Administracion y Control de Proyectos Agenda Plan Estimacin de duracin Secuencia de actividades Cronograma Preguntas Por qu la definicin de los tiempos son un problema constante en los proyectos? Para la gerencia de tiempos que habilidades debe tener el gerente de proyectos? Importancia de la gerencia de tiempos Gerentes frecuentemente citan el tiempo como uno de los principales retos Tiempo tiene quizs la menor flexibilidad Puede ser la principal razn de conflictos en proyectos Estimacin de duracin de actividades Duracin incluye el tiempo que demora ms un tiempo adicional El equipo puede trabajar, y debe ser revisado por un experto Desarrollo de cronogramas Determina el inicio y fin de las actividades Un proyecto realistico en tiempos Importantes herramientas: diagrama de gantt, anlisis PERT, y ruta critica Gestin del tiempo Incluye los procesos requeridos para administrar la finalizacin del proyecto a tiempo. Estos procesos interactan entre s y con procesos de las otras reas de conocimiento. Gestin del tiempo Planificacin del tiempo Definir las actividades Es el proceso que consiste en identificar las acciones especficas a ser realizadas para elaborar los entregables del proyecto. Los paquetes de trabajo del proyecto se descomponen normalmente en componentes ms pequeos llamados actividades, que representan el trabajo necesario para completar los paquetes de trabajo. Definir las actividades 1. Lnea base del alcance 2. Factores ambientales de la empresa 3. Activos de los procesos de la organizacin
Herramientas y tcnicas Salidas 1. Lista de actividades 2. Atributos de la actividad 3. Lista de hitos
Secuenciar de actividades Es el proceso que consiste en identificar y documentar las relaciones entre las actividades del proyecto. Esta secuencia se establece mediante relaciones lgicas. Secuenciar de actividades 1. Lista de actividades 2. Atributos de la actividad 3. Lista de hitos 4. Declaracin del alcance del proyecto 5. Activos de los procesos de la organizacin
Entradas 1. Mtodo de diagrama por precedencia (PDM) 2. Determinacin de dependencias 3. Aplicacin de adelantos y atrasos 4. Plantillas de red del cronograma
Herramientas y tcnicas Salidas 1. Diagramas de red del cronograma del proyecto 2. Actualizaciones a los documentos del proyecto
Estimar los recursos de las actividades Es el proceso que consiste en estimar el tipo y las cantidades de materiales, personas, equipos o suministros requeridos para ejecutar cada actividad. Estimar los recursos de las actividades 1. Lista de actividades 2. Atributos de la actividad 3. Calendario de recursos 4. Factores ambientales de la empresa 5. Activos de los procesos de la organizacin
Entradas 1. Juicio de expertos 2. Anlisis de alternativas 3. Datos de estimacin publicados 4. Estimacin ascendente 5. Software de gestin de proyectos
Herramientas y tcnicas Salidas 1. Requisitos de recursos de la actividad 2. Estructura de desglose de recursos 3. Actualizaciones a los documentos del proyecto
Estimar la duracin de las actividades Es el proceso que consiste en establecer aproximadamente la cantidad de perodos de trabajo necesarios para finalizar cada actividad de los recursos estimados. Estimar la duracin de las actividades 1. Lista de actividades 2. Atributos de la actividad 3. Requisitos de recursos de la actividad 4. Calendario de recursos 5. Declaracin del alcance del proyecto 6. Factores ambientales de la empresa 7. Activos de los procesos de la organizacin
Entradas 1. Juicio de expertos 2. Estimacin anloga 3. Estimacin paramtrica 4. Estimacin por tres valores 5. Anlisis de reserva
Herramientas y tcnicas Salidas 1. Estimados de la duracin de la actividad 2. Actualizaciones a los documentos del proyecto
Desarrollar el cronograma Es el proceso que consiste en analizar el orden de las actividades, su duracin, los requisitos de recursos y las restricciones para crear el cronograma del proyecto. Desarrollar el cronograma 1. Lista de actividades 2. Atributos de la actividad 3. Diagramas de red del cronograma del proyecto 4. Requisitos de recursos de la actividad 5. Calendario de recursos 6. Estimados de la duracin de la actividad 7. Declaracin del alcance del proyecto 8. Factores ambientales de la empresa 9. Activos de los procesos de la organizacin
Entradas 1. Anlisis de la red del cronograma 2. Mtodos de la ruta crtica 3. Mtodos de la cadena crtica 4. Nivelacin de recursos 5. Anlisis Qu pasa si..? 6. Aplicacin de adelantos y retrasos 7. Comprensin del cronograma 8. Herramientas de planificacin
Herramientas y tcnicas Salidas 1. El cronograma del proyecto 2. Lnea base del cronograma 3. Datos del cronograma 4. Actualizaciones a los documentos del proyecto
Diagrama de red Tcnica para mostrar la secuencia de actividades Es un esquema de las relaciones entre las actividades del proyecto Activity on Arrow (AOA)
Ejemplo 2 3 4 5 A=2 B=5 C=2 D=7 1 6 F=2 E=1 start finish Actividad en nodo (AON) Inicio F D A G E B H C Fin 7 2 1 8 3 4 1 5 Mtodo de diagrama de precedencia Actividades son representadas por cajas Las flechas muestran la relacin entre las actividades Son usadas por software
Tipos de dependencias
Diagrama de Gantt Ms-Project
Ruta Crtica Una ruta crtica es el conjunto de actividades que determina el menor tiempo que puede completarse el proyecto Es la ruta ms larga dentro del diagrama de red y no tiene holguras Primero hacer un diagrama de red La ruta ms larga es la crtica Determinar la ruta crtica Holgura Tiempo de una actividad puede demorarse antes que cambie la duracin del proyecto Un actividad en la ruta crtica tiene holgura cero Tcnicas para reducir el tiempo Tcnica Descripcin Ejemplo Crashing Aplicar ms recursos para reducir la duracin Un proyecto de 6 semanas, 3 recursos son adicionados Fast Tracking Ejecutar actividades en paralelo que seria hecho en forma secuencial Dividir el proyecto en mdulo Reduciendo los tiempos del proyecto Formula Pert Ejemplo: Pert = (Optimista+4*probable+pesimista)/6 Pert= (8+4*10+24)/6 = 12 das Trabajando con la gente para ser eficientes en la gerencia de tiempos Empoderamiento Incentivos Disciplina Negociacin Ejercicio Inicio I E A J F B K C Fin 6 4 1 2 16 3 7 G D H 3 5 9 10 Preguntas Rutas posibles? Ruta crtica? Holgura por cada actividad? Respuesta 1. Hay 6 rutas : Inicio-ABCD-fin Inicio-EFGD-fin Inicio-EFGH-fin Inicio-IJGD-fin Inicio-IJGH-fin Inicio-IJK-fin 2. Dos rutas crticas: Inicio-ABCD-fin = 29 das Inicio-IJGH-fin = 29 das Actividad Ruta crtica Holgura en das A Si 0 B Si 0 C Si 0 D Si 0 E N 3 F N 3 G Si 0 H Si 0 I Si 0 J Si 0 K N 18 Controlar el cronograma 1. Plan para la direccin del proyecto 2. Cronograma del proyecto 3. Informacin sobre el desempeo del trabajo 4. Activos de los procesos de la organizacin
Entradas 1. Revisiones del desempeo 2. Anlisis de variacin 3. Software de gestin de proyectos 4. Nivelacin de recursos 5. Anlisis Qu pasa si..? 6. Ajuste de adelantos y retrasos 7. Comprensin del cronograma 8. Herramientas de planificacin
Herramientas y tcnicas Salidas 1. Mediciones del desempeo del trabajo 2. Actualizaciones a los activos de los procesos de la organizacin 3. Solicitudes de cambio 4. Actualizaciones al plan para la direccin del proyecto 5. Actualizaciones a los documentos del proyecto