EXPEDIENTE DE CONTRATACIN

Objetivo de la Ley
oMaximizar el valor del dinero del contribuyente
en las contrataciones que realicen las
Entidades del Estado, uso eficiente y
transparente de recursos pblicos.
oPermitir que las entidades contraten en forma
oportuna, de la calidad requerida y a precio
razonable.
EXPEDIENTE DE CONTRATACIN
Sentido amplio: Documento que
contiene todas las actuaciones referidas
a la contratacin, desde la decisin de
adquirir o contratar hasta la
culminacin del contrato.
Sentido estricto: expediente que rene la
informacin necesaria para la contratacin de
un objeto determinado (RTM, VR, etc), el que
una vez aprobado es remitido al CE para el
inicio de sus labores (fase inicial)
NECESIDAD
rea usuaria / requerimiento
OEC.
EXPEDIENTE DE CONTRATACIN
Cundo se inicia?
Se inicia con el requerimiento del rea usuaria.
Concluye con la conformidad de recepcin de la
ltima prestacin, o con la liquidacin, en caso de
obras, y con el pago.
EXPEDIENTE DE CONTRATACIN
Cul es su Finalidad?
Contar con la informacin tcnica, econmica y selectiva
que permita a la Entidad obtener una oferta idnea, con la
calidad requerida o mejorada y a costo o precio adecuado.
Cul es el grado de discrecionalidad del rea usuaria, OEC,
inclusive del rgano especializado para la determinacin de
las caractersticas tcnicas?
Finalidad
Pblica
CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DE
CONTRATACIN (I)
Requerimiento y/o Solicitud del rea usuaria,
caractersticas tcnicas mnimas, cantidad, perodo
de contratacin, lugar de entrega, plazo, forma de
pago, etc.
- Especificaciones tcnicas (bienes).
- Trminos de referencia (servicios).
- Expediente tcnico (obras).

CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DE
CONTRATACIN (II)
Estudio de las posibilidades que ofrece el mercado
para:
- Determinar valor referencial
- Pluralidad de marcas y postores
- Ajuste a caractersticas
- Propuesta de factores
- Distribucin de la buen pro.
CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DE
CONTRATACIN (III)
Sistema de contratacin
Modalidad de Seleccin
Modalidad de ejecucin contractual
Disponibilidad Presupuestal
Tipo de proceso
Resumen ejecutivo
CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DE
CONTRATACIN (IV)

En obras y actividades derivadas de proyectos de
inversin :
Declaracin de viabilidad del SNIP
Expediente Tcnico
Disponibilidad del terreno
1. REQUERIMIENTOS TCNICOS
MNIMOS
Comprende:
Caractersticas tcnicas
(la propia entidad las establece)
Normas Reglamentarias:
Reglamentos tcnicos (DISCAMEC)
Normas Metrolgicas (INDECOPI)
Normas Sanitarias (Salud)
Reglamentos sectoriales
Otros requisitos:
Normas tcnicas nacionales e internacionales (tienen por objeto prever la
calidad de procesos de produccin, etc).
Requerimientos Tcnicos Mnimos
Deben ser congruentes, proporcionales y
razonables en funcin al mercado.

Deben incidir sobre los objetivos, funciones y
operatividad de los bienes, servicios u obras.

Deben cumplir con las normas nacionales
aprobadas por autoridades competentes.
Requerimientos Tcnicos Mnimos
NO aludir a marcas o nombres comerciales,
diseos, fabricantes, ni descripcin que oriente la
adquisicin o contratacin de marca, fabricante o
tipo de producto especfico.
2. VALOR REFERENCIAL
ESTUDIO DE LAS
POSIBILIDADES
QUE OFRECE EL
MERCADO
Valor Referencial
Las cotizaciones que se efectan en el estudio de las
posibilidades que ofrece el mercado, requieren como
condicin bsica:
Que exista un mercado competitivo.
Que el proveedor que hace la cotizacin NO conozca
que sta servir para estimar un VR.

En muchos casos, es difcil que se cumplan estas
caractersticas. Por ello se generan distorsiones en la
estimacin del VR.
Valor Referencial
Evaluar alternativas tcnicas y posibilidades que ofrece el mercado.
Dicha evaluacin debe permitir la concurrencia de la pluralidad de
proveedores en el mercado, evitando incluir requisitos innecesarios
cuyo cumplimiento slo favorezca a determinados postores.
Debe determinarse sobre la base de un estudio de las posibilidades
de precios y condiciones que ofrece el mercado, en funcin del
anlisis de los niveles de comercializacin, a partir de las ET o TR y
los costos estimados en el PAC
Proyectos de Inversin: de acuerdo al monto de inversin
consignado en el estudio de pre inversin
QU DEBE INCLUIR ?
El costo del Bien o Servicio, adems de su margen de
comercializacin o utilidad.
Tributos, Seguros, Costos de Transporte al punto de
entrega, Inspecciones, Pruebas solicitadas, Costos
Laborales y cualquier otro concepto.
En casos de servicios de Intermediacin Laboral, el VR
debe calcularse respetando todas las normas laborales.
Valor Referencial
Servicios de Cobranzas o
Recuperaciones

Honorarios de xito:
El V.R. es la suma del honorario
fijo ms el honorario de xito. Se
considerar monto mximo que
la Entidad pagara como
honorario de xito.
VALOR REFERENCIAL






















VALOR REFERENCIAL
CARACTERISTICAS ESPECIALES
El VR es de carcter PBLICO.
Puede ser declarado de carcter RESERVADO cuando la
naturaleza de la contratacin lo haga necesario, cuando se trate
de bienes, servicios u obras que revisten complejidad o cuando
conlleven innovaciones tecnolgicas (justificacin debida).
El VR siempre ser informado al SEACE
Valor Referencial
Valor Referencial

Antigedad del VR:
Obras: 06 meses contados desde la fecha de determinacin del
presupuesto base.
Bienes y Servicios: 03 meses contados a partir de la aprobacin del
Expediente de Contratacin.
Consultora de obras: 06 meses contados a partir de la aprobacin
del Expediente de Contratacin.
En caso se requiera un perodo mayor a los consignados, el OEC
indicar el perodo de actualizacin del mismo


Valor Referencial

Lmites del VR:
Para Bienes y Servicios, las propuestas que excedan VR
sern devueltas, sin lmite mnimo
Obras: No deben exceder el 10% del VR, ni menor 90%
Consultora: No menor del 90%


Valor Referencial
Errores Frecuentes
Valor referencial en base a estudio desactualizado.
Si el valor referencial est en moneda extranjera, no se
indica el tipo de cambio que debe emplearse para
efectuar el pago.
Para su determinacin no se toma en cuenta los precios
histricos (contratos).
Para suministros de combustible, alimentos, entre otros,
no se indica el procedimiento a seguir para el reajuste.
Valor Referencial
Errores Frecuentes:
Los proveedores tienden a enviar cotizaciones
con precios ms altos que los que correspondera
ofrecer en un mercado competitivo.
El objetivo de los agentes del mercado: que la
entidad fije un VR ms alto y salga a concurso
con un valor que los beneficia.
Contenido de la Certificacin
Presupuestal:
Fuente de Financiamiento
Cadena Funcional
Programtica y del gasto
Monto al cual asciende la
certificacin con las
anotaciones del caso
3. DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
Coordinacin Previa con el rea Presupuestal
Fuente de Financiamiento

Debe contener:

Toda la documentacin del proceso
(desde requerimiento del rea usuaria
hasta culminacin del contrato)
Las ofertas no ganadoras
La disponibilidad de recursos y su fuente
de financiamiento
El expediente estar en custodia de la
OEC.

EXPEDIENTE DE CONTRATACIN
Expediente de Contratacin
Formulacin
(rea usuaria, OEC)

Aprobacin
Por funcionario competente

Entrega al Comit Especial
Cada Entidad debe definir los procedimientos y plazos para la determinacin y
aprobacin del Exp. Contrat. y designacin del Comit Especial (Directivas,
Instructivos)