6.1.1 Las operaciones econmicas 6.2 FASES DEL PROCESO CONTABLE 6.2.1 Identificacin de las operaciones 6.2.2 Recoleccin o captura de informacin 6.2.3 Clasificacin y registro 6.2.4 Resmenes intermedios 6.3 Resumen del proceso contable
6.1 PROCESO CONTABLE Es el conjunto de actividades que permiten incorporar a la contabilidad y expresar a travs de estados financieros las operaciones econmicas de una organizacin.
6.1.1 LAS OPERACIONES ECONMICAS Son los hechos carcter interno o externo, medibles en dinero, que afectan o modifican la situacin financiera y/o los resultados financieros de una organizacin.
6.2. FASES DEL PROCESO CONTABLE 1. IDENTIFICACIN DE LAS OPERACIONES 2. RECOLECCIN O CAPTURA DE INFORMACIN 3. CLASIFICACIN Y REGISTRO 5. ESTADOS FINANCIEROS 4. RESUMENES INTERMEDIOS 6.2.1. IDENTIFICACIN DE LAS OPERACIONES La contabilidad debe incorporar la totalidad de las operaciones econmicas que ocurran en una organizacin TIPOS DE OPERACIONES RUTINARIAS NO RUTINARIAS Operaciones basicas Operaciones de Apoyo Aquellas cuya ocurrencia no es frecuente Aquellas que se presentan de manera frecuente y uniforme en desarrollo de las actividades de la organizacin OPERACIONES RUTINARIAS Deben ser planificadas Donde se deben definir los aspectos relacionados con la incorporacin de la informacin que ellas originan a la contabilidad. Planeacin de Operaciones 6.2.1.1. OPERACIONES RUTINARIAS 6.2.1.1. Operaciones Rutinarias OPERACIONES BSICAS Para la obtencin de los bienes o servicios que constituyen el objeto social de la organizacin. Generalmente tienen usuarios o clientes externos OPERACIONES DE APOYO Su propsito es servir de soporte para la prestacin de las operaciones bsicas Pueden tener usuarios o clientes internos y externos 6.2.1.2. Operaciones no Rutinarias AQUELLAS CUYA OCURRENCIA NO ES FRECUENTE NI UNIFORME Daos o prdidas por casos fortuitos, Prdidas por fallos judiciales, Adquisiciones o remodelaciones de instalaciones, Procesos de investigacin para el desarrollo de nuevos productos ,etc.. Estas operaciones que igualmente deben ser incorporadas a la contabilidad, en algunas ocasiones requieren definirles procedimientos especficos.
6.2.1.3. Aspectos a Definir de las Operaciones QUE QUIEN COMO CUANDO INFORMACION REQUERIDA PARA EFECTUAR LOS ASIENTOS CONTABLES: ( Tipo y cdigo de la operacin, partes qie intervienen, Documentos, cdigos y claves que soportan la operacin, cuantas, Fecha y hora de la operacin) MECANISMOS A TRAVS DE LOS CUALES SE REPORTAR INFORMACIN A CONTABILIDAD (procesos en linea, transmiciones Peridcas, entrega en medios magneticos, documentos impresos) PERIODICIDAD CON QUE SE ENTREGARA LA INFORMACIN A LA CONTABILIDAD. PUEDE SER DIARIA, SEMANAL, O MAXIMO MENSUAL. FUNCIONARIO RESPONSABLE DE ENTREGAR, REPORTAR O TRANSMITIR LA INFORMACIN. DEFINIDOS EN MANUALES DE FUNCIONES Y DE CONTABILIDAD 6.2.2. Recoleccin o Captura de Informacin SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLE CAPTURA O RECOLECTA INFORMACIN A TRAVES DE LOS MEDIOS QUE PARA C/U DE LAS OPERACIONES SE DEFINA RESPONSABLE DEBE ASEGURARSE QUE TODA LA INFORMACIN LLEGUE, CON LAS CONDICIONE DE: INTEGRIDAD, OPORTUNIDAD, CONFIABILIDAD 6.2.2. Recoleccin o Captura de Informacin INFORMACIN LENGUAJE COMN (PROPIO DE LA OPERACIN) TRADUCIDA A LENGUAJE CONTABLE (EN FORMA DE ASIENTOS DE CONTABILIDAD) 6.2.3. Clasificacin y Registro de la Informacin ASIENTO DE CONTABILIDAD La informacin se clasifica y registra en asientos de contabilidad Esquema basado en el principio de la partida doble, que permite registrar hechos econmicos de manera individual o colectiva, siempre que se trate de hechos homogneos. 6.2.3. CLASIFICACIN Y REGISTRO DE LA INFORMACIN LA PARTIDA DOBLE CAUSA EFECTO Tiene dos convenciones que por si solas no tienen ningn significado: EL DEBE Y EL HABER. Estas convenciones adquieren significado cuando en ellas se registran las cuentas que permiten clasificar y resumir las transacciones u operaciones. 6.2.3. Clasificacin y Registro de la Informacin DEBE HABER El DEBE o cargo se coloca a la izquierda El HABER se coloca a la derecha.
Para realizar los asientos contables se combinan las CONVENCIONES DEBE Y HABER, con las cuentas contables . Las cuales pueden ser de las siguientes clases: de activo, de pasivo de patrimonio, de ingreso, de costo y de gasto.
Es aquella que permite el registro de las operaciones en el Libro Mayor. Tiene dos Partes Debe y Haber.
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6.2.3. Clasificacin y Registro de la Informacin Activos Pasivos Patrimonio Ingresos Costos Gastos CUENTAS DEL BALANCE CUENTAS DE RESULTADO, DE GANANCIAS Y PRDIDAS O NOMINALES Se registran operaciones que afecten la situacin financiera de la organizacin Se registran operaciones que afectan los resultados financieros de la organizacin.
Las cuentas cumplen funciones similares a las de las cajillas de un ordenador, es decir, permiten agrupar en expresiones cortas operaciones econmicas homogneas, lo que finalmente conduce a que sea posible resumir en estados financieros todos las operaciones econmicas de una organizacin.
6.2.3. Clasificacin y Registro de la Informacin ACTIVOS PASIVOS OBL. FINANCI. CTAS X PAGAR CAJA BANCOS CTAS X COBRAR INVENTARIOS P.P.E TOTAL ACTIVOS IMP. X PAGAR OBLIG. LABORA TOTAL PASIVOS PATRIMONIO SUPERAVIT RESERVAS UTILIDAD CAPITAL TOTAL PATRIMONIO TOTAL INGRES. INGRESOS COSTOS Y GASTOS VENTAS INGRESOS FINANCIE. TOTAL GASTOS SUELDOS SERV. PUBLICOS GASTOS FINANCIE. OTROS INGRESOS TOTAL INGRESOS 6.2.3. Clasificacin y Registro de la Informacin 6.2.3. Clasificacin y Registro de la Informacin CUENTA DEBITO CRDITO ACTIVOS Cuando surgen o aumentan Cuando disminuyen o desaparecen PASIVOS Cuando disminuyen o desaparecen Cuando surgen o aumentan
PATRIMONIO Cuando disminuyen o desaparecen Cuando surgen o aumentan
INGRESOS cuando por alguna razn disminuyen o para cancelar su saldo al final del ejercicio Cuando surgen o aumentan COSTOS Y GASTOS Cuando surgen o aumentan cuando por alguna razn disminuyen o para cancelar su saldo al final del ejercicio. Naturaleza o Reglas bsicas para afectar las cuentas contables 6.2.3. Clasificacin y Registro de la Informacin CUENTA REGISTRO CAJA Movimientos de existencias de dinero en efectivo. BANCOS Movimientos y disponibilidades en cuentas corrientes en entidades banacarias. INVENTARIOS Movimientos y existencias de mercancas CUENTAS POR PAGAR Las obligaciones, pagos y saldos pendientes con acreedores 6.2.3.1. El Asiento Contable De la combinacin de las convenciones debe y haber con las cuentas surge el asiento contable.
ASIENTO CONTABLE Es la unidad mnima de registro de las operaciones o transacciones de una organizacin. En l se puede registrar una operacin o un conjunto de operaciones homogneas (de la misma operacin) ocurridas en un perodo mximo de un mes. 6.2.3.1. El Asiento Contable - Clase o tipo de transaccin, con indicacin de cdigo de transaccin si lo tuviere - Fecha y hora de la transaccin, esta ltima si la tuviere - Documento que soporta la transaccin, si existe, o los cdigos y claves que sustentan la transaccin en caso de transacciones electrnicas. - Nombre y cdigo de las cuentas que intervienen - Valores dbito y crdito que afectan las cuentas que intervienen
EL ASIENTO CONTABLE DEBE CONTENER LA SIGUIENTE INFORMACIN: 6.2.3.1. El Asiento Contable Ejemplo: FECHA Y HORA CDIGO CUENTA DBITO CRDITO Septiembre 24 2:30 p.m. 3361 1041 Equipo de computo Bancos Cta. Cte.
Para registrar la compra de un computador IBM, segn C.E. 1355 2.500.000 2.500.000 El 24 de septiembre a las 2:30 de la tarde se compra un computador por $2.500.000 segn Comprobante de egreso No 1355. Se paga con cheque del Banco de Bogot No 154698. 6.2.3 Resmenes Intermedios A partir de los asientos contables se realiza un proceso gradual de resumen de la informacin OBJETIVOS Dejar una memoria histrica de las operaciones que efecta una organizacin Producir los estados financieros que permiten informar a usuarios internos y externos acerca de los recursos, sus usos, su relaciones de propiedad, el resultado de las operaciones y los cambios en los recursos. Los asientos contables se registran en dos clases de libros: libros auxiliares y libros principales.
6.2.3 Resmenes Intermedios LIBROS AUXILIARES.
Se llevan para cada una de las cuentas, tanto de balance como de resultado. Permiten registrar para cada cuenta cada uno de los movimientos dbito y crdito que la han afectado durante un perodo, e igualmente las variaciones que con motivo de estos movimientos presenta el saldo.
Permiten el resumen de las operaciones a partir de los asientos contables. LIBROS PRINCIPALES. Libro Diario Columnario El Libro Mayor y Balances. 6.2.3 Resmenes Intermedios Libro Diario Columnario. Se registran las partidas dbito y crdito que afectaron una cuenta durante un perodo, es un libro de movimientos. El resumen de movimientos del Libro Diario Columnario se traslada al Libro Mayor y Balances. Libro diario columnario DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER Oct. 1 Comprobante apertura 1 50,000 1524 Equipo de oficina 5,000 3115 Capital Social 55,000 Sumas 50,000 5,000 55,000 Oct. 3 Comprobante de diario 1 1,000 5305 Gastos financieros 1,000 Oct. 4 Comprobante de diario 2 45,000 45,000 Sumas 46,000 45,000 1,000 50,000 46,000 45,000 6,000 55,000 CODIGO CUENTAS VARIAS VALORES COMERCIALIZADORA A.B.C. LTDA 1110 BANCOS 1305 CLIENTES 1105 CAJA FECHA DETALLE Comp No 6.2.3 Resmenes Intermedios Libro Mayor y Balances
Permite para cada cuenta confrontar el saldo de inicio de un perodo con el movimiento de ese mismo perodo para obtener del final del perodo. El movimiento se obtiene de la informacin que se traslada del libro Diario Columnario.
El Libro de Mayor y Balances es la fuente para elaborar el Balance General y el Estado de Resultados.
Asientos de cierre o de cancelacin de cuentas de resultado
Como paso previo a la elaboracin del los estados financieros se deben cancelar las cuentas de resultado o de ganancias y prdidas. El procedimiento de cancelacin es el siguiente:
6.2.3 Resmenes Intermedios A las cuentas de resultado que presenten saldo dbito (las de costos y gastos) se las hace un registro crdito por el saldo que presenten al ltimo da del ejercicio (31 de diciembre). Con este procedimiento su saldo queda en cero. Costos y Gastos DEBE HABER XXX XXX XXX La diferencia entre el registro dbito y el registro crdito es el resultado del ejercicio (utilidad o prdida). Si los ingresos son mayores a los gastos hay utilidad, en caso contrario hay prdida. A las cuentas de resultado que presenten saldo crdito (las de ingresos) se les hace un registro dbito por el saldo que presenten al ltimo da del ejercicio (31 de diciembre). Con este procedimiento su saldo queda en cero. 6.2.3 Resmenes Intermedios Ingresos DEBE HABER YYY YYY YYY Perdidas y Ganancias DEBE HABER XXX YYY Utilidad Prdida 6.2.3 Resmenes Intermedios FECHA Y HORA CDIGO CUENTA DBITO CRDITO Diciembre 30 121
701 Cuentas por Cobrar Comerciales Ventas 500.000 500.000 FECHA Y HORA CDIGO CUENTA DBITO CRDITO Diciembre 30 201 691 Mercaderas Costo de Ventas
300.000 300.000 Ingresos por ventas $500.000 Costo de mercanca $300.000 Gastos de administracin $100.000 Utilidad del ejercicio $100.000 6.2.3 Resmenes Intermedios FECHA Y HORA CDIGO CUENTA DBITO CRDITO Diciembre 30 891
591
Determinacin del Resultado del Ejercicio Utilidades del ejercicio 100.000 100.000 FECHA Y HORA CDIGO CUENTA DBITO CRDITO Diciembre 30
Diciembre 30
659 461
945 791 Gastos de administracin Cuentas por Pagar Diversas ----------------x--------------- Gastos de Administracin Casrgas Imputables a Cta. costos 100.000
100,000
100.000
100,000 OPERACIONES REGISTROS AUXILIARES AREAS OPERATIVAS REGISTROS AUXILIARES AREAS OPERATIVAS OPERACIONES RUTINARIAS OPERACIONES NO RUTINARIAS ASIENTOS CONTABLES ASIENTOS CONTABLES REG. POR GRUPOS DE OPERACIONES HOMOGENEAS REGISTRO INDIVIDUAL DE OPERACION ES LIBROS AUXILIARES CONTABLES LIBRO DIARIO COLUMNARIO LIBROS AUXILIARES CONTABLES LIBRO MAYOR Y BALANCES BALANCE GENERAL ESTADO DE RESULTADOS OTROS INFORMES AREAS Y/O CONTABILIDAD CONTABILIDAD 6.3. RESUMEN DEL PROCESO CONTABLE