El control se puede definir como el proceso de vigilar actividades que aseguren

que se estn cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier

desviacin significativa. Todos los gerentes deben participar en la funcin de
control, aun cuando sus unidades estn desempendose como se proyect.


Los Gerentes no pueden saber en realidad si sus unidades funcionan como es debid
hasta haber evaluado qu actividades se han realizado y haber comparado el
desempeo real con la norma deseada. Un sistema de control efectivo asegura
que las actividades se terminen de la manera que conduzcan a la consecucin de
las metas de la organizacin. (Robbins, Coulter, 1996).
Elementos del concepto

1. Relacin con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro de
los objetivos que se establecen en la plantacin.

2. Medicin. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.

3. Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control es descubrir
las diferencias que se presentan entre la ejecucin y la planeacin.

4.- Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los
errores.
Caractersticas del control


1. Deben ser oportunos. Un sistema de control es oportuno cuando se dispone
de l en el momento apropiado.

2. Deben seguir una estructura orgnica. La funcin de control no puede sustituir una estructura orgnica.

3. Ubicacin estratgica. No es posible fijar controles para cada aspecto de un
organismo, por lo tanto, es necesario establecer controles en ciertas actividades de la operacin siguiendo un
criterio estratgico.

4. Econmico. Es necesario prestar especial atencin en el anlisis costo-beneficio de los sistemas de control.

5. Revelar tendencias y situaciones. Los controles que exponen la situaciactual de una fase especfica de una

actividad son relativamente fciles de
reparar, ya que slo son necesarios los controles que muestren peridicamente
la actividad por controlar.

6. Resaltar la excepcin. Existen dos razones del porqu un sistema de control efectivo acenta la excepcin.
La primera es la cantidad de la informacin producida, an en pequeos organismos, es tan extensa
que hace difcil, sino imposible, determinar la importancia de toda la informacin. La segunda, cuando
la informacin que resalta la excepcin es presentada ala administrador, su atencin se enfoca hacia aquellos
aspectos que requieren una accin correctiva.

Etapas del proceso control


Rodrguez, (1990), implanta las etapas del proceso del control.

1. Implantacin de normas o estndares. Podemos definir inicialmente qu es
una norma, as: Es una unidad de medida establecida para servir como un
modelo o criterio.

El establecimiento de normas proporciona la base sobre la cual se mide el
desempeo real o esperado. En una operacin simple, un administrador podr
controlar a travs de una observacin general, sin embargo, a medida que las
operaciones se hacen ms complejas o se ampla la autoridad de un
administrador, sta se hace impracticable. El administrador debe escoger punt
os
para atencin especial y vigilndolos asegurarse de que la operacin total est
procediendo como lo planeado.

2. Medir y juzgar lo que se ha realizado. Este paso del proceso del control, se
refiere a un solo concepto: mostrar lo que se ha logrado. Esto es importante
porque proporciona la verdadera informacin objetiva que posteriormente se
compara con la norma establecida.

3. Comparar lo realizado con las normas y definir las diferencias, si las hay.

Una vez que se ha obtenido la informacin sobre el funcionamiento, el siguiente
paso en el proceso del control consiste en comparar este funcionamiento con la
norma o base, con esto se evala el funcionamiento, cuando exista alguna
diferencia entre ambos, suele requerirse criterio para establecer la importancia de
la diferencia.

4. Corregir las desviaciones, adoptando el remedio adecuado.


Esta ltima etapa del proceso del control puede considerarse como el hecho de hacer
cumplir o de ver que la operaciones sean ajustadas o que se hagan esfuerzos
para que los resultados sean de acuerdo con lo esperado.

Siempre que se cubren variaciones importantes, stas no slo piden una accin inmediata
y enrgica, sino que es imperativo aplicarlo.

El control efectivo no puede tolerar demoras innecesarias, excusas, ajustes interminables o
excepciones constantes.

2.5.1 Tcnicas de control de recursos

PRIMERA CLASIFICACIN


Tipos de recursos Tcnicas de control

RECURSOS HUMANOS
Medicin del trabajo
Evaluacin del desempeo (Administracin
por objetivos)
Capital de recursos humanos

RECURSOS FINANCIEROS
Presupuestos
Presupuesto por programas
Anlisis del punto de equilibrio
Tcnica del valor presente
Anlisis costo-beneficio

RECURSOS MATERIALES
Control de inventarios
Control de calidad (grficas)
Programacin (grficas Gantt, modelos de
redes)
Fuente. Rodrguez Valencia, Joaqun, Sinopsis de Auditora Administrativa, pag.
Tcnicas de control de recursos
Tecnicas de control no presupuestal y presupuestal
SEGUNDA CLASIFICACION
Tabla 1 Tcnicas de control
Tipos de recursos Tcnicas de control

NO PRESUPUESTAL
Observacin personal
Informes o reportes
Programas de auditora
Anlisis de ndices o coeficientes
indicadores
Anlisis del punto de equilibrio
Anlisis de redes

PRESUPUESTAL
Presupuestos:
De tiempo, espacio, materiales y
productos
De gastos de capital
De efectivo
Importancia del control


Reyes, 1994; Robbins, Coulter, 1996 & Rodrguez, 1990, mencionan algunas
razones que demuestran la importancia del control.


- No existe la seguridad de que las actividades se desarrollen como fueron
planificadas y que las metas que los gerentes buscan se conviertan en realidad.


- Es el enlace final en la cadena funcional de las actividades de administracin.

- Es la nica forma como los gerentes saben si las metas organizacionales
Se estn cumpliendo o no y el porqu se estn cumpliendo y por qu no se estn
cumpliendo.


- El valor especfico de la funcin de control, radica en su relacin con la
planificacin y la delegacin de actividades.

- Cierra el ciclo de la administracin, los controles son medios de previsin.


- Se da en todas las dems funciones administrativas, es un medio para
manejarlas o administrarlas.


- El proceso de control es el que se encarga de eliminar el caos y da congruencia
a la organizacin con el propsito de que se puedan alcanzar sus objetivos.



- Es un medio importante para coordinar actividades diversas hacia el logro de los
objetivos.


- Regula la produccin del sistema, midiendo el desempeo real con el esperado.


- Mantienen la actividad organizacional dentro de los lmites tolerables, al
compararlos con las expectativas.


AUDITORA
ADMINISTRATIVA
INSTRUMENTO
FUNDAMENTAL
PARA EL CONTROL


Franklin, (2007), expone algunos acontecimientos que demuestran
el origen y la historia de la auditora administrativa.

El marco histrico para el estudio de la auditora administrativa es tan e
xtenso como la administracin misma.

Las iniciativas y tendencias que propiciaron el
surgimiento de una es la razn de la existencia de la otra.
La primera contribucin documentada corresponde a la civilizacin sumeria en el
ao 5000 a. de C., donde se encuentran evidencias de prcticas de control
administrativo.

En orden cronolgico se deben mencionar las correspondientes a los egipcios,
en el ao 4000 a. de C., en las cuales se destaca el reconocimiento de la
necesidad de planear, organizar y regular y, en el 2000 a. de C., el uso de consejos
para ordenar las acciones de sus gobernantes.
En 1900 emerge de manera formal la administracin cientfica, con los trabajos de
Frederick Winslow Taylor, quien propone el mtodo cientfico para analizar el
trabajo y elevar la eficiencia de las tareas de produccin.

En 1981, Vctor M. Rubio Ragazzoni y Jorge Hernndez Fuentes despliegan las
consideraciones generales y normativas para el ejercicio de la auditora
administrativa, as como el programa de trabajo que se debe observar para llevarla
a buen trmino.


En 1984, Robert J, Thierauf introduce la auditora administrativa y la forma de
aplicarla sobre una base de preguntas para evaluar las reas funcionales, el
ambiente de trabajo y los sistemas de informacin.

Los trabajos sobre auditora en sus diferentes acepciones son tantos y tan
variados que, en ste, slo se han citado algunos para establecer un punto de
partida.

Es innegable la importancia de la materia y la preocupacin por abordarla con
diferentes enfoques, por lo cual es posible esperar que la generacin de obras en
torno a la auditora se acreciente da con da.
En todo campo del conocimiento, los crecientes avances tecnolgicos tornan
desactualizados conceptos o denominaciones empleadas sin reservas hasta
entonces. De esta manera, al trmino auditora se ha adicionado la palabra
administrativa, para denotar la expansin de las actividades de examen y


Evaluacin aciertas reas o funciones operacionales, no relacionadas
directamente con los aspectos cubiertos por aquella tradicional auditora
financiera, es decir la auditora no se utiliza solo en lo financiero, sino en muchos
otros aspectos de las organizaciones.


Una auditora administrativa no se produce en el vaco. Forma parte de una estra-
tegia de cambio que requiere una clara decisin del ms alto nivel y un consenso
de voluntades destinado a lograr que una organizacin adquiera capacidad para
transformarse y crecer de manera eficiente. El punto de partida es el
convencimiento de que no constituye un fin en s misma, sino que est ligada a
todo un proceso de desarrollo institucional, por lo que la aportacin de distintos

puntos de vista y experiencias, la toma de conciencia generalizada y el ejercicio
de la autocrtica en todos los niveles, son determinantes para que esta
herramienta pueda alcanzar los resultados esperados.
Una auditora administrativa es la revisin analtica total o parcial de una
organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y perfilar
oportunidades de mejora para innovar valor y lograr una ventaja competitiva
sustentable.


La auditora puede conceptualizarse en trminos generales, como
la revisin y la supervisin sistemtica de una actividad o grupo
de actividades.


3.3 Concepto

WILLIAM P. LEONARD

Es un examen comprensivo y constructivo de la estructura de una
empresa, de una institucin o de cualquier parte de un organismo,
en cuanto a los planes y objetivos, sus mtodos y controles, su forma
de operacin y sus equipos humanos y fsicos.

E. HEFFERON

Es el arte de evaluar independientemente las polticas,
planes, procedimientos, controles y prcticas de una entidad,
con el objeto de localizar los campos que necesitan
mejorarse y formular recomendaciones para el logro
de esas mejoras.
CHAPMAN Y ALONSO

Es una funcin tcnica, realizada por un experto en la materia, que
consiste en la aplicacin de diversos procedimientos,
encaminados a permitirle emitir un juicio tcnico.
JOS ANTONIO FERNANDEZ ARENA

Es la revisin objetiva, metdica y completa, de la satisfaccin de
los objetivos institucionales, con base en los niveles
jerrquicos de la empresa, en cuanto a su estructura
y a la participacin individual de los participantes de la
institucin.


E. F. NORBECK

Es una tcnica de control que proporciona a la gerencia un
mtodo de valuacin de la efectividad de los procedimientos
operativos y controles internos.

JOAQUN RODRIGUEZ VALENCIA

Es un examen detallado, metdico y completo practicado por
un profesional de la administracin sobre la gestin
de un organismo social. Consiste en la aplicacin de diversos
procedimientos, con el fin de evaluar la eficiencia de sus
resultados en relacin con las metas fijadas, los recursos
humanos, financieros y materiales empleados; la
organizacin, utilizacin y coordinacin de dichos recursos;
Los mtodos y controles establecidos y su forma de
operar.
CARLOS ENRIQUE ANAYA SANCHEZ

Es la tcnica que tiene por objeto revisar, supervisar y evaluar
la administracin de una empresa. La revisin de la empresa
se puede llevar a cabo por reas o en forma total.

El informe es el resultado del examen de la empresa, en
donde se darn las recomendaciones que lo ameriten de
acuerdo con los elementos de juicio que tenga el auditor.
Objetivos de la auditora administrativa


El objetivo primordial de la auditora administrativa consiste en
descubrir deficiencias e irregularidades en alguna de las partes
de la empresa examinadas y apuntar sus probables remedios.

La finalidad es ayudar a la direccin a lograr una administracin
ms eficiente.

Su intencin es examinar y valorar los mtodos y desempeo en
todas las reas. (Leonard, 1980).
Es un anlisis de las funciones administrativas y su interrelacin,
va ms all de la funcin contable para incluir la administracin,
las operaciones, las funciones, el personal y para mejorar la
administracin aplicada, al descubrir las deficiencias que limitan el
desarrollo del organismo social, mediante el anlisis de una
manera racional y en lo posible de objetiva de todas y cada una
de las funciones operativas que se realizan en el organismo.
Tipos de auditora administrativa

En este apartado se presentan los distintos tipos de auditora, as como las
diferentes clasificaciones, puesto que son variadas respecto a la
denominacin que cada autor adopt para definirlas, sin embargo,
algunas definiciones dadas por algunos autores son muy parecidas entre
ellos, por consiguiente ms adelante se presentar una clasificacin
de los diferentes tipos de auditoras rescatando las similitudes
presentadas por los autores.
En el primer caso se encuentra a Joaqun Rodrguez Valencia quin en
1990 clasifica a los distintos tipos de auditora administrativa
de la siguiente manera:

1.- Auditora Financiera.
2.- Auditora Interna.
3.- Auditora de Operaciones.
4.- Auditora Administrativa.
Robert J. Thierauf clasifico la Auditoria Administrativa de la siguiente
manera


1.- Auditora Financiera.


2.- Auditora de Operaciones.


3.-Auditora Administrativa.


4.- Auditora de Funcionamiento.


5.- Auditora Social.




















Finalmente esta el Instituto Mexicano de Contadores Pblicos con los
autores Alfredo Adam y Guillermo Becerril Lozada que en 1990
clasificaron a la auditoria administrativa de la siguiente manera:


1.- Auditora de Estados financieros.


2.- Auditora Administrativa.


3.- Auditora Operacional.


4.- Auditora Social.


5.- Auditora Tcnica.
Auditora financiera o de estados financieros


Auditora Financiera. Realizada por auditores internos o externos.
Es el tipo ms antiguo de auditoria y todava el ms comn,
es la auditora administrativa.
Desde el punto de vista de los auditores externos independientes
(contadores pblicos y contadores pblicos auditor), la revisin
y evaluacin del sistema informativo contable y financiero de un
cliente, influye en el tiempo en que se apliquen determinados
procedimientos de auditora, que constituyen la base de la opinin
del auditor sobre la racionalidad de los estados financieros.
Auditora interna

Auditora Interna. En grado creciente se considera como un arma
de la gerencia.

Esta evolucin es producto del medio ambiente actual de los
negocios. Entre ms amplia y compleja es la organizacin
de los negocios, mayor es la brecha entre administrador o
ejecutivo y el operador individual.
En consecuencia se hace necesario algn tipo de enlace, las
revisiones son necesarias para mantener funcionando sin tropiezos
la mquina de los negocios.
Es en esta rea, donde la auditora interna demuestra su valor.
(Thierauf, 1999).
Auditora operacional o de operaciones

Se define como una tcnica para evaluar sistemticamente
la efectividad de una funcin o una unidad con referencia a
normas de la empresa, utilizando a personal no especializado en
el rea de estudio, con el objeto de asegurar a la administracin
que sus objetivos se cumplan y determinar que condiciones
pueden mejorarse.
Auditora administrativa.

Se define como: un examen detallado de la administracin de un
organismo social realizado por un profesional de la administracin
(L.A.), con el fin de evaluar la eficiencia de sus resultados, sus
metas fijadas con base en la organizacin, sus recursos humanos,
financieros, materiales, sus mtodos y controles y su forma de
operar. (Rodrguez, 1990).
Auditora administrativa. Una auditora administrativa no debe
confundirse con consultora administrativa o con servicios
de asesora administrativa, que tienen que ver con el desempeo
del trabajo en todas las reas de la organizacin, incluyendo
mercadotecnia, manufacturas, finanzas, personal y todo el rango de
las funciones organizacionales. Las auditoras administrativas se
ocupan de la calidad de la administracin, mientras que las
auditoras de operaciones se centran en la calidad de las
operaciones. (Thierauf, 1999).
Auditora administrativa. Es el examen comprensivo y
constructivo de la estructura de organizacin de una empresa,
institucin, seccin de gobierno o cualquier parte de una
entidad, en cuanto a sus planes y objetivos, sus mtodos y
controles, su forma y operacin y sus facilidades humanas y
fsicas. (Adam, Becerril, 1999).

Auditora Social. Es un concepto moderno de la auditora que
permite revisar y evaluar los logros sociales alcanzados por
una determinada entidad.
Para que pueda llevarse a cabo este tipo de revisin, es
necesario que le entidad maneje lo que se ha dado en conocer
como contabilidad social, que permite determinar los
beneficios generados a favor de la sociedad a la cual sirva la
entidad. (Adam, Becerril, 1999).

Auditora Social. La auditora social, que es un intento por
vigilar, evaluar y medir el funcionamiento social del negocio,
dedicada no slo a informar de la participacin de la
organizacin en actividades socialmente orientadas, sino
tambin a determinar si alcanz sus objetivos para cada
actividad. (Thierauf, 1999).

Auditora de funcionamiento. Es la evaluacin de resultados en
forma tal que el consejo pueda evaluar con pleno conocimiento
los objetivos de la estrategia y funcionamiento que la gerencia
propone, su propsito real es crear un dilogo informado entre el
presidente y los directores acerca de los futuros criterios de
funcionamiento de los cuales el presidente ser responsable.
(Thierauf, 1999).


Rodrguez, (1990), hace mencin de la importancia de la
auditora administrativa, que a continuacin se mencionan.
Los organismos sociales en general, sean industriales,
comerciales o de servicios, grandes, medianos o pequeos,
pertenezcan al sector pblico o al privado, se encuentran en
distintas ocasiones a lo largo de su vida, con la necesidad de
examinar su situacin. Los directores saben que constantemente
hay que adaptarse a nuevas situaciones que les impone la
realidad.
Y no son slo los periodos de crisis sino tambin los de xito, los
que originan cambios a los que necesariamente hay que
adaptarse.
La metodologa de la auditora administrativa tiene el propsito de
servir como marco de actuacin para que las acciones en sus
diferentes fases de ejecucin se conduzcan en forma programada y
sistemtica, se unifiquen criterios y se delimite la profundidad con
que se revisarn y aplicarn los enfoques de anlisis administrativo
para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados.
Tambin cumple la funcin de facilitar al auditor la identificacin y
ordenamiento de la informacin correspondiente al registro de
hechos, hallazgos, evidencias, transacciones, situaciones,
argumentos y observaciones para su posterior examen, informe y
seguimiento.

De conformidad con lo que se ha explicado hasta aqu, las
etapas que integran la metodologa son:

1.- Planeacin

2.- Instrumentacin

3.- Examen

4.- Informe

5.- Seguimiento
La planeacin se refiere los lineamientos de carcter general
que regulan la aplicacin de la auditora administrativa para
garantizar que la cobertura de los factores prioritarios,
fuentes de informacin, investigacin preliminar, proyecto de
auditora y diagnstico preliminar, sea suficiente, pertinente
y relevante.

En esta etapa es necesario seleccionar y aplicar las tcnicas de
recoleccin que se estimen ms viables de acuerdo con las
circunstancias propias de la auditora, la seleccin de instrumentos
de medicin que se emplearn, el manejo de los papeles de trabajo
y evidencia, as como la supervisin necesaria para mantener una
coordinacin eficaz.

1. Recopilacin de informacin.


Esta tarea debe enfocarse en el registro de todo tipo de hallazgo y
evidencia que haga posible su examen objetivo, pues de otra
manera se puede incurrir en errores de interpretacin que causen
retrasos u obliguen a recapturar la informacin, reprogramar la
auditora o, en su caso, suspenderla.





2. Tcnicas de recoleccin.
1.- Investigacin documental. Este aspecto de la auditora implica
localizar, seleccionar y estudiar la documentacin que puede
aportar elementos de juicio a los auditores. Las fuentes
documentales bsicas a las que se puede acudir son informacin:
- Normativa
- Administrativa
- Mercado
- Ubicacin geogrfica
- Estudios financieros
- Situacin econmica
- Comportamiento del consumidor

2.- Observacin directa. Este recurso que puede ser empleado por los
auditores consiste en la revisin del rea fsica donde se desarrolla el
trabajo de la organizacin, para conocer las condiciones laborales y el
clima organizacional imperante.

3.- Acceso a redes de informacin. El acceso a redes, entre otras,
intranet o extranet permite detectar informacin operativa o
normativa de clientes, socios, proveedores, empleados,
organizaciones del sector o ramo, lo que, a su vez, facilita el
intercambio electrnico de datos y mantener una relacin
interactiva con el entorno.

4.- Entrevista. Esta tcnica consiste en reunirse con una o
varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener
informacin.

Este medio es posiblemente el ms empleado y uno de los
que puede brindar informacin mas completa y precisa,
puesto que el entrevistador, al tener contacto directo con el
entrevistado, adems de obtener respuestas, puede percibir
actitudes y recibir
comentarios.

5.- Cuestionarios. Estos instrumentos, que se emplean para
obtener la informacin deseada en forma homognea, estn
constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas,
secuenciadas y separadas por captulos o temtica especfica,
con el propsito de que muestren la interrelacin y
conexiones lgicas entre las diferentes reas y rubros para
que en conjunto brinden un perfil completo de la
organizacin.

6.- Cdulas. Estas herramientas se utilizan para captar la
informacin requerida de acuerdo con el objeto y alcance de
la auditora. Estn integradas por formularios cuyo diseo
incluye casillas, bloques y columnas que facilitan la
agrupacin y divisin de su contenido para su revisin y
anlisis, abren la posibilidad de ampliar el rango de
respuesta.

3. Papeles de trabajo.

Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor
tiene que
hacerla en lo que se denomina papeles de trabajo, que no son otra
cosa que los registros en donde se describen las tcnicas y
procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la informacin
obtenida y las conclusiones a las que se llega. Estos papeles
proporcionan el soporte principal que, en su momento, el auditor
incorporar en su informe, ya que incluyen observaciones, hechos y
argumentos para respaldarlo; adems, apoyan la ejecucin y
supervisin del trabajo. Deben formularse con claridad y exactitud,
considerando los datos referentes al anlisis, comprobacin,
opinin y conclusiones sobre los hechos, transacciones o
situaciones detectadas. Tambin deben indicar las desviaciones
que presentan respecto de los criterios, normas o previsiones de
presupuesto, en la medida en que esta informacin respalde la
evidencia, la cual valida las observaciones, conclusiones y
recomendaciones contenidas en el informe de auditora

4. Evidencias.

La evidencia representa la comprobacin fehaciente de los
hallazgos durante el ejercicio de la auditora, por lo que
constituye un elemento relevante para fundamentar los
juicios y conclusiones que formula el auditor.

Fsica.

Se obtiene mediante inspeccin u observacin
directa de las actividades, bienes o sucesos, y se
presenta a travs de notas, fotografas, grficas,
cuadros, mapas o muestras materiales.



Documental. Se logra por medio del anlisis de documentos. Est
contenida en cartas, contratos, registros, actas, minutas, facturas, recibos
y toda clase de comunicacin relacionada con el trabajo.


Testimonial. Se obtiene de toda persona que realiza declaraciones durante
la
aplicacin de la auditora.


Analtica. Comprende clculos, comparaciones, razonamientos y
desagregacin de la informacin por reas.


5. Supervisin del trabajo.


Para tener la seguridad de que se aplica y respeta el programa
aprobado, es necesario ejercer una estrecha supervisin sobre el
trabajo que realizan los auditores, delegando la autoridad sobre
quien posea experiencia, conocimiento y capacidad.




El propsito del examen es aplicar las tcnicas de anlisis
procedentes para lograr los fines propuestos con la oportunidad,
extensin y profundidad que requiere el organismo sujeto a
examen y las circunstancias especficas del trabajo a fin de reunir
los elementos de decisin ptimos.


El procedimiento de examen consta de los siguientes pasos:

1.- Conocer el hecho que se analiza.
2.- Describir ese hecho.
3.- Descomponerlo en sus partes integrantes para estudiar todos sus
aspectos y detalles.
4.- Revisarlo de manera crtica para comprender mejor cada elemento.
5.- Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificacin
seleccionado mediante comparaciones y bsqueda de analogas o
discrepancias.
6.- Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerado
individualmente y en conjunto.
7.- Identificar y explicar su comportamiento con el fin de entender las
causas que lo originaron y el camino para su atencin.

3.7.4 Informe.

- Objetividad. Visin imparcial de los hechos.
- Oportunidad. Disponibilidad de la informacin en tiempo y
lugar.
- Claridad. Fcil comprensin del contenido.
- Utilidad. Provecho que puede obtenerse de la informacin.
- Calidad. Apego a las normas de administracin de la calidad y
elementos del sistema de gestin de la calidad.
- Lgica. Secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas.


Tipos de informe

En atencin a estos criterios, los informes ms representativos son:

- Informe general.

- Informe ejecutivo.

- Informe de aspectos relevantes.
En este sentido, el seguimiento no se limita a determinar
observaciones o deficiencias, sino a aportar elementos de
crecimiento para la organizacin, lo que hace posible.
- Verificar que las acciones propuestas como resultado de las
observaciones se lleven a la prctica en los trminos y fechas
establecidos conjuntamente con los responsables de rea, funcin,
proceso, programa, equipo, proyecto o recurso revisado a fin de
alcanzar los resultados esperados.
- Facilitar al titular de la organizacin la toma de decisiones.
- Constatar las acciones que se llevaron a cabo para implementar
las recomendaciones. Al finalizar la revisin, rendir un nuevo
informe referente al grado y forma como se atendieron.




Auditoria administrativa: Instrumento fundamental para
el control.

Un control adecuado, coordinado con las dems actividades, disminuir los
problemas que por lo comn existen en toda la organizacin. Toda empresa
tiene un objetivo. El establecimiento de objetivos implica la existencia de un
sistema de control, tendiente a determinar las desviaciones y sus causas en
relacin con las metas prefijadas. Cuando nos informamos si dichas
actividades se realizan conforme a los objetivos esperados, estamos evaluando
el sistema de control respectivo. Es evidente que dicha informacin es igual a
control.
Los controles proporcionan marcos de referencia sencillos, pero efectivos,
para evaluar y medir el funcionamiento de las reas importantes de un
organismo social. Dichos controles son principalmente tiles en la
administracin de una empresa y suministran comprobaciones para detectar
rpidamente reas de peligro o bien confirmar que est logrando lo planeado.

El concepto de auditora administrativa es una nueva herramienta de
control y evaluacin considerada como un servicio profesional para
examinar integralmente un organismo social con el propsito de
descubrir oportunidades para mejorar su administracin. A continuacin
se dan algunos ejemplos de esta tcnica:

a) De los elementos del proceso administrativo (planeacin, organizacin,
direccin y control).

b) De una o ms funciones administrativas (ventas, compras, crdito y
cobranzas).

c) De elementos analticos (formas, procedimientos, equipos, sistemas,
tiempos, etc.).


Desde ningn concepto podr considerarse completo un sistema de
control superior, sin incluir la auditora administrativa. La
direccin superior, auditores internos o externos, accionistas y
otros interesados, deben confiar en la auditora administrativa para
la prevencin de inconvenientes y para garantizar la adecuada
marcha del sistema. El auditor administrativo es el asignado para el
control y mantenimiento del sistema de control interno.

La auditoria administrativa es una herramienta especializada para
la evaluacin continua de los mtodos y actuacin en todas las
reas de la empresa. Llevar a cabo una auditora administrativa es
de gran influencia positiva para la organizacin por que permite
establecer un termmetro de la situacin que se vive en ella tanto
en lo referente a funcionamiento como en aquello referente a
organizacin.

En el ejercicio de la auditora administrativa se logra un
acercamiento con los empleados tan profundo e importante que es
posible platicar con ellos y conocerlos a fondo, conocer sus
expectativas, sus intenciones, sus aspiraciones, sus percepciones,
su nivel de satisfaccin y todas estas experiencias e informacin
enriquecen la auditora permitiendo que sta tenga un alcance ms
amplio y global de lo empresa.

El funcionamiento de la organizacin mucho tiene que ver con el
elemento humano por ello es tan importante y valioso el rose que
se tiene con los empleados, por que permite establecer el grado de
influencia que tiene en el buen desempeo de la organizacin, por
parte de los empleados a la empresa y viceversa.
Por todos los motivos expresados es innegable que la auditoria
administrativa en una excelente instrumento de control, dado el alcance
que esta tiene, gracias a su divisin, es decir, que abarca a toda la
organizacin, a travs de ella se puede lograr y mantener sobre la empresa
un buen sistema de control, que le permita a la empresa no perderse de su
camino y conseguir los objetivos para lo que fue creada.