Akurasi Data Inventory:

Stock opname dan cycle

counting
Oleh
Henmaidi, PhD
Jurusan Teknik Industri Univ. Andalas,
Padang
Akurasi data persediaan merupakan salah satu tujuan utama
pengadministrasian inventori/ isi gudang
Banyak perusahaan tidak menyadari rumitnya persoalan yang
berkaitan dengan akurasi
Data yang tidak akurat dapat mengakibatkan:
Sulit mencari barang
Terjadi kelebihan stock
Terjadi kekurangan stock
Sulit menghitung nilai persediaan
Sulit mengontrol persediaan
Sekalipun sistem adminisrasi gudang yang digunkan sangat
canggih, namun bila data tidak akurat, hasilnya tak dapat
digunakan
Garbage in garbage out
Penyebab data tidak akurat
Karyawan lupa mencatatkan transaksi keluar
masuk barang
Ada dokumen permintaan barang yang belum
lengkap, tapi barangnya dibutuhkan segera
(pakai bon sementara)
Terlambat mentransaksikan ke sistem
Kesalahan pengambilan barang
Kesalahan pencatatan
Kesalahan dalam penerimaan barang

Penyebab data tidak akurat
Tidak ada prosedur bagi barang return
Banyak barang titipan user, namun tidak dicatat
Barang sisa proyek tidak tercata
Terjadi pencurian
Perbedaan catatan dengan fisik telah ditemukan, namun
tidak dilakukan koreksi persediaan
Penempatan barang idak teratur
User/ orang selain petugas gudang dibiarkan leluasa
keluar masuk gudang
Sistem pencatatan tidak baik, dll

Pentingnya akurasi data
Mempertahankan akurasi data gudang sangat
penting
Dengan data yang akurat, nilai inventori bisa
ditekan
Tingkat layanan meningkat
Data inventori yang akurat adalah hasil dari
praktek administrasi yang baik
Keakuratan catatan inventori terhgantung dari
akurasi data transaksi
Karena itu harus ada prosedur untuk meningkatkan
dan menjaga akurasi data
Upaya ini biasa dikenal dengan stock opname atau
cycle counting

Cycle counting adalah prosedur Quality Assurance yang
mencoba mengidentifikasi kesalahaan serta melakukan perbaikan
yang dibutuhkan
Cycle counting adalah upaya untuk menghitung jumlah fisik
persediaan di gudang, membandingkan dengan catatan, dan
setelah memperhatikan transaksi yang sedang berjalan, dilakukan
tindakan koreksi.
Cycle counting adalah metode sistematis untuk menghitung
persediaan terus menerus. Akurasi inventori di audit secara
reguler, bukannya sekali setahun
Hasilnya: data lapangan cocok dengan catatan di administrasi/ di
dalam sistem
Best Practice and Strategy
1. Hitung persediaan, minimal 2 sampai 4
kali setahun secara teratur dan disiplin
Contoh jika ada 2000 jenis barang di gudang:
jumlah yang harus dihitung per hari:
= 2000/250 (jumlah hari kerja per tahun) =
8 item
8 item x 4 kali se tahun = 32 item per hari
Dengan cara demikian, semua item akan
dihitung 4 kali se tahun.

2. Tunjuk penanggung jawab Cycle-Counting
3. Berikan training tentang prosedur, jika perlu masukkan pelatihan
cycle counting dan akurasi data inventori bagi staf baru
4. Tentutan strategi penghitungan
Berdasarkan area penyimpanan: Gunakan pendekatan sistematis
Bagi gudang penyimpanan atas beberapa area, seperti:
Rak, 1, 2 , floor, open yard
Tentukan pola penghitungan untuk menjamin semua item
akan terhitung.
Penghitungan juga dapat dilakukan berdasarkan kategori
barang, seperti kelompok elektronik, instrumen barang
umum, bahan penolong atau mekanik.

Tentukan area yang akan dihitung dan bagi tugas bagi para
petugas berikut skedul perhitungannya
Lakukan perhitungan
Catat nomor persediaan beserta detail specnya, catat kode
lokasi, dan hitung. Hasil perhitungan di masukkan ke dalam
tabel.
Setelah selesai, lakukan perbandingan antara hasil perhitungan
di lapangan dengan kartu gudang atau catatan di dalam sistem
Lakukan analisis jika terdapat berbedaan
Tingkat akurasi ditentukan dengan menghitung proporsi (dalam
prosentase) barang yang cocok dengan catatan dengan total
jumlah yang dihitung.
4. Lakukan penelusuran, kenapa terjasi
perbedaan. Lakukan evaluasi untuk
continuous improvement
Identifikan sumber masalah
Lakukan perbaikan yang diperlukan
Anda mungkin perlu melakukan perubahan SOP
pergudangan, penyempurnaan WI dll.
Gunakan hasil koreksi dalam pelaporan nilai
inventori

Perbedaan Hasil Perhitungan:
Invenstigasi terhadap perbedaan hasil perhitungan, mungkin
akan mampu menemukan kesalahan prosedural yang terjadi,
antara lain:
Jumlah yang diambil tidak cocok dengan dokumen permintaan
Barang yang salah yang terambil untuk suatu order
Barang diambil dari lokasi yang salah
Barang ditempatkan pada lokas yang salah
Unit perhitungan tidak sama (seperti, each, pair, meter, kg, kaleng, kotak,
liter dll.)
Kesalahan data entri
Barang yang rusak bercampur dengan yang baik
Pergerakan barang tidak tercatat dengan baik
Fisik Kartu Sistem
(1) (2) (3) (4) = 1 - 2 (5) = 1 - 3
LOKASI KETERANGAN
Jumlah Selisih
No
Nomor
Stock
Description Satuan
LATAR BELAKANG
Objektif dari sistem penyimpanan adalah:
Pemanfaatan luas lantai optimal
Penggunaan peraltan matrial handling
optimal
Utilisasi pekerja tinggi
Accessibility
Proteksi
Objektif dicapai berorientasi pada
peningkatan service level kepada para
user.
Penilai Kinerja
Kinerja Gudang dapat dinilai dari
aspek:
Lay out/ tata letak
Media penyimpanan
Efisiensi pemanfaatan ruang gudang
Kecepatan pelayanan
Akurasi data
Rata-rata lama item di dalam gudang

LAYOUT ASSESSMENT
NO. OBJEKTIF PENILAIAN
1. Utilisasi luas lantai
2. Pemanfaatan
pemindahan bahan
3. Aksesibilitas
4. Fleksibilitas
5. Sistem proteksi barang
6. Utilisasi pekerja
MEDIA PENYIMPANAN
Media Tipe Barang Alat Material
Handling
Lantai Oddly shaped,
besar dan
berat
Crane, Pallet
J ack, Forklift
Box Karet, ukuran
agak kecil
Crane,
Forklift,
Pallet J ack
Rak Kecil, berat Pallet J ack
Kamar
Khusus
Mahal Manual,
Pallet J ack
BLOCK LAYOUT
Kabel
(out)
Part
(in)
Tab.
Oksige
n
Kantor Tansit
S/R
Besi
Profil
Firebric
k
Oli (in)