CONCURSO UFPE - 2014

Arquivologia
Mtodos e Tcnicas
de Arquivamento

bobsilva@gmail.com
2
Sistemas e Mtodos de arquivamento
Mtodo de Arquivamento

Corresponde FORMA com que os ARQUIVOS
o SERO ARMAZENADOS, em CONFORMIDADE
com um PLANO PREESTABELECIDO,

o visando a sua FACILIDADE DE GUARDA e
LOCALIZAO FUTURA (PESQUISA).
Os mtodos de arquivamento esto
relacionados com os sistemas, o que equivale a
dizer que cada sistema de arquivamento tem
mtodos especficos que a ele se adaptam.
Todos os mtodos podem ser mesclados, de
modo a facilitar a separao dos documentos
e agilizar a recuperao da informao.
SISTEMAS DE
ARQUIVAMENTO
DIRETO INDIRETO
Busca DIRETA ao
LOCAL onde
esto armazenados
os documentos
Para se localizar os
documentos
NECESSRIO
CONSULTAR
primeiramente NDICE
ou CATLOGO
O MTODO ALFANUMRICO combinao de letras e
nmeros no se inclui nas classes de mtodos bsicos e
padronizados e considerado do sistema semi-indireto.
SISTEMA SEMI-INDIRETO
Sistemas e Mtodos de Arquivamento

020 Pessoal
022 Aperfeioamento e treinamento
022.1 Cursos
022.12 Promovidos por outra instituio
022.121 No Brasil
022.122 No Exterior
022.2 Estgios
022.21 Promovidos por outra instituio
022.221 No Brasil
022.222 No Exterior
1. PESSOAL
1.1 Frias
1.2 Admisso
1.3 Salrios
1.4 Demisso
2. FINANCEIRO
2.1 Contas a pagar
2.2 Contas a receber
3. MATERIAL
3.1 Material de consumo
3.2 Material permanente
Mtodo Ideogrfico DECIMAL
(Sistema de Classificao de Dewey)
Mtodo Ideogrfico DUPLEX







Mtodo Ideogrfico ENCICLOPDICO agrupados sob
ttulos gerais e dentro deles alfabeticamente
Mtodo Ideogrfico - ALFABTICO
Quantidade de
CLASSES ILIMITADA
10 CLASSES
Uso do Sistema Decimal

IDEOGRFICO / NUMRICO / MTODO DECIMAL
- Baseada na tcnica do sistema decimal de Dewey
- Dividida em 10 CLASSES
9 PRINCIPAIS
1 OBRAS GERAIS (reservada para assuntos que no se encaixam nas demais)
- Cada classe poder ser subdividida em 10 SUBCLASSES e assim por diante
000 Administrao Geral
100 Pesquisa
110 Psicologia
111 Aplicada ao Trabalho
112 Aplicada Educao
120 Cincia Poltica
130 Administrao
140 Economia
141 Desenvolvimento econmico
142 Custo de Vida
142.1 no Rio de Janeiro
142.2 em So Paulo
142.21 Bairro Mooca
142.211 Rua Ceclia Meirelles
Subclasse
Classes
Grupo
Subgrupos
Subclasses
Grupos
Srie
Sub Srie
0 Administrao Geral
1 Pesquisa
1-1 Psicologia
1-1-1 Aplicada ao Trabalho
1-1-2 Aplicada Educao
1-2 Cincia Poltica
1-3 Administrao
1-4 Economia
1-4-1 Desenvolvimento econmico
1-4-2 Custo de Vida
1-4-2-1 no Rio de Janeiro
1-4-2-2 em So Paulo
Mtodo Duplex
Ideogrfico / Numrico / Duplex
- A documentao dividida em grandes classes de acordo com o
assunto, e podem ser subdivididos em classes subordinadas.
- A quantidade de CLASSES ILIMITADA
- O PLANO INICIAL no precisa ir alm das NECESSIDADES IMEDIATAS, uma vez que,
novas classes podero ser abertas de acordo com a nova necessidade:
Dar visibilidade s funes e s atividades do organismo
produtor do arquivo, deixando claras as ligaes entre
os documentos.
Objetivo da Classificao
000 Administrao Geral
100
200
300
400
500
600
700
800
900 Assuntos Diversos
destinam-se
aos
assuntos
relativos
s
atividades-fim
do
rgo.
Plano de Classificao
000 Administrao Geral
100
200
300
400
500
600
700
800
900 Assuntos Diversos
destinam-se
aos
assuntos
relativos
s
atividades-fim
do
rgo.
A classe 000 - Administrao Geral subclasses:
010 Organizao e funcionamento
020 Pessoal
030 Material
040 Patrimnio
050 Oramento e finanas
060 Documentao e informao
070 Comunicaes
080 Vaga
090 Outros assuntos relativos Administrao
Geral
A classe 900 Assuntos diversos
910 Solenidades, comemoraes, homenagens
920 Congressos, conferencias, seminrios,
simpsios, encontros, convenes, ciclos de
palestras, mesas redondas.
990 Assuntos transitrios
991 Cartas de apresentao e recomendao
992 Comunicao e informes
997 Pedidos, oferecimentos e informaes diversas
Mtodo Numrico: Simples, cronolgico e Digito-terminal
OBS: Comparao entre os mtodos Numricos: Simples e Digito-Terminal
Ordenao a partir dos
dois timos dgitos em
ordem crescente
Organizados em
ordem crescente.
ndice Onomstico
03 47 - 58
00 76 - 66
25 47 - 86
91 56 - 98
47 79 - 98
48 79 - 98
7.666
34.758
254.786
477.998
487.998
915.698
34.758/2002
487.998/2001
254.786/1999
915.698/2003
7.666/2011
477.998/2006

Mtodo Numrico
Digito-Terminal
Mtodo Numrico
Simples
Nmeros a serem
organizados
O documento ARQUIVADO a partir de SEUS DOIS LTIMOS DGITOS.

Ex: Processo: 143487 14 34 87

87 Pasta em que sero arquivados todos os documentos terminados por 87

34 Na pasta 87 esse processo ser disposto, em ordem (posio 34),
Mtodo Digito-terminal
Mtodo Numrico
Cronolgico
254.786 / 1999
487.998 / 2001
034.758 / 2002
915.698 / 2003
477.998 / 2006
007.666 / 2011

Datas
Organizadas em
ordem crescente
Estado Cidade Correspondente
Amazonas
Amazonas
Amazonas
Rio de Janeiro
Rio de Janeiro
Rio de Janeiro
So Paulo
So Paulo
Manaus (capital)
Itacoatiara
Parintins
Rio de Janeiro (capital)
Campos
Maca
So Paulo (capital)
Lorena
Sobreira, Lusa
Santos, Antnio J.
Silva, Joo Carlos
Rodrigues, Isa
Almeida, Jos de
Rosas, Paulo
Corra, Gilson
Silva, Alberto
NOME DO ESTADO, CIDADE E NOME DO CORRESPONDENTE
Pas Cidade Correspondente
Frana
Frana
Frana
Portugal
Portugal
Portugal
Paris (capital)
Avignon
Lorena
Lisboa (capital)
Coimbra
Porto
Silva, Aurlio
Vadim, Roger
Pirroni, Didier
Pereira, Jos
Albuquerque, Maria
Ferreira, Antnio
NOME DO PAS, CAPITAL E NOME DO CORRESPONDENTE
MTODO GEOGRFICO
Mtodo Alfabtico - Regras de alfabetao

Pela 1 letra do ltimo sobrenome:

Joo Barbosa;
Pedro lvares Cabral;
Paulo Santos

Para sobrenomes iguais:

Marlia Teixeira
Vitor Teixeira
Paulo Teixeira
Anbal Teixeira

Para nomes compostos, ligados por hfen ou nomes de santos:

Camilo Castelo Branco;
Paulo Monte Verde;
Heitor Villa-Lobos.
Maria da Paz Santa Cruz
Vera Maria So Gonalo

Para sobrenomes abreviados:

J. Vieira;
Jonas Vieira;
Jos Vieira
Barbosa, Joo
Cabral, Pedro lvares
Santos, Paulo
Teixeira, Anbal
Teixeira, Marlia
Teixeira, Paulo
Teixeira, Vitor
Castelo Branco, Camilo
Monte Verde, Paulo
Santa Cruz, Maria da Paz
So Gonalo, Vera Maria
Villa-Lobos, Heitor

Vieira, J.
Vieira, Jonas
Vieira, Jos
Para nomes com artigos e preposies: de, d', da, do, e, no so consideradas
Pedro de Almeida,
Ricardo d'Andrade;
Lcia da Cmara;
Arnaldo do Couto.

Para sobrenomes com grau de parentesco: Filho, Sobrinho, Neto e Jnior

Antonio Almeida Filho;
Paulo Ribeiro Jnior;
Joaquim Vasconcelos Sobrinho.

Para pessoas da mesma famlia:

Jorge de Abreu Sobrinho;
Jorge de Abreu Filho;
Jorge de Abreu Neto.

Para nomes estrangeiros:
Georges Aubert;
Winston Churchill;
Paul Muller;
Jorge Schmidt.

Para nomes Orientais, Japoneses e rabes:
Ly Youtohn
Al Ben Hur
Adib Hassib
Almeida Filho, Antonio
Ribeiro Jnior, Paulo
Vasconcelos Sobrinho, Joaquim
Almeida, Pedro de
Andrade, Ricardo d
Cmara, Lcia da
Couto, Arnaldo do
Abreu Filho, Jorge de
Abreu Neto, Jorge de
Abreu Sobrinho, Jorge de
Aubert, Georges
Churchill, Winston
Mueller, Paul
Schmidt, Jorge
Adib Hassib (permanece)
Al Ben Hur (permanece)
Ly Youtohn (permanece)
Para nomes estrangeiros (espanhol) 1 o nome do pai:
Jos de Oviedo Y Bnos;
Francisco de Pina de Mello;
Federico Garca Lorca.
Para nomes estrangeiros com preposio: De, Di, La, Von, Du, Mac, M, D (No se separam)

Giulio Di Capri;
Esteban De Penedo;
Charles Du Pont;
John Mac Adam
Para Pessoas Jurdicas:
EMBRATEL;
lvaro Ramos & Cia;
A Colegial;
The Library of Congress;
Fundao Getlio Vargas:
Para ttulos:
Maj. Int. Srgio F. Brito
Ministro Moreira Lima
Pe. Antnio Vieira
Para nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso :
4 Congresso de Secretariado;
I Encontro Regional de Arquivologia;
Terceiro Simpsio de Apicultura
Garca Lorca, Federico
Oviedo Y Bnos, Jos de
Pina de Mello, Francisco de
De Penedo, Esteban
Di Capri, Giulio
Du Pont, Charles
Mac Adam, John
lvaro Ramos & Cia
Colegial (A)
Embratel
Fundao Getlio Vargas
Library of Congress (The)
Congresso de Secretariado (4)
Encontro Regional de Arquivologia (I)
Simpsio de Apicultura (Terceiro)
Brito, Srgio F. (Maj. Int.)
Lima, Moreira (Ministro)
Vieira, Antnio (Pe.)
Mtodo Ideogrfico / Numrico / Unitermo
ou Indexao Coordenada
- Usado para ARQUIVOS ESPECIAIS OU ESPECIALIZADOS

- ATRIBUI A CADA DOCUMENTO OU GRUPO, na ORDEM DE SUAS ENTRADAS, um
NMERO CRESCENTE chamado NMERO DE REGISTRO

Nmero de Registro:

Deve ficar em lugar visvel e predeterminado no documento

controlado por livro prprio

Serve para identificar e localizar o documento

- Os ELEMENTOS INDICADORES so transferidos para uma FICHA NDICE sob formas
de palavras-chave e descritores

Ficha ndice:

* Funciona como instrumento de controle
dos nmeros de registro do Acervo

* Fornece descrio pormenorizada
dos documentos
Mtodo Alfanumrico: Alfabtico + Numrico

Trabalha com uma tabela constituda de divises do alfabeto, previamente
planejadas e numeradas em ordem crescente.

Usam-se notaes fechadas para se evitar que, uma vez numeradas, as
divises sejam alteradas.

Ex.: Tabela







Assim, as pastas individuais teriam como notao os nomes colocados aps
o nmero correspondente sua diviso alfabtica.

1 Acrisio, Paulo (Aa Af = 1)
1 Afonsin, Joo (Aa Af = 1)
2 Almeida, Mrio (Ag Al = 2)
2 Alonso, Ernesto (Ag Al = 2)
3 Amaral, Roberto (Am As = 3)
4 Atilia, Jorge (At Az = 4)
Aa Af = 1
Ag Al = 2
Am As = 3
At Az = 4
Ba Bl = 5
Bm Bz = 6
Ca Ch = 7
Ci Cl = 8
Tipos de Arquivamento (armazenamento)

O armazenamento o sistema que recebe o documento, acondicionado ou
no, para ser guardado.
Consiste no mobilirio das salas destinadas guarda do acervo: estantes,
arquivos e armrios.
Neles os documentos devem ser guardados na posio vertical, em estantes,
em ambientes ventilados e arejados.

Horizontal: Os documentos ou fichas so colocados uns sobre os outros e arquivados
em caixas, estantes, tubos de papel carto ou escaninhos.
Ex: Arquivos permanentes, mapas, plantas e desenhos.






Vertical: Os documentos ou fichas so dispostos uns atrs dos outros, permitindo sua
rpida consulta sem a necessidade de remover outros documentos para ter acesso a um
determinado documento ou ficha.
Ex: Arquivo corrente.