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GESTIN DE

ALMACENES

Ernesto Aragn Marmanillo

PROCESO LOGSTICO
LOGSTICA
COMPRAS
-Investigacin de
mercados.
-Anlisis de precios
-Genera orden de
compra
ALMACN
-Recepcin
-Almacenamiento
-Despacho
-Anlisis de stock
-Reposicin
DISTRIBUCIN
FSICA
-Transporte
-Distribucin
-Tarifas
SERVICIOS
GENERALES
-Mantenimiento
-Seguridad
-Comunicaciones
-Seguros
SEGUIMIENTO
-Cierre del circuito
logstico
DEFINICIN Y ALCANCE
El concepto de almacn ha variado a lo largo de los
aos, ampliando su responsabilidad dentro de la
funcin logstica. La gestin de almacenes se define
como:
Proceso de la funcin logstica que trata de la
recepcin, almacenamiento y movimiento dentro de un
mismo almacn, hasta el punto de consumo de
cualquier material, as como el tratamiento e
informacin de los datos generados.

As, el mbito de responsabilidad de almacenes,
empieza en la recepcin del elemento fsico en las
propias instalaciones, y se extiende al mantenimiento
del mismo en las mejores condiciones para su
posterior tratamiento, guardando la evidencia de ello.
IMPORTANCIA
Los fundamentos de su existencia, evidencian una
posicin vital como proceso soporte de la funcin
logstica y justifican la necesidad de desarrollar una
gestin de almacenes en toda su extensin, con
impacto tangible en factores de primer nivel para el
hotel.


BENEFICIOS
Reduccin de tareas administrativas.
Agilidad del desarrollo del resto de procesos logsticos.
Optimizacin de costos.
Nivel de satisfaccin del cliente.
OBJETIVOS
Rapidez de la entrega.
Fiabilidad
Reduccin de costos
Maximizacin del volumen disponible.
Minimizacin de operaciones de manipulacin y
transporte.
PROCESOS DE LA GESTIN
DE ALMACENES
Planificacin y
Organizacin
Recepcin Almacn Movimiento
Este mapa de procesos representa el conjunto de
actividades de responsabilidad de la gestin de
almacenes.
El primer proceso es planificacin y organizacin de la
funcin del almacn, como subproceso inicial y se
extiende a todo el proceso.
En segundo nivel estn subprocesos que componen la
gestin de las actividades y objetivos de almacn, el
movimiento entre zonas de un mismo almacn y el
registro e informes generados a lo largo de los
subprocesos mencionados.

1.- Planificacin y
organizacin
Este subproceso alcanza las actividades de carcter
estratgico y tctico, al tener que dar solucin a las
necesidades de recursos, con las polticas y los
objetivos generales de la empresa; por ejemplo:
Modalidad de gestin de los almacenes
Su ubicacin
Los recursos tcnicos y humanos necesarios
Planificacin de cada uno de los procesos operativos
(recepcin, almacn y movimiento).
A la hora de disear un almacn, se puede distinguir
entre dos fases bien definidas:

El Continente, que es el local del almacn
estructuralmente.

El Contenido, es la disposicin de los elementos que
deben decorar el almacn: el lay-out del almacn
.
Entendemos por LAY-OUT a un esquema de
distribucin, lgico y ordenado para la optimizacin del
espacio. Tambin, al ordenamiento y colocacin de
todos los elementos que componen el almacn, esto
nos va a permitir tener un manejo eficiente de los
artculos.
Por ejemplo, son elementos del LAY-OUT de una
pgina web, los colores, el tipo de letra, etc.
2.- RECEPCIN
Habiendo establecido el qu, el cundo y el cmo,
como resultado de la negociacin en la compra, el
almacn deber estar dispuesto y en condiciones de
recepcionar la mercadera de acuerdo a los
parmetros establecidos, para lo cual deber disponer
de personal adecuado e idneo para la recepcin y
verificacin de las mercaderas recibidas.

La Inspeccin, La mercadera debe ser
recepcionada en condiciones de ptima seguridad,
calidad, verificando la cantidad que coincida con la
O/C y con el documento que acompaa a la
misma, y en forma oportuna.
Existe cierta mercadera que por su condicin o
caractersticas, requieren una inspeccin ms
exhaustiva o acuciosa. Como tambin en otras
circunstancias el nivel de control de calidad exige
de personal altamente capacitado, previa
inspeccin tcnica.
La Recepcin tambin es la planificacin de entradas y
descarga de productos, actualizando los registros de
inventarios.
Es una actividad de la gestin de almacenes de
altsima importancia, puesto que de ello depende, en
gran medida, la calidad del producto o servicio.
Las inspecciones son imprescindibles, por lo que es
factor clave la adecuada seleccin de proveedores
para tender a una recepcin segura y eliminar algunos
pasos de la inspeccin.
La Recepcin debe cimentarse en la previsin de
entradas, es decir que informe de las recepciones a
realizar en el tiempo dado y que contenga al menos
horario, procedencia, etc.
Los bienes ingresan al almacn verificando que
cumplan las condiciones pactadas, manteniendo el
control, de tal forma que nos permita identificar al
proveedor que los suministr, para que en el supuesto
de encontrarse defectos, dolo o vicio, se proceda a
reclamar a travs de una accin legal correspondiente.
Finalmente, se reciben los materiales verificando que
sean los indicados en el pedido, elaborando el alta de
almacn conforme a la factura, boleta de venta o gua
de remisin. Y, se acomoda y clasifica el material
recibido, registrndolo en el kardex.
3.- EL ALMACN
Es simplemente el rea de depsito temporal,
para la mercadera que en l se guarda, para
luego ser distribuida.
Es el subproceso operativo concerniente a la
guarda y conservacin de los productos, con los
mnimos riesgos para stos, personas y empresa,
optimizando el espacio fsico del almacn. Todo
ello para satisfacer necesidades de bienes e
insumos de las diferentes reas que integran el
hotel.
El objetivo especfico es agilizar la entrega de
materiales a las diferentes reas del hotel y evitar que
sean almacenados por largo tiempo.
Est constituido por infraestructura, recursos humanos
y procesos.
3.1 Zonas del almacn
La optimizacin de espacios facilita el
desarrollo de las actividades, por ello la
zonificacin es necesaria. Puede dividirse en
las siguientes zonas:

1.- Recepcin, zona donde se realizan las
actividades de inspeccin.


2.- Almacenamiento, reserva o stock, zona destino de
los productos almacenados, de adaptacin absoluta a
las mercancas guardadas, incluye lugares especficos
para mercancas especiales.

3.- Picking, zona donde son ubicadas las mercancas,
despus de pasar por la zona de almacenamiento,
para ser preparadas y expedidas. Consiste en
recolectar o agrupar una serie de productos para
satisfacer un pedido, lo que puede ser en forma
manual, existiendo en la actualidad la tendencia de
automatizar el proceso, cuando el volumen de
mercadera lo requiera.
4.- Salida, verificacin o consolidacin, desde donde
se expide y se hace la inspeccin final de la
mercadera.

5.- Paso o maniobra, zona destinada al paso de
personas y maquinarias, diseada tambin para
permitir la total y fcil maniobrabilidad de las
mquinas.

6.- Oficinas, zona destinada a la ubicacin de puestos
de trabajo, auxiliares a las operaciones propias del
almacn.
3.2 Tipos de
almacenamiento.
1.- Packing, se refiere al empaque, embalaje y envase.
Cada producto tiene propiedades fsicas,
comportamientos qumicos que deben ser respetados
en su presentacin al consumidor, en su introduccin
en cadenas logsticas y sobretodo en los procesos de
almacenamiento y transporte.
Permite utilizar de modo eficiente el espacio vertical,
almacenando existencias en grandes racks, necesita
sistemas automticos de elevacin, por lo que no es
del todo prctico para almacn de hotel.

2.- De temporada o promocin, los productos sujetos a
temporalidades, son ubicados en reas de fcil
recogida y abastecimiento, para minimizar costos de
manipulacin.

3.- Cuarentena de alto riesgo, sustancias controladas,
existencias de alto valor o armas de fuego, requieren
condiciones especiales de almacenamiento,
incluyendo el acceso restringido. Precisa especial
control y supervisin para la recogida y envo, as
como un seguimiento especial para prevenir robos.
4.- De temperatura controlada, es necesario
almacenar productos que precisan de temperatura
controlada, ya sea en congeladoras, conservadoras o
ambientes frescos, esto implica tener en cuenta la
seguridad de los empleados y protegerlos de
repentinos cambios de temperatura. Para La
manipulacin de productos debemos considerar
tambin estos cambios de temperatura, y a su vez esta
manipulacin puede hacerse ms lenta, debido al
tiempo limitado que se pasa en el ambiente de
temperatura controlada.
3.3 Tipos de almacenes
1.- Cross Docking.

-Es la distribucin sin almacenamiento.

-El Cross Docking (Cr. D) es lo tradicionalmente se ha
venido conociendo como Centro de Reexpedicin.
De esta manera se liberar el capital inmovilizado,
reducindose costos de manipulacin,
almacenamiento, mano de obra, etc. Lo que implica
efectuar la distribucin sin contar con un almacn de
gran envergadura, usando ste slo de trnsito, no
permanece ms de 24 horas.
Claves:

* Se requiere un alto grado de conocimientos y
planificacin.
* Dosificar la mercadera.
* Tener claro fecha de arribo, lugar y fecha de envo y
despacho a su destino final.
* En el Cr. D. al llegar la mercadera es revisada,
clasificada , etiquetada y depositada en los Docks para
cada destino final, sin que sea almacenada.
* Se basa en concepto del Just in time permitiendo
contar con los productos solicitados en el menor
tiempo posible.
Objetivo principal:

* Reducir el nivel de stock en los almacenes o centros
de distribucin, debiendo lograr una sincronizacin de
los flujos de mercaderas que ingresan, con los flujos
que egresan, con tendencia a que las entregas sean
ms frecuentes y de menor volumen.


Beneficios del Cr. D.:

* Reduccin casi total de niveles de stock, que se
encuentran operando bajo esta modalidad.
* Reduccin en los costos financieros de mantenimiento
de inventarios.
* Disminuye en consecuencia el costo total del almacn.
* Centraliza la totalidad de las mercadera a distribuir.
* Permite un efectivo control y garanta de entrega
oportuna y exacta a cada destino final.
2.- Almacenes cerrados.

* Provistos de paredes y techos.
* Producto de mayor control.
* Protegidos de la luz.
* Simples (un cuarto)
* Especficos:
Temperatura (cmaras de fros).
Presin.
Humedad.

3.- Almacenes al aire libre.
* Materiales de gran volumen.
* Combustibles, explosivos o contaminantes.
* Requiere de una loza de cemento limpia.
* Alto riesgo de deterioro, prdidas y robos.

4.- Almacenes en cobertizos.
* Construido con material ligero (solo techo)
* Materiales de mxima ventilacin.
* Expuestos a factores climatolgicos.
* Proteccin con mallas metlicas.
5.- Almacenes Especiales.

* Establecido por organismos internacionales.
* Altamente peligrosos:
Qumicos corrosivos.
Qumicos contaminantes.
Gases presurizados.
Materiales radioactivos.
* Medidas extremas de manipuleo y transporte.


3.4 reas del almacn
Normalmente una empresa comercializadora debe tres
reas en el almacn, como base de su planeacin.
1.- Recepcin.
2.- Almacenamiento.
3.- Entrega.

El tamao y distribucin de estas tres reas depende
del volumen de operaciones y de la organizacin de
cada empresa en particular. stas pueden estar
completamente separadas e independientes unas de
otras, o bien dentro de un solo local.
1.- rea de recepcin.
El flujo rpido del material que entra, para que est
libre de toda congestin o demora, requiere de una
correcta planeacin y ptima utilizacin de esta rea.
a) Existen condiciones que impiden el flujo rpido:
* Espacio de maniobra restringido.
* Medios de manejo de materiales, deficientes.
* Demoras en la inspeccin y documentacin de
entrada.


b) En esta rea debemos considerar:
* El espacio necesario para esta rea, depende del
volumen mximo de mercadera que se descarga y del
tiempo de permanencia en ella.
* El tiempo de permanencia de las mercancas, debe
ser lo ms corta posible, pues el espacio y el costo de
operacin depende de la fluidez con que stas pasen
del vehculo del proveedor al almacn.
* Todo estancamiento innecesario, eleva el costo del
producto.
2.- rea de almacenamiento.
En el rea de almacenamiento se estudia el espacio
que se requiere para cumplir con las finalidades del
almacn, ya que ello exige realizar las operaciones
que forman el ciclo del almacenamiento, para lo cual
es necesario disponer de espacio suficiente donde se
pueda actuar organizadamente, sin tropiezos ni
inconvenientes.

a) El estudio que se haga para elegir esta rea o para
distribuir el rea ya elegida, tiene que realizarse en
funcin de tres factores:
* Entidad a la cual se va a servir.
* El espacio de que se dispone.
* Los artculos que en l se van a guardar.

b) Existen principios bsicos en el rea de
almacenamiento, que son:
* Primera entrada, primera salida, para evitar que los
artculos permanezcan mucho tiempo sin ser
entregados, por cuanto la llegada de nuevas remezas
condenan a las existencias antiguas a continuar en el
almacn mientras las nuevas son despachadas. Este
principio es conocido como FIFO.
* Colocar los artculos de mayor demanda, ms al
alcance del rea de entrega, para reducir tiempo de
trabajo, as como minimizar la distancia del recorrido
de artculos y del personal, esta es una manera de
reducir costos de mano de obra.

* Reducir movimientos y maniobras, porque cada vez
que se manipula o se mueve una mercadera, existe
una ocasin ms para estropearla.
* Prohibir el ingreso de personal extrao o ajeno al rea
de almacenamiento, slo debe permitirse el ingreso al
personal autorizado.
* Controlar las salidas de mercadera, con
documentacin adecuada.
* Llevar registros de xistencias al da.
* Eliminar papeleo superfluo.
* Reducir el desperdicio de espacio, la estantera
diseada debe tener divisiones a la medida de lo que
se almacena.

c) Si el espacio es limitado, debe pensarse en lo
siguiente:
* Nuevo diseo de estantera, puede ser flexible para
aprovechar mejor el espacio existente.
* Eliminar del rea cosas obsoletas o extraas, que
simplemente nos limitan el espacio.
* Reduccin de existencias por medio de los sistemas y
frmulas en el estudio de control de inventarios.


3.- rea de entrega.
Esta rea es donde, luego de ser tomada la
mercadera del rea de almacenamiento, es llevada y
preparada para su despacho. Para ello debemos tener
en cuenta lo siguiente:
* Se traslada con el medio mecnico ms adecuado.
* Ser acompaada de un documento de salida.
* Ser revisada en calidad y cantidad, mediante el
cotejo de la mercanca con el documento de salida.
3.5 Tcnicas de
almacenamiento.
La eleccin del sistema de almacenamiento, depende
de los siguientes factores:
* Espacio disponible para los materiales.
* Tipos de materiales que sern almacenados. Es
diferente el criterio que demos tener, para almacenar
productos perecibles, contaminantes, frgiles,
comunes o de menor cuidado.
* Nmero de materiales guardados.
* Velocidad de atencin necesaria.
* Tipo de embalaje.

Cajas o cajones.
Es la tcnica de almacenamiento ideal para materiales
de pequeas dimensiones, como tornillos o algunos
tiles de oficina.
Estanteras.
Destinada a materiales de diversos tamaos y para el
apoyo de cajones y cajas. Pueden ser de madera,
metal y de diferentes dimensiones. Los materiales que
se guardan en las estanteras deben estar
identificados y visibles.
Apilamientos.
Se trata de una tcnica de almacenamiento, que
aprovecha al mximo el espacio vertical, las cajas u
otro tipo de embalaje, son apilados uno sobre otro,
obedeciendo a una distribucin equitativa de cargas.
Contenedores flexibles.
Es una de las tcnicas ms recientes, es una especie
de saco de tejido resistente, de caucho vulcanizado.
Su capacidad puede variar de 500 a 1000 kilos.
Proporcionan flexibilidad y tambin aprovechan el
espacio vertical.


4.- MOVIMIENTO
Movimiento, es el subproceso de carcter operativo,
trata del traslado de materiales de una zona a otra del
mismo almacn, o desde el rea de recepcin a la
ubicacin de almacenamiento y finalmente al rea de
entrega.
La actividad de mover fsicamente mercancas, se
puede lograr por diferentes medios utilizando equipos
de manipulacin o recursos humanos. El tipo de
herramienta a utilizar depende de ciertos factores,
como:
* Volumen del almacn.
* Volumen de las mercancas.
* Vida de las mercancas.
* Costo del equipo frente a la finalidad.
* Distancia de los movimientos.

El movimiento implica funciones, tales como:
1.- Estiba.
Esta funcin, poco conocida pero muy significativa en
el almacn, es la que se refiere al movimiento de
mercaderas para ubicarlas y darles un espacio fsico
que se ha dispuesto en el recinto. Podemos decir que
es la distribucin interna, la rotacin de mercadera,
considerando el tamao de embalaje, peso, etc. ; y as
lograr una adecuada proteccin, con la seguridad
necesaria, para que finalmente podamos distribuir y
entregar de manera rpida al usuario y en forma
oportuna.

2.- Control.
Consiste en mantener un estrecho control de los
procedimientos y funciones desarrollados en el interior, esto
significa tener la mercadera en condiciones ptimas y en la
cantidad que corresponde segn los registros
administrativos.

3.- Pre-Despacho.
Esta instancia es la gestin previa al despacho en si, lo que
significa contar con un espacio adecuado, conocido como
Dock que es el lugar acondicionado para que el pedido
quede en espera y sea despachado, es decir tener lista la
mercadera cuando es requerida por el usuario.
4.- Despacho.
El ciclo de almacenes se ve culminado por la entrega o
despacho de la mercadera, funcin eminentemente
prctica, ya que es deber del responsable verificar que
la mercadera salga en las mismas condiciones de
calidad y cantidad requerida, tal como ingresaron.
Y coincidente con el documento de despacho.
INVENTARIO FSICO
Verificacin de la existencia de materiales o bienes
patrimoniales de la empresa.
Es una estadstica fsica o conteo de materiales
existentes.
Confrontacin del conteo fsico de materiales con la
existencia anotada en los ficheros, banco de datos o
kardex.
Se realiza peridicamente, casi siempre al cierre del
periodo fiscal de la empresa, para efecto de balance
contable.
En realidad, el inventario se hace en toda empresa.

a) El Inventario Fsico es importante por las siguientes
razones:
* Permite verificar las diferencias entre los registros de
existencias en FE y las existencias fsicas (cantidad
real de existencias).
* Permite verificar las diferencias entre las existencias
fsicas contables en valores monetarios.
* Proporciona la aproximacin del valor total de las
existencias (contables) para efectos de balance,
cuando se realiza prximo al cierre del ejercicio fiscal.
b) La necesidad del Inventario fsico, se fundamenta en
dos razones:
* Cumple con las exigencias fiscales, pues debe ser
trascrito en el libro de inventario conforme a la
legislacin.
* Satisface la necesidad contable, para verificar en
forma real, la existencia del material y la aproximacin
del consumo.
1.- Es un registro de manera organizada de la
mercadera que hay en una bodega.
2.- El registro se realiza generalmente, previo inventario
de todo el contenido que tiene la bodega,
determinando la cantidad, unidad de medida y el costo
unitario.
3.- Este inventario previo, pasara a ser el inventario
inicial con el que se parte.
4.- Podemos clasificar a los artculos por sus
caractersticas comunes y agruparlos por familias.
5.- Una vez realizados los puntos anteriores podemos
llenar los Kardex, que se pueden encontrar en
papeleras o en cualquier programa contable.
6.- En estos registros se hace una tarjeta de kardex por
producto, donde registramos el nombre del producto,
el cdigo, la cantidad inventariada, la unidad de
medida, el costo unitario, el costo total.
7.- En adelante se registra en cada Kardex todas las
entradas y salidas del producto, consignando todos los
datos mencionados en el punto 6.
8.- Hay que tomar en cuenta que para valorizacin de
ese inventario, se utilizan diferentes mtodos, los ms
comunes son el LIFO, FIFO, costo ponderado o costo
promedio.
9.- Promedio o ltimo precio, dependiendo del mtodo
que se utilice, el valor del producto aumenta o
disminuye y el orden en el que salen o entran las
mercaderas, tambin vara.
10.- Para hallar el costo promedio aplicaremos la
siguiente frmula:

stock antiguo * costo antiguo + stock nuevo * costo nuevo
stock antiguo + stock nuevo
BIBLIOGRAFA
Ing Jos Luis Passano Constantini Gestin
de abastecimientos, almacenaje e
inventarios Arequipa 2010.
Ing Luis Anbal Mora Garca Indicadores
de la Gestin Logstica.
Julio Villar Castillo Administracin
Logstica UIGV Lima, Per 2004.
AM Business Divisin Seminarios
Administracin y Organizacin de
Almacenes.
Lic.Adm. Ernesto Vera Balln
Administracin de Compras