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PONENCIA

LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS EN LOS PROCESOS DE AUDITORIA Y CONTROL:

LA DOCUMENTACIN COMO MEDIO Y NO COMO FIN

Csar Ortega Zurita 2014

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coz2014

SUMARIO

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

CONTEXTO EL SUBSISTEMA CONCEPTUALIZACION MODELO DE GESTION ACOMPAAMIENTO EVALUACION CORRECTIVOS PROPUESTA CUANTIFICACION MENSAJE
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SUMARIO

1 CONTEXTO
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SISTEMA METROPOLITANO DE GESTION DOCUMENTAL Y ARCHIVOS SMGDA

OBJETIVOS

Gestin eficiente de los recursos materiales y humanos en los procesos archivsticos. Control de la organizacin documental. Implantacin de un Sistema Institucional de Archivos que soporte la verificacin del cumplimiento de la normativa general de la Institucin en el mbito archivstico.
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SISTEMA METROPOLITANO DE GESTION DOCUMENTAL Y ARCHIVOS SMGDA

SUMARIO

2 EL SUBSISTEMA
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SUPUESTOS
Se desarrolla control sobre productos y/o servicios El control puede ser con relacin al cumplimiento de la normativa especifica pertinente El control puede ser respecto del cumplimiento de las especificaciones tcnicas pertinentes CUALQUIER SISTEMA, as sea malo, ES MEJOR QUE NINGUNO. El control de calidad es un sistema bastante completo de control

NORMA TIVA

ESPECIFI CACIO NES

CUMPLIMIENTO

CON TROL
PRODUCTOS
SERVICIOS
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SUPUESTOS
CONTROL DE CALIDAD
Un sistema de calidad es un mtodo planificado y sistemtico de medios y acciones, encaminados a asegurar suficiente confianza en que los productos o servicios, se ajusten a las especificaciones. En general, el sistema de calidad est condicionado por:
Organizacin con la que cuenta.
Tipo y naturaleza de productos y/o servicios. Recursos y Medios materiales y humanos.
Modelo de un sistema de gestin de calidad basado en los procesos. Figura tomada de la norma ISO 9000:2000

Exigencias de mercado y/o clientes.

CONTROL DE CALIDAD
PHVA PLANIFICAR, HACER, VERIFICAR, ACTUAR PROPUESTA PRO MEJORA CONTINUA

USUARIOS
NECESIDADES Y EXPECTATIVAS

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

PRIORIZAR PROCESOS

SEGUIMIENTO A PROCESOS

METODOSEFICACIA

DOCUMENTAR PROCESOS

PUNTOS DE CONTROL

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SUBSISTEMA DE SEGUIMIENTO, MONITOREO Y EVALUACION

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SUMARIO

3 CONCEPTUALIZACION
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CREENCIAS

TODO ESTA REGULADO SOLO HAY QUE CUMPLIR CON LA NORMA EL CONTEXTO NO EXISTE EL AUDITOR ES ENEMIGO EL AUDITADO ES INEPTO SE EVALUA SOBRE LO EJECUTADO

COMO AUDITAR ES OBJETIVO NO SE PUEDE PREVENIR EL INCUMPLIMIENTO ES SIGNO DE CORRUPCION SI NO HA CUMPLIDO ES PORQUE HAY ALGO OCULTO

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EL CONTROL

QUE ES?
Mejora continua de procesos Mejora continua de servicios Se cumple o no con las polticas y/o requisitos establecidos

Constatar beneficio al satisfacer necesidades Herramienta gerencial para la toma de decisiones Herramienta para elaboracin de TDRs contractuales Gestin del conocimiento
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AUDITORIA DOCUMENTAL
Aporta una visin integral e instrumental a la gestin de la informacin. Proporciona las claves para entender qu informacin es vital para una organizacin y por qu, La evala, la mide y determina

la informacin crtica.
Establece los contenidos que aportan valor a la institucin y

aquellos especficos para colectivos

de usuarios y/o clientes, sobre la base de un anlisis organizativo
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AUDITORIA DOCUMENTAL Ayudar a identificar posibles ineficiencias, y anticipar soluciones relacionadas con polticas, funciones, mtodos, procesos y tareas de reas diversas de la institucin. En definitiva, evaluar de forma regulada para mejorar cada vez ms la calidad de los procedimientos en general y especialmente los procedimientos documentales
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SUMARIO

4 MODELO DE GESTION
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NUESTRO PROPOSITO

Contribuir con el mejoramiento de la funcin archivstica de la ciudad y del pas Posicionar a la auditora documental como una herramienta gerencial para la eficaz y eficiente organizacin de la documentacin de la administracin pblica o privada.
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PARAMETROS DE CONTROL

DEFINICION DE VARIABLES DE CALIFICACION ALCANCE ROLES RESPONSABILIDADES

HOJA DE RUTA CRONOGRAMA FUNCIONES DESIGNACIONES CHECK LIST

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MODELO

CORREC TIVOS

EVALUA CION ACOMPAA MIENTO

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SUMARIO

5 ACOMPAAMIENTO
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PROCEDIMIENTO
A Planificacin, la FORMULACION documental de los procedimientos, la programacin de mediciones y ensayos a partir de los planos y normas de ensayo, la eleccin del personal auditor, periodicidad (mensual, anual,...). En ocasiones es conveniente asignar una nica persona para planificar y dirigir la realizacin de todas las auditoras, es decir, nombrar un lder que rena caractersticas idneas en cuanto a formacin y carcter, para la realizacin de esta tarea.
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PROCEDIMIENTO
B Realizacin de auditoras segn procedimiento y plan definidos.
Es conveniente que el personal que va a ser auditado conozca con antelacin tal hecho, posiblemente, al recibir los responsables esta comunicacin, tratarn de inculcar en sus subordinados la necesidad de que todo est "en perfecto estado" se motiven y apoyen. Desde el punto de vista prctico, la realizacin de auditoras debe ser sistemtica, Los documentos que recojan los resultados de las auditoras, es decir, respuestas, comprobaciones, resultados de medidas y ensayos, etc., han de estar consensuados entre auditor y auditado, de tal forma que recojan la conformidad de ambos,

evitndose discusiones intiles.

Se trata de auditar la efectividad del sistema, tanto a travs del propio sistema y su grado de cumplimiento.
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PROCEDIMIENTO
C Verificacin documental y registral Preparar un informe de trabajo en el que se recojan todas las transacciones sobre la trazabilidad del expediente, Comprobar si ha sido registrado y seguido el trmite correspondiente.

Analizar los criterios seguidos para su contabilizacin, anlisis tcnico y las respectivas autorizaciones que requiera el proceso.

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CALCULO PORCENTUAL DE AVANCE PROY

COACTIVAS

SM

ADM GRAL

MEDIDO 8,5 0,6 0,5 2 2 0 1 2,8 0,8 1

ETAPA

ITEM

A 1 2 3 A1 A2 A3

PROPUESTA
Socializacin de lineamientos polticos y tcnicos para la organizacin de los archivos y la gestin documental Diagnstico situacional (personal de archivo, fondos documentales, equipamiento, mobiliario) Presentacin de informe de situacin Desarrollo de propuesta de organizacin y modernizacin de la Unidad de Gestin Documental y Archivo (Recurso Humano, organizacin y administracin, procesos documentales, infraestructura, equipamiento, servicios). Establecer acciones emergentes de mediano y largo plazo Diseo de la propuesta de mejoramiento de Infraestructura y espacio fsico para las instalaciones de la Unidad de Gestin Documental y Archivo. Adecuacin de espacios fsicos con equipamiento tcnico y tecnolgico y mobiliario en base a la propuesta establecida Desarrollo de perfiles profesionales y cuadro de requerimiento del personal que debera integrarse la equipo de trabajo de la UGDA de la dependencia. CONTRATACION Asignacin de recursos humanos en caso de ser necesario Capacitacin del personal tcnico para instruir en manejo integral de documentos y archivos, segn la normativa tcnica establecida para el efecto.

10 1 1 2

A4

A5

A6

1,9

A7 B

1 5 3 2 20 5 5 5 5 20 10

0,5 5 3 2 11 0 3 5 3 0 0 0 0 0 0 0

8 9 C 10 11 12 13 D 14

INVENTARIOS Elaboracin de plan operativo anual y presupuestario del Archivo . Identificacin de series y procesos documentales con cada una de las unidades tcnicas de la dependencia Identificacin de reas de gestin documental y archivo del sistema interno y designacin de responsables Instalacin del GESTOR DOCUMENTAL (Sistema de trmites) e implementacin para todo el personal que gestiona trmites en la dependencia NORMATIVA Establecimiento de un manual de procedimiento de gestin documental que guie el uso del sistema de trmites y el proceso de archivo. (Manuel, instructivos, formatos) Implantacin de la normativa establecida (Analisis documental, identificacin, descripcin, inventario, valoracin, transferencia, almacenamiento y habilitacin, servicios)

15 E 16

10 20 10 0 0 0

OPERACIN Inventario y transferencia documental desde las oficinas o archivos de Gestin a la Unidad de gestin Documental y Archivo Central de la dependencia Ordenamiento de los documentos de la UGDA segn criterio definido por la Direccin Metropolitana de Gestin Documental y Archivos Inventario y transferencia documental desde la UGDA de la dependencia al Archivo Intermedio del MDMQ

17 18 F 19 20 21

5 5 10 1 1 2 0 0 0

SISTEMA Implantacin progresiva del sistema automatizado de archivo Limpieza y fumigacin del fondo documental Plan de mejoramiento de servicios de documentacin, informacin, diseminacin selectiva de la informacin y aseguramiento (atencin presencial y virtual) Plan de comunicacin y difusin cultural (Publicaciones Gua de servicios del Archivo) Procesamiento sistematico de series segn jerarquizacin Reportes referativos

22 23 24 G 25 26 27 28

2 2 2 15 4 3 4 4 100 0 0 0

INFORME Documento de visionamiento Semanal de avance Mensual de avance Informe de Proyecto

total

24,5

2,8

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SUMARIO

6 EVALUACION
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EVALUACIN DEL SERVICIO DE INFORMACIN

Si existe como tal en la dependencia hacia el publico.

En caso de no existir, se evaluarn las necesidades informativas de la institucin y la relacin de los miembros de sta con la informacin (dificultades, prcticas habituales, nivel de formalizacin de las mismas). Anlisis de los recursos informativos disponibles y su uso dentro de la institucin. Anlisis del ciclo informativo y su relacin con la cultura de la institucin. Estudio y mapeado de los flujos de trabajo. Estudios de usuarios. Encuestas de satisfaccin.
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PROCEDIMIENTO

Evaluacin de los resultados de la auditora. Los cuadros de puntuacin sirve, aunque solo sea comparativamente, para medir la evolucin, tanto de la implementacin y aplicacin del sistema, como de la calidad del producto.

Lo que se pretende es la obtencin de una valoracin totalmente objetiva por lo que el sistema de valoracin ha de ser consensuado, y adems, experimentado durante cierto tiempo, para poder fijar las seales de alerta, ndices de ponderacin, etc.
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AUDITORA DEL SISTEMA DOCUMENTAL

Consiste en la comprobacin de que los documentos recogidos en el Manual de Calidad y Manual de Procedimientos Documentales estn debidamente cumplidos y archivados por las personas o estamentos responsables. La constancia documental es necesaria para la comprobacin de la bondad del sistema. En la mayora de las ocasiones, el sistema falla porque los documentos que figuran como soporte del mismo no estn bien diseados, son engorrosos, o difcilmente comprensibles para quien los tiene que cumplimentar o la informacin que pretenden recoger es escasa o superflua. La codificacin y estandarizacin de los defectos o errores a travs de un nmero y la indicacin, sobre un croquis, de la ubicacin del defecto. Con estas simples observaciones se descubri al cabo de pocos das, menos de 15 das, que el 80 % de los defectos correspondan a la falta de cuidado en la manipulacin.
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SUMARIO

7 CORRECTIVOS
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EL INFORME
Redaccin de informe y propuesta de medidas correctivas, con expresin del grado de gravedad y urgencia. Una vez valorada la auditora y antes de la redaccin del informe final y propuesta de las medidas correctivas, es conveniente la reunin con el director o responsable mximo afectado por la auditora para que sea el primer informado y pueda incluso colaborar en la propuesta de medidas correctivas as como en la decisin sobre la urgencia de las mismas, que lo asuma como algo propio, entre otras cosas porque a veces, podr ejercer ms presin sobre la Gerencia que el propio auditado, sobretodo si alguna de las medidas propuestas corresponden o requieren inversiones.
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BENEFICIOS
Las ms importantes son:

Gestin ms racional de recursos, con el consiguiente ahorro de costos. Identificacin de amenazas, con la consiguiente facilidad para la reduccin de riesgos. Aumento de la capacidad de respuesta por parte de la institucin (la informacin pertinente llega a quien lo requiera). Manejo, control y uso ms adecuado de la informacin en procesos clave del negocio. Conocimiento real de costos y efectividad de uso de la informacin. A largo plazo, mejora la gestin global de la institucin, fortaleciendo su cultura interna de trabajo e incluso su imagen de marca (una institucin que apuesta por la calidad a escala global es ms atractiva y robusta en el mercado).
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IMPACTO

http://extrayendotransparencia.grupofaro.org/beneficios-transparenci/

20140420

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MODELO

CORREC TIVOS

EVALUA CION ACOMPAA MIENTO

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SUMARIO

8 PROPUESTA
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MODELO

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PROPUESTAS DE SOLUCION
COMIT EVALUADOR PLAN DE EVALUACION

PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS

COMIT EVALUADOR

PLAN DE EVALUACION PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS

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COMIT EVALUADOR

.
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PLAN DE EVALUACION

CONTINUO SISTEMATICO PONDERABLE EJECUTABLE REALISTA OBJETIVO

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SUMARIO

9 CUANTIFICACION
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CUANTIFICACION
PARAMETROS
VARIABLE PARAMETRO

Vs

E
VALOR DE ERRORES

b =E/C
COEFICIENTE DE ERROR

g=b*100
INDICE DE ACIERTO

a=1-g
GRADO DE EXITO

OBSERVACIONES

VALOR VALOR DE ESTANDARIZADO CUMPLIMIENTO

FORMULACION

COEFICIENTE DE ERROR O INCUMPLIMIENTO

a = 1- g

b =E/C =E/C
INDICE DE ACIERTO O CUMPLIMIENTO

a = 1- (E/C * 100)

g=b*100
GRADO DE EXITO

a=1-g

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EJERCICIOS
VARIABLE PARAMETRO Vs C E b =E/C
COEFICIENTE DE ERROR O INCUMPLIMIENTO 0,0625 0,00125 0,25 0 1 0,03 0,166666667

g=1-b
COEFICIENTE DE ACIERTO 0,9375 0,99875 0,75 1 0 0,97 0,83333333

a=100*g
GRADO DE XITO 93,75 99,88 75,00 100,00 0,00 97,00 83,33

OBSERVACIONES

VALOR VALOR DE VALOR DE ESTANDARIZA CUMPLIMIEN INCUMPLIMIE DO TO NTO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 REGISTRO DE INVENTARIO FOLIADO ELABORACION DE OFICIOS MANUAL DE PROCESOS DOCUMENTO DE VISIONAMIENTO Y ALCANCE DOCUMENTO DE VISIONAMIENTO Y ALCANCE digitado DOCUMENTO DE VISIONAMIENTO Y ALCANCE estructura legal PAGINA WEB actualizacion V SEMINARIO INTERNACIONAL certificados CATALO DE TRAMITES validados por dependencia 8 400 100/d 1500/d 15min 100 1 80 800 20 20 1 100 30 5 1 5 0 1 3 5

hojas con errores articulos con errores

30 350 12

10 50 12

0,333333333 0,142857143 1 #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0!

0,66666667 0,85714286 0 #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0!

66,67 85,71 0,00 #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0!

articulos actualizados cumplen con el 80% de asistencia

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SUMARIO

10 MENSAJE
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MENSAJE

"Hay cinco cosas en la vida que no se puede recuperar:

1. 2. 3. 4. 5. Una piedra ... despus de que se lanza Una palabra ... despus de que se dice Una ocasin ... despus de que se ha perdido El tiempo ... despus de que se ha ido... Una persona ... despus de su muerte

La vida es corta... Ama de verdad Re incontrolablemente.. y nunca lamentes nada de lo que te hizo sonrer, Disfruta de la vida..!!!!
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GRACIAS

por su atencin!!!

cortega_c@yahoo.es 0997 412 752 Quito - Ecuador

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BIBLIOGRAFIA

Laura Novelle Auditora documental en la empresa: apuesta ganadora JUL 2013

Auditoras de Calidad en http://www.mgar.net/soc/isoaud.htm 20140401 10h30 Control de Calidad http://www.monografias.com/trabajos52/con trol-calidad/controlcalidad.shtml#ixzz2yxwkvUzF

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EJERCICIOS

Ttulo diapositiva

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Auditora del sistema documental: Esta auditora consiste en la comprobacin de que los documentos recogidos en el Manual de Calidad, estn debidamente cumplimentados y archivados por las personas o estamentos responsables. La constancia documental es necesaria para la comprobacin de la bondad del sistema. En la mayora de las ocasiones, el sistema de calidad falla porque los documentos que figuran como soporte del mismo no estn bien diseados, son engorrosos, o difcilmente comprensibles para quien los tiene que cumplimentar o la informacin que pretenden recoger es escasa o superflua. Mi experiencia personal me ha demostrado que si pretendemos implantar un sistema de calidad es bueno tomar como base del mismo, los documentos que existan con algunas ligeras modificaciones puesto que es ms fcil asumir por parte de quien tiene que utilizarlo, una modificacin dentro de un impreso existente, que un nuevo impreso totalmente desconocido. Auditando la cadena de montaje de una empresa observ que los defectos que se detectaban se describan literalmente, y cada inspector utilizaba una descripcin distinta para el mismo defecto : "desconchado", "saltada pintura", "rozado", etc., por lo que propuse la codificacin de los defectos a travs de un nmero y la indicacin, sobre un croquis, de la ubicacin del defecto. Con estas simples modificaciones se descubri al cabo de menos de 15 das que el 80 % de los defectos correspondan a la falta de cuidado en la manipulacin de la carcasa antes de iniciar su montaje, cuando se depositaba sobre el camino de rodillos. Un buen auditor debe reconocer no solo la falta de algn documento con informacin necesaria, sino tambin detectar en los existentes los defectos que pueden restarle utilidad. Esta auditora, una vez implementado el sistema de calidad, se realizar peridicamente de forma rutinaria, debindose comprobar lo siguiente: 51 Todos los documentos estn debidamente archivados en el lugar que les corresponde.