2006 Deloitte

La Gestin Documental en las Empresas

Una aproximacin prctica

Beatriz Abascal
babascal@deloitte.es
David Segu
dsegui@deloitte.es

Centro de Documentacin y Gestin del Conocimiento
Valencia, 4 de mayo de 2006

2006 Deloitte


Son los archivos, sin disputa, las dependencias ms
importantes de una oficina, pues mucho influye en la
buena marcha de stas, as como en el ms pronto
despacho de los expedientes, el buen orden y
precisin que se observen en la guarda y cuidado de
los documentos confiados a la custodia de aquellos.


MHARTIN Y GUIX, E.
Vademecum del oficinista, p. 48
Madrid, 1902







Centro de Documentacin y Gestin del Conocimiento
2006 Deloitte
Breve acercamiento a los conceptos clave.
Contextualizar la Gestin Documental.

Hacer reflexionar a los participantes sobre:
La importancia de implantar un SGD.
Las ventajas y repercusiones para la empresa.

Conocer la metodologa de implementacin.

Compartir parte de nuestra experiencia.

Resolver dudas o inquietudes.


OBJETIVOS

La Gestin Documental en las Empresas. Una aproximacin prctica
2006 Deloitte
CONTENIDOS

Los documentos entorno a la empresa
Definiciones. Contexto. Reflexiones

El tratamiento documental
Clasificacin. Descripcin. Conservacin. Recuperacin

Porqu un SGDA Integrado
Razones. Ventajas

La experiencia de Deloitte Abogados y Asesores Tributarios
Hacia la Gestin del Conocimiento

Bibliografa
La Gestin Documental en las Empresas. Una aproximacin prctica
2006 Deloitte
CONTENIDOS

Los documentos entorno a la empresa
Definiciones. Contexto. Reflexiones

El tratamiento documental
Clasificacin. Descripcin. Conservacin. Recuperacin

Porqu un SGDA Integrado
Razones. Ventajas

La experiencia de Deloitte Abogados y Asesores Tributarios
Hacia la Gestin del Conocimiento

Bibliografa
La Gestin Documental en las Empresas. Una aproximacin prctica
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Los documentos entorno a la empresa I
BRAINSTORMING (Tormenta de ideas)

Cuadros de Clasificacin. Base de datos. Gestin
Documental. Expediente. Informacin. Documentalista.
Conocimiento. Poder. Archivo. Documento. OCR. Dato.
Flujo de Trabajo. Papeles. Digitalizacin. Ventaja.
Memoria. Bsqueda. Conservacin. Orden. Ahorro.
Fichero. Directorio. Anlisis. Optimizacin. Archivero.
Workflow. Compartir. Recurso. Intranet. Experiencia.
Actualizacin. Bibliotecario. Inventario. Recuperacin.
Descripcin. Eficacia. Mapa de procesos. Cambio.
Competitividad. Automatizar. Economa. Descriptor.
Conservacin. Cultura Organizacional. Tesauro.
Knowledge Management. Pertinencia. Rapidez. Valor.

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Los documentos entorno a la empresa II
Dato:
Elemento significativo de informacin contenido en un
documento.

Informacin:
Comunicacin o adquisicin de conocimientos que permiten
ampliar o precisar los que se poseen sobre una materia
determinada.

Conocimiento:
Inteligencia. Saber por el ejercicio de las facultades
intelectuales la naturaleza, las cualidades y las relaciones de
las cosas.

DEFINICIONES






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Los documentos entorno a la empresa III
DEFINICIONES II

Documento:
Cualquier objeto material que nos aporta informacin. Tanto en
formato fsico como electrnico.

Expediente:
Conjunto de documentos agrupados por su relacin con la
tramitacin de un asunto.

Archivo:
Conjunto de documentos que produce y recibe un individuo, una
empresa o un organismo pblico en el ejercicio de sus actividades.
Local o edificio donde se organizan, conservan y consultan los
documentos.

Gestores de la documentacin:
Bibliotecarios, Archiveros, Documentalistas.
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Los documentos entorno a la empresa IV
DEFINICIONES III

Gestin Electrnica de Documentos:
Tratamiento (archivo y recuperacin) de toda la informacin de
gestin, tanto la que procede de archivos fsicos en soporte papel,
como la creada en ficheros informticos.

Bases de Datos:
Coleccin estructurada de datos vinculados por un denominador
comn y registrados, normalmente, en la memoria de un
ordenador. Pueden mantenerse al da, actualizarse, modificarse o
realizar otras operaciones.

Gestin Documental:
Conjunto de tareas y actividades encaminadas a describir,
clasificar, ordenar y, en definitiva, disponer los documentos con la
finalidad de poder recuperarlos posteriormente con la mayor
rapidez posible.
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Los documentos entorno a la empresa V
CONTEXTO

Gestin del Conocimiento - KM
Gestin de la Informacin
Gestin de Contenidos
Documentacin
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Los documentos entorno a la empresa VI
REFLEXIONES
Qu versin era la definitiva??
Yo por si acaso me lo guardo en mi C:\
No. Yo dentro de mi desorden, s donde estn mis cosas.
Un da me pongo a tirar papeles y se acaban los
problemas.
De qu versin sacaste esos datos?
Tengo una suerte! Estn todos los documentos menos el
que busco...
Un da abrir la puerta del armario y me caern todos los
papeles encima...
Estos originales los tiene Paco. Creo.
Madre ma! Eso es del ao pasado!

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Los documentos entorno a la empresa VII
Cuando la situacin se convierte en insostenible,
empezamos a pensar en contratar a alguien para que
d orden a este caos...
Dos casos cercanos a la realidad...
1. Acumulamos la documentacin en una sala. Sin
ningn criterio de clasificacin, ni evidentemente,
de descripcin.
2. Cada despacho o dependencia de nuestra oficina
acumula gran cantidad de documentacin, lo que
imposibilita la precisa localizacin.
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Los documentos entorno a la empresa VIII
Caso 1:

Preocupacin a corto plazo.
No se piensa en invertir.
Se suele recurrir a servicios
externos (Outsourcing)



Caso 2:

Los profesionales no ven
todo el proceso de gestin.
Se centran en su trabajo y
en sus papeles.



Cmo actuar ms correctamente?

Se debera trasladar al Archivo la responsabilidad para
administrar un sistema integral de la documentacin con la
finalidad de proteger los derechos de la empresa, abaratar
costes incrementando la eficacia y la eficiencia en la gestin
administrativa.



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CONTENIDOS

Los documentos entorno a la empresa
Definiciones. Contexto. Reflexiones

El tratamiento documental
Clasificacin. Descripcin. Conservacin. Recuperacin

Porqu un SGDA Integrado
Razones. Ventajas

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Bibliografa
La Gestin Documental en las Empresas. Una aproximacin prctica
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El tratamiento documental I
LA CLASIFICACIN

Es la operacin intelectual que consiste en el establecimiento de
las categoras y grupos que reflejan la estructura orgnica y/o
funcional de un fondo.

Orgnica: las series documentales se estructuran segn el
organigrama de la institucin.

Funcional: Estructuramos el fondo de acuerdo con las funciones y
actividades que se llevan a cabo en la institucin.



Anlogamente, el cuadro de clasificacin, es el instrumento de
consulta que refleja la organizacin del fondo documental y aporta
los datos esenciales de su estructura.
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El tratamiento documental II
LA DESCRIPCIN

Conjunto de datos que describen e identifican a un documento.
Debe permitir, como objetivo prioritario, garantizar la accesibilidad
a la informacin de la manera ms rpida y eficiente posible.

Valores de la descripcin:

Se debe tender a la normalizacin para evitar ruido en la
recuperacin. Se hace uso de descriptores y tesauros.

El tiempo que invertimos en describir, lo ganamos a la hora de la
recuperacin.
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El tratamiento documental III
LA CONSERVACIN/RECUPERACIN


Las empresas, sociedades u organizaciones privadas, no tienen la
obligacin de custodiar la documentacin hasta el fin de sus das.

No tenemos el porqu transferir la documentacin a un archivo histrico
para que pase a ser patrimonio histrico documental.

Pero conviene elaborar calendarios de conservacin o de destruccin,
mediante los cuales podremos liberarnos del espacio vital con la
documentacin que ha dejado de tener un valor legal, administrativo o
probatorio. Premisa inicial: Hay que aprender a tirar.

Otra opcin es hacer uso de los nuevos soportes, con los cuales tambin
se consigue la finalidad anterior.

Otra premisa elemental ser disponer la documentacin de manera
ordenada, siguiendo los criterios lgicos para su rpida
recuperacin y plena disposicin.

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CONTENIDOS

Los documentos entorno a la empresa
Definiciones. Contexto. Reflexiones

El tratamiento documental
Clasificacin. Descripcin. Conservacin. Recuperacin

Porqu un SGDA Integrado
Razones. Ventajas

La experiencia de Deloitte Abogados y Asesores Tributarios
Hacia la Gestin del Conocimiento

Bibliografa
La Gestin Documental en las Empresas. Una aproximacin prctica
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Un SGD Integrado I
RAZONES I

1. Memoria corporativa.
La documentacin como referencia histrica.
2. Soporte para la toma de decisiones.
Es necesaria una informacin fiable.
3. Respaldo para las acciones legales.
Es obligatorio documentar las acciones de la empresa.
4. Reduccin de costes.
Evitaremos documentos innecesarios y duplicidad en nuestro
trabajo.
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Un SGD Integrado II
RAZONES II

5. Eficiencia organizativa.
Documentos ilocalizables son muy caros y el tiempo es dinero.
6. Necesidad de controlar la documentacin.
Cuando realmente es necesaria, la requerimos urgentemente.
7. Excelente imagen para el cliente.
Le solicitaremos una sla vez la documentacin pertinente.
8. Requisito indispensable en el siglo XXI.
Sociedad de la Informacin y del Conocimiento.

2006 Deloitte
Un SGD Integrado III
INTEGRACIN DEL SGD EN LA EMPRESA





No se puede considerar un sistema aislado de la organizacin.
Determinar los elementos a compartir con el resto de sistemas de
informacin. No se trata de compartir todo. Hay que disear
sistemas seguros con niveles de confidencialidad y registros que
eviten fugas de informacin.
Diseo
conceptual
Informtica
Cultura
corporativa
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CONSIDERACIONES PREVIAS
BARRERAS
Requiere esfuerzo: se dispone de poco tiempo.
Es un coste financiero importante: Equipo humano y tecnolgico.
Implica cambios organizativos y culturales.
Resistencia al cambio. Escepticismo.

ACCIONES
Definicin previa: Dnde estamos y qu queremos.
Equipo multidisciplinar que se involucre.
Equipo con capacidad de decisin y apoyo al ms alto nivel.
Atencin/Formacin constante al personal.

En definitiva se aconseja no slo tratar el problema puntual, sino
que cabra poner en consideracin la posibilidad de continuar y de
llegar al fondo del problema para erradicarlo definitivamente

Un SGD Integrado IV
2006 Deloitte
CONSIDERACIONES PREVIAS

REQUISITOS
Sistema sencillo y orientado a la mejora constante.

Adaptado a nuestra organizacin, nuestros clientes y nuestra gente

Apoyo en una tecnologa que resuelva el problema y no al revs. La
tecnologa es importante pero un SGD no es un proyecto
informtico. La informtica como vehculo

Un SGD debe ser una herramienta viva adaptada continuamente al
modelo de negocio.

Si no se actualiza el proyecto, caer en desuso para terminar
siendo un fracaso.

Si se externaliza parte del proyecto, debemos involucrarnos y no
dejarlo todo en manos de terceros. Nosotros conocemos nuestro
negocio.





Un SGD Integrado V
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FASES DE LA IMPLANTACIN DE UN SGD

I. Estudio preliminar

Contexto de la empresa.
Fortalezas y debilidades en la gestin de documentos.
Involucracin de usuarios finales y apoyo de la direccin.

II. Anlisis de actividades

Desarrollar un modelo conceptual de actividades.
Configurar el mapa de procesos.
Establecer un cuadro de clasificacin.

III. Descripcin y Conservacin

Normalizacin y recuperacin

IV. Diseo e implantacin de un proyecto piloto

Efectuar las acciones correctoras necesarias.

V. Implantacin del sistema a toda la organizacin.

Monitorizacin y mejora continua.
Un SGD Integrado VI
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Un SGD Integrado VII


VENTAJAS DE TENER UN SGD

El conocimiento reside en la organizacin y en los empleados. La
clave est en saber compartirlo:
Internamente y con canales de comunicacin entre sedes.
Con clientes, proveedores y terceros.
Unificacin/Optimizacin de procesos/procedimientos de trabajo.
Gestin eficaz de recursos.
Aumento de la eficacia y eficiencia.
Mayor rentabilidad.

Tiempo para otras actividades: promocin, acciones comerciales

Excelente imagen externa.
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CONTENIDOS

Los documentos entorno a la empresa
Definiciones. Contexto. Reflexiones

El tratamiento documental
Clasificacin. Descripcin. Conservacin. Recuperacin

Porqu un SGDA Integrado
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Bibliografa
La Gestin Documental en las Empresas. Una aproximacin prctica
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Experiencia de Deloitte Abogados y Asesores Tributarios I
Ejemplo de Clasificacin Funcional
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Ejemplo de ficha de un Expediente
Experiencia de Deloitte Abogados y Asesores Tributarios II
2006 Deloitte
Ejemplo de la relacin de contenido de un expediente
Experiencia de Deloitte Abogados y Asesores Tributarios III
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Ejemplo de Bsqueda global
Experiencia de Deloitte Abogados y Asesores Tributarios IV
2006 Deloitte
Ejemplo de Gestin del Conocimiento
Experiencia de Deloitte Abogados y Asesores Tributarios V
2006 Deloitte
HACIA LA GESTIN DEL CONOCIMIENTO

CONOCIMIENTO EXTERNO

Legislacin Muy cambiante
Jurisprudencia Aplicacin por tribunales
Doctrina Interpretacin de expertos
Parlamento Futura regulacin
Marco econmico Tendencias del mercado
Competidores Qu hace nuestro entorno


GRAN VARIEDAD DE FUENTES DE INFORMACIN DISPERSAS Y
NECESIDAD DE ACTUALIZACIN PERMANENTE

Experiencia de Deloitte Abogados y Asesores Tributarios VI
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HACIA LA GESTIN DEL CONOCIMIENTO
CONOCIMIENTO INTERNO
Individual de abogados y fiscalistas

Tcnico
Habilidades
Experiencia
Colectivo del Despacho

Tcnico (Opiniones de firma)
Clientes
Procesos y Procedimientos
Cultura

DIFICULTAD EN LA LOCALIZACIN, CAPTURA Y
DIFUSIN
Experiencia de Deloitte Abogados y Asesores Tributarios VII
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CONTENIDOS

Los documentos entorno a la empresa
Definiciones. Contexto. Reflexiones

El tratamiento documental
Clasificacin. Descripcin. Conservacin. Recuperacin

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La experiencia de Deloitte Abogados y Asesores Tributarios
Hacia la Gestin del Conocimiento

Bibliografa
La Gestin Documental en las Empresas. Una aproximacin prctica
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BIBLIOGRAFA

SIMINIANI. Intranets, Empresa y Gestin Documental. McGRAW-HILL

PARRERA PASCUAL. Tcnicas de Archivo y Documentacin en la Empresa.
FUNDACIN CONFEMETAL

ALBERCH FUGUERAS. Los Archivos entre la Memoria Histrica y la Sociedad del
Conocimiento. UOC

SANCHIS MORENO. Los Archivos de Oficina: Una Sntesis para su Gestin. TIRANT LO
BLANCH

CRUZ MUNDET. Archvese! Los Documentos del Poder y El Poder de los Documentos.
ALIANZA

DUPL DEL MORAL. Manual de Archivos de Oficina para Gestores. MARCIAL PONS

CORDN ARROYO. Empresas Documentales de Gestin de Archivos. TREA

AMARILLA IGLESIAS. Sistemas de Gestin Documental en las empresas. Material
Curso COBDC.

CRUZ MUNDET. Manual de Archivstica. FGSR
Bibliografa I
2006 Deloitte
BIBLIOGRAFA II

ANDREU. Com abordar la gesti dels documents administratius a les empreses: una
reflexi desde lexperincia. ITEM 26.

FLORENSA ORTIGA. El Sistema de Gesti Documental: Una responsabilitat compartida
LLIGALL 22.

HARDCASTLE. Quines son les necessitats del mon empresarial en el camp de la gesti
de documents? LLIGALL 9.

RODRGUEZ, W. H. Transicin hacia un sistema de Gestin Documental. LLIGALL 23.

PERPINY I MORERA. El Sistema documental de lempresa: El punt de vista de lArxiu
i el Centre de Documentaci. V Jornades Catalenes de Documentaci.

ALONSO. La norma ISO 15489: una metodologia per a la implantaci dun programa
de gesti documental a les empreses. IX Jornades Catalanes de Documentaci.

Especificacin MOREQ http://www.cult.gva.es/DAIT/Archivos/images-reino/moreq.pdf

Bibliografa II
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MUCHAS GRACIAS POR VUESTRA ATENCIN


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