MANUALES

ADMINISTRATIVOS
1. Concepto
2. Objetivos
3. Clasificacin bsica
1. Por su naturaleza rea de aplicacin
2. Por su contenido
3. Por su mbito

2
Manuales Administrativos
CONCEPTO

Un manual es Un documento que contiene, en una forma
ordenada y sistemtica, informacin y/o instrucciones sobre
historia, organizacin, poltica y procedimiento de una empresa,
que se consideran necesarios para la mejor ejecucin del trabajo.
Segn Duhalt Kraus Miguel A.

Es un registro inscrito de informacin e instrucciones que
conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los
esfuerzos de un empleado en una empresa. Segn Terry G. R.
3
Manuales Administrativos
CONCEPTO
Una expresin formal de todas las informaciones e instrucciones
necesarias para operar en un determinado sector, es una gua que
permite encaminar en la direccin adecuada los esfuerzos del
personal operativo. Segn Continolo G.


4
Manuales Administrativos
CONCEPTO
Documento
Se encuentra de manera sistemtica las instrucciones, bases o
procedimientos para ejecutar una actividad
Instrumento de control sobre el personal
D forma ms definida a la estructura organizacional de la
empresa.
El manual representa un medio de comunicaciones de las
decisiones de la administracin concernientes a objetivos,
polticas, procedimientos, etc.
5
Manuales Administrativos
OBJETIVOS
Presentar una visin de conjunto de la organizacin
Instruir al personal acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones,
relaciones, polticas, procedimientos, normas, etc.
Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para
deslindar responsabilidades, evitar duplicidades detectar omisiones
Coadyuvar a la ejecucin correcta de las labores asignadas al personal y
propiciar la uniformidad en el trabajo
Servir como medio de integracin y orientacin al personal de nuevo
ingreso, y facilitar su incorporacin a las distintas funciones operacionales.
Proporcionar informacin bsica para la planeacin e implantacin de
reformas administrativas.
6
Manuales Administrativos
POR SU
CONTENIDO
CLASIFICACION BASICA
De historia del organismo
De organizacin
De polticas
De procedimientos
De contenido mltiple (contiene polticas,
procedimientos, organizacin, historia., etc.)
De adiestramiento o instructivo
Tcnicos
7
Manuales Administrativos
POR SU
FUNCION
ESPECIFICA
CLASIFICACION BASICA
Produccin
Compras
Ventas
Finanzas
Contabilidad
Crdito y cobranzas
Personal
Generales
8
Manuales Administrativos
POR SU
AMBITO DE
APLICACIN
CLASIFICACION BASICA
Generales


Especficos
MANUALES DE
ORGANIZACIN Y
PROCEDIMIENTOS
ELABORACIN DEL MANUAL DE ORGANIZACION
1. Conceptos
2. Clasificacin
3. Contenido del manual
a) Identificacin
b) ndice
c) Introduccin
d) Antecedentes histricos
e) Legislacin base legal
f) Atribuciones
g) Estructura orgnica
h) Organigrama (s)
i) Funciones
j) Descripcin de puestos
k) Directorio
l) Glosario de trminos
4. Procedimiento general para la elaboracin
a) Diseo del proyecto
a) Responsable
b) Delimitacin del universo de estudio
c) Programa de trabajo
b) Presentacin del proyecto a las autoridades
competentes
a) Participantes
b) Al responsable de su autorizacin
c) Recoleccin y clasificacin de la informacin
d) Anlisis de la informacin
e) Elaboracin del manual
f) Presentacin del manual para su aprobacin
g) Implantacin del manual
h) Revisin y actualizacin
11
ndice o contenido
Antecedentes histricos
Legislacin o base legal
Atribuciones
Estructura orgnica
Organigrama
Funciones
Descripcin de puestos
Directorio
Glosario de trminos

CONTENIDO DEL MANUAL
3. CONTENIDO DEL MANUAL
1. Logotipo de la organizacin
2. Nombre de la organizacin
3. Denominacin y extensin del manual (Ej.
general especfico)
4. Lugar y fecha de elaboracin
5. Nmero de pginas
6. Sustitucin de pginas en cado de ser
actualizacin de informacin
7. Unidades responsables de elaboracin, revisin y
autorizacin
8. Clave de la forma
En todas las hojas, los manuales deben tener un mismo
formato, esto es, la identificacin, la cual incluye:



a) Identificacin
3. CONTENIDO DEL MANUAL
a) Identificacin
3. CONTENIDO DEL MANUAL
b) Indice contenido
Relacin de los contenidos o ttulos que contiene el
documento:

c) Prlogo y/o Introduccin

Explicacin del contenido del documento, su
estructura, propsitos u objetivo, mbito de
aplicacin, en ocasiones se anexa un mensaje de
autoridades de alto nivel.

3. CONTENIDO DEL MANUAL

d) Antecedentes histricos
Descripcin de los orgenes y evolucin del origen de la empresa u
organizacin, as como cambios imprtantes en la misma.
c) Legislacin o base legal

Contiene la lista de los principales ordenamientos
jurdicos que norman las actividades de la organizacin
de los cuales se derivan las atribuciones o facultades.

NOTA: Se recomienda que las disposiciones legales sigan el siguiente orden
jerrquico: Constitucin, tratados, leyes, convenios, reglamentos, decretos,
acuerdos y circulares.


e) Atribuciones
Transcripcin textual y completa del artculo clusula, considerando o
punto que explica las facultades conferidas a la organizacin. Debe
sealarse el artculo de forma completa y entre comillas.
f) Estructura orgnica
Descripcin ordenada de las unidades administrativas de
la organizacin, segn sus relaciones jerrquicas.


NOTA: Se recomienda codificar por su nivel jerrquico para visualizar de manera clara
los niveles de jerarqua y autoridad, as como relaciones de dependencia.
Ej. 1.0 Director General
1.0.1 Asesora
1.0.2 Auditora Interna
1.1 Gerencia General
1.1.1 Gerente de Finanzas
1.1.2 Gerente de Mercadotecnia

3. CONTENIDO DEL MANUAL
g) Organigrama
Representacin grfica de la organizacin o empresa.
h) Funciones
Descripcin de las tareas realizadas por cada una de las unidades
administrativas de la estructura orgnica


3. CONTENIDO DEL MANUAL
i) Descripcin de puestos
Explica el contenido de las principales actividades y responsabilidades de cada
puesto. Incluye la siguiente informacin.
a) Identificacin
1. Nombre del puesto
2. Nmero de plazas
3. Clave
4. Ubicacin fsica y administrativa
b) Relaciones de autoridad
1. Jefe inmediato
2. Subordinados directos
3. Dependencia funcional
Propsito del puesto
Funciones Generales
Funciones especficas
Responsabilidad
Comunicacin: Ascendente, horizontal, descendente, externa.
Especificaciones del puesto
1. Conocimientos
2. Experiencia
3. Iniciativa
4. Personalidad
3. CONTENIDO DEL MANUAL
j) Directorio
Nombres, telfonos, correos electrnicos, ubicacin fsica del lugar donde labora,
etc.
k) Glosario de trminos
Explicacin de los principales conceptos utilizados en el
documento.


3. CONTENIDO DEL MANUAL
a) Diseo del proyecto

Responsable. Determinar al responsable capacitado para realizar la consulta.
Un equipo con buen manejo de relaciones humanas
Delimitacin del universo de estudio. Definir y delimitar su universo de trabajo
para estar en posibilidad de actuar en l, para ello, debern implementar
Estudio preliminar. Para conocer en forma global las funciones y actividades
que se realizan en el rea o reas donde se va actuar. Prever las acciones y
calcular los recursos necesarios para iniciar la recopilacin de datos
Programa de trabajo.
Fuentes de informacin. Referencias de las instituciones, reas de trabajo,
documentos, personas y mecanismos de informacin de donde se pueden
obtener datos para la investigacin
4. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA SU ELABORACIN
a) Preparacin del proyecto

Propuesta tcnica. Alcance, antecedentes,
justificacin, objetivo.


Programa de trabajo. En este documento se deber
especificar con claridad qu es lo que se va a hacer y
por qu, dnde y cundo, quienes lo harn y cuanto
costara hacerlo
acciones, fases, recursos, calendario, costo,
resultados, informacin adicional


4. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA SU ELABORACIN
b) Presentacin del proyecto



A las autoridades.
A los participantes
Al responsable de su autorizacin
Se requiere identificar el contenido del proyecto, afinar sus
parmetros y determinar sus viabilidades operativas
4. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA SU ELABORACIN
b) Presentacin del proyecto a las autoridades

4. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA SU ELABORACIN
Este tipo de presentacin es recomendable sustentarla en un
documento sntesis derivado del informe, cuya extensin no sea
mayor a treinta cuartillas, para que en caso de ser analizado,
requiera de un mnimo tiempo, permitiendo un lapso adicional para
explicaciones, as como para comentarios u observaciones.
24
a) reas que intervendrn directamente en su aplicacin, y que por lo
mismo tienen la obligacin de conocer el proyecto en forma
detallada.

b) reas afectadas con la implementacin del proyecto, ya que
tendrn que cambiar o ajustarse.

c) rea responsable del manejo de los recursos econmicos, para
cuantificar el costo del proyecto en forma ms especifica
b) Presentacin del proyecto a los participantes
4. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA SU ELABORACIN
25
Presentacin del proyecto al titular de la organizacin o de la unidad
administrativa responsable de su ejecucin, para su aprobacin.

Una vez autorizado, el responsable proceder a hacer del
conocimiento de todos los niveles jerrquicos , la intencin que tiene
la organizacin para la elaboracin del manual
4. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA SU ELABORACIN
b) Presentacin del proyecto al responsable de
su autorizacin
26
Integrada la propuesta definitiva del manual, tiene que
someterse para su aprobacin a quien preside la
organizacin, con el objeto de contar con su anuencia para
su validacin y difusin.

4. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA SU ELABORACIN
b) Presentacin del proyecto al Titular de la
Organizacin
27
Revisado y aprobado por el titular de la organizacin,
tendr que presentarse ante la asamblea de
accionistas y/o consejo de administracin para su
aprobacin definitiva
4. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA SU ELABORACIN
b) Presentacin del proyecto al rgano de
Gobierno
28
La misma gua temtica definida para la presentacin a los niveles
directivos, puede ser utilizada para los niveles departamentales
de oficina y rea, pero ampliando la extensin y el detalle, esto
permitir que se precisen los alcances operativos de la
propuesta y que el documento se convierta en un documento
administrativo para apoyar la capacitacin del personal.
4. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA SU ELABORACIN
b) Presentacin del proyecto al otros niveles
jerrquicos
c) Recoleccin y clasificacin de la informacin


Levantamiento de la informacin. La recopilacin deber
enfocarse al registro de hechos que permitan conocer y analizar
informacin especfica y verdaderamente til para el manual.

Esta actividad exige mantener una relacin constante con las
fuentes internas emisoras de la informacin, as como con las
reas y organizaciones con ubicacin fsica distinta


4. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA SU ELABORACIN
LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIN
PARA RECABAR LA INFORMACIN EN FORMA AGIL Y ORDENADA
EXISTEN LAS SIGUIENTES TCNICAS DE RECOPILACIN:
4. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA SU ELABORACIN
c) Recoleccin y clasificacin de la informacin
Investigacin documental
Consultas a sistemas de computo
encuestas
INTEGRACIN DE LA INFORMACIN


Una vez que se cuenta con la informacin de las reas
involucradas en el estudio, se proceder a ordenar y
sistematizar los datos a efecto de poder preparar su
anlisis.

4. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA SU ELABORACIN
c) Recoleccin y clasificacin de la informacin
32
a) Crear directorios, subdirectorios y archivos para desagregarla en
funcin de la divisin de trabajo.
b) Crear bases de datos o programas especficos,
c) Utilizar paquetes acordes con las necesidades especficas del
proyecto y/o
d) Combinar recursos (a, b y c) para optimizar resultados.
CMO CLASIFICAR LA INFORMACIN?
4. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA SU ELABORACIN
c) Recoleccin y clasificacin de la informacin
33
Antecedentes
Se tomara en cuenta la reglamentacin jurdico-administrativa que ha venido
regulando la realizacin del trabajo, como se a atendido por parte de las unidades
responsables de hacerlo y qu impacto ha tenido en otras unidades,
organizaciones, clientes y/o usuarios.
Situacin actual
Por lo que toca a este punto, es recomendable tomar en cuenta los siguientes
aspectos:
Objetivos, estructura organizacional, normas y polticas administrativas, funciones,
procedimientos, instrumentos jurdico-administrativo, equipo, ambiente laboral, y
relaciones de trabajo

REAS PARA AGRUPAR LA INFORMACIN:
4. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA SU ELABORACIN
c) Recoleccin y clasificacin de la informacin
d) Anlisis de la Informacin.


Anlisis de la informacin. Estudio o examen crtico de cada
uno de los elementos de informacin o grupos de datos que se
integraron, con el propsito de conocer su naturaleza,
caractersticas y comportamiento, sin perder de vista su
relacin, interdependencia e interaccin interna y con el medio
ambiente, para obtener un diagnostico que refleje la realidad
operativa

4. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA SU ELABORACIN
Estudio o examen critico de cada uno de los elementos de informacin
o grupos de datos que se integraron, con el propsito de conocer su
naturaleza, caractersticas y comportamiento, sin perder de vista su
relacin, interdependencia e interaccin interna y con el medio
ambiente, para obtener un diagnostico que refleje la realidad
operativa.

4. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA SU ELABORACIN
d) Anlisis de la Informacin.
36
ESTA MECANICA DE ESTUDIOS PUEDE SEGUIR LA SIGUIENTE
SECUENCIA
Conocer el hecho o la situacin que analiza
Describir ese hecho o situacin
Descomponerlo y predecir todos sus detalles y componentes
Examinar crticamente para comprender cada elemento
Ordenar los elementos basndose en un criterio de clasificacin
Definir las relaciones entre cada elemento
Identificar y explicar su comportamiento
4. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA SU ELABORACIN
d) Anlisis de la Informacin.
37
FUENTES DE INFORMACIN
Referencias de las instituciones, reas de trabajo,
documentos, personas y mecanismos de
informacin de donde se pueden obtener datos
para la investigacin.
4. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA SU ELABORACIN
d) Anlisis de la Informacin.
e) Elaboracin del Manual


Validacin. La informacin verificada de cada rea o unidad
administrativa se tendra que presentar a las personas
entrevistadas para que firman de conformidad en un espacio
especfico para este propsito, adems, para ratificar que la
informacin este completa y sea comprensible.


Estructuracin. Disponiendo ya de la totalidad de la
informacin, revisada y firmada por cada rea.

4. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA SU ELABORACIN
f) Presentacin del manual para su aprobacin

Titular de la organizacin. La Integrada la propuesta definitiva del manual, tiene que
someterse para su aprobacin a quien preside la organizacin, con el objeto de
contar con su anuencia para su validacin y difusin

A los niveles directivos. Este tipo de presentacin es recomendable sustentarla en
un documento sntesis derivado del informe, cuya extensin no sea mayor a treinta
cuartillas, para que en caso de ser analizado, requiera de un mnimo tiempo,
permitiendo un lapso adicional para explicaciones, as como para comentarios u
observaciones

Otros niveles jerrquicos. La misma gua temtica definida para la presentacin a
los niveles directivos, puede ser utilizada para los niveles departamentales de oficina
y rea, pero ampliando la extensin y el detalle, esto permitir que se precisen los
alcances operativos de la propuesta y que el documento se convierta en un
documento administrativo para apoyar la capacitacin del personal



4. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA SU ELABORACIN
g) Implantacin

Mtodos de implantacin
Mtodo instantneo
Mtodo de proyecto piloto
Implantacin en paralelo
Implantacin sucesiva
Combinacin de mtodos



h) Revisin y actualizacin
Es necesario el mantenerlos permanentemente actualizados a travs de
revisiones peridicas. Evaluar las medidas de mejoramiento administrativo




4. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA SU ELABORACIN
i) Revisin y actualizacin



4. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA SU ELABORACIN
La utilidad de los manuales administrativos radica en la veracidad
de la informacin que contienen, por lo que se hace necesario el
mantenerlos permanentemente actualizados a travs de revisiones
peridicas . para ello es conveniente:
- Evaluar en forma sistemtica las medidas de mejoramiento
administrativo derivadas de la implantacin del manual, as como
los cambios operativos, que se realicen en la organizacin.
- Establecer un calendario para la actualizacin del manual.
Designar un responsable para la atencin de esta funcin.
Es necesario el mantenerlos permanentemente actualizados a travs de
revisiones peridicas. Evaluar las medidas de mejoramiento administrativo



MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
4. EL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
6.1 Concepto
6.2 Utilidad
6.3 Contenido del manual de procedimientos
6.3.1) ndice
6.3.2) Introduccin
6.3.3) Objetivo
6.3.4) Polticas
6.3.5) mbito de aplicacin
6.3.6) Diagramas de flujo
6.3.7) Descripcin de procedimientos
6.3.8) Formas e instrucciones para su uso
6.3.9) Glosario de trminos
6.4 Procedimiento para su elaboracin
6.4.1) Diseo del proyecto
6.4.1.1) Responsables
6.4.1.2) Delimitacin del universo de
Estudio
6.4.1.3) Programa de trabajo
6.4.2) Presentacin del proyecto
6.4.3) Captacin, integracin anlisis de la
informacin.
6.4.4) Preparacin del proyecto de manual
6.4.4.1) Validacin
6.4.4.2) Estructuracin
6.4.5) Formulacin de recomendaciones
6.4.6) Presentacin del manual para su
aprobacin
6.4.7) Implantacin del manual
6.4.8) Revisin y actualizacin del manual
CONCEPTO
4.1 CONCEPTUALIZACION Y TIPOS DE
MANUALES
Los procedimientos administrativos son un conjunto de
operaciones ordenadas en secuencia cronolgica, que precisan la
forma sistemtica de hacer determinado trabajo de rutina.


Son aquellos instrumentos de informacin en los que se
consignan, en forma metdica, los pasos y operaciones que deben
seguirse para la realizacin de las funciones de una unidad
administrativa.
Constituyen un instrumento tcnico que incorpora
informacin sobre la sucesin cronolgica y secuencial de
operaciones concatenadas entre si, que se constituyen en una
unidad para la realizacin de una funcin, actividad o tarea
especifica en una organizacin.



Todo procedimiento involucra la determinacin de
tiempos de ejecucin, el uso de recursos materiales y
tecnolgicos, y la aplicacin de mtodos de trabajo y control
para obtener el oportuno y eficiente desarrollo de
operaciones
CONCEPTO
4.1 CONCEPTUALIZACION Y TIPOS DE
MANUALES
Medio de comunicacin, sirven para registrar y tramitar la informacin respecto a la
organizacin y su operacin


Su utilizacin es para describir la secuencia lgica y cronolgica de las distintas
operaciones o actividades


Sirve para informar y documentar acciones que realizan diferentes reas de la
organizacin y orientar a los responsables de su ejecucin en el desarrollo de sus
actividades.

Permite conocer el desarrollo de las actividades de rutina en todos los niveles
jerrquicos, lo que propicia la disminucin de fallas u omisiones y el incremento de
la productividad
MAN
4.1 CONCEPTUALIZACION Y TIPOS DE
MANUALES
1. ndice
2. Introduccin
2.1 Objetivos del Manual
2.2 Alcance
2.3 Como usar el manual
2.4 Revisiones y recomendaciones
3. reas de Aplicacin y/o alcance
4. Organigrama
4.1 Interpretacin de la estructura orgnica
5. Polticas
6. Conceptos
7. Estructura Procedimental
7.1 Descripcin narrativa de los procedimientos
8. Formas
8.1 Formas empleadas
8.2 Instructivos de formas empleadas
9. Graficas
9.1 Diagramas de Flujo
10. Glosario de Trminos

7.3 METODOLOGIA DE ELABORACION
6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS
1. INDICE O CONTENIDO
Relacin de los captulos
que forman parte del
documento.
6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS
1. INDICE O CONTENIDO Ejemplo
6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS
2. PROLOGO O INTRODUCCION
Exposicin sobre el documento, su contenido, objeto,
reas de aplicacin y la importacin de su revisin y
actualizacin. Puede incluir un mensaje de la mxima
autoridad de las reas comprendidas del manual.
2.1 Objetivos del Manual
2.2 Alcance
2.3 Como usar el manual
2.4 Revisiones y recomendaciones
6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS
2.1 OBJETIVO DEL MANUAL
Explicacin del propsito que se pretende
cumplir con los procedimientos.
2.2 AREAS DE APLICACIN Y/O ALCANCE
Esfera de accin que
cubren los procedimientos.
6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS
2.3 COMO USAR EL MANUAL
Explicacin de la manera en que se
utilizara el manual y a quienes les sirve el
mismo.
2.4 REVISIONES Y RECOMENDACIONES
Debe indicar con quien debe hacerse contacto
para sealar cambios y correcciones, o hacer
recomendaciones respecto al manual de
procedimientos.
6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS
La necesidad de contar con manuales de procedimientos en todas las
organizaciones se ha vuelto imperativa en funcin de la complejidad
de sus estructuras, volumen de operaciones, incremento de recursos,
demanda de productos y/o servicios por parte de los clientes o
usuarios, as como por la adopcin de tecnologa avanzada para la
tensin efectiva de la dinmica organizacional.

Esto vuelve imprescindible el uso de instrumentos que apoyen la
atencin del quehacer cotidiano, ya que en ellos se consignan, en
forma metdica, los elementos fundamentales para una efectiva
comunicacin, coordinacin, direccin y evaluacin administrativas.

En este documento se compendia informacin relativa a conceptos,
objetivos, procedimientos y el contenido del manual. Asimismo, se
abordan los aspectos metodolgicos bsicos para su diseo,
elaboracin, presentacin, aprobacin, manejo y revisin. Tambin se
incorpora informacin sobre tcnicas de anlisis administrativo y
diagramacin, terminologa, formas, instructivos y grficos que
complementan su composicin
Ejemplo
2. PROLOGO O INTRODUCCION
6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS
4. ORGANIGRAMA
Es la interpretacin de la estructura orgnica.


Diagrama donde muestra los puestos del rea
correspondiente al alcance del manual.


RESPONSABLES. Unidades administrativas
y/o puestos que intervienen en los procedimientos
en cualquiera de sus fases.

6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS
Ejemplo
4. ORGANIGRAMA
6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS
5. POLITICAS

Criterios o lineamientos generales de
accin que se determinan en forma
explicita para facilitar la cobertura de
responsabilidades de las distintas
instancias que participan en los
procedimientos.

6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS
Ejemplo
5. POLITICAS
6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS
6. CONCEPTOS

Palabras o trminos de carcter tcnico que se
emplean en el procedimiento, las cuales, por su
significado o grado de especializacin
requieren de mayor informacin o ampliacin
de significado, para hacer ms accesible al
usuario la consulta del manual.

6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS
10. GLOSARIO DE TERMINOS



Listado de conceptos de carcter tcnico
relacionados con el contenido y tcnicas de
elaboracin de los manuales de procedimientos,
que sirven de apoyo para su uso o consulta

6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS
7. ESTRUCTURA PROCEDIMENTAL
DESCRIPCION NARRATIVA DE LAS
OPERACIONES.


Presentacin por escrito, en forma narrativa y
secuencial, de cada una de las operaciones que
se realizan en un procedimiento, explicando
en que consisten, cuando, cmo, dnde, con
qu y cunto tiempo se hacen, sealando los
responsables de llevarlas a cabo.

6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS
Ejemplo
7. ESTRUCTURA PROCEDIMENTAL
6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS
8. FORMAS
8.1 Formas empleadas
8.2 Instructivos de formas empleadas

Formas impresas que se utilizan en un
procedimiento, las cuales se intercalan dentro del
mismo o incluyndolas como apndice. En la
descripcin de las operaciones que impliquen sus
uso, deben hacerse referencias especificas de stas,
empleando para ello nmeros indicadores que
permitan asociarlas en forma concreta. Tambin
se deben incorporar los instructivos para su
llenado.


6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS
Ejemplo
8. FORMAS
6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS
9. GRAFICAS
DIAGRAMAS DE FLUJO


Representacin grfica de la sucesin en que se realizan las
operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas
o materiales. Muestran las unidades administrativas
(procedimiento general), o los puestos que intervienen
(procedimiento detallado), para cada operacin descrita y
pueden hacer referencia, adems, al equipo o recursos
utilizados en cada caso.


6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS
Ejemplo
9. GRAFICAS
6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION

Logotipo
Nombre de la organizacin
Denominacin y extencin del manual
Lugar y fecha de elaboracin
Numero de paginas
Sustitucin de pginas ( actualizacin de la
informacin)
Autoridades responsables de su elaboracin,
revisin y autorizacin
Clave de la forma (siglas de la organizacin,
unidad administrativa. Responsable, ao y
numero de forma)
IDENTIFICACION

NOMBRE DE LA ORGANIZACIN LUGAR Y FECHA

NUMERO DE PAGINAS


_________ __________ _________
ELABORO REVISO AUTORIZO
CLAVE:
Ejemplo
IDENTIFICACION
6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DE LA DESCRIPCIN
DE OPERACIONES: IDENTIFICACIN
Este tipo de documento incorpora el siguiente contenido:
Logotipo de la Organizacin.(Smbolo que identifica a la organizacin).
Denominacin: Nombre de la organizacin y el documento.
Procedimiento. Es el nombre del procedimiento y describe la materia a
que se refiere.
Fecha: Da, mes y ao en que se termin de elaborar el procedimiento.
Pagina _ de_: En el primer espacio debe anotarse el numero progresivo
de las hojas del manual y, en el segundo, el total e hojas de que consta el
documento.
Sustituye: Fecha y pagina que reemplaza la hoja. Este parrafo se
completa exactamente en los terminos anotados en los puntos 4 y 5.
6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
Nmero de operacin: Se enumera progresivamente cada una de las
operaciones que conforma el procedimiento.
Responsables. Nombre del rea, unidad administrativa o puesto
responsable de realizar de cada operacin.
Descripcin: Expresin del contenido de cada operacin del
procedimiento. Incluye el nombre y la clave de las formas utilizadas.
Unidades responsables de su elaboracin, revisin y autorizacin.
Nombre y firma del responsable de preparar, revisar y aprobar el
procedimiento en cada rea o unidad administrativa.
Clave de la forma: en primer trmino las siglas de la organizacin, en
segundo trmino las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza
la forma y en tercer lugar el numero de la forma. Entre las siglas y el
nmero deber colocarse un guin o diagonal.

6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
FORMATO

ANALIZAR DETALLADAMENTE EL FORMATO CON
EL QUE CADA MANUAL DEBE PRESENTARSE, DE
ELLO DEPENDE FACILITAR SU LECTURA,
CONSULTA Y EVALUACION
Ejemplo
6. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
6.4 PROCEDIMIENTOS PARA SU ELABORACION
Es el inicio del procesamiento de la
informacin, es decir, la integracin del
manual


Para prepararlo se requiere realizar
un borrador del manual
6.4 PROCEDIMIENTOS PARA SU ELABORACION
6.4.1 DISEO DEL PROYECTO

1. Delimitar responsables
a) Expertos
b) Jefes de rea
c) Usuario


2. Delimitacin del universo de estudio
a) Estudio preliminar
b) Recursos


6.4 PROCEDIMIENTOS PARA SU ELABORACION
6.4.1 DISEO DEL PROYECTO

3. Fuentes de informacin
a) Primarias
b) Secundarias
c) Sindicadas

4. Programa de trabajo
a) Antecedentes
b) Justificacin
c) Objetivos del plan de trabajo
d) Resultado
e) Alcance
f) Recursos

6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS
6.4.1 PROGRAMA DE TRABAJO
El programa de trabajo debe contener como mnimo:
ANTECEDENTES
JUSTIFICACIN
OBJETIVO
RESULTADO
ALCANCE
ACCIONES
FASES
RECURSOS
CALENDARIO
COSTO
ESTRATEGIA Y TCTICA
AUTORIZACIN
REPRESENTACIN GRAFICA
FORMATO
En este documento se deber especificar con claridad
qu es lo que se va a hacer y por qu, dnde y cundo,
quienes lo harn y cuanto costara hacerlo.

Ejemplo
6.4 PROCEDIMIENTOS PARA SU ELABORACION
6.4.2 PRESENTACION DEL PROYECTO A LAS AUTORIDADES

1. Se somete a las instancias correspondientes para su
aprobacin y ltima revisin.
2. Se convocar a una reunin de trabajo y se presentar a
niveles directivos y documentos con la siguiente
informacin:


a) Introduccin: breve descripcin de las causas que generaron
el preparar el manual,
b) Anlisis de la estructura organizacional: exposicin de la
gnesis y desarrollo de la organizacin,
c) Diagnstico de la situacin actual: definicin de las causas y/o
problemas que originaron el estudio y que justifican los
cambios o modificaciones que se proponen en el manual.
6.4 PROCEDIMIENTOS PARA SU ELABORACION
6.4.4 PREPARACION DEL PROYECTO DEL MANUAL
*Propuesta tcnica:
-Antecedentes: manuales o esfuerzos anteriores.
-Naturaleza: tipo de manual que se pretende realizar.
-Justificacin: demostracin de la necesidad de efectuarlo.
-Objetivos: logros que se pretenden alcanzar.
-Acciones: iniciativas o actividades necesarias.
-Resultados: beneficios que se esperan obtener
-Alcance: rea de aplicacin que cubre el estudio
-Recursos: requerimientos humanos, materiales y tecnolgicos
-Costo: estimacin global y especfica de recursos financieros
-Estrategia: ruta fundamental necesaria para orientar los
recursos de accin y asignacin de recursos.
-Informacin complementaria: material e investigaciones que
pueden servir como elementos de apoyo.

TIPOS DE RECOMENDACIONES
De mantenimiento: preservacin general de la estructura
De eliminacin: supresin de sistemas, reemplazo de formas.
De adicin: introduccin de un nuevo sistema,
De combinacin: intercalar el orden de aplicacin de programas
de trabajo.
De fusin: agrupacin de reas, unidades administrativas o
personas bajo un mismo mando.
De modificacin: cambios en los procedimientos o las
operaciones.
De simplificacin: reduccin de pasos de un procedimiento.
De intercambio: redireccionamiento de funciones,
procedimientos, recursos, personal o flujo del trabajo entre
reas u organizaciones del mismo grupo o sector.


7.6 METODOLOGIA DE ACTUALIZACION