Los gastos de la gestin de compras representan generalmente

gastos fijos del departamento de compras y tal vez del control de

calidad de materias primas y materiales. Los gastos se generan
para poder formular los pedidos con especificaciones, seleccin
del proveedor, negociaciones en los precios, fechas de entrega,
gastos de oficina, etc.

Los gastos anuales que se generan en la gestin de compras se
dividen entre el nmero de pedidos emitidos y se obtiene el costo
por pedido.

Ejemplo: si el importe anual de la gestin de compras es de
$360.000.- y se han formulado 1.500 pedidos, el costo promedio
por pedido es de $ 240.-
Existe un modelo de inventarios bastante conocido que determina
la cantidad ptima de compra. Para hallar cul es el lote ptimo
de compra (LOC) se utiliza la siguiente frmula:

LOC =
2 Da x Cp
Cmi
Donde:
Da = demanda anual
Cp = costo por pedido
Cmi = costo mantenimiento inventario
5.60
Datos:

Demanda anual = 1,200 unidades
Costo x pedido = $ 240.00
Costo de mantenimiento = $ 5.60
2 (1,200) (240)
LOC = LOC = 321 unidades
Nmero de pedidos anuales (1,200 / 321) = 3.74 4
Costo anual por comprar (3.74 x 240) = $ 898.00
Costo anual de mantenimiento (1.200 x 5.60) = $ 6.720.-
Una valiosa herramienta prctica para el manejo de los
inventarios que da resultados magnficos, es el mtodo ABC. Que
consiste en efectuar un anlisis de los inventarios estableciendo
capas de inversin o categoras con objeto de lograr un mayor
control y atencin sobre los inventarios, que por su nmero y
monto merecen una vigilancia y atencin permanente.

Los niveles se establecen as:

Nivel A artculos con mayor inversin, pero representan un
nmero menor dentro del inventario. (Mayor control).
Nivel B artculos con una inversin media, pero representan un
nmero intermedio dentro del inventario.
Nivel C artculos con una menor inversin, pero representan un
nmero mayor dentro del inventario. (Menor control).
Se utiliza para minimizar la inversin en inventarios. La filosofa es
que los materiales deben llegar exactamente en el momento en
que se necesitan para la produccin. Lo ideal es que la empresa
slo tenga inventario para trabajo en proceso.

Puesto que su objetivo es minimizar la inversin en los
inventarios, no se utiliza un inventario de seguridad.

Un sistema justo a tiempo exige partes de alta calidad a los
proveedores, por eso cuando el JIT funciona adecuadamente,
descubre las ineficiencias del proceso.
Las principales son:

La rotacin de inventarios.

Inventarios a capital neto de trabajo.

Inventarios a activos circulantes.

Inventarios de activos totales.

Inventarios a capital contable.
Representan la velocidad con que se mueven los
inventarios dentro de la empresa.

Se calcula dividiendo el importe de los inventarios entre
el importe del costo de ventas.

Inventarios (netos) (360) = 8,320 (360) = 179 das
Costo de ventas 16,700
Representa la parte que constituyen los
inventarios de capital neto de trabajo.
Inventarios (netos) = 8,320 = 79%
Capital de trabajo 10,500
Si el resultado es superior al 100% del capital de trabajo, puede
generalmente indicar una sobre existencia en inventarios.
Representa la parte que constituye los inventarios
del total de los activos circulantes.
Inventarios (netos) = 8,320 = 42%
Activo circulante 20,000
Debe vigilarse su tendencia y en su caso reducir su participacin,
dependiendo de la poltica de inversin que se quiera mantener.
Representa la participacin que los inventarios
tienen en el total de los activos.
Inventarios (netos) = 8,320 = 13%
Activo Total 62,000
Esta razn muchas veces nos da a conocer que tipo de negocio es,
comercial o industrial, dependiendo del grado de inversin que se
tenga.
Representan la parte de la propiedad de los
accionistas que ha sido invertida en inventarios.
Inventarios (netos) = 8,320 = 34%
Capital contable 24,800
Por lo tanto el porcentaje restante est siendo financiado va
pasivos, es decir el 66%.

El principal financiamiento de los inventarios:

Se obtiene de los proveedores. No tienen costo y se tiene la
oportunidad de obtener descuentos por pronto pago.
Prstamo de habilitacin se destina a la adquisicin de materias
primas, mano de obra y costos relacionados con la produccin en
proceso.

Programas para micro y pequea empresa para atender todas las
necesidades de financiamiento.

Programas de modernizacin que apoya al capital de trabajo
derivado del incremento de la capacidad de la produccin.
Otros:
En algunas empresas existen riesgos de:

Obsolescencia
Caducidad
Tiempo de vida (perecederos)
Robo
Los inventarios deben estar asegurados contra:

Incendio
Terremoto
Huracn
Robo con violencia
Cualquier otro riesgo inherente a su condicin

Se debe implementar controles que salvaguarden
los activos y el patrimonio de la empresa y sus
accionistas
Incrementar la inversin es una proteccin desde el el punto de vista
econmico. (Partida no monetaria). Estos producen una utilidad por
exposicin a la inflacin.

Comunicacin continua entre los departamentos de produccin,
ventas y finanzas.

Activando las compras.

Modificando los costos de acuerdo a los nuevos precios de compra.
(Constante actualizacin).

Modificando los precios de venta.
La SOBREINVERSIN es una proteccin econmica,
para minimizar el efecto de la inflacin acelerada, pero
tiene un costo de oportunidad que debe ser cuantificado.

Si la tasa de inflacin supera al costo del capital, deber
optarse por elevar la inversin en inventarios, hasta
donde la liquidez de la empresa lo permita.

Se debe evitar la erosin del margen de utilidad bruta
para conservar la productividad de la empresa.
Ser el motor de la venta, lo que producir la utilidad a travs de un
precio superior al costo de adquisicin y/o fabricacin. Esta
utilidad permitir a la empresa su existencia a travs del tiempo.
Precio
Costo
Margen
Riesgo
Recuperar
el 100%
No sacrificar
Sacrificable
El sistema del control debe incluir:

Control Contable


Control Fsico


Control de nivel de inversin
Almacn y custodia
Kardex o software
Rotacin
Promedios ponderados
Primeras entradas, primeras salidas (PEPS)
ltimas entradas, primeras salidas (UEPS)
Identificados
Detallistas
Entenderemos por valuacin de inventarios la forma en que
se valan las salidas del almacn, afectando directamente el
costo de ventas identificndolo con el ingreso obtenido,
pudiendo ser:
Se le conoce como slo promedios y para determinar el
costo a que se le da salida del almacn, se divide el costo
total de las existencias entre el nmero de unidades
totales de las mismas.
Fecha Concepto Entrada Salida Existencia Unitario Promedio Debe Haber Saldo
Ene-10 compra 50 50 50.00 2,500.00 2,500.00
Ene-12 venta 50 0 50.00 2,500.00 0.00
Abr-20 compra 200 200 52.00 10,400.00 10,400.00
Abr-25 venta 150 50 52.00 7,800.00 2,600.00
Jul-15 compra 160 210 53.00 52.76 8,480.00 11,080.00
Ago-19 venta 150 60 52.76 7,914.29 3,165.71
Sep-05 compra 50 110 56.00 54.23 2,800.00 5,965.71
Oct-27 venta 50 60 54.23 2,711.69 3,254.03
Unidades Costo Importe
Este mtodo consiste en valuar las salidas del almacn a los primeros
precios, es decir para poder aplicar esta tcnica debemos identificar
el costo a que se le dio entrada a los lotes de los productos para que
al darles salida, los costos de los lotes en existencia ms antiguos
sean los primeros a los que se les de salida.

El costo de venta en la empresa comercial queda valuado a
los precios ms antiguos, mientras que los inventarios
quedan a los costos ms actuales.
Fecha Concepto Unidades unitario Total Unidades unitario Total Unidades Importe
Ene-10 compra 50 50.00 2,500.00 50 2,500.00
Ene-12 venta 50 50.00 2,500.00 0 0.00
Abr-20 compra 200 52.00 10,400.00 200 10,400.00
Abr-25 venta 150 52.00 7,800.00 50 2,600.00
Jul-15 compra 160 53.00 8,480.00 210 11,080.00
Ago-19 venta 50 52.00 2,600.00
Ago-19 venta 100 53.00 5,300.00 60 3,180.00
Sep-05 compra 50 56.00 2,800.00 110 5,980.00
Oct-27 venta 50 53.00 2,650.00 60 3,330.00
Existencias
Costo Costo
Entradas Salidas
Este mtodo consiste en valuar las salidas del almacn a los ltimos
precios, es decir para poder aplicar esta tcnica debemos identificar el
costo a que se le dio entrada a los lotes de los productos para que al
darles salida, los costos de los lotes en existencia ms recientes sean los
primeros a los que se les de salida.

El costo de venta en la empresa comercial queda valuado a los
precios ms recientes, mientras que los inventarios quedan a los
costos ms antiguos.
Fecha Concepto Unidades unitario Total Unidades unitario Total Unidades Importe
Ene-10 compra 50 50.00 2,500.00 50 2,500.00
Ene-12 venta 50 50.00 2,500.00 0 0.00
Abr-20 compra 200 52.00 10,400.00 200 10,400.00
Abr-25 venta 150 52.00 7,800.00 50 2,600.00
Jul-15 compra 160 53.00 8,480.00 210 11,080.00
Ago-19 venta 150 53.00 7,950.00 60 3,130.00
Sep-05 compra 50 56.00 2,800.00 110 5,930.00
Oct-27 venta 50 56.00 2,800.00 60 3,130.00
Entradas Salidas Existencias
Costo Costo
En los mtodos promedios, PEPS y UEPS se destaca que el manejo
fsico de los artculos no necesariamente tiene que coincidir con la
forma en que se valan y que para una correcta asignacin del
costo, deben establecerse las diferentes capas del inventario segn
las fechas de adquisicin.

Independientemente de los mtodos, las empresas estn obligadas
a llevar un control de inventarios de mercancas, para conocer en
cualquier momento el valor de los artculos en existencia, as como
las unidades fsicas, sin necesidad de practicar un inventario fsico.