UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS

(Universidad del Per, DECANA DE AMERICA)

FACULTAD DE ODONTOLOGIA
Escuela Acadmico Profesional de Odontologa

DEPARTAMENTO ACADMICO DE ESTOMATOLOGIA PREVENTIVA Y
SOCIAL

LA ADMINISTRACIN COMO PROCESO

ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Marco Tulio Madrid Chumacero
Mg. En Epidemiologa. Maestra en Administracin de salud.
Especialista en Salud Pblica Estomatolgica.
Doctorado en Ciencias de la Salud
PROCESO
Conjunto de acciones relacionadas entre si
orientadas a lograr un cambio; utilizando mtodos,
tcnicas, procedimientos e instrumentos enmarcados
dentro de un lineamiento determinado.

PROCESO ADMINISTRATIVO
Es la determinacin y ordenamiento de las
actividades necesarias para lograr los objetivos de la
empresa o institucin.
El proceso administrativo es la administracin
misma en marcha.
Es todo un sistema de esfuerzos cooperativos,
conscientemente planificado coordinado.

PROCESO ADMINISTRATIVO
La administracin es un proceso continuo en el cual
se distribuyen los recursos y las tareas debidamente
organizadas, con el fin de lograr una mayor eficiencia
y eficacia para alcanzar las metas.

LA GESTIN ADMINISTRATIVA.
Es el conjunto de acciones mediante las cuales el
directivo desarrolla sus actividades a travs del
cumplimiento de las fases del proceso
administrativo.

ESTUDIO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Su anlisis debe comprenderlo como un todo
dinmico, imposible de desagregarlo en la prctica
en partes o elementos.
Solo para fines didcticos y de comprensin, se
pueden establecer funciones propias.
La divisin del proceso administrativo en funciones,
partes o elementos obedece a la ptica profesional
de los investigadores de la ciencia administrativa

ESTUDIO DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO
Las etapas del proceso administrativo se desarrollan
simultneamente, las cuales determinan actividades
empresariales y por ende son factores causales en
cierto grado de la eficacia empresarial.

En la etapa funcional se dan cuatro etapas bien
definidas: Planeacin, organizacin, direccin y
control.
Estas etapas estn estrechamente entrelazadas e
interrelacionadas; la ejecucin de una funcin no
cesa enteramente antes de que se inicie la siguiente.






Interrelaciones entre las etapas del
proceso administrativo.

Interrelaciones entre las etapas del
proceso administrativo.
Necesariamente no se llevan a cabo en una secuencia
particular, sino de acuerdo con los requerimientos de
la situacin que se esta considerando.
Cada una de las etapas afecta a las otras, y todas
estn relacionadas para formar el proceso
administrativo
Ventajas del proceso administrativo

Ofrece un marco conceptual amplio y fcil de
comprender, acerca de la administracin.
Se aplica a todo tipo de organizaciones y a todo nivel
dentro de una determinada entidad.
Hace completamente factible utilizar los aportes de
todas las escuelas de pensamiento administrativo.
Da flexibilidad para innovaciones, mejoras y
progreso organizacional, sin dejar de lado sus
cualidades de vigor y consistencia.

Ventajas del proceso administrativo
Estimula la forma de aplicar mejor el conocimiento
administrativo en una situacin prctica en el lugar y
el momento adecuados.
No es mecanicista ni procede en forma automtica,
en cada una de las fases su aplicacin requiere
apoyarse en valores, convicciones, comprensin de
los objetivos, en los recursos gerenciales, etc.

ETAPAS DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO



ETAPAS DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO

Comprende la definicin de objetivos y metas de
la organizacin, el establecimiento de una
estrategia general para alcanzar estas metas y el
desarrollo de una jerarqua completa de planes
para integrar y conducir actividades.
Se ocupa de los fines (lo que se tiene que hacer).



LA PLANIFICACIN
Objetivos de la Planificacin.

Proporcionar direccin, reducir el impacto del
cambio, minimizar las perdidas y la redundancia y
establecer los estndares para facilitar el control.
Establecer el esfuerzo coordinado para obtener
cooperacin y trabajar en equipo.
Reducir la incertidumbre obligando a los ejecutivos a
ver hacia el futuro, anticipar los cambios, considerar
el impacto del cambio y desarrollar las respuestas
adecuadas.

Ventajas de la planificacin.

Fija la atencin de los objetivos
Representa la finalidad de la planeacin y el fin hacia
el cual se encamina la organizacin.
Gana funcionalidad operativa; aplica esfuerzos
dirigidos para un conjunto de operaciones,
hacindolas ms solidas y eficaces.
Facilita el control; verifica los logros para el
cumplimiento de metas.

Pasos de la Planificacin.


Tomar conciencia de la oportunidad (visin de las
posibles oportunidades futuras.
Formulacin de objetivos
Establecer polticas
Determinar ms alternativas
Evaluar alternativas
Elegir una va o curso de accin
Formular planes derivados (se requieren para
sustentar el plan bsico).

Principios de la planificacin

Principio de la precisin
Los planes deben ser claros, precisos, concisos, porque van a regir
acciones concretas.

Principio de flexibilidad
Todo plan debe dejar mrgenes para cambios imprevisibles: no es
contradictorio con el principio de precisin, pues lo que no puede
cambiarse es la rigidez.
Lo que no cambia es la direccin bsica, pero permite adaptaciones
en las partes que hayan variado despus de la previsin.

Principio de unidad
Los planes especficos que se aplican a cada rea jurisdiccional de la
empresa deben estar coordinados e integrados de tal forma que
contribuyan al plan maestro o plan general de la organizacin.

Tipos de planes


Planes estratgicos
Son los planes que se aplican a toda la organizacin,
que establecen los objetivos generales de la
organizacin y que buscan determinar la posicin de
la organizacin en trminos de su ambiente. Son
planes de largo plazo y su diseo corresponde a la
alta direccin.


El proceso de planeacin estratgica
comprende

Identificacin de la misin actual de la organizacin,
sus objetivos y estrategias.
Anlisis del entorno
Identificacin de las oportunidades y amenazas.
Anlisis de los recursos de la organizacin
Identificacin de fortalezas y debilidades.
Formulacin de estrategias.



Planes operacionales

Son los planes que especifican la manera en que se
van a lograr los objetivos generales.
Estos planes cubren perodos cortos y estn a cargo
de las gerencias de rea y de los niveles de mando
medio.

Planes direccionales

Son planes flexibles que se establecen como guas o
patrones generales.
Proporcionan un enfoque pero no bloquean a la
administracin dentro de los objetivos especficos o
dentro de los cursos especficos de accin.











ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Es el proceso de crear y disear la estructura de una
empresa o institucin, donde se determinan que reas
hay que realizar, quien debe hacerlas, como deben
agruparse el nivel de dependencia jerrquica y en qu
nivel deben tomarse decisiones.
Es decir se refiere a la estructuracin tcnica de las
relaciones que deben darse entre las jerarquas,
funciones y obligaciones individuales que son
necesarias en una organizacin para obtener una
mayor eficiencia.



LA ORGANIZACIN
Propsito de la organizacin

Objetivos cuantificables (que es tarea del
planeamiento).
Un claro concepto de las principales actividades que
han de desarrollarse.
La precisin de la autoridad, limitacin de funciones,
niveles de decisin, etc.
La precisin de las medidas que se tomaron para
tener la informacin necesaria en forma oportuna,
as como de las herramientas tcnicas que se
emplearon.

Tipos de estructura de las organizaciones
Estructura simple; es una organizacin plana
para micro y pequeas empresas.
Estructura funcional; agrupa actividades de
acuerdo a las funciones tpicas de la organizacin.
Estructura por proceso; agrupa actividades en
base a los procesos de trabajo.
Estructura por producto; agrupa actividades por
lnea de producto o servicio.
Estructura por cliente; agrupa actividades en
base a clientes comunes.

Tipos de estructura de las organizaciones
Estructura geogrfica; agrupa actividades en
base a reas especficas.
Estructura matricial; enfoque administrativo que
asigna especialistas de diferentes departamentos
funcionales.
Estructura basada en equipos; organizacin
est integrada por grupos o equipos de trabajo que
tienen libertad de disear las labores en la forma que
mejor les convenga, siendo responsables de toda
actividad de trabajo y de sus resultados, en sus reas
de competencia.

Organimetra

Es una tcnica que consiste en graficar la
estructura que se piensa establecer a fin de
determinar el sitio o puesto que le corresponda al
personal en general.
El organigrama es la representacin grfica de las
funciones orgnicas que componen la empresa o
institucin y de las relaciones jerrquicas que existen
entre las dependencias o individuos de la
organizacin.

Manuales

Son compendios donde se describen y presentan
con claridad las instrucciones de los procedimientos
correctos a seguir.
Constituyen el medio ms seguro para entender
implcitamente las reglas o cursos de actuacin, sin
dejar dudas que pudiesen existir acerca del objeto de
un procedimiento.

Funciones de los manuales

Describir la estructura general de la
organizacin e indicar la composicin de las diversas
unidades administrativas (reas departamentos,
secciones, divisiones, etc.).
Establecer las diferentes categoras o niveles
de autoridad y su correspondiente responsabilidad
de acuerdo a la autoridad conferida.
Establecer las relaciones de coordinacin que
debe haber entre los diversos niveles y escalones de
la organizacin, sealando los lmites de autoridad.

Tipos de manuales

Manual de organizacin y funciones; explica
con detalle la estructura de la organizacin, describe
las tareas y funciones de cada puesto de trabajo y las
relaciones que existen entre ellos.
Manuales de procedimientos
administrativos; son ordenamientos sistemticos
de todos los procedimientos y polticas que rigen a
una organizacin, y por ende, tcnicas especficas de
los pasos a seguirse para alcanzar soluciones
plausibles a una determinada accin administrativa.


ETAPAS DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO


Es la funcin administrativa relacionada con la
determinacin de objetivos y polticas a seguir
as como la comprobacin de los progresos totales para
su consecucin.
Es la tcnica para conducir, impulsar, coordinar y
vigilar las acciones de los individuos y grupos de un
organismo social, dentro de un marco formal de
actuacin; con el fin de que el conjunto de todas ellas
realice del modo ms eficaz los planes sealados.

LA DIRECCIN

Fundamentos esenciales de la direccin

La orientacin, informacin, supervisin, delegacin,
comunicacin, liderazgo y autoridad estn ligadas al
proceso de direccin.

Niveles de la direccin

Direccin a nivel global: abarca a la empresa como
una totalidad, por lo tanto corresponde a la alta
direccin, por ser al nivel estrategia de la organizacin.
Direccin a nivel departamento: abarca cada
departamento o unidad de la empresa por lo tanto,
corresponde a las gerencias de rea o de mando medio,
por ser el nivel tctico de la organizacin.
Direccin a nivel operacional: orienta mediante la
supervisin a cada grupo de personas o tareas, por lo
tanto, corresponde a las jefaturas de tercer nivel, por ser
el nivel operacional de la organizacin.

Direccin integra conocimientos
Motivacin
Liderazgo
Comunicacin

ETAPAS DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO

Es el conjunto de procedimientos, medidas y
mtodos coordinados que se establecen en una
entidad para salvaguardar sus activos, asegurar el
grado de confiabilidad de los datos contables,
promover la eficiencia en el desarrollo de las
operaciones y verificar el cumplimiento de las
disposiciones para la consecucin de los objetivos y
metas programadas.



EL CONTROL

Proceso del control bsico

Establecimiento de estndares. Son criterios establecidos
que permiten medir los resultados; por lo tanto, los
estndares representan el desempeo deseado, pueden estar
expresados en tiempo, dinero, calidad, unidades fsicas, costos
o por medio de ndices.
Medida del desempeo. Es la observacin del desempeo
o del resultado que busca obtener informacin precisa sobre
aquello que se est controlando. Permite que las desviaciones
puedan ser detectadas antes de su ocurrencia real, para
evitarlas o minimizarlas mediante los correctivos apropiados.
Correccin de las desviaciones. Las variaciones, errores o
desviaciones deben corregirse para que las operaciones se
normalicen. La accin correctiva busca lograr que lo que se
realice se haga exactamente de acuerdo con lo que se pretende
realizar.

Requisitos para controles adecuados

Deben reflejar la naturaleza y las necesidades de la actividad
para que sean efectivos en los intereses de la organizacin.
Deben reportar inmediatamente las desviaciones y as poder
corregir las fallas.
Detectar las desviaciones potenciales o reales de los planes
con suficiente anticipacin como para permitir una accin
correctiva efectiva.
Deben ser objetivos para ser efectivos, contando con normas
claras, precisas, concisas y ajustables.
Deben permitir flexibilidad en su diseo, ya que se producen
cambios no previstos en los planes iniciales.
Deben ser econmicos y deben conducir necesariamente a la
accin correctiva.


Formas de control segn su proceso
tcnico

Control previo. Examen de las operaciones
propuestas antes de su autorizacin o que el acto
administrativo tenga sus efectos.
Control recurrente. Es el que se aplica en forma
paralela a la realizacin de las operaciones, cuya
correccin se est verificando.
Control posterior. Es el control que se hace a las
operaciones despus que han sido finalizadas, para
evaluar su veracidad, integridad, legalidad, eficiencia
y eficacia sealando las responsabilidades si las
hubiese.

Tipos de control

Control interno. Es el examen de las operaciones
que lleva a cabo la propia entidad a fin de
salvaguardar sus activos y verificar la observancia de
la poltica prescrita por la organizacin.
Control externo. Es el examen de las operaciones
de una entidad por parte de especialistas que no
pertenecen a la organizacin a fin de verificar que se
cumplen con los marcos normativos de acuerdo a ley
y determinar la correcta y eficiente aplicacin de los
sistemas financieros y administrativos.