Controle - funo da administrao representada pelo esforo sistemtico de gerao de informaes sobre a execuo das atividades organizacionais, de forma a torn-las consistentes com as expectativas estabelecidas nos planos e objetivos, ou seja: CONTROLAR SIGNIFICA MENSURAR, MEDIR
O Controle avalia os resultados de uma organizao. Serve como uma verificao dos diversos aspectos organizacionais
2 Controle - Atribuies
3 Relao entre Planejamento e Controle 4 Abordagens ao Controle Organizacional
Controle de Mercado
Utilizao de critrios e mecanismos de mercado (EXTERNO): preos, participao de mercado, lucros.
Tipo de empresa: com definio clara de produtos/servios oferecidos e atuao em mercado de forte competio.
5 Abordagens ao Controle Organizacional Controle Burocrtico Utilizao de mecanismos administrativos e burocrticos INTERNOS (regras, normas, padres, polticas, procedimentos e oramentos).
Controle de Cl Baseado no compartilhamento de valores, crenas, rituais, tradies, expectativas e outros aspectos da cultura organizacional. Tipo de empresa: onde o trabalho em equipe valorizado, uma vez que se sustenta dos relacionamentos.
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Controle por nvel organizacional
6 Controle Estratgico monitoramento do desempenho organizacional como um todo; acompanhamento das tendncias do ambiente externo.
Controle Ttico uso de mecanismos de controle especializados em subsistemas da organizao ( divises ou reas funcionais). Ex.: Marketing- volume de vendas, participao no mercado, resultado de campanha publicitria.
Controle Operacional - uso de mecanismos de controle ainda mais especficos, focalizando as atividades operacionais ( produo). Ex.: nvel de devoluo de produtos, tempo de atendimento de um pedido. OS TRS TIPOS DE CONTROLE: - no so excludentes - Para garantir a eficcia organizacional deve-se adotar em conjunto os 3 tipos de controle, que garantiro sempre um resultado mais satisfatrio
8 Processo de controle 9 Sistemas de controle 9
... No se deve instituir controles isoladamente, mas sim um Sistema de Controle, que :
Um conjunto coordenado de regras, princpios e prticas que interagem de forma regular e previsvel, buscando coletar informaes essenciais ao processo de controle.
... Estes sistemas monitoram, avaliam e fornecem feedback sobre o desempenho organizacional.
10 Desenho de sistemas de controle... 10
... a definio dos procedimentos e ferramentas para a coleta, processamento e apresentao das informaes sobre o andamento das atividades organizacionais.
... A eficcia dos sistemas de controle est diretamente relacionada presena de determinadas caractersticas.
11 Caractersticas dos sistemas de controle 11
PRECI- SO Diz respeito confiabilidade das informaes geradas pelos sistemas de controle. Sistema de controle preciso gera informaes vlidas. RAPI- DEZ Diz respeito ao sistema de controle que permite a tomada de decises corretivas a tempo de evitar maiores desvios no desempenho. ECO- NOMIA Diz respeito ao sistema de controle que gera benefcios que compensem os custos envolvidos em seu desenvolvimento e manuteno. FLEXIBI LIDADE Diz respeito ao sistema de controle que tem capacidade de adaptao diante de novas condies, de forma a corrigir com eficcia os problemas ou aproveitar oportunidades. INTELIGI BILIDA- DE Diz respeito ao sistema de controle que de fcil compreenso para os usurios. ACEITAO Os sistemas de controle tm que ser aceitos pelas pessoas, pois restringem a sua liberdade. A aceitao reduz a resistncia. As pessoas precisam entender a necessidade dos controles em seu trabalho. CRITRIOS MLTIPLOS E RAZOVEIS Razoveis significa que os critrios devem se basear em padres alcanveis, mas desafiadores. Mltiplos significa que devem ter o foco amplo de anlise, possibilitando avaliao apurada e precisa. FOCO ES- TRATGICO impossvel controlar TUDO em uma organizao. Cabe aos Dirigentes decidir quais so as atividades, as operaes ou os processos tcnicos ESTRATGICOS a serem controlados (os fatores crticos de desempenho) NFASE NA EXCEO Garante que o Administrador no perca tempo com informaes desnecessrias, que receba apenas aquelas informaes relativas a problemas ou desvios que necessitem de alguma ao gerencial. ADOO DE MEDIDAS CORRETI- VAS Os sistemas no devem apenas apontar os desvios em relao aos sistemas estabelecidos, mas tambm especificar solues para os problemas. 14 Instrumentos de controle do desempenho organizacional - Controle Financeiro O controle financeiro busca medir os impactos financeiros das atividades econmicas de uma organizao ou de uma unidade organizacional. Os principais instrumentos de controle financeiro so: Demonstrativos financeiros Anlise de ndices Oramentos
14 15 Instrumentos de controle do desempenho organizacional - Auditoria A Auditoria uma avaliao independente voltada para o exame e a avaliao da adequao, eficincia e eficcia dos sistemas de controle, bem como do desempenho da organizao ou de um processo em relao aos planos, objetivos e polticas planejados.
Os procedimentos e as tcnicas utilizados na auditoria permitem a formao fundamentada de uma opinio sobre o desempenho organizacional, a qual permitir aos gestores tomar as medidas necessrias para reforar ou corrigir processos e procedimentos.
15 16 Tipos de Auditoria
As auditorias administrativas podem ser:
Externas realizadas por auditores independentes, externos organizao (empresas especializadas) ou Internas realizadas por auditores internos organizao (departamentos de consultoria e auditoria).
16 17 Efeitos comportamentais do controle
Fator Humano a garantia da eficcia ou ineficcia de um sistema de controle.
As pessoas decidem se vo ou no respeitar os procedimentos de controle definidos.
fundamental que os gestores garantam que os sistemas de controle sejam reconhecidos como legtimos pelos funcionrios.
COMPORTAMENTOS DISFUNCIONAIS DAS PESSOAS NO PROCESSO DE CONTROLE COMPORTAMENTO BUROCRTICO Direcionamento dos esforos apenas na realizao das atividades medidas pelo sistema de controle. Os trabalhadores apresen- tam bom desempenho dian- te dos parmetros de controle mas no se envol- vem com outros aspectos do desempenho como um todo. COMPORTAMENTO TTICO Tentativa de trapacear o sistema de controle. Manipulao de resultados para dar imagem de ter cumprido o controle (ex.: fechar uma solicitao de atendimento antes de ter reparado o problema para cumprir metas de atendimento) 18 Tcnicas de controle comportamental RECRUTA- MENTO E SELEO Identifica e contrata pessoas cujos valores, atitudes e personalidades se encaixam no perfil desejado ORIENTA- O Define comportamentos desejveis e comportamentos inaceitveis DESENHO DE CARGOS Define tarefas, resultados deseja- dos, ritmo do trabalho pretendido, para o trabalhador executar AVALIAO DO DESEM- PENHO Direciona o comportamento dos trabalhadores de forma a garantir uma boa avaliao pelos superiores Tcnicas de controle comportamental TREINA- MENTO Ensina os trabalhadores a executar, com eficcia e eficincia, suas atividades e tarefas. ESTABELE- CIMENTO DE OBJETIVOS Dirige e limita o comportamento dos trabalhadores de forma a alcanar objetivos especficos. FORMALI- ZAO Define regras, procedimentos, polticas e normas que estabelecem as prticas aceitveis e restringem o comportamento INCENTIVOS E BNUS Atua como reforo para encorajar o comportamento desejado e extinguir comportamentos desviantes Tcnicas de controle comportamental DISCIPLINA Refora as regulamentaes e padres organizacionais. SUPERVI- SO DIRETA Limita o comportamento dos trabalhadores e permite a rpida correo de comportamentos desviantes CULTURA ORGANIZA- CIONAL Por meio de histrias, rituais e valores partilhados, transmite o que a organizao considera um comportamento apropriado. CONTROLE NO CONTEXTO ATUAL DA FLEXIBILIDADE Como garantir o controle sem engessar a organizao?
1) Adotar Sistemas Tradicionais para os Processos: detectam anormalidades nas atividades da empresa por manter as variveis crticas de desempenho nos limites estabelecidos. Monitoram a rentabilidade, a produtividade, alm de avaliar o progresso organizacional em relao aos objetivos estabelecidos. CONTROLE NO CONTEXTO ATUAL DA FLEXIBILIDADE 2) Estabelecer Sistemas de Crenas para as Pessoas: devem inspirar e promover o comprometimento com os valores organizacionais fundamentais. um controle internalizado pelos indivduos, como se fossem valores. CONTROLE NO CONTEXTO DA FLEXIBILIDADE 3) Implantar Sistemas Delimitadores: possuem como funo esclarecer os limites a que se pode chegar, ou seja, dizer claramente o que no se pode fazer.
Podem ser expressos por Cdigos de tica ou de Conduta CONTROLE NO CONTEXTO DA FLEXIBILIDADE 4) Procurar Manter Sistemas Interativos de Controle: procuram diminuir as distncias entre os nveis hierrquicos elevando o fluxo da informao entre a linha de frente e os administradores do topo.
Os administradores do topo precisam receber relatrios consistentes e objetivos. Logo, as pessoas que trabalham com controles devem ter a capacidade de informar com boa comunicao.
CONTROLE DO DESEMPENHO SOCIOAMBIENTAL Este tipo de controle vem se materializando em um conjunto diversificado de mtricas e indicadores no-financeiros, que buscam verificar se a empresa est criando valor socioambiental. preciso atender s Normas ISO 14000 (meio ambiente), SA 8000 (responsabilidade social), ndice Dow Jones de Sustentabilidade (solidez empresarial nos aspectos econmicos-sociais-ambientais)