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COMPAA

Global del Gas S.A.C






Proyecto MYCP
Sistema de Control Administrativo de Distribucin de Combustible.
CURSO: Diseo y Evaluacin de Proyectos
CICLO: IX
PROFESOR : Ing. Martin, Montoya Tubillas
INTEGRANTES:
Evelyn Raquel Romero Montao
Alfonso De la cruz Vicua
Edison Huari Huaman
Ernesto Moscoso Aguirre
E.P.A INGENERIA DE SISTEMAS E
INFORMATICA
DESCRIPCIN DE LA EMPRESA
Compaa Global del Gas SAC, empresa creada en el ao
2012, tiene por objeto dedicarse a la importacin,
exportacin, comercializacin, compra venta,
distribucin de derivados del petrleo como combustibles,
lubricantes, productos petroqumicos, gas natural GLP y
adems de ofrecer servicios de instalacin de equipos de
conversin a gas GLP.
COMPAA
Global del Gas S.A.C




MISIN
Somos una empresa dedicada a la comercializacin y
distribucin de combustible con servicios de conversin
para uso de Gas Natural, brindado a nuestros clientes
una atencin personalizada para su comodidad.
Valores:
Respeto
Moral
Integracin
Responsabilidad
COMPAA
Global del Gas S.A.C




VISIN
Ser para el ao 2015, la mejor empresa de
comercializacin y distribucin de combustible para
pequeas y medianas empresas por su rentabilidad,
ampliando nuestra participacin en el mercado,
apoyndonos en la satisfaccin al cliente, basndonos en
estndares internacionales y preservacin del medio
ambiente, gracias al incremento de las competencias de
nuestros colaboradores.
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MATRIZ FODA

FORTALEZAS


1. Empleados comprometidos con la organizacin
y el cumplimiento de los objetivos.
2. Fcil adaptacin a los cambios y a lo que el
cliente necesita.
3. Buena calidad de sus productos.
4. Cultura de servicio y puntualidad.
5. Experiencia del personal.


DEBILIDADES


1. Poca motivacin a nuestro personal.
2. Deficiente plan de marketing para lograr mayor
participacin en el mercado.
3. Poca difusin sobre sus medidas ecolgicas
en el sector.
4. Actualmente no se cuenta con un sistema de
informacin gerencial adecuada.

OPORTUNIDADES


1. Incremento del poder adquisitivo de los
consumidores. (Nuestro precio es accesible, nos
diferencia de la competencia.)
2. Ubicaciones de la flota en lugares estratgicos.
3. Atencin personalizada al cliente.
4. Fuerte poder adquisitivo del producto.

AMENAZAS


1. Mejores oportunidades laborales de la
competencia.
2. Gran difusin de la variedad de productos por
parte de nuestra competencia.
3. Escases de materia prima.
4. Votalidad de precios de materia prima.
CASO DE NEGOCIO
Proyecto MYCP
Sistema de control administrativo de
Distribucin de Combustible.
Descripcin del problema
En Compaa Global del Gas S.A.C no cuenta con un
sistema de control administrativo el que es necesario
para la obtencin de reportes financieros, los mismos
que son revisados por gerencia para la toma de
decisiones.
Oportunidades de negocio
La empresa Compaa Global del Gas S.A.C al
implementar el nuevo sistema tendr la oportunidad
tener un mejor control administrativo por lo que
incrementara su cartera de clientes y por ende sus
utilidades asegurando su crecimiento empresarial.
Objetivos estratgicos cubiertos
El presente Caso de Negocio apoyar en el
cumplimiento de los siguientes objetivos
estratgicos de la empresa:
Clientes:
Incrementar la cartera de clientes

Interno del negocio:
Optimizar los procesos de control administrativo
y de stocks.
Incrementar su rentabilidad.
Costos
Implantacin de sistema : S/. 120,000.00 nuevos soles
Tiempo de implantacin : 53das
Contrato de mantenimiento 10%: S/. 12,000.00 nuevos soles
Compra de equipos (sugerida) : S/. 3,600.00 nuevos soles
Supuestos
Se cuenta con el apoyo de la Gerencia General
Se tendrn acceso a los niveles directivos y tcnicos de la
empresa.
Se cuenta con un equipo capacitado capaz de llevar a cabo la
elaboracin del proyecto.

Descripcin del proyecto
Implementacin de un sistema que ayude con el
control administrativo y de stocks de la empresa.
Plan de Implantacin
La implantacin del Sistema tendr como fecha de inicio el 23 de
Diciembre del presente ao. Se programar el diseo y la implementacin
del sistema, as como la elaboracin de mdulos diferenciados por el tipo
de temas a tratar. EL modelamiento del negocio empezar el mismo da
del inicio del proyecto, los requerimientos empezar el 3 de noviembre, el
anlisis cuatro das despus, de esta manera podemos comenzar con el
diseo en el da 18, en el mes de diciembre se construir la plataforma
para luego hacer las pruebas y finalmente la implantacin.
Proyecto MYCP
Sistema de control administrativo de
Distribucin de Combustible.
ACTA DE CONSTITUCIN DEL
PROYECTO
Gestin de interesados
PRINCIPALES REQUERIMIENTOS
ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO
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COMPAA
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EDT
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LISTA DE HITOS
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LISTA DE HITOS

CRONOGRAMADE HITOSDELPROYECTO
HITOOEVENTOSIGNIFICATIVO FECHAPROGRAMADA
1.IniciodelProyecto 23 de octubre
2.1erentregable -Plan de Proyecto 27deoctubre
3.2do entregable - Lista de Requerimientos 3denoviembre
4.3er entregable - Documentacin del Anlisis 7 de noviembre
5.4to entregable -Documentacin delDiseo 18 denoviembre
6.5to entregable -Documentacin de la Implementacin 23 denoviembre
7.6to entregable -Documentacin de Pruebas 14 deDiciembre
8.7mo entregable -Documentacin de la Implantacin 23 de Diciembre
9.8vo entregable -Documentode la Capacitacin 28 deDiciembre
10.Reunin Final-9no entregable -Acta de Cierre del
Proyecto
5 deenero
11. FindelProyecto 5 deenero
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Dentro de la Identificacin de actividades para el proyecto MYCP, la lista de Hitos seria:

HITOS FECHA RESPONSABLE FASE
Aprobacin del Alcance
Preliminar del Proyecto.
23/10/2015
SandraLima
Gestin del Proyecto
Aprobacin del Plan de Proyecto
y Cronograma.
27/10/2015
SandraLima
Gestin del Proyecto
Aprobacin de la configuracin
inicial de los servidores.
18/11/15
SandraLima
Soporte de
Infraestructura
Validacin del Migracin de
tablas maestras.
23/11/2015
SandraLima
Migracin de datos
Puesta en marcha del Servidor de
Produccin.
23/12/2015
SandraLima
Puesta en produccin
Capacitacin a los Usuarios. 28/12/15
SandraLima
Capacitacin
Cierre del Proyecto. 05/01/2016
SndraLima
Gestin del proyecto
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CRONOGRAMA
DEL PROYECTO
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PLAN DE GESTIN
DE COSTOS
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Plan de Gestin de Costos
CDIGO GP-MYCP
versin 1.0
PROYECTO: Sistema de Monitoreo y Control de Procesos y Distribucin de Combustible
GERENTE: Luis Garca - Contabilidad - Nextel del Per
PREPARADO POR: Roxana Snchez Espinoza FECHA 0
7
0
6
2014
REVISADO POR: Evelyn Romero Montao FECHA 1
1
0
6
2014
APROBADO POR: Santiago Miguel Fernndez Espino FECHA 1
3
0
6
2014
PROCESOS DE GESTIN DE COSTOS
DESCRIPCIN DETALLADA DE LOS PROCESOS DE GESTIN DE COSTOS QUE SE REALIZARN DURANTE LA GESTIN DE PROYECTOS.
Estimacin de Costos 1. La estimacin de costos se realizar de acuerdo a la
estimacin del presupuesto (definitiva).
2. Esta labor ser realizada durante la fase de
planificacin y el responsable ser el gerente del
proyecto (Evelyn Romero Romaa)
3. El presupuesto realizado en la planificacin ser
revisado y autorizado por el Sponsor del proyecto
(Santiago Miguel Fernandez Espinoza).
4. Existir una conformidad que ser la firma de los
documentos.
Preparacin de Presupuesto 1. La estimacin del presupuesto se realizar de acuerdo
a las actividades programadas para cada fase del
proyecto y que se encuentran detalladas en el
cronograma.
2. Se estimarn las reservas de gestin.
3. Esta labor ser realizada durante la fase de
planificacin y el responsable ser el Gerente de
Proyecto (Pedro Anaya).
4. El presupuesto realizado en la planificacin ser
revisado y autorizado por el Sponsor del proyecto
(Santiago Miguel Fernandez Espinoza).
Control de Costes 1. Se evaluar el impacto de cualquier posible cambio del
costo, informando al
Sponsor los efectos en el proyecto, en especial las
consecuencias en los
Objetivos finales del proyecto (alcance, tiempo y costo).
2. Todos los cambios de costos debern ser evaluados
integralmente, teniendo en cuenta para ello los objetivos
del proyecto y los intercambios de la triple restriccin.
Costos
Implantacin de sistema : S/. 120,000.00 nuevos soles
Tiempo de implantacin : 53das
Contrato de mantenimiento 10%: S/. 12,000.00 nuevos soles
Compra de equipos (sugerida) : S/. 3,600.00 nuevos soles
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Proyecto MYCP
Sistema de control administrativo de
Distribucin de Combustible.
GESTIN DE
CALIDAD
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Poltica de Calidad del
Proyecto:
Cumplir con el cronograma y presupuesto planificado

Cualquier variacin se dar dentro de los lmites definidos como aceptables
Roles y Responsabilidades:
Rol Responsabilidad
Gerente de Proyecto Gestionar la Calidad del Proyecto
Aprobacin del Plan de Calidad
Analista de Calidad Elaboracin del Plan de Calidad
Realizar el seguimiento de las actividades de calidad establecidas
en el Plan.
Supervisor de Calidad Realizar el control de calidad en el proceso de implementacin de
servicios del condominio.
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Proyecto MYCP
Sistema de control administrativo de
Distribucin de Combustible.
PLAN DE GESTIN DE RIESGOS
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METODOLOGIA DE GESTION DE RIESGOS
PROCESO DESCRIPCION HERRAMIENTAS FUENTES DE INFORMACION
Planificacin de Gestin del
Riesgo.
Elaborar Plan de Gestin de
Riesgos.
PMBOK
Sponsor, lderes funcionales
y Analistas Funcionales.
Gerente de Proyectos y
equipo de Proyecto.
Identificacin de los
Riesgos.
Identificar qu riesgos
pueden afectar el
Proyecto y documentar sus
caractersticas.
Checklist de riesgos.
Sponsor, lderes funcionales
y Analistas Funcionales.
Gerente de Proyectos y
equipo de Proyecto.
Anlisis Cualitativo de
Riesgos.
Evaluar probabilidad e
impacto
Definicin de probabilidad
de
Impacto Matriz de
Probabilidad de Impacto.
Sponsor, lderes funcionales
y Analistas Funcionales.
Gerente de Proyectos y
equipo de Proyecto.
Planificacin de
Respuesta a los Riesgos.
Planificar la ejecucin de
respuestas a los riesgos.

Sponsor, lderes funcionales
y Analistas Funcionales.
Gerente de Proyectos y
equipo de Proyecto.
Seguimiento y Control de
Riesgos.
Verificar continuamente la
ocurrencia de riesgos.

Sponsor, lderes funcionales
y Analistas Funcionales.
Gerente de Proyectos y
equipo de Proyecto.
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ROLES Y RESPONSABILIDADES DE GESTION DE RIESGOS
PROCESOS ROLES PERSONAS RESPONSABILIDADES
Planificacin de Gestin de
Riesgos.
Equipo de Gestin de
Riesgos:
Lder
Apoyo
Dirigir actividad,
responsable directo.
Proveer definiciones.
Ejecutar actividad.
Identificacin de los
Riesgos.
Equipo de Gestin de
Riesgos:
Lder
Apoyo
Dirigir actividad,
responsable directo.
Proveer definiciones.
Ejecutar actividad.
Anlisis Cualitativo de
Riesgos.
Equipo de Gestin de
Riesgos:
Lder
Apoyo
Dirigir actividad,
responsable directo.
Proveer definiciones
Ejecutar actividad.
Planificacin de
Respuesta a los Riesgos.
Equipo de Gestin de
Riesgos:
Lder
Apoyo
Dirigir actividad,
responsable directo.
Proveer definiciones.
Ejecutar actividad.
Seguimiento y Control
de Riesgos.
Equipo de Gestin de
Riesgos:
Lder
Apoyo
Dirigir actividad,
responsable directo.
Proveer definiciones.
Ejecutar actividad.
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PRESUPUESTO DE GESTION DE RIESGOS
PROCESOS PERSONAS TOTAL
Planificacin de Gestin de Riesgos.
Lder
Apoyo
S/. 200.00
S/. 100.00 S/.300.00
Identificacin de los riesgos.
Lder
Apoyo
S/. 200.00
S/. 100.00


S/.300.00
Anlisis Cualitativo de Riesgos.
Lder
Apoyo
S/. 200.00
S/. 100.00

S/.300.00
Planificacin de respuesta a los Riesgos.
Lder
Apoyo
S/. 200.00
S/. 100.00

S/.300.00
Seguimiento y Control de Riesgos.
Lder
Apoyo
S/. 200.00
S/. 100.00

S/.300.00
S/.1500.00
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Proyecto MYCP
Sistema de control administrativo de
Distribucin de Combustible.
PLAN DE RECURSOS HUMANOS
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El plan de gestin de recursos humanos es una herramienta que ayudar
en la gestin de las actividades de los recursos humanos a lo largo de
todo el proyecto hasta el cierre.
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Sistema de control administrativo de
Distribucin de Combustible.
MATRIZ DE ASIGNACIN
DE RESPONSABILIDADES
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Rol Tipo de Adquisicin Fuente de adquisicin Modalidad de Adquisicin Local de trabajo asignado
Apoyo de rea de
RRHH
Sponsor del proyecto Contratacin. Externo
Contratacin
Directa
Compaa global.
Ninguno
Gerente de Proyecto Contratacin Externo
Contratacin
Directa
Compaa global.
Ninguno
Jefe del proyecto Contratacin Externo
Contratacin
Directa
Compaa global.
Ninguno
Analista funcional Contratacin Externo
Contratacin
Directa
Compaa global.
Ninguno
Analista programador Contratacin Externo
Contratacin
Directa
Compaa global.
Ninguno
Testeador Contratacin Externo
Contratacin
Directa
Compaa global.
Ninguno
Documentador Contratacin Externo
Contratacin
Directa
Compaa global.
Ninguno
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Sistema de control administrativo de
Distribucin de Combustible.
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formacin Contenido Formato
Nivel de
Detalle
Responsable de
Comunicar
Grupo Receptor
Metodologa o
Tecnologa
Frecuencia de
Comunicacin
Cdigo de elemento
WBS
Iniciacin del Proyecto
Datos y comunicacin
sobre la iniciacin del
proyecto
Datos preliminares
Project Charter Alto Project Manager
Sponsor, Equipo
de
Proyecto
Documento digital
(PDF) va correo
electrnico

Una sola vez 1.1.1 Project charter
Iniciacin del Proyecto
Datos preliminares
sobre el alcance del
proyecto
Statement Scope

Alto Project Manager
Sponsor, Equipo
de
Proyecto
Documento digital
(PDF) va correo
electrnico

Una sola vez
1.1.2 Alcance
Preliminar
Planificacin
Planificacin detallada
del Proyecto: Alcance,
Tiempo, Costo,
Calidad, RRHH,
Comunicaciones,
Riesgos y
Adquisiciones
Plan del
Proyecto
Muy Alto Project Manager
Sponsor, Equipo
de
Proyecto
Documento digital
(PDF) va correo
electrnico

Una sola vez
1.2.1 Enunciado
Alcance
Planificacin
Actividad Detallada del
proyecto, Tiempos, Hitos,
RRHH, Costos.
Gantt del Proyecto Muy Alto Project Manager
Sponsor, Equipo
de
Proyecto
Documento digital
(PDF) va correo
electrnico
Una sola vez 1.2.2 Cronograma
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Distribucin de Combustible.
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1.SE HAN ACEPTADO LOS RESULTADOS DEL PROYECTO?

OBJETIVOS

ENTREGABLES
REALIZADOA
SATISFACCIN (SI/NO)

OBSERVACIONES


1.OBTENER ACEPTACIN FINAL.


APROBACIN DOCUMENTADA DE LOS
RESULTADOS DEL PROYECTO.

SI


2.SATISFACERTODOS LOS
REQUERIMIENTOS CONTRACTUALES.
DOCUMENTACIN DE ENTREGABLES
TERMINADOS Y NOTERMINADOS.
ACEPTACIN DOCUMENTADA DE QUE LOS
TRMINOS DEL CONTRATO HAN
SIDOSATISFECHOS.

SI



3.TRASLADAR TODOS LOS
ENTREGABLES A OPERACIONES.


ACEPTACIN DOCUMENTADA POR PARTE
DE OPERACIONES.

SI

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1. SE HAN LIBERADO LOS RECURSOS DEL PROYECTO?

OBJETIVOS

ENTREGABLES
REALIZADOA
SATISFACCIN
(SI/NO)

OBSERVACIONES

1.EJECUTARLOSPROCEDIMIE
NTOS
ORGANIZACIONALESPARA
LIBERARLOSRECURSOS
DELPROYECTO.


CRONOGRAMASDELIBERACIN
DERECURSOS,EJECUTADOS.

SI


2.PROPORCIONARRETROALI
MENTACINDE
PERFOMANCEA LOS
MIEMBROSDELEQUIPO.
RESULTADOSDELA
RETROALIMENTACINDELA
PERFOMANCEDELEQUIPODE
PROYECTO,ARCHIVADOSENLOSFILES
PERSONALES.

SI

3.PROPORCIONARRETROALIM
ENTACINA LA
ORGANIZACINRELATIVAA
LAPERFORMANCEDELOS
MIEMBROSDELEQUIPO.

EVALUACIONESDEPERFOMANCE
REVISADASCONLOSGERENTES
FUNCIONALESYARCHIVADAS
APROPIADAMENTE.

SI

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3.SEHANMEDIDOYANALIZADOLASPERCEPCIONESDELOSSTAKEHOLDERSDEL PROYECTO?

OBJETIVOS

ENTREGABLES
REALIZADOA
SATISFACCIN
(SI/NO)

OBSERVACIONES

1.ENTREVISTARALOSSTAKEH
OLDERS DELPROYECTO.

RETROALIMENTACINDELOS
STAKEHOLDERS,DOCUMENT
ADA.

SI

2.ANALIZARLOS
RESULTADOSDELA
RETROALIMENTACIN


ANLISISDOCUMENTADO.

SI

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4.SEHACERRADOFORMALMENTEELPROYECTO?

OBJETIVOS

ENTREGABLES
REALIZADOA SATISFACCIN
(SI/NO)

OBSERVACIONES

1.EJECUTARLASACTIVIDADESDE
CIERREPARAEL PROYECTO.
RECONOCIMIENTOFIRMADODELA
ENTREGADELOSPRODUCTOSY SERVICIOSDELPROYECTO.
DOCUMENTACINDELAS ACTIVIDADESDECIERRE.

SI


2.INFORMARA GERENCIASOBRE
TODOSLOSPROBLEMAS IMPORTANTES.


DOCUMENTACINDELOS
PROBLEMASIMPORTANTES.

SI

3.CERRARTODASLASACTIVIDADES
FINANCIERAS ASOCIADASCONEL
PROYECTO.

RETROALIMENTACIN
DOCUMENTADADELDEPARTAMENTO
FINANCIEROSOBREELCIERREDEL PROYECTO.

SI


4.NOTIFICARFORMALMENTEA LOS
STAKEHOLDERSDEL
CIERREDELPROYECTO.

DOCUMENTOQUECOMUNICAEL
CIERREDELPROYECTO, ALMACENADOENELFILEDEL
PROYECTO.

SI

5.CERRARTODOSLOSCONTRATOSDEL
PROYECTO.

CONTRATOSCERRADOS APROPIADAMENTE.

SI

6.DOCUMENTARY PUBLICAREL
APRENDIZAJEDEL PROYECTO.

DOCUMENTACINDELECCIONES
APRENDIDAS.

SI


7.ACTUALIZARLOSACTIVOSDELOS
PROCESOSDELA ORGANIZACIN.
DOCUMENTACINDELPROYECTO, ARCHIVADA.
CAMBIOS/ACTUALIZACIONESDE
LOSACTIVOSDELOSPROCESOS DELAORGANIZACIN,
DOCUMENTADOS.


SI

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N TRMINO DEFINICIN
1 PMP Project Management Professional / Profesional de la Direccin de Proyectos
2 PMO Program Management Office / Oficina de Gestin de Programas
3 PMBOK
Project Management Body of Knowledge / Fundamentos de la Direccin de
Proyectos
4 SOW Statement of Work / Enunciado del Trabajo
5 RAM ResponsibilityAssignmentMatrix / Matriz de Asignacin de Responsabilidades
6 WBS WorkBreakdownStructure / Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)
7 MYCP
Sistema de Monitoreo y Control de Procesos de Distribucin de
Combustible
8 ERP Enterprise ResourcePlanning
9 SPI ndice de desempeo del tiempo
10 CPI ndice de desempeo del costo
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Global del Gas S.A.C




COMPAA
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CONCLUSIONES

COMPAA GLOBAL DEL GAS SAC gracias este sistema tendr un
control automtico va web de la ejecucin de la distribucin de
transporte de combustible, teniendo al alcance una rpida y oportuna
consulta de informacin para la toma de decisiones.
- Anteriormente a la implementacin del sistema, la documentacin
era llevada de manera manual, generando gran cantidad de papeles, los
cuales al momento de ser solicitados no se encontraban ordenados de la
mejor manera debido a la fuerte actividad laboral. Este sistema resuelve
el problema ya que toda la informacin requerida respecto al transporte
del combustible, compras y ventas podr ser obtenida de la base de
datos.
- Como ya se indic, el proceso del transporte de combustible se
manejaba manualmente generando errores involuntarios en el llenado de
formatos y documentos, estos errores no percibidos generaban retrasos
en el despacho de las cisternas, ya que se detena la salida de las mismas
hasta que la documentacin no fuera la correcta. Este sistema asegura
100% la desaparicin de tales errores.

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