Ing. Carlos Mendoza M. C05023@utp.edu.pe Facultad de Ingeniera Industrial y de Sistemas Escuela Profesional de Ingeniera de Sistemas Curso: Administracin de Proyectos Informticos FACULTAD DE INGENIERA 2
Es un proceso sistemtico que consiste en identificar, analizar y responder al riesgo del proyecto. Se debe maximizar la probabilidad y las consecuencias de eventos positivos y minimizar la probabilidad y consecuencias de eventos negativos para los objetivos del proyecto. Un riesgo es un evento no deseado que tiene consecuencias negativas. Gestin de Riesgos: entender, prever y controlar los riesgos. En un proyecto de software: o Genricos: comunes a todo proyecto de software o Especficos: vulnerabilidades especficas de un proyecto dado. Gestin del Riesgo 3 Dimensiones del Riesgo impacto probabilidad Un Riesgo conecta la incertidumbre con los objetivos Un Riesgo es cualquier evento que puede ocurrir durante un Proyecto y que reduce la posibilidad de xito. Es un Problema potencial. La posibilidad no la certeza (Un Problema no es ms que un Riesgo al que le lleg la hora de ocurrencia). 4 Gestin de Riesgos Evaluar Riesgos Control de Riesgos Identificar Riesgos Analizar Riesgos Priorizar Riesgos Reducir Riesgos Planear Solucin de Riesgos Lista de Comprobacin Descomposicin Anlisis de Supuestos Anlisis de Procs. de Decisin Dinmica de Sistemas Modelos de Desempeo Modelos de Costo Anlisis de Redes Anlisis de Decisiones Factores deRiesgo en Calidad Severidad de Riesgos Reduccin Compuesta Obtener Informacin Evitar un Riesgo Transferirlo Evaluar Nivel de Reduccin Desarrollar el Proceso Planear elemento de Riesgo Plan integrado Mitigar Riesgo Monitoreo e Informes Reevaluar Riesgos Resolver Riesgos No se pueden atender todos Una vez ocurrido Impacto y/o Probabilidad Reducir Incertidumbre Qu hacer si ocurre Peridicamente, o en hitos del proyecto Segn Rook, 1993 Actividades en Gestin del Riesgo 5 Analizar y priorizar Lista de riesgos Riesgos Top n Planificar Identificar Declaracin del riesgo Control Gestin del riesgo Aprender Base de conocimiento de riesgos Seguimiento 6 Personal inadecuado. Crecimiento y / o cambio excesivo de los requerimientos. Tamao del Proyecto. Elaboracin excesiva de los requerimientos. Calendarios, costo o presupuestos irreales. Falta de calidad en el producto. Diseo inadecuado. Proceso y ambiente de desarrollo. Nuevas tecnologas. Soluciones mgicas. Riesgos Generales ms Comunes 7 Aceptacin del Producto. Tiempo para llegar al Mercado. Dificultad para venderlo. Falta de apoyo poltico del Producto. Riesgos no predecibles Hechos fuera de control del Proyecto, de los cuales solo se puede tomar acciones para aminorar el dao de los ms conocidos. Riesgos del Negocio ms Comunes 8
Costos y calendarios excedidos. Funcionalidad inadecuada. Proyecto cancelado. Cambios bruscos de personal o baja moral. Insatisfaccin del Cliente. Dao a la imagen del Equipo o la Compaa. Productos de performance pobre. Problemas legales. Impacto (Efectos) 9 Las restricciones son lmites a las posibilidades. Fundamentales, junto con los riesgos, al desarrollar el Plan del Proyecto. Presupuestarias De Calendario Del Personal Del contexto De las instalaciones Otras ...... Son una excelente fuente para identificar potenciales problemas (Riesgos). Restricciones 10 Anticipar problemas Arreglarlos cuando ocurren Dirigirse a los sntomas Dirigirse a las causas Prevenir y minimizar los riesgos va mitigarlos Reaccionar a las consecuencias Prepararse para las consecuencias a fin de minimizar el impacto Reaccionar a la crisis Utilizar un proceso ordenado y conocido. Administracin Proactiva de Riesgos 11 Proceso de Administracin de Riesgos Documento de Anlisis de Riesgo:
Enunciado del Riesgo: Describe la naturaleza del riesgo Probabilidad de Ocurrencia: Describe la posibilidad que este ocurra Severidad del Riesgo: Define el impacto del riesgo Exposicin al Riesgo: Cuantifica la amenaza Plan para Mitigarlo: Describe el esfuerzo para prevenir o minimizar el riesgo Plan de Contingencia y causas que lo disparan: Describe qu hacer si el riesgo ocurre y cundo hacerlo Responsable del Riesgo: Asigna el riesgo a un responsable. 12 Gestin de Riesgos Valoracin y Control Gestin de Riesgos Valoracin de Riesgos Control de Riesgos Identificacin de Riesgos Anlisis de Riesgos Priorizacin de Riesgos Planificacin de la Gestin Resolucin de Riesgos Monitorizacin de Riesgos Elecbtronic Data System Corporation 2003 13 Identificacin y Anlisis de Riesgos Identificacin del Riesgo Cul es el riesgo? Es imposible hacer algo hasta haber identificado el riesgo. Si bien cada Proyecto es distinto, hay una serie de riesgos comunes a todos los Proyectos. La experiencia es clave. Enfoque colaborativo. El riesgo involucra a todos. Encararlo como una tarea positiva, no negativa. Estudiando la historia de los Proyectos anteriores, se ve qu riesgos se identificaron cules no y qu ocurri realmente. Forma de expresarlo Condicin Consecuencia (Causa Efecto) 14 Ejemplo En el Proyecto, el rol de Desarrollador y del Tester recaen en la misma persona.
Gran parte de los defectos no sern detectados debido a la tendencia del Desarrollador a creer que su cdigo est correcto. CONDICIN CONSECUENCIA 15 Anlisis del Riesgo Probabilidad de Ocurrencia Cul es la probabilidad? En muchos casos simplemente una opinin, sin factores que puedan determinarla exactamente. Expresada numricamente, en porcentaje, o simplemente como Alta, Media, Baja. Elegir una escala sencilla de determinar (es ms fcil medir de 1 a 3 que de 1 a 20). Mantener la misma escala a lo largo de todo el Proyecto. Identificacin y Anlisis de Riesgos 16 Anlisis del Riesgo Severidad / Impacto del Riesgo Cul es el impacto? La idea es asignar un valor que mida la prdida, en monto, tiempo o funcionalidad. Expresada numricamente. Elegir una escala sencilla de determinar, es ms fcil medir de 1 a 3 que de 1 a 20. Mantener la misma escala a lo largo de todo el Proyecto. Identificacin y Anlisis de Riesgos 17 Anlisis del Riesgo Exposicin al Riesgo Cul es la exposicin? La idea es asignar un valor que mida el total de esta exposicin. Probabilidad x Impacto = Exposicin 2(P) x 3(I) = 6. Utilizable para asignar prioridades Ordenar el riesgo y su administracin, en base a la Exposicin. La consistencia de las escalas a lo largo del Proyecto es crtica para las comparaciones. Identificacin y Anlisis de Riesgos 18 1. Baja Impacto menor en el costo o calendario. Sin cambio en beneficios. 2. Media. Impacto importante en costo y calendario. Impacto menor en beneficios. 3. Alta Impacto importante en costo y calendario. Impacto mayor en beneficios. Gua para asignacin de valores de Severidad y Probabilidad de Ocurrencia Severidad Probabilidad de Ocurrencia 1. Baja < 15% Poco probable 2. Media Posible / Muy posible 3. Alta > 85% Casi seguro 19 Para los riesgos de mayor exposicin, tratar de minimizar el impacto o preparar un Plan de Contingencia. Para los riesgos de exposicin media, preparar un Plan de Contingencia Para los riesgos de exposicin baja, no tomar accin pero controlarlos para verificar su evolucin. Gua para asignacin de valores de Severidad y Probabilidad de Ocurrencia 20 Qu podemos hacer? Cada riesgo identificado debe estar acompaado de una accin que intente moderarlo. Si el costo de mitigarlo iguala o excede el costo del problema que causa, el riesgo es aceptable. Normalmente esto es la excepcin. reas clave: Qu se sabe acerca del riesgo? Investigacin Pueden soportarse las consecuencias? Aceptacin Puede evitarse? Evitarlo Puede reducirse su probabilidad? Mitigarlo Puede reducirse su impacto Contingencia | Planificacin de los Riesgos 21 Plan para mitigarlo Consiste en planificar y tomar las acciones necesarias de antemano para llevar la exposicin al riesgo a un nivel aceptable. Para minimizar la exposicin Focalizarse en los riesgos ms crticos. Ver como reducir la probabilidad. Buscar las causas, en lugar de los sntomas. Analizar las consecuencias para minimizar el impacto. Planificacin de los Riesgos 22 Plan de Contingencia Trata de minimizar el impacto en caso de ocurrencia. Focalizarse en los riesgos de ms alta exposicin que no pueden ser mitigados. Planificar como reaccionar para minimizar el impacto, focalizndose en las consecuencias Determinar alarmas que indiquen cuando entrar en contingencia. Hacer los planes de contingencia con anterioridad. Planificacin de los Riesgos 23 La Lista Inicial Clasificacin Causa Condicin Consecuencia Efecto El producto llegar al mercado con demora y se perder mercado El desarrollo tomar ms tiempo debido a la curva de aprendizaje Los desarrolladores trabajan con nueva tecnologa Cambio Tecnolgico Tecnologa Demoras en el envo del producto con trabajo adicional La comunicacin entre los miembros del equipo ser dificultosa El equipo de desarrollo est repartido entre Lima y Arequipa Organizacin Personas 24 Plan de Contingencia - Causas que lo disparan. Determinar el criterio que disparar la ejecucin de la modalidad de contingencia. Basarlos en fechas. Por ejemplo: el haber perdido una fecha crtica. Basarlo en cosas que se pueden contar o medir. Por ejemplo: la cantidad de defectos detectados. Basarlo en la imposibilidad de ejecutar ciertas funciones. Por ejemplo: parte de la aplicacin no funciona. Planificacin de los Riesgos 25 Fuentes de Riesgo a Partir de la Clasificacin Clasificacin del Riesgo Fuentes de Riesgo Personas
Clientes, usuarios finales, auspiciadores (sponsors), personal, organizacin, capacidades y polticas Procesos Misin y metas, toma de decisiones, caractersticas del proyecto, presupuesto, costos, programaciones, requerimientos, diseos, desarrollo y pruebas Tecnologa Seguridad, entornos de desarrollo y pruebas, herramientas, implementacin, soporte, entrono de operaciones y disponibilidad Entorno Leyes, reglas, competencia, economa, tecnologa, y el negocio 26 Riesgo en el Portafolio de Proyectos Factores de Riesgo en la implantacin de un proyecto Consecuencias del Riesgo: Fracaso en lograr todos e incluso algunos de los beneficios previstos, debido a dificultades en la implementacin. Costos de implantacin mucho ms altos de lo esperado. Tiempo de implantacin mucho mayor del previsto. Incompatibilidad del sistema con los equipos y programas seleccionados. 27 Riesgo en el Portafolio de Proyectos Elementos que influyen en el riesgo inherente: Tamao del Proyecto: Cuanto mayor es el proyecto, mayor es el riesgo. Experiencia con la tecnologa: Debido a la gran probabilidad de que surjan problemas tcnicos imprevistos el riesgo aumenta con la disminucin de familiaridad de a empresa y del grupo del proyecto con los equipos, sistema operativo, base de datos y lenguaje de la aplicacin. Estructura del proyecto: En algunos proyectos la naturaleza de la tarea hace que, desde el inicio, las salidas del sistema queden claramente definidas. Tales proyectos se definen como altamente estructurados, stos son mucho menos riesgosos que aquellos cuyas salidas dependen del punto de vista de la direccin y, por lo tanto, son susceptibles al cambio. 28 PROCESO GRUPO 11.1 Planificacin de la Gestin de Riesgos PLANEAMIENTO 11.2 Identificacin del Riesgo PLANEAMIENTO 11.3 Anlisis Cualitativo del Riesgo PLANEAMIENTO 11.4 Anlisis Cuantitativo del Riesgo PLANEAMIENTO 11.5 Planificacin de respuesta a los riesgos PLANEAMIENTO 11.6 Seguimiento y Control de Riesgos CONTROL Gestin del Riesgo 29 DESCRIPCION GENERAL DE LA GESTIN DE RIESGOS DEL PROYECTO 30 Gestin del Riesgo 11.1 Planificacin de la Gestin de Riesgos Es el proceso de decidir cmo abordar y planificar las actividades de gestin del riesgo de un proyecto, de forma tal de asegurar que el nivel, tipo y visibilidad de la gestin del riesgo sean balanceados tanto con el riesgo como con la importancia del proyecto en la organizacin. 31
1. Entradas: - Factores ambientales de la empresa - Activos de los procesos de la organizacin - Enunciado del Alcance del Proyecto - WBS - Roles y Responsabilidades - Plan de Gestin del Proyecto
2. Herramientas y Tcnicas: - Reuniones y anlisis de planificacin
3. Salidas: - Plan de Gestin de Riesgos. Gestin del Riesgo 11.1 Planificacin de la Gestin de Riesgos 32 Gestin del Riesgo 11.2 Identificacin de Riesgos Determina qu riesgos pueden afectar al proyecto y documenta sus caractersticas. Es un proceso iterativo porque se pueden descubrir nuevos riesgos a medida que le proyecto avanza en su ciclo de vida. 33 1. Entradas: - Factores ambientales de la empresa - Activos de los procesos de la organizacin - Enunciado del Alcance del Proyecto - Plan de Gestin de Riesgos - Plan de Gestin del Proyecto - Informacin histrica
2. Herramientas y Tcnicas: - Revisiones de documentacin - Tcnicas de recopilacin de informacin (brainstorming, entrevistas) - Anlisis de Listas de Control - Anlisis de supuestos - Tcnicas de diagramacin (diagramas de flujo, causa-efecto)
3. Salidas: - Registro de Riesgos, Disparadores. Gestin del Riesgo 11.2 Identificacin de Riesgos 34 Gestin del Riesgo 11.3 Anlisis Cualitativo de Riesgos Determina qu riesgos pueden afectar al proyecto y documenta sus caractersticas. Es un proceso iterativo porque se pueden descubrir nuevos riesgos a medida que le proyecto avanza en su ciclo de vida. 35 1. Entradas: - Activos de los procesos de la organizacin - Enunciado del Alcance del Proyecto - Plan de Gestin de Riesgos - Registro de Riesgos - Escalas de probabilidad e impacto - Supuestos
2. Herramientas y Tcnicas: - Evaluacin de probabilidad e impacto de los riesgos - Matriz de Probabilidades e impactos - Evaluacin de la calidad de los datos de los riesgos - Categorizacin de riesgos - Evaluacin de la urgencia del riesgo
3. Salidas: - Registro de Riesgos (actualizaciones) - Tendencias de los resultados del anlisis cualitativo de los riesgos Gestin del Riesgo 11.3 Anlisis Cualitativo de Riesgos 36 36 Estructura de Desglose de Riesgos RBS 37 37 Risk BreakDown Structures Reliability Safety Performance Technical Risk
Project Risk Management Risk Commercial Risk Contractual Organisational Resources Information Communication 38 Matriz Probabilidad-Impacto IMPACT VHI HI MED LO VLO VLO LO MED HI VHI P R O B A B I L I T Y
39 Gestin del Riesgo 40 Evaluacin del Impacto de un Riesgo en los Principales Objetivos del Proyecto Objetivo del Proyecto Muy Bajo 0.05 Bajo 0.1 Moderado 0.2 Alto 0.4 Muy Alto 0.8
Administracin Atraso no significativo del Cronograma <5% Atraso del Cronograma 5 - 10% Retraso del Cronograma 10 - 20% Retraso del Cronograma Reduccin del alcance inaceptable para el cliente
Organizacional Mnima Desinters de los Objetivos del Proyecto <5% Presenta desinters de los objetivos del Proyecto 5 - 10% Presenta desinters de los Objetivos del Proyecto 10 - 20% Presenta desinters de los objetivos del Proyecto >20% Presenta desinters de los objetivos del Proyecto Personal Disminucin insignificativa de Personal Capacitado <5% es Personal Capacitado Retirado 5 - 10% es personal capacitado retirado Reduccin del alcance inaceptable para el cliente El item final del proyecto es efectivamente intil Tecnologa Disminucin insignificativa de Documentacin inconsistente <5% es documentacin inconsistente 5 - 10% es documentacin inconsistente Reduccin del alcance inaceptable para el cliente El item final del proyecto es efectivamente intil Definiciones de Impactos de Riesgos (Ejemplo Referencial) 41 Gestin del Riesgo 11.4 Anlisis Cuantitativo de Riesgos Esta orientado a analizar numricamente la probabilidad de cada uno de los riesgos y sus consecuencias, como el grado de riesgo global al proyecto. Utiliza modelos de decisiones para: - Determinar la probabilidad de lograr un objetivo especfico del proyecto. - Cuantificar la exposicin al riesgo para el proyecto. - Identificar los riesgos que requieran mayor atencin, cuantificando su contribucin al riesgo del proyecto. - Identificar las metas realistas de costo, programa o alcance. 42 1. Entradas: - Activos de los procesos de la organizacin - Enunciado del Alcance del Proyecto - Registro de Riesgos - Plan de Gestin del Proyecto - Plan de Gestin del cronograma - Plan de Gestin de costos
2. Herramientas y Tcnicas: - Tcnicas de recopilacin y representacin de datos (Delphi) - Tcnicas de anlisis cuantitativo de riesgos y modelado (anlisis de sensibilidad)
3. Salidas: - Registro de Riesgos (actualizaciones) - Anlisis probabilstico del proyecto - Probabilidad de lograr los objetivos de costo y tiempo - Tendencias de los resultados del anlisis cuantitativo de los riesgos Gestin del Riesgo 11.4 Anlisis Cuantitativo de Riesgos 43 Tcnicas Cuantitativas Anlisis de Sensibilidad 0 10 20 30 40 50 60 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 C u m u l a t i v e
p r o b a b i l i t y
c u r v e
( % )
E a r l y
F i n i s h
F r e q u e n c y
h i s t o g r a m
Based on 1000 trials Mean = 29 June Standard deviation = 25 days Each bar represents 3 days 6 Sept 26 July 14 June 3 May An Oil Field Development Early Finish Histogram for Activity G44 (1st Oil) Simulacin Estadstica (Monte Carlo) 44 Gestin del Riesgo 11.5 Planificacin de la respuesta a los Riesgos Es el proceso por el cual se desarrollan las opciones y se determinan las acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto. Esto incluye la identificacin y asignacin de individuos o partes para que asuman su responsabilidad por cada respuesta al riesgo que se acuerde. 45
1. Entradas: - Plan de Gestin de Riesgos - Registro de Riesgos
2. Herramientas y Tcnicas: - Estrategias para riesgos negativos o amenazas - Estrategias para riesgos positivos u oportunidades - Estrategia comn ante amenazas y oportunidades - Estrategia de respuesta para contingencias
3. Salidas: - Registro de Riesgos (actualizaciones) - Plan de gestin del proyecto (actualizaciones) - Acuerdos contractuales relacionados con el riesgo Gestin del Riesgo 11.5 Planificacin de la respuesta a los Riesgos 46 Gestin del Riesgo 11.6 Seguimiento y Control de Riesgos Es el proceso de identificar, analizar y planificar nuevos riesgos, realizar el seguimiento de los riesgos identificados y de los que se encuentran en la lista de supervisin, volver a analizar los riesgos existentes, realizar el seguimiento de las condiciones que disparan los planes de contingencias, y revisar la ejecucin de respuestas a los riesgos mientras se evala su efectividad. 47 1. Entradas: - Plan de Gestin de Riesgos - Registro de Riesgos - Solicitudes de cambio aprobadas - Informacin sobre el rendimiento del trabajo - Informes de rendimiento
2. Herramientas y Tcnicas: - Reevaluacin de los riesgos - Auditoras - Anlisis de variacin y de tendencias - Medicin del rendimiento tcnico - Anlisis de reserva - Reuniones sobre estados de situacin
3. Salidas: - Registro de Riesgos (actualizaciones) - Cambios solicitados - Acciones correctivas / preventivas recomendadas - Activos de los procesos de la organizacin (actualizaciones) - Plan de gestin del proyecto (actualizaciones) Gestin del Riesgo 11.6 Seguimiento y Control de Riesgos 48 Resumen La Administracin de Riesgos debe ser proactiva. Adelantarse a los hechos. Deben evaluarse los riesgos en forma continua durante la vida del Proyecto. Se debe establecer un mecanismo formal de administracin y control de riesgos. Se debe involucrar a todos los interesados en el Proyecto en esta identificacin y seguimiento de riesgos. Los riesgos y su estado deben utilizarse para tomar decisiones. El proceso de administracin de riesgos es algo positivo, como tal se debe tratar. 49 Bibliografa Plantillas / Software: http://www.dir.state.tx.us/eod/qa/template.htm