega autoridad y otorga liberta para hacer su trabajo al trabajador que ha sido capacitado de la manera anterior. Los empleados se convierten en confiables mediante la educacin y capacitacin. La capacitacin se realiza de manera personal y durante el trabajo prctico. Ejemplo:

Capacitar para formular el PEI. Capacitar en uso del procedimiento de formulacin del PEI. Capacitar para implantar el PEI. Capacitacin en uso del procedimiento de implantacin del PEI

4. Realizar el trabajo

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Las normas y reglamentos nunca estarn al da respeto a las situaciones cambiantes. Aunque las normas se cumplan estrictamente, siempre habr defectos y fallas. La experiencia y la destreza son factores que compensan la imperfeccin de las normas o reglamentos. Consiste en la ejecucin de la tarea de acuerdo a la capacitacin anterior. Ejemplo:

Formular el PEI. Seguir el procedimiento de formulacin del PEI. Implantar el PEI. Seguir el procedimiento de implantacin del PEI

VERIFICAR 5. Estudiar

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Aplicar el principio de excepcin: intervenir cuando hay variaciones o hechos inesperados, caso contrario dejar continuar. Definir el problema.

Realizar mediciones y comparaciones (polticas, estndares, etc.)

Verificar las causas o los efectos. Identificar excepciones y factores causales.

Mapa de Procesos

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Diferencia entre proceso y procedimiento Proceso: Qu se hace? Procedimiento: Cmo se hace?

Proceso 1.

Subproceso 1.1

Actividad 1.1.1

Tarea 1.1.1.1 1.1.1.2 1.1.1.3

1.1.2 1.2 1.2.1 1.2.2

1.1.2.1 1.1.2.2 1.2.1.1 1.2.2.1 1.2.2.2 1.2.2.3

1.2.3

1.2.3.1 1.2.3.2

Verificacin de las causas

Ver si todos los factores causales estn bajo control. Examinar cada proceso para ver si los factores causales se han comprendido claramente. Si los factores causales armonizan con las normas fijadas. Revisar los factores causales identificados en el diagrama de causa y efecto. Verificar lo que se observa comparndolo siempre con las normas y reglamentos.

Se utilizan listas de verificacin.

Los factores causales que requieren de verificacin se llaman puntos de verificacin. La tarea de revisar los factores causales se delega a los gerentes de menor nivel.

Verificacin por medio de los efectos

Consiste en verificar un proceso por sus efectos. Los puntos de control son empleados para verificar los procesos y administracin por medio de los efectos. Un supervisor puede tener entre 5 y 20 puntos de control. Un gerente puede tener entre 20 a 50 puntos de control.

Se trata de verificar por medio de los efectos y no los efectos mismos.

Los efectos varan ampliamente, aunque los factores causales sean similares. Los efectos se registran secuencialmente en una grfica de distribucin para descubrir las excepciones. El cuadro de control es una herramienta para verificar la distribucin. Se debe contar con registros de utilizacin de recursos y personal. Para realizar anlisis y controles se requiere construir una estratificacin rgida en los lotes. Se deben comunicar a todo el personal los efectos observados mediante esta verificacin. Lo ms pronto posible. Se deben encontrar las razones de las excepciones y ocuparse inmediatamente de sus factores causales.

Estudiar (ejemplo)

Incumplimiento de los estndares 1, 3, y 4 Excepciones:

Formulacin del PEI sin la participacin de egresados y otros grupos de inters. No se evala el PEI Docentes, administrativos y estudiantes no conocen el PEI Carencia de organizacin de egresados y otros grupos de inters.

Causas de excepciones:

Carencia de instrumento de evaluacin el PEI

Carencia de un programa de difusin del PEI en docentes, administrativos y estudiantes no conocen el PEI

1. La Unidad Acadmica que gestiona la carrera de ingeniera tiene un plan estratgico elaborado con la participacin de sus autoridades y representantes de estudiantes, docentes, egresados y otros grupos de inters. 2. La misin de la Unidad Acadmica es coherente con su campo de accin y la misin de la Universidad. 3. El desarrollo del plan estratgico se evala anualmente. 4. Mas del 75% de docentes, estudiantes y administrativos conocen el Plan Estratgico. 5. El Plan Estratgico tiene polticas orientadas al aseguramiento de la calidad en la carrera profesional.

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Actuar 6. Tomar la accin apropiada

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Es necesario encontrar los factores causales de las excepciones y tomar la accin apropiada. Se debe tener medidas para impedir que las excepciones vuelvan a repetirse.

Ajustes. Tratar de eliminar los factores causales que han ocasionado las excepciones. Prevencin. Tomar medidas para evitar que las excepciones se repitan.

Eliminar o reducir los factores causales con el fin de que las excepciones o variaciones no se vuelvan a repetir.
Implementar acciones preventivas para evitar excepciones.

Actuar (ejemplo)

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Accin apropiada: Formular PEI con participacin de autoridades y representantes de estudiantes, docentes, egresados y otros grupos de inters.

Eliminar causas de excepciones:

Formar la Asociacin de egresados de la carrera profesional Formar el Comit Consultivo de la carrera profesional. Disear y aprobar un instrumento de evaluacin el PEI Formular un programa de difusin del PEI en docentes, administrativos y estudiantes no conocen el PEI

Aplicar ciclo Deming en uno de los criterios

Dimensin Gestin de la carrera Formacin profesional Factor Planificacin, organizacin, direccin y control Enseanza aprendizaje Criterio Planificacin estratgica Organizacin, direccin y control Proyecto educativo. Currculo Estrategias de enseanza aprendizaje Desarrollo de actividades de enseanza aprendizaje Evaluacin del aprendizaje y acciones de mejora Responsable Ing. Riveros Mg. Clemente Mg. Mayco Mg. Mayco Dr. Espinoza Dr. Espinoza Dr. Espinoza Mg. Salazar Ing. Garca Ing. Martnez Mg. Salazar Ing. Garca Ing. Cerrn Dr. Flores Ms. Delzo Ms. Delzo

Investigacin
Extensin universitaria y proyeccin social Servicios de Docentes apoyo para la formacin profesional Infraestructura y equipamiento Bienestar Recursos financieros Grupos de inters

Estudiantes y egresados Gestin y evaluacin de proyectos de investigacin Gestin y evaluacin de proyectos de extensin universitaria y proyeccin social Labor de enseanza y tutora Labor de investigacin Labor de extensin universitaria y proyeccin social Ambientes y equipamiento para FP, I, EUPS Implementacin de programas de bienestar Financiamiento de la implementacin de la carrera Vinculacin con los grupos de inters

Procedimiento

Desarrollar proceso para el criterio Representar criterio en caja negra ye identificar entradas/salidas Hacer lluvia de ideas de problemas Comparar problemas con estndares no cumplidas Identificar causas de cada problema (Ishikawa) VERIFICAR

Utilizar mapa de procesos y estndares del CONEAU