LA ORGANIZACIN

PREMISA: La obtencin de eficiencia solo es posible a travs del ordenamiento y coordinacin

racional de todos los recursos. Una vez establecidos los objetivos (lo que se quiere hacer) a
travs de la planeacin, ser necesario determinar que medidas utilizar para lograrlos (como
hacerlo).

DEFINICINES:

"Organizacin es la estructura de las relaciones que deben
existir entre las funciones, niveles y actividades de los
elementos materiales y humanos de un organismo social, con
el fin de lograr su mxima eficiencia dentro de los planes y
objetivos sealados" Agustn Reyes Ponce.

"Organizar es agrupar y ordenar las actividades necesarias
para alcanzar los fines establecidos creando unidades
administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad,
responsabilidad y jerarqua, estableciendo las relaciones que
entre dichas unidades debe existir." Eugenio Sixto Velasco.
LA ORGANIZACIN
"Organizacin es la coordinacin de las actividades de
todos los individuos que integran una empresa con el
propsito de obtener el mximo de aprovechamiento
posible de elementos materiales, tcnicos y humanos, en
la realizacin de los fines que la propia empresa persigue"
Issac Guzmn V.

"Organizar es agrupar las actividades necesarias para
alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo un
administrador con autoridad necesaria para supervisarlo y
coordinar tanto en sentido horizontal como vertical toda la
estructura de la empresa" Koontz & O'Donnell.
LA ORGANIZACIN
"Estructura de relaciones entre personas, trabajo
y recursos Beckles, Carmichael y Sarchet.

"La estructura y asociacin por lo cual un grupo
cooperativo de seres humanos, asigna las tareas
entre los miembros, identifica las relaciones e
integra sus actividades hacia objetivos comunes
Joseph L. Massie.

LA ORGANIZACIN
Elementos del concepto.
Estructura.
La organizacin implica el establecimiento del marco
fundamental en el que habr de operar el grupo social,
ya que establece la disposicin y correlacin de las
funciones, jerarquas y actividades necesarias para
lograr los objetivos.

Sistematizacin.
Todas las actividades y recursos de la empresa, deben
coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la
eficiencia.

Agrupacin y asignacin de actividades y
responsabilidades.
Organizar, implica la necesidad de agrupar, dividir y
asignar funciones a fin de promover la especializacin.
LA ORGANIZACIN
Elementos del concepto.
Jerarqua.
La organizacin como estructura, origina la
necesidad de establecer niveles de autoridad y
responsabilidad dentro de la empresa.

Simplificacin de funciones.
Uno de los objetivos bsicos de la organizacin es
establecer los mtodos ms sencillos para realizar el
trabajo de la mejor manera posible.

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIN


1. Del Objetivo.
Toda y cada una de las actividades establecidas en la organizacin
deben relacionarse con los objetivos y propsitos de la empresa, la
existencia de un puesto slo es justificable si sirve para alcanzar realmente
los objetivos.

2. Especializacin.
El trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea posible, a la
ejecucin de una sola actividad; mientras ms especfico y menor campo de
accin tenga un individuo, mayor ser su eficiencia y destreza.

3. Jerarqua.
Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la
comunicacin necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y
la responsabilidad fluyan desde el ms alto ejecutivo hasta el nivel ms
bajo.
PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIN
4. Paridad de autoridad y responsabilidad.
A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder
el grado de autoridad necesario para cumplir dicha
responsabilidad.

5. Unidad de mando.
Al determinar un centro de autoridad y decisin para cada
funcin, debe asignarse un slo jefe, y que los subordinados no
debern reportarse ms que a un slo jefe.

6. Difusin.
La obligacin de cada puesto que cubre autoridad y
responsabilidad debe publicarse y ponerse por escrito a
disposicin de todos aquellos miembros de la empresa que
tengan relacin con el mismo.
PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIN
7. Amplitud o tramo de control.
Hay un lmite en cuanto al nmero de subordinados
que deben reportarse a un ejecutivo, de tal manera
que ste pueda realizar todas sus funciones
eficientemente.
8. Coordinacin.
Las unidades de una organizacin siempre debern
mantenerse en equilibrio (Mercadotecnia, Finanzas,
Produccin, Recursos Humanos).
9. Continuidad.
Una vez que se ha establecido la estructura
organizacional, requiere mantenerse, mejorarse, y
ajustarse a las condiciones del medio ambiente.
OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIN:
SER PERMANENTE
Es de carcter continuo; jams se pude decir que ha terminado,
dado que la empresa y sus recursos estn sujetos a cambios
constantes (expansin, contraccin, nuevos productos, etc.).

SER UN MEDIO
Debe ser un medio a travs del cual se establece la mejor manera
de lograr los objetivos de la empresa u organizacin ya que
deber suministrar los mtodos para que se puedan desempear
las actividades eficientemente, con un mnimo de esfuerzo.

SER EFICIENTE
Reduciendo los costos e incrementando la productividad, lo que
evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, asimismo reduce
o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar las funciones y
responsabilidades.


ORGANIZACIN FORMAL E INFORMAL


Organizacin formal:
Es la organizacin basada en una divisin del
trabajo racional, en la diferenciacin e integracin de
los participantes de acuerdo con algn criterio
establecido por aquellos que manejan el proceso
decisorio.

Es la organizacin planeada; la que est en el papel.

Es generalmente aprobada por la direccin y
comunicada a todos a travs de manuales de
organizacin, de descripcin de cargos, de
organigramas, de reglas y procedimientos, etc.

En otros trminos, es la organizacin formalmente
oficializada.

ORGANIZACIN FORMAL E INFORMAL

Organizacin informal:
Es la organizacin que emerge espontnea y naturalmente entre las
personas que ocupan posiciones en la organizacin formal y a partir de las
relaciones que establecen entre s como ocupantes de cargos.

Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del
surgimiento de grupos informales que no aparecen en el organigrama, o
en cualquier otro documento formal.

La organizacin informal se constituye de interacciones y relaciones
sociales entre las personas situadas en ciertas posiciones de la
organizacin formal.

Surge a partir de las relaciones e interacciones impuestas por la
organizacin formal para el desempeo de los cargos.

La organizacin informal comprende todos aquellos aspectos del sistema
que no han sido planeados, pero que surgen espontneamente en las
actividades de los participantes, por tanto, para funciones innovadoras no
previstas por la organizacin formal.




ETAPAS DE ORGANIZACIN DEL TRABAJO
Coordinacin:
Es la sincronizacin de los recursos y de los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr
oportunidad, unidad, armona y rapidez, en el desarrollo y la consecucin de los objetivos
DIVISIN Y JERARQUIZACIN DEL TRABAJO
Divisin del trabajo.
Es la separacin y delimitacin de las actividades,
con el fin de realizar una funcin con la mayor
precisin, eficiencia y el mnimo de esfuerzo,
dando lugar a la especializacin y
perfeccionamiento en el trabajo.

J erarquizacin:
Es la disposicin de las funciones de una
organizacin por orden de rango, grado o
importancia, agrupados de acuerdo con el grado
de autoridad y responsabilidad que posean,
independientemente de la funcin que realicen.
La jerarquizacin implica la definicin de la
estructura de la empresa por medio del
establecimiento de centros de autoridad que se
relacionen entre si con precisin.
ELEMENTOS A OBSERVAR /JERARQUIZAR
1. Los niveles jerrquicos establecidos
dentro de cualquier grupo social, deben
ser los mnimos e indispensables.

2. Se debe definir claramente el tipo de
autoridad de cada nivel (lineal, funcional
y/o staff).

EJEMPLOS DE NIVELES JERRQUICOS
EJEMPLOS DE NIVELES JERRQUICOS
DEPARTAMENTALIZACIN
Departamentalizacin
Es la divisin y el agrupamiento de las funciones y actividades en
unidades especficas, con base en su similitud.

Al departamentalizar, es conveniente observar la siguiente secuencia:

1 Listar todas las funciones de la empresa.
2 Clasificarlas.
3 Agruparlas segn un orden jerrquico.
4 Asignar actividades a cada una de las reas agrupadas.
5 Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y
obligacin entre las funciones y los puestos.
6 Establecer lneas de comunicacin e interrelacin entre los
departamentos.
7 El tamao, la existencia y el tipo de organizacin de un
departamento debern relacionarse con el tamao y las
necesidades especficas de la empresa y las funciones
involucradas.

TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIN MS USUALES
1. Funcional.
Es comn en las empresas industriales; consiste en agrupar las
actividades anlogas segn su funcin principal.
2. Por producto.
Es caracterstica de las empresas fabricantes de diversas lneas de
productos, la departamentalizacin se hace en base a un producto o
grupo de productos relacionados entre si.
TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIN MS USUALES
3. Geogrfica o por Territorios
4. Por clientes
Por lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente
almacenes, y su funcin consiste en crear unidades cuyo inters primordial
es servir a los distintos compradores o clientes.
TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIN MS USUALES
5. Por Proceso o Equipo
En la industria, el agrupamiento de equipos en distintos departamentos
reportar eficiencia y ahorro de tiempo; as como tambin en una planta
automotriz, la agrupacin por proceso.

TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIN MS USUALES
6. Por Secuencia
Es utilizada en empresas productoras que trabajan sin interrupcin los tres
turnos, para controlar cada uno de los turnos.
O cuando se trate de labores que manejen una gran cantidad de nmeros o
letras.

ORGANIGRAMAS
Organigramas
Son representaciones grficas de la estructura formal de una
organizacin, que muestran las interrelaciones, las funciones, los
niveles, las jerarquas, las obligaciones y la autoridad existentes
dentro de ella.
Grafica que muestra la estructura de una organizacin, indicando
los nombres de los puestos autorizados y las relaciones jefe-
colaborador.

Requisitos para su elaboracin:
1. Los organigramas deben ser muy claros, por ello se
recomienda que no contengan un nmero excesivo de cuadros
y puestos.

2. No deben comprender a los trabajadores y empleados.

3. Deben contener nicamente el nombre de la funcin y no de
la persona.
ORGANIGRAMAS
Un organigrama posee diversas funciones y
finalidades.

Representa las diferentes unidades que constituyen
la compaa con sus respectivos niveles jerrquicos.
Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o
no, que se realizan en la empresa debidamente
asignados por rea de responsabilidad o funcin.
Muestra una representacin de la divisin de trabajo,
indicando:
*Los cargos existentes en la compaa.
*Como estos cargos se agrupan en unidades
administrativas.
*Como la autoridad se le asigna a los mismos.
MARCANO, ngel. El organigrama y la organizacin.

ORGANIGRAMAS CLASIFICACIN
ORGANIGRAMAS CLASIFICACIN
Segn la forma como muestran la estructura, son:

Analticos: son los especficos, los cuales suministran una
informacin detallada; incluso, se complementan con
informaciones anexas y por escrito, smbolos
convencionales de referencia con datos circunstanciados.
Se destinan al uso de los directores, expertos y personal
del estado mayor.

Generales: facilita una visin muy concisa de la
organizacin; se limita a las unidades de mayor
importancia. Se le denominan generales por ser los ms
comunes.

Suplementarios: se utiliza para mostrar una unidad de la
estructura en forma analtica o ms detallada. Tales
unidades pueden ser una direccin, una divisin, un
departamento, una gerencia, etc. Son complementos de
los analticos.

ORGANIGRAMAS CLASIFICACIN
Segn la forma y disposicin geomtrica de los
organigramas, estos pueden ser:

I. Verticales (tipo clsico)
II. Horizontales
III. Mixtos
IV. Circulares
V. Escalares
ORGANIGRAMAS CLASIFICACIN
Organigrama Vertical.
Cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en
un nivel inferior, ligado por lneas que representan la comunicacin de
responsabilidad y autoridad; son las grficas ms usadas, fcilmente
comprensibles, ya que indican en forma objetiva la jerarqua. El
inconveniente que representa es que ese muy difcil indicar los puestos
inferiores.
ORGANIGRAMAS CLASIFICACIN
Organigrama Horizontal.
El nivel mximo jerrquico se representa a la izquierda, los dems niveles
jerrquicos van hacia la derecha siguiendo la forma normal en que leemos.
ORGANIGRAMAS CLASIFICACIN
Organigrama Mixto.
Esta grfica es la combinacin entre el organigrama vertical y el organigrama
horizontal, su utilizacin es por razones de espacio.
ORGANIGRAMAS CLASIFICACIN
Organigrama Circular.
Est formado por un cuadro central que corresponde a la autoridad
mxima en la empresa, a cuyo derredor se trazan crculos, cada uno
constituye un nivel jerrquico y se colocan en ellos los puestos de
jefatura inmediatos.
ORGANIGRAMAS CLASIFICACIN
Organigrama Escalar.
Consiste en sealar con diferentes sangras en el margen izquierdo
los diferentes niveles jerrquicos.