Ms.

CECILIA EDITH GARCA RIVAS PLATA

cgarcia@unajma.edu.pe
https://sites.google.com/site/formulaciondeproyectosunajma/
INFLUENCIA DE
LA
ORGANIZACIN
EN LA
DIRECCIN DE
PROYECTOS
CULTURA Y ESTILO
DE ORGANIZACIN
Las culturas y estilos son fenmenos de tipo
grupal, conocidos como normas culturales,
que se desarrollan con el tiempo.
Las experiencias comunes de los miembros
de la organizacin son las que conforman la
cultura de la misma.

Experiencias
comunes:
Visin, misin, valores, creencias y
expectativas compartidas;
Normas, polticas, mtodos y procedimientos;
Sistemas de motivacin e incentivos;
Tolerancia al riesgo;
Percepcin del liderazgo, jerarqua y
relaciones de autoridad;
Cdigo de conducta, tica laboral y horario
de trabajo.
Estructura de la organizacin
1. Funcional
2. Orientada a proyectos
3. Matricial
ESTRUCTURA FUNCIONAL
Es la forma ms comn de organizacin.
La organizacin se agrupa por reas de especializacin dentro de
las distintas reas funcionales (Contabilidad, Presupuesto,
Recurso Humanos, etc.).
Los proyectos generalmente ocurren dentro de un solo
departamento.
ESTRUCTURA
ORIENTADA A PROYECTOS
La compaa entera est organizada por proyectos.
Se asigna personal que a su vez reporta al director de proyectos.
Lo miembros de equipo del proyecto deben completar
nicamente el trabajo del proyecto. Una vez que el proyecto haya
terminado no tiene departamento a donde llegar regresar.
La comunicacin generalmente ocurre dentro del proyecto.
SIN SEDE
ESTRUCTURA
MATRICIAL
Lo miembros de equipo se reportan con dos jefes:
- el director del proyecto, y
- el gerente funcional.
La comunicacin pasa de los miembros del equipo a ambos jefes.
Los miembros del equipo realizan el trabajo del proyecto adems
del trabajo normal de sus departamentos.
El poder recae en el director de proyectos.
DOS JEFES
ESTRUCTURA
MATRICIAL
Matricial fuerte
El poder recae en el director de proyectos
ESTRUCTURA
MATRICIAL
Matricial dbil
El poder recae en el gerente funcional
ESTRUCTURA
MATRICIAL
Matricial equilibrada
El poder es compartido entre el gerente
funcional y el director del proyecto.
ACTIVOS DE LA ORGANIZACIN
Abarcan alguno o todos los activos relativos a
procesos de alguna o todas las organizaciones
participantes en el proyecto que pueden usarse para
influir en el xito del proyecto:
Planes, polticas, procedimientos y lineamientos,
ya sean formales o informales.
Bases de conocimiento de la organizacin, como
las lecciones aprendidas y la informacin histrica.
Cronogramas completados, datos sobre riegos,
etc.
Factores ambientales de la
empresa
Son elementos, tanto internos como externos, que
rodean el xito de un proyecto o influyen en l.
Estos factores pueden provenir de cualquiera de las
empresas implicadas en el proyecto.
Pueden aumentar o restringir las opciones de la
direccin de proyectos, y pueden influir de manera
positiva o negativa sobre el resultado.
Se consideran entradas para la mayora de los
procesos de planificacin.
Infraestructura existente o disponible.
Cultura de la organizacin.
Estructura de la organizacin.
Recursos humanos existentes o de los que se
pueda disponer.
Clima poltico.
Administracin del personal: pautas de retencin
y manejo de personal, revisin del desempeo de
los empleados y registros de capacitacin,
poltica de horas extras y registro de horas
trabajadas.
Etc.

FACTORES AMBIENTALES
DE LA EMPRESA
Lecciones aprendidas
Prctica de direccin de proyectos obligatoria.
Son el conjunto de xitos y errores que el equipo
ha logrado manejar y sortear durante su
realizacin.
Las lecciones aprendidas se documentan a lo largo
del ciclo de vida del proyecto pero, como mnimo,
deben documentarse durante el cierre del proyecto.
Forman parte de la base de datos histrica tanto
del proyecto como de la organizacin ejecutante.
Lecciones aprendidas

Elaborado por:
Fecha:
Nombre del proyecto:
Patrocinador del proyecto:
Gerente de Proyecto:
Fechas y tiempos estimados:
Fechas y tiempos reales:
Costos estimados:
Costos reales:

Una forma de documentar es la siguiente:
Firma: Gerente del Proyecto
Copia: PMO, Patrocinador, Gerentes de otros Proyectos

Lecciones aprendidas
Una forma de documentar es la siguiente:
Preguntas
Generales

Se complet la misin del proyecto?

Se alcanzaron Los objetivos del proyecto ? Si no, qu

cambios deben hacerse para cumplir los objetivos en el
futuro?
Especficas

Se realiz el trabajo a tiempo, cumpliendo el

presupuesto y las especificaciones?

Qu se puede hacer para mejorar futuros proyectos?

Qu circunstancias del proyecto no se haban previsto?

Que se pudo hacer diferente para conseguir mejores

resultados?

Con qu sorpresas tuvo que lidiar el equipo de

proyecto?

Han quedado satisfechos los participantes ?

Interesado /gestin
de los interesados
Los interesados son personas u
organizaciones (por ejemplo, clientes,
patrocinadores, la organizacin ejecutante o
el pblico), que participan activamente en el
proyecto, o cuyos intereses pueden verse
afectados positiva o negativamente por la
ejecucin o terminacin del proyecto.
(Stakeholder)
Interesado /gestin
de los interesados
Los interesados tambin pueden ejercer
influencia sobre el proyecto, los entregables y
los miembros del equipo.
(Stakeholder)
Una de las importantes responsabilidades del director
del proyecto consiste en gestionar las expectativas de
los interesados.
PATROCINADOR
(SPONSOR)
Provee recursos y apoyo para el proyecto y es el
responsable de facilitar su xito.
Interno o externo.
Cuando se concibe inicialmente un proyecto, el
patrocinador es quien lo promueve y defiende.
Gua el proyecto a travs de los procesos de inicio
hasta que est formalmente autorizado.
Cumple un rol significativo en el desarrollo del
alcancel inicial y del acta de constitucin del
proyecto.
CLIENTE Y USUARIO
Los clientes son aquellas personas
u organizaciones que aprobarn y
gestionarn el producto, servicio o
resultado del proyecto.
Los usuarios son aquellas personas
u organizaciones que utilizarn el
producto, servicio o resultado del
proyecto.
VENDEDORES
Los vendedores, tambin llamados
proveedores, suplidores o
contratistas, son compaas
externas que celebran un contrato
para proporcionar componentes o
servicios necesarios para el
proyecto.
SOCIOS DE NEGOCIOS
Organizaciones externas que
tienen una relacin especial con la
empresa, obtenida en ocasiones
mediante un proceso de
certificacin.
Proporcionan experiencia
especializada o desempean un rol
especfico, tales como una
instalacin, personalizacin,
capacitacin o apoyo.
Son interesados internos que se
ven afectados por las actividades
del equipo del proyecto.
Ejemplo: marketing y ventas,
recursos humanos, rea legal,
finanzas, operaciones, produccin,
servicio al cliente.
Son personas clave que
desempean el rol de
gestores dentro de un rea
administrativa o funcional de
una empresa, tal como
recursos humanos, finanzas,
contabilidad o
compras/adquisiciones, etc.
Incluye al director del
proyecto y al grupo de
individuos que actan
conjuntamente en la
realizacin del trabajo del
proyecto para alcanzar sus
objetivos
Es la funcin de supervisin
que est alineada con el
modelo de gobierno de la
organizacin y que abarca el
ciclo de vida del proyecto.

El marco de gobernabilidad del proyecto proporciona al
director y al equipo del proyecto la estructura, los procesos, los
modelos de toma de decisiones y las herramientas para dirigir
el proyecto, a la vez que apoya y controla el proyecto para
lograr una entrega exitosa.
Debe medirse en trminos de completar el
proyecto dentro de las restricciones de
alcance, tiempo, costo, calidad, recursos y
riesgo, tal y como se aprob por los
directores del proyecto conjuntamente con la
direccin general.
Conocimiento: Se refiere a lo que el director del
proyecto sabe sobre la direccin de proyectos.
Desempeo: Se refiere a lo que el director del
proyecto es capaz de hacer o lograr cuando aplica
sus conocimientos sobre la direccin de proyectos.
Personal: Se refiere a la manera en que se comporta
el director del proyecto cuando ejecuta el proyecto o
actividades relacionadas con el mismo.
HABILIDADES
INTERPERSONALES DE
UN DIRECTOR DE
PROYECTOS
Liderazgo
Trabajo en equipo
Motivacin
Comunicacin
Influencia
Toma de decisiones
Conocimientos de poltica y cultura
Negociacin
Generar confianza
Gestin de conflictos, y
Proporcionar orientacin
CICLO DE VIDA DEL
PROYECTO Y DEL PRODUCTO
CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO
El ciclo de vida del proyecto es un conjunto de
fases del mismo, generalmente secuenciales y en
ocasiones superpuestas.
El nombre y nmero de fases se determinan por
las necesidades de gestin y control de la
organizacin, la naturaleza propia del proyecto y
su rea de aplicacin.
El ciclo de vida define las fases que conectan el
inicio del proyecto con su final.
CARACTERSTICAS DEL CICLO DE VIDA DEL
PROYECTO
CARACTERSTICAS DEL CICLO DE VIDA
DEL PROYECTO
CICLO DE VIDA DEL PROYECTO
I
P
E MyC
C
3
2
1
4
5
6
7
I = iniciacin
P = planificacin
E = ejecucin
MyC = Monitoreo y control
C = cierre
CICLO DE VIDA DEL PROYECTO
I
P
E
MyC
C
3
2
1
4
5
6
7
Investigacin Diseo Cdigo Prueba Transicin
Ciclo de vida del proyecto de un proyecto
pequeo
Investigacin Diseo Cdigo Prueba Transicin
I
P
E
M
yC
C
3
2
1
4
5
6
7
Ciclo de vida del proyecto de un proyecto
grande
I
P
E
M
yC
C
3
2
1
4
5
6
7
I
P
E
M
yC
C
3
2
1
4
5
6
7
I
P
E
M
yC
C
3
2
1
4
5
6
7
I
P
E
M
yC
C
3
2
1
4
5
6
7
Ejemplo de un proyecto
en una sola fase
Ejemplo de proyecto de
tres fases - SECUENCIAL
Ejemplo de proyecto con
fases SUPERPUESTAS
CICLO DE VIDA
PREDICTIVO
CICLO DE VIDA
ITERATIVO E
INCREMENTAL
CICLO DE VIDA
- Iteraciones rpidas (2
4 semanas)
- Ejecutan varios
procesos en cada
iteracin.
- Entornos altos cambios.
- Requisitos y alcance son
difciles de definir con
antelacin.
ADAPTATIVOS
2 4 semanas
Dura desde la concepcin de un nuevo producto hasta
su retiro.
Un producto puede requerir o generar muchos
proyectos a lo largo de su vida.
Normalmente, el ciclo de vida del
proyecto est contenido dentro
de uno o ms ciclos de vida del
producto.

Muchas facetas del ciclo de vida
del producto se prestan para ser
tratadas como proyectos.
CICLO DE VIDA DEL PRODUCTO
Ing. CECILIA EDITH GARCA RIVAS PLATA
Sponsor de la Seccin Estudiantil de Direccin de Proyectos UNAJMA
PROCESOS DE LA DIRECCIN
DE PROYECTOS
Proceso
Conjunto de acciones y
actividades
interrelacionadas
realizadas para obtener
un producto,
resultado o servicio
predefinido.
La Direccin de
proyectos
Iniciacin
Planificacin
Ejecucin
Seguimiento
y Control
Cierre
GRUPOS DE
PROCESOS
DE LA
DIRECCIN DE
PROYECTOS
Interaccin entre procesos de la
direccin de proyectos
Aquellos procesos realizados
para definir un nuevo proyecto o
una nueva fase de un proyecto
ya existente, mediante la
obtencin de la autorizacin
para comenzar dicho proyecto o
fase.
Aquellos procesos requeridos
para establecer el alcance del
proyecto, refinar los objetivos y
definir el curso de accin
necesario para alcanzar los
objetivos para cuyo logro se
emprendi el proyecto.
Aquellos procesos realizados
para completar el trabajo
definido en el plan para la
direccin del proyecto a fin de
cumplir con las especificaciones
del mismo.
Aquellos procesos requeridos
para monitorear, analizar y
regular el progreso y el
desempeo del proyecto, para
identificar reas en las que el
plan requiera cambios y para
iniciar los cambios
correspondientes.
Aquellos procesos realizados
para finalizar todas las
actividades a travs de todos los
grupos de procesos, a fin de
cerrar formalmente el proyecto
o una fase del mismo.
LOS GRUPOS PROCESOS
INTERACTAN EN UNA FASE
O PROYECTO
4
Gestin de la Integracin
5
Gestin del Alcance
6
Gestin del Tiempo
7
Gestin de los Costos
8
Gestin de la Calidad
9
Gestin de los Recursos Humanos
10
Gestin de las Comunicaciones
11
Gestin de los Riesgos
12
Gestin de las Adquisiciones
13
Gestin de los Interesados

R
E
A
S

D
E

C
O
N
O
C
I
M
I
E
N
T
O

Visualizar la tabla
Correspondencia entre grupos de procesos y
reas de conocimiento

GRUPO DE PROCESO DE
INICIACIN
Projec Charter
Integracin Alcance Tiempo Costo Calidad Recursos
Humanos
Comunicaicones Riesgos Adquisiciones Interesados

GRUPO DE PROCESO DE
INICIACIN

Es el rea de conocimiento cuyo objetivo es lograr que cada
una de las partes sea coordinada.
El proyecto inicia.
El Project Manager ensambla todo el plan del proyecto.
Se ejecuta el plan del proyecto.
Se verifican los resultados del trabajo.
El proyecto se cierra
Comprende todo el trabajo requerido y nicamente el trabajo
requerido, necesario para completar el proyecto, bajo la
premisa de elaboracin progresiva
Se enfoca en SEIS procesos que toman una visin de alto nivel
del proyecto, de principio a fin: Integracin

GESTIN DE LA
INTEGRACIN