Gesto de Documentos:

recurso estratgico na
modernizao dos servios
arquivsticos governamentais
A Lei de Arquivos: 8.159, de 8 de
janeiro de 1991
Marco jurdico de importncia para o pas,
viabilizando a implementao de polticas
arquivsticas

Cria o Conselho Nacional de Arquivos
CONARQ

Reafirma princpios constitucionais no que tange
obrigao do Estado de promover a gesto de
documentos e a publicizao da informao
governamental


Composio do CONARQ
Composio do CONARQ
Presidente: Diretor-Geral do Arquivo Nacional
16 Conselheiros titulares
16 Conselheiros suplentes
Dois representantes do Poder Executivo
Dois representantes do Poder Judicirio Federal
Dois representantes do Poder legislativo Federal
Um representante do Arquivo Nacional
Dois representantes de Arquivos Estaduais
Dois representantes de Arquivos Municipais
Um representante das instituies mantenedoras de curso superior de
arquivologia
Um representante de associaes de arquivistas
Trs representantes de instituies que congreguem profissionais que
atuem nas reas de ensino, pesquisa, preservao ou acesso a fontes
documentais.

Estrutura do CONARQ
Estrutura do CONARQ
Cmaras
Tcnicas
Cmaras
Setoriais
Permanentes
Comisses
Especiais
Grupos de
Trabalho
Temporrios
rgos Tcnicos de
Assessoramento
Plenrio
Sistema Nacional de Arquivos
Sistema Nacional de Arquivos
SINAR
SINAR
Arquivos do
Poder Legislativo
Arquivos do
Poder Legislativo
Arquivos do
Poder Executivo
Arquivos do
Poder Executivo
Arquivos do
Poder Judicirio
Arquivos do
Poder Judicirio
Arquivos
Estaduais e do
Distrito Federal
Arquivos
Estaduais e do
Distrito Federal
Arquivo Nacional
Arquivo Nacional
Arquivos
Municipais
Arquivos
Municipais
CONARQ
CONARQ

ARQUIVO NACIONAL
Misso Institucional

Implementar a poltica nacional de arquivos, - definida pelo
Conselho Nacional de Arquivos, rgo central do Sistema
Nacional de Arquivos -, por meio da gesto, do
recolhimento, do tratamento tcnico, da preservao e da
divulgao do patrimnio documental do Governo Federal,
garantindo pleno acesso informao com a finalidade de
apoiar as decises governamentais de carter poltico-
administrativo, o cidado na defesa dos seus direitos e de
incentivar a produo de conhecimento cientfico e
cultural.
Estrutura do Arquivo Nacional
Unidade organizacional da Secretaria Executiva da Casa Civil
da Presidncia da Repblica
COGED
Coordenao-Geral de
Gesto de
Documentos
COACE
Coordenao-Geral de
Acesso e Difuso
Documental
COPRA
Coordenao-Geral de
Processamento e
Preservao do Acervo
COREG
Coordenao Regional
do Distrito Federal
COAD
Coordenao-Geral de
Administrao
DIRETOR GERAL
CONARQ
Coordenao do
Conselho Nacional de
Arquivos
GABIN
Gabinete da
Diretoria-Geral
DIDAC
Diviso de
Pesquisa e
Difuso do
Acervo
DIADI
Diviso de
Atendimento
Distncia
DICON
Diviso de
Consultas
CODAC
Coordenao de
Documentos
Audiovisuais e
Cartogrficos
DIROF
Diviso de
Recursos
Oramentrios
e Financeiros
DILOG
Diviso de
Recursos
Logsticos
DIRHU
Diviso de
Recursos
Humanos
DITIN
Diviso de
Tecnologia
da
Informao
COPAC
Coordenao de
Preservao do
Acervo
CODES
Coordenao de
Documentos
Escritos
Poltica Nacional de Arquivos

As aes desenvolvidas pelo Conselho Nacional de
Arquivos CONARQ, vinculado ao Arquivo
Nacional, visam modernizao dos arquivos
pblicos do pas, integrantes do Sistema Nacional
de Arquivos SINAR, ao definir diretrizes da
Poltica Nacional de Arquivos por meio de seu
Plenrio, Cmaras Tcnicas, Cmaras Setoriais,
Comisses Especiais e Grupos de Trabalho.

Ao do CONARQ


O CONARQ tem sido responsvel pela sano presidencial
e aprovao de um corpus importante de decretos e
resolues, a seguir referenciados, regulando matrias
arquivsticas, dentre outras, sobre microfilmagem,
classificao e acesso a documentos sigilosos, seleo,
avaliao e eliminao de documentos.
A Gesto de Documentos

A realidade arquivstica brasileira aponta, cada vez mais, para a
necessidade de sistematizao dos processos de tratamento, controle,
guarda e acesso aos documentos.

A despeito das tentativas empreendidas no setor pblico, em todos os
nveis, fato que as dificuldades para implantao de sistemas de
arquivo nos rgos pblicos so inmeras.

A gesto de documentos, vale dizer, significa o gerenciamento de todo
o ciclo de vida dos documentos de arquivo, desde a sua produo,
organizao, tramitao e uso at a sua destinao final, assegurando,
assim, a eliminao criteriosa dos documentos destitudos de valor para
guarda permanente e a preservao daqueles de valor informativo,
probatrio ou histrico.


A ao do Arquivo Nacional


O Arquivo Nacional, dentre outras atividades, atua junto
aos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal
em todo pas, assumindo a orientao, a fiscalizao e o
acompanhamento da poltica de gesto dos documentos
federais.
Dificuldades operacionais
Tais dificuldades compreendem desde a escassez de
pessoal qualificado at a ausncia de instrumentais bsicos
para a operacionalizao dos sistemas, passando pela
desateno dos administradores para com os arquivos.

Questes relativas organizao e ao controle da produo
documental no setor pblico vm sendo discutidas na
Administrao Pblica h muito tempo, mas s
recentemente, medidas aprovadas pelo Conselho Nacional
de Arquivos comeam a municiar os servios arquivsticos
governamentais com ferramentas bsicas para consecuo
deste objetivo.
A busca da soluo
Os atos normativos aprovados e disseminados pelo
Conselho vm preencher graves lacunas que dificultavam a
adequada gesto dos arquivos da administrao pblica.

Seus reflexos positivos j podem ser sentidos em aes
concretas para o desenvolvimento de programas de gesto
de documentos em diversos rgos e entidades da
Administrao Pblica Federal.

A legislao existente impe obrigaes aos gestores
pblicos e co-responsabilizam todos os rgos e entidades
do Poder Pblico com o trato dos acervos arquivsticos
governamentais.
O Decreto n 4.073, de 3 de janeiro de 2002

Co-responsabiliza os rgos e entidades da Administrao Pblica Federal
no processo de preservao dos documentos de valor permanente.

Evidencia a necessria organizao dos arquivos correntes, nos rgos e
entidades da Administrao Pblica Federal, considerando a necessidade
de avaliao e seleo da massa documental produzida.

Determina que todos os rgos e entidades da Administrao Pblica
constituam suas Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos,
com a responsabilidade de orientar e realizar o processo de anlise,
avaliao e seleo da documentao produzida e acumulada no seu
mbito de atuao, tendo em vista a identificao dos documentos para
guarda permanente e a eliminao dos destitudos de valor.

Define que a transferncia ou recolhimento de qualquer documento ao
Arquivo Nacional exigir prvia avaliao, organizao e
acondicionamento, possibilitando, assim, agilizar a recuperao das
informaes nele contidas.

A busca de um sistema estruturador
O pargrafo 2 do artigo 216 da Constituio da Repblica
Federativa do Brasil determina que Cabem
administrao pblica, na forma da lei, a gesto da
documentao governamental e as providncias para
franquear sua consulta a quantos dela necessitem.

A Lei n 8.159, 8 de janeiro de 1991, regulamentadora deste
princpio constitucional, identifica o Arquivo Nacional
como o rgo competente, na esfera do Poder Executivo
Federal, para exercer no s a gesto documental como
tambm para acompanhar e implementar a poltica
nacional de arquivos.

O Arquivo Nacional exerce, portanto, uma funo
constitucional como rgo singular na estrutura do Estado
brasileiro.
O SIGA Sistema de Gesto de Documentos
de Arquivo da Administrao Pblica Federal
Decreto n 4.915, de 12 de dezembro de 2003

A criao do SIGA representa um passo importante e
indispensvel para se promover necessria articulao dos
arquivos federais nos moldes legais e tecnicamente
corretos, garantindo o desenvolvimento integrado das
atividades arquivsticas nas fases corrente, intermediria e
permanente.

Obter-se-, com sua implementao, economia de
recursos, evitando-se gastos e esforos com fins
coincidentes, ganhando-se maior agilidade na recuperao
e no acesso informao pblica, com expressiva reduo
de custos de produo e armazenagem de documentos.

O SIGA tem por finalidade:

garantir ao cidado e aos rgos e entidades da
Administrao Pblica Federal, de forma gil e segura,
o acesso aos documentos de arquivo e s informaes
neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as
restries administrativas ou legais;

integrar e coordenar as atividades de gesto de
documentos de arquivo desenvolvidas pelos rgos
setoriais e seccionais que integram o SIGA;

disseminar normas relativas gesto de documentos de
arquivo;


O SIGA tem por finalidade (cont.):

racionalizar a produo da documentao arquivstica
pblica;

racionalizar e reduzir os custos operacionais e de
armazenagem da documentao arquivstica pblica;

preservar o patrimnio documental arquivstico da
Administrao Pblica Federal;

articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou
indiretamente na gesto da informao pblica federal.



Integram o SIGA:

I- como rgo central, o Arquivo Nacional;

II- como rgos setoriais, as unidades
responsveis pela coordenao das atividades
de gesto de documentos de arquivo nos
Ministrios e rgos equivalentes;

III- como rgos seccionais, as unidades
vinculadas aos Ministrios e rgos
equivalentes.
O SIGA Sistema de Gesto de Documentos
de Arquivo da Administrao Pblica Federal
Arquivo Nacional
(rgo Central)
rgos e Entidades
Ministeriais
(rgos Seccionais)
Ministrios
(rgos Setoriais)

Compete ao rgo central do SIGA:

I- acompanhar e orientar, junto aos rgos setoriais do
SIGA, a aplicao das normas relacionadas gesto de
documentos de arquivos aprovadas pelo Chefe da Casa
Civil da Presidncia da Repblica;

II- orientar a implementao, coordenao e controle das
atividades e rotinas de trabalho relacionadas gesto de
documentos nos rgos setoriais;

III- promover a disseminao de normas tcnicas e
informaes de interesse para o aperfeioamento do
sistema junto aos rgos setoriais do SIGA;

Compete ao rgo central do SIGA (cont.):


IV- promover e manter intercmbio de cooperao tcnica
com instituies e sistemas afins, nacionais e
internacionais;

V- estimular e promover a capacitao, o
aperfeioamento, o treinamento e a reciclagem dos
servidores que atuam na rea de gesto de documentos
de arquivo.

Compete aos rgos setoriais do SIGA:

I- implantar, coordenar e controlar as atividades de gesto de
documentos de arquivo, em seu mbito de atuao e de
seus seccionais, em conformidade com as normas
aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidncia da
Repblica;

II- implementar e acompanhar rotinas de trabalho
desenvolvidas, no seu mbito de atuao e de seus
seccionais, visando padronizao dos procedimentos
tcnicos relativos s atividades de produo, classificao,
registro, tramitao, arquivamento, preservao,
emprstimo, consulta, expedio, avaliao, transferncia e
recolhimento ou eliminao de documentos de arquivo e ao
acesso aos mesmos e s informaes neles contidas;

Compete aos rgos setoriais do SIGA (cont.):

III- coordenar a elaborao de cdigo de classificao de
documentos de arquivo, com base nas funes e
atividades desempenhadas pelo rgo ou entidade, e
acompanhar a sua aplicao no seu mbito de atuao
e de seus seccionais;

IV- coordenar a aplicao do cdigo de classificao e da
tabela de temporalidade e destinao de documentos de
arquivo relativos as atividades-meio, instituda para a
Administrao Pblica Federal, no seu mbito de
atuao e de seus seccionais;


Compete aos rgos setoriais do SIGA (cont.):

V- elaborar, por intermdio da Comisso Permanente de
Avaliao de Documentos, e aplicar, aps aprovao do
Arquivo Nacional, a tabela de temporalidade e destinao
de documentos de arquivo relativos s atividades-fim;

VI- promover e manter intercmbio de cooperao tcnica
com instituies e sistemas afins, nacionais e
internacionais;

VII- proporcionar aos servidores que atuam na rea de
gesto de documentos de arquivo a capacitao, o
aperfeioamento, o treinamento e a reciclagem garantindo
constante atualizao.

Comisso de Coordenao do SIGA:
competncias

I- assessorar o rgo central no cumprimento de suas
atribuies;

II- propor polticas, diretrizes e normas relativas gesto de
documentos de arquivo, a serem implantadas nos rgos e
entidades da Administrao Pblica Federal, aps aprovao
do Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica;

III- propor aos rgos integrantes do Sistema as alteraes e/ou
adaptaes necessrias ao aperfeioamento dos mecanismos
de gesto de documentos de arquivo;

IV- avaliar os resultados da aplicao das normas e propor os
ajustamentos que se fizerem necessrios, visando
modernizao e ao aprimoramento do Sistema.
Comisso de Coordenao do SIGA: composio

I- o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que a presidir;

II- um representante do rgo central, responsvel pela
coordenao do Sistema, designado pelo Diretor-Geral do
Arquivo Nacional;

III- um representante do Sistema de Administrao dos Recursos
de Informao e Informtica SISP, indicado pelo Ministro
do Planejamento, Oramento e Gesto;

IV um representante do Sistema de Servios Gerais SISG,
indicado pelo Ministro do Planejamento, Oramento e Gesto;

V- os coordenadores das subcomisses dos Ministrios e rgos
equivalentes.

SIGA: informaes complementares
Os rgos setoriais do SIGA vinculam-se ao rgo central
para os estritos efeitos do disposto no Decreto, sem prejuzo
da subordinao ou vinculao administrativa decorrente de
sua posio na estrutura organizacional dos rgos e
entidades da Administrao Pblica Federal.

Ser institudo um sistema de informaes destinado
operacionalizao do SIGA, com a finalidade de integrar os
servios arquivsticos dos rgos e entidades da
Administrao Pblica Federal.

Os rgos setoriais e seccionais sero responsveis pela
alimentao e processamento dos dados necessrios ao
desenvolvimento e manuteno do sistema referido.


Para mais informaes
sobre o Arquivo Nacional e
o CONARQ consulte nosso
stio na Internet:

www.arquivonacional.gov.br


Presidente da Repblica
Luiz Incio Lula da Silva

Ministro-Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica
Jos Dirceu de Oliveira e Silva

Secretrio Executivo da Casa Civil da Presidncia da Repblica
Swedenberger do Nascimento Barbosa

Diretor-Geral do Arquivo Nacional
Jaime Antunes da Silva

Texto: Jaime Antunes da Silva , Diretor-Geral do Arquivo
Nacional e Presidente do Conselho Nacional de Arquivos

Apresentao produzida, em Power Point, no
Arquivo Nacional. Rio de Janeiro, maro de 2004