DOCUMENTOS ELECTRNICOS

DOCUMENTOS ELECTRNICOS
Mayra
Alejandra
Urrutia
Jaime Camilo
Ustariz
DEFINICION

Documento Electrnico
Es la informacin generada, enviada,
recibida, almacenada o
comunicada por medios electrnicos,
pticos o similares
Documento Electrnico de Archivo
Es el registro de informacin
generada, recibida, almacenada y
comunicada por medios electrnicos,
que permanece en estos
medios durante su ciclo vital; es
producida por una persona o
Entidad en razn de sus actividades y
debe ser tratada conforme a
Los principios y procesos archivsticos

CLASES
Los documentos electrnicos pueden clasificarse de acuerdo con
ciertos criterios, por ejemplo:

Por su forma de creacin, que se divide en documentos nativos
electrnicos, cuando han sido elaborados desde un principio en
medios electrnicos y permanecen en estos durante toda su vida o
documentos electrnicos digitalizados, cuando se toman documentos
en soportes tradicionales (como el papel) y se convierten o escanean
para su utilizacin en medios electrnicos.
Por su origen, ya que pueden ser hechos por la administracin pblica
o presentados por los ciudadanos, empresas u organizaciones
Por su forma y formato, ya que encontramos documentos ofimticos,
cartogrficos, correos electrnicos, imgenes, videos, audio, mensajes de datos de
redes sociales, formularios electrnicos, bases de datos, entre otros.
Respecto a estos formatos se presentan a continuacin una serie de
recomendaciones para su buen manejo.

CARACTERSTICAS
De acuerdo con la Norma NTC/ISO 15489-1 para que sirvan de apoyo a la gestin de las
entidades y puedan servir de prueba, los documentos electrnicos deben poseer ciertas
caractersticas:
Autenticidad. Que pueda demostrarse que el documento es lo que afirma ser, que ha sido
creado o enviado por la persona que afirma haberlo creado o enviado, y que ha sido creado
o enviado en el momento que se afirma.
Para garantizar la autenticidad de los documentos, las entidades deben implantar y
documentar polticas y procedimientos para el control de la creacin, recepcin,
transmisin, mantenimiento y disposicin de los documentos, de manera que se
asegure que los creadores de los mismos estn autorizados e identificados y que los
documentos estn protegidos frente a cualquier adicin, supresin, modificacin,
utilizacin u ocultacin no autorizadas.
Integridad. Hace referencia al carcter completo e inalterado del documento electrnico.
Es necesario que un documento est protegido contra modificaciones no autorizadas.
Las polticas y los procedimientos de gestin de documentos deben decir qu posibles
anotaciones o adiciones se pueden realizar sobre el mismo despus de su creacin y en qu
circunstancias se pueden realizar. No obstante, cualquier modificacin que se realiza debe
dejar constancia para hacerle su seguimiento.
CARACTERISTICAS
Fiabilidad. Su contenido representa exactamente lo que se quiso decir en l. Es una
representacin completa y precisa de lo que da testimonio y se puede recurrir a l para
demostrarlo. Los documentos de archivo deben ser creados en el momento o poco despus
en que tiene lugar la operacin o actividad que reflejan, por individuos que dispongan de un
conocimiento directo de los hechos o automticamente por los instrumentos que se usen
habitualmente para realizar las operaciones.
Disponibilidad. Se puede localizar, recuperar, presentar, interpretar y leer. Su presentacin
debe mostrar la actividad que lo produjo. El contexto de los documentos debe ser
suficientemente claro y contener la informacin necesaria para la comprensin de las
operaciones que los crearon y usaron. Debe ser posible identificar un documento en el
contexto amplio de las actividades y las funciones de la organizacin. Se deben mantener los
vnculos existentes entre los documentos que reflejan una secuencia de actividades
ESTRUCTURA LGICA
El concepto de estructura est relacionado con la
forma en que se registra el
documento, lo que incluye la utilizacin de signos,
el diseo, el formato, el
soporte, etc. En el caso de los documentos
electrnicos, se distingue entre una
Estructura fsica y una estructura lgica, la
estructura fsica de un documento
electrnico es variable y depende del hardware y
del software, es decir del equipo
que se utiliz y el programa en el que se cre; su
estructura lgica (es decir, la
relacin entre las partes que lo componen) lo
hace inteligible .
En la presente gua la estructura lgica del
documento electrnico se presenta
Como un bloque de datos formado por:
- Datos o contenido.
- Datos de identificacin para la autenticacin y
validacin del documento.
- Bloque de metadatos.
CONTENIDO
Es la materia del documento electrnico, es decir el conjunto de datos e
Informacin del documento. Dependiendo del formato en el que se cree ser la
forma definitiva del documento.

FIRMA DEL DOCUMENTO ELECTRNICO
El artculo 7 de la Ley 527 de 1999 establece que cuando cualquier norma exija la
presencia de una firma o establezca ciertas consecuencias en ausencia de la
misma, en relacin con un mensaje de datos, se entender satisfecho dicho
requerimiento si
a) Se ha utilizado un mtodo que permita identificar al iniciador de un mensaje
de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobacin;
b) Que el mtodo sea tanto confiable como apropiado para el propsito por el
cual el mensaje fue generado o comunicado
FIRMA DEL DOCUMENTO
ELECTRNICO
En Colombia se han reglamentado dos mecanismos de firma: la firma
electrnica y la firma digital.
La firma electrnica corresponde a mtodos tales como cdigos,
contraseas, datos biomtricos o claves criptogrficas privadas, que
permitan identificar a una persona en relacin con un mensaje,
siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de
los fines para los que se utiliza la firma, teniendo en cuenta todas las
circunstancias del caso, as como cualquier acuerdo pertinente.
La firma digital es un valor numrico que se adhiere a un mensaje de datos y
que utilizando un procedimiento matemtico conocido, vinculado a la clave de
quien origina el mensaje y al texto que contiene, permite determinar que este
valor se ha obtenido exclusivamente con la clave iniciador y que el mensaje inicial
no ha sido modificado despus de efectuada la transformacin.


FIRMA DIGITAL
Esta firma digital est basada en un
certificado reconocido y generada
mediante un dispositivo seguro de
creacin.
La firma digital tiene, respecto de los datos
consignados en forma
electrnica, el mismo valor que la firma
manuscrita en relacin con los
consignados en papel.
Partes que intervienen
Las partes que intervienen en la creacin y
verificacin de una firma
electrnica son:
Entidad emisora de la poltica de firma
Es la entidad encargada de elaborar, generar
y gestionar el documento de
poltica de firma, por el cual debern regirse
los procesos de generacin y
validacin de la misma.

PARTES QUE INTERVIENEN
La poltica de firma electrnica y certificados est
constituida por las directrices y normas tcnicas
aplicables a la utilizacin de certificados y firma electrnica
cuando son requeridos.
Esta poltica de firma electrnica y de certificados sirve para
La autenticacin y el reconocimiento mutuo de firmas
electrnicas donde sean utilizadas. Tambin establece que
dicha poltica podr ser utilizada como referencia por otras
entidades para definir las polticas de certificados y firmas a
reconocer dentro de sus mbitos donde sean requeridas.
PARTES QUE
INTERVIENEN
Entidad de certificacin
(prestador de
servicios de firma electrnica)
Es la entidad que presta servicios
en relacin
con la firma digital, como la
generacin y la
verificacin de la firma
Firmante
Es la persona que firma en nombre
propio o
representacin de una persona
natural o jurdica.
Debe disponer de un certificado
electrnico reconocido y
un dispositivo para la creacin de la
firma.
PARTES QUE
INTERVIENEN
Verificador
Es la entidad (persona natural o
jurdica) que
valida o verifica una firma
electrnica segn las
condiciones establecidas en la
poltica de la
firma. Puede ser una entidad
validadora o una
tercera parte que est interesada en
la validez
de una firma.
Metadatos del documento
electrnico
Los metadatos son los datos que
describen el contexto, el
contenido y la estructura de los
documentos del archivo y su
gestin a lo largo del tiempo

FORMATOS DE DOCUMENTOS
ELECTRNICOS
Se entiende por formato la manera en que los
datos estn contenidos en un
documento electrnico en el momento de su
creacin y la forma en que han sido
Codificados. Es recomendable que los formatos
de los documentos electrnicos
se ajusten a los formatos establecidos en las
normas internacionales.
La determinacin de formatos idneos para la
conservacin a largo plazo de
informacin, pasa por evaluar el nivel de
cumplimiento de los siguientes aspectos:
Cifrado: un formato de conservacin no debe
contener datos cifrados, cuya
interpretacin y buena lectura dependa de
algoritmos o claves externas al propio
documento.
Compresin: los algoritmos de compresin
deben ser pblicos, gratuitos y no
estar sujetos al pago por uso

Contenido multimedia: no es recomendable el uso de audio y video, cuya
reproduccin implique el uso de programas externos o de dispositivos y
Equipos especficos.
Referencias a contenido externo: no debe haber referencias a contenido
externo, ya que la modificacin del contenido o de la propia referencia puede
alterar el documento o hacerlo poco entendible.
Cdigo ejecutable: no se debe admitir la ejecucin de cdigo Java Script o
De cualquier otro tipo de fichero o programa.
Fuentes: las fuentes de representacin de los caracteres o tipo de letra del
documento deben estar en el mismo, siendo fuentes abiertas que no
requieran de ningn tipo de licencia.
La eleccin del formato se realizar de acuerdo al tipo de informacin que se
vaya manejar, primando la finalidad para la cual fue definido cada uno.
FORMATOS ADMITIDOS
En esta categora se recogen
diferentes formatos
dependiendo del tipo de fichero
objeto de intercambio,
contemplando los siguientes
aspectos.
Imagen y/o texto.
Cartografa vectorial y sistemas de
informacin
geogrfica.
Compresin de ficheros.
Contenedores multimedia.
Sonido.
Video.
LEGISLACIN COLOMBIANA SOBRE
LOS DOCUMENTOS ELECTRNICOS
La ley 527 de 1999 define y reglamente el acceso y uso de los
mensajes de datos, el comercio electrnico, las firmas
digitales, las entidades de certificacin y dicta otras
disposiciones. Esta conformada por 47 artculos,
distribuidos en cuatro partes, as: 1.mensaje de datos y
comercio electrnico; 2 transporte de mercanca; 3 firmas
digitales, certificados y entidades de certificacin; 4
reglamentacin y vigencia. .Para la elaboracin del
proyecto de ley que culmino con la promulgacin de la ley
527 de1.999 se utilizo como ya se anoto el proyecto modelo
o proyecto tipo de ley preparado por la comisin de las
naciones Unidas parea el desarrollo del derecho mercantil
internacionalCNUDMI sobre comercio electrnico.
LEGISLACIN COLOMBIANA SOBRE
LOS DERECHOS ELECTRONICOS
Colombia entro a regular con dichas disposiciones del
comercio electrnico y las relaciones econmicas
generadas a travs de los nuevos mecanismos de
comunicacin electrnica, ptica, va telefax,
telegrama, etc., para ponerse a tono con la tecnologa
en las comunicacin y con las regulaciones sugeridas
por la ONU. La legislacin Colombiana sobre comercio
electrnico y mensajes de datos regula la nueva forma
tecnolgica de realizar negocios, las pruebas virtuales y
electrnicas, tiles para el derecho privado y pblico,
pero especialmente til al derecho comercial, cada vez
en mayor expansin.