La complejidad de las actividades econmicas ha hecho que los

simples acuerdos verbales queden obsoletos, por la constancia

escrita de los pactos o acuerdos celebrados.

El mundo moderno de los negocios exige que cualquier paso que se
d en el campo mercantil se sustente a travs de documentos con
firmas de funcionarios calificados de la empresa. Donde toda emisin
y recepcin de documentos de diversas ndoles podrn respaldar las
transacciones econmicas y financieras.
DOCUMENTOS MERCANTILES
Los documentos mercantiles son ttulos, efectos, recibos, facturas, notas de dbito y crdito, planillas de
sueldos, vales de mercaderas, etc. Los cuales sirven para legitimar el ejercicio de las transacciones y
documentar las operaciones mercantiles en los comprobantes de contabilidad.

Estos documentos mercantiles se concentran en el Departamento de Contabilidad, donde el profesional
contador obtiene los datos necesarios para procesar las cuentas y efectuar los asientos contables en los
comprobantes de contabilidad.

Cuanto ms grande sea la empresa mucho mayor ser la necesidad de usar estos documentos.
Dentro la idea de documentacin mercantil, toda constancia escrita de una transaccin comercial se
puede utilizar para:
Certificar los registros contables realizados en libros de contabilidad.
Probar un hecho desde el punto de vista legal.

Partiendo desde el segundo uso, podemos observar que los libros de contabilidad son tan slo un medio
de prueba y en ciertos casos puede convertirse en elemento fundamental para decidir un fallo.
Por tal importancia estos documentos son clasificados en:
1. Documentos Negociables. Son todos aquellos documentos que se pueden negociar a travs de
endosos, descuentos en una entidad financiera antes de su vencimiento.
2. Documentos no Negociables. Son todos aquellos documentos que sirven de base para los registros
en los libros de contabilidad y a la vez pueden formar pruebas desde el punto de vista legal.
1.La letra de cambio
es una orden
incondicional por
escrito hecha por una
persona natural o
jurdica dirigida a otra
persona tambin
natural o jurdica, con
el objeto de exigir que
sta efectu el pago
de una determinada
cantidad de dinero, a
una fecha futura fija o
determinable.


2.MODOS DE GIRO DE LETRA DE CAMBIO

Las modalidades de giro pueden variar segn el pas donde se practique
la contabilidad, pero los principios siguen las modalidades de:
A la vista. No se necesita ser previamente aceptada, solo basta presentar
el mismo da de su giro o cualquier otro da para exigir su pago. No es
muy usual hacer uso de esta prctica.
A das o meses vista. Esta modalidad tiene la caracterstica de que el
plazo de vencimiento se computa a partir de la fecha de aceptacin de
la letra, es decir la fecha en que "a visto" el aceptante y firmado el
compromiso de pagara.
A das o meses fecha. En esta modalidad el plazo de vencimiento se
computa desde la fecha en que la letra fue girada. En este caso se
cuentan los das conforme al ao civil, es decir computando los das que
tiene cada mes.
A fecha fija. En esta modalidad se especifica la fecha de pago en la letra
de cambio.


El llenado de una letra de cambio se realiza de la
siguiente manera:
1. Valor o importe de la letra de cambio en nmeros.
2. Fecha de emisin de la letra de cambio.
3. Nmero correlativo de letras de cambio que emite
la empresa.
4. Plazo o fecha de vencimiento.
5. Letra o nica.
6. Nombre del beneficiario.
7. Valor de la letra en forma literal.
8. Recibido.
9. Registro del nombre del deudor, su direccin y
telfono.
10. Firma del acreedor.







EL PAGARE

El pagar es una promesa escrita e incondicional de pagar una suma fija
o determinable de dinero en un tiempo determinado. Este documento
tiene que estar firmado por las personas que acuerdan efectuar el pago.

Este es un documento privado de crdito, que en su caso puede ser
elevado a instrumento pblico mediante el reconocimiento de firmas y
rbricas antes o despus de la transaccin.

2.1 El pagar se diferencia de la letra de cambio por:

Incluir la estipulacin de intereses ordinarios y penales.
No pueden ser girado a la vista sino:
A das o meses fecha.
A fecha fija.




A. Simple o a sola firma. Este tipo de pagar est firmado solamente por el
deudor quien garantiza el cumplimiento de la obligacin a la fecha de
vencimiento.

B. Con garanta personal. Este tipo de pagar establece que cuando existe la
garanta de otra persona quien en forma solidaria y mancomunada se
compromete a satisfacer la obligacin en la fecha de vencimiento en caso
del incumplimiento por parte del deudor.

C. Con garanta prendaria. Este tipo de pagar garantiza la deuda con una
prenda que puede ser vehculos, joyas, ttulos de propiedad, etc.

D. Con garanta hipotecaria. Este tipo de pagar es utilizado en casos de que
exista una garanta hipotecaria como un bien inmueble, en este caso el
acreedor puede gestionar el remate del bien para recuperar el valor de
crdito si no fue satisfecha la obligacin en la fecha de vencimiento.

E. Mixto. Este tipo de pagar es utilizado cuando existe la combinacin de
las garantas mencionadas
Para el llenado del pagar se procede de la
siguiente manera:
1. Importe en cantidad de la deuda.
2. Nombre completo del deudor.
3. Fecha de vencimiento de la obligacin.
4. Nombre del beneficiario o acreedor.
5. Importe literal.
6. El porcentaje de inters ordinario.
7. El porcentaje de inters penal en caso de mora.
8. Nombre del garante.
9. Fecha de emisin del pagar.
10. Firma del deudor.
11. Firma del garante.
MODELO DE UN PAGARE
CHEQUE
El cheque es una orden de pago con una determinada suma de dinero, debe ser pagado contra
presentacin del cheque en cajas de Bancos.

Este documento mercantil permite al librador o cuentacorrentista retirar en su nombre en forma
parcial o total de los fondos depositados en poder del librado o Banco.

CARACTERISTICAS DEL CHEQUE

El cheque debe tener fondos disponibles. El girador debe tener, fondos depositados y disponibles
en el Banco girado o haber recibido de ste autorizacin para girar cheques en virtud de una
apertura de crdito.
El cheque se puede girar por dos modalidades:
Al portador.
Nominativa. Es decir a la orden de una persona natural o jurdica.
En la emisin de cheques se deben
cumplir con los siguientes requisitos:
1. Cantidad en cifras.
2. Fecha de emisin del cheque.
3. Nombre del beneficiario.
4. Cantidad en letras.
5. Firma del girador o librador.
6. Nmero del cheque.
7. La clave o nmero de cuenta

RECIBO
El recibo es un documento mercantil, mediante el
cual una persona acredita haber recibido de otra
persona una determinada suma de dinero en
efectivo o en especie y sirve de comprobante de
pago.


TIPOS DE RECIBOS:

Es un documento que se emite para respaldar la
recepcin de efectivo o cheque por ventas al contado,
cobranzas al cliente y otros deudores.

La emisin se efecta de la siguiente forma:
1. Importe en numeral.
2. Nombre de quin se recibe el efectivo o cheque.
3. Importe en literal, tachando lo que no
corresponde.
4. Una breve descripcin del pago.
5. Nmero del cheque y el banco.
6. Lugar y fecha de emisin.
7. Firma de cajero, en seal de haber recibido
conforme.



Es un documento que respalda el desembolso de
efectivo por compra de bienes y servicios al contado
o pago de deudas de la empresa.

Los recibos deben ser pre numerados y deben emitirse
respetando la correlatividad.
La emisin se efecta de la siguiente forma:
1. Importe en numeral.
2. Nombre del beneficiario a quin se paga el efectivo.
3. Importe en literal, tachando lo que no corresponde.
4. Una breve descripcin del pago.
5. Lugar y fecha de emisin.
6. Firma del cajero en seal de haber pagado conforme.
7. Firma del beneficiario.
Este documento debe ser extendido en forma obligatoria por el
dueo de casa, por el dinero que recibe del inquilino.


Es un documento que firma y sella la entidad financiera, como constancia de haber recibido una
determinada cantidad de dinero dentro una transaccin realizada a alguna cuenta corriente o caja de
ahorros de la empresa. Estos fondos son de libre disponibilidad del depositante, quien puede retirar en
forma parcial o total mediante el giro de cheques o a travs de cajeros automticos que todos los
bancos tiene este servicio.
Este documento mercantil es emitido por el Banco, que especifica el plazo del depsito que puede
ser de 30, 90, 360, etc. das y la tasa de inters que reconoce el Banco.

En este tipo de depsitos la entidad financiera ofrece a mayor plazo mayor tasa de inters.
El depsito usualmente es devuelto a la fecha de vencimiento, capital ms intereses.
Este documento es emitido por los Bancos como constancia de haber recibido valores, ttulos de propiedad,
etc. como garanta de un prstamo otorgado, de modo que la devolucin se efectuar una vez satisfecha la
deuda tanto en capital como intereses devengados hasta la fecha de vencimiento.

Este documento es emitido por los Bancos o Depositarios que es otorgado como constancia de haber
recibido valores, joyas, documentos y otros, las que sern devueltas al trmino del tiempo establecido
previo pago de una comisin.

Este documento es la constancia del depsito que se efecta en una entidad financiera por
orden del Juez. Para su retiro se requiere el endoso de la misma autoridad.

La factura, es un documento mercantil de constancia escrita, que otorga
un vendedor al comprador por la venta de bienes y servicios, con detalle
de los bienes y servicios vendidos, precios y condiciones. La factura
representa para el adquiriente la prueba de propiedad de los bienes o
servicios comprados, desde el punto de vista contable esto permite:
Registrar en los libros el motivo del ingreso de efectivo o la constancia
de una cuenta por cobrar para el vendedor.
Establecer la causa de un desembolso de efectivo o cheque que
respalda el nacimiento de una obligacin, para el comprador.
Se utiliza para fines estadsticos y para el control del movimiento de las
mercaderas y cuentas por cobrar.
Es un documento que contiene una promesa escrita en el cual
una persona se obliga al pago de una suma determinada.
Tambin se define como una nota escrita que una persona
manda a otra a fin de que mercaderas o dinero por cuenta del
firmante del documento.

Es un tipo de documento que se utiliza cuando existe una
relacin de compra entre dos partes, y se extiende a la hora en
la que una de las partes hace entrega de artculos o productos
a la otra. Es importante destacar que no tiene el mismo valor
que una factura, si no que acta como un comprobante de que
los artculos han sido entregados por una parte y recibidos por
la otra. Es un documento que sirve para realizar verificaciones
y no posee valor tributario alguno. De hecho, slo puede tener
validez cuando la parte que recibe la mercadera firma en
conformidad dicha nota que extiende la parte que entrega.
La nota de remisin para que tenga valor legal, tiene que
poseer algunos datos claves acerca de la entrega de artculos o
productos. Principalmente, el nombre de aquella empresa que
est entregando los productos (que adems los ha vendido a la
otra parte, y por tanto se denomina parte acreedora), el lugar
donde se efecta la entrega (calle, ciudad, cdigo
postal, estado o distrito, pas), fecha completa (da, mes, ao)
en la cual se est concretando la operacin, y datos de quien
recibe la mercadera (que se denomina parte compradora o
deudora en caso que los productos no hayan sido todava
abonados).
Se utiliza cuando es necesario realizar algn ajuste a la cantidad que una persona ha pagado en una
transaccin comercial. Estos ajustes pueden deberse a algn error en la facturacin o una promocin
realizada a algn cliente especial. La nota de abono nicamente se elabora cuando ya se ha emitido la
factura correspondiente a la transaccin realizada. Otra de las causas por las que se genera una nota de
abono es cuando existe una devolucin total o parcial de las mercancas amparadas en una factura.
Contablemente la nota de abono se registra en las cuentas de devoluciones y puede aplicarse una
devolucin del dinero, el cambio de mercanca por otra igual o la adquisicin de nueva mercanca que
ampare el monto establecido en la nota de abono. Mediante el registro de este documento es posible
justificar la no entrada de dinero en las cuentas de banco. Puede tener diferentes formatos, los ms
comunes son el tipo de factura, que es utilizado cuando es necesario detallar los artculos que se
amparan en la nota; el otro ms utilizado es el que tiene forma de anotacin en el cual no se detallan los
artculos sino solo el monto monetario que se ampara; este formato es ms utilizado cuando se realiza
un descuento posterior a la facturacin de las mercancas. Ejemplo de nota de abono: Empresa
Comercializadora del Centro S.A. de C.V. Nota de abono No.: 478 Fecha: 20 de mayo del 2013 Nombre del
cliente: Distribuidora de artculos de calidad S.A. de C.V. No. de Factura: 6987 Fecha de Factura: 14 de
mayo del 2013 Concepto de abono: Se autoriz un descuento del 15% sobre el concepto de la factura
antes mencionada. Dando un total de $4,356.00 (Cuatro mil trescientos cincuenta y seis pesos 00/100
M.N.) el cual ser aplicado en su siguiente compra.


MODELO DE NOTA DE ABONO

La Nota de Crdito ser emitida al
mismo adquiriente o usuario para
modificar comprobante de pago
emitidas con anterioridad.
Especficamente para disminuir
(abonar o acreditar) el importe de
una factura a la que no se le ha
considerado oportunamente ciertos
descuentos o que por pronto pago
se deba conceder un determinado
descuento, as como por la
anulacin de operaciones.