ADMINISTRACION DE

PROYECTOS
Ing. Luis A. Flores Cisneros
09/08/2014 2
CALIDAD
09/08/2014 3
Conceptos Bsicos sobre la calidad
La gestin de la calidad implica que el proyecto cubra las necesidades
por las cuales se emprendi

Convertir las necesidades y expectativas de los interesados en
requisitos del proyecto (Clave la gestin de cambios)
Lograr la satisfaccin del cliente cuando el proyecto produzca lo
planificado y el producto cubra las necesidades reales (Establecer
criterios de Calidad y Aceptacin)
Realizar acciones de prevencin sobre la inspeccin (Control)
Buscar en forma permanente la perfeccin: mejora continua basado
en procesos.

09/08/2014 4
Caso 1
En el desarrollo de un proyecto el Director descubre que uno
de sus miembros del equipo ha creado un proceso particular
para realizar una actividad del proyecto (control de cambios).
Qu debera hacer el director de proyecto?
A. Agradecer al miembro del equipo por haber creado un
nuevo proceso.
B. Analizar si ese proceso es conveniente.
C. Investigar el plan de gestin para determinar si corresponde
utilizar un proceso estndar
D. Evaluar la relacin costo-beneficio del nuevo proceso

La respuesta correcta es C.
09/08/2014 5
Caso 2
Un cliente nos llama para decirnos que el primer
entregable de nuestro EDT no tiene una calidad
aceptable.
Cul seria su concejo. Para la evitar este inconveniente
en lo sucesivo.?

Respuesta:
1. Definir siempre calidad aceptable y convertirla en
requisito del proyecto
2. Establecer cmo se medir la calidad
3. Determinar todo el trabajo necesario para que el
proyecto cumpla con ese requisito
09/08/2014 6
Trabajo en Equipo
Justificar en base a su proyecto los conceptos de
ATRIBUTOS --- CALIDAD
09/08/2014 7
Trabajo en Equipo
Justificar en base a su proyecto los conceptos
de

EXACTITUD

PRECISION
09/08/2014 8
Personajes de la Calidad
09/08/2014 9

09/08/2014 10
14 pasos para alcanzar la
gestin de la calidad total
1. Publicar la visin, misin y objetivos.
2. Aprender la nueva filosofa.
3. Entender el propsito de la inspeccin.
4. No asignar trabajos basndose solamente en el precio.
5. Mejora continua.
6. Capacitacin.
7. Liderazgo.
8. Innovacin.
9. Trabajo en equipo.
10. Eliminar exhortaciones al personal.
11. Eliminar metas numricas arbitrarias para el personal.
12. Permitir al personal sentir orgullo por su trabajo.
13. Alentar la educacin y el desarrollo personal.
14. Aceptar la responsabilidad y compromiso de la gerencia
09/08/2014 11

09/08/2014 12
La triloga de la calidad:
1 Planificar la calidad
2 Controlar la calidad
3 Mejorar la calidad.
Hizo popular el principio de Vilfredo Pareto
80/20.
Hay que involucrar a la alta gerencia en la gestin
de calidad.
La calidad se cumple cuando un producto es
adecuado para el uso.
09/08/2014 13
Diagrama de Pareto
09/08/2014 14
1. Diagrama causa-efecto: qu causa problemas.
2. Diagramas de flujo: lo que hay que hacer.
3. Hojas de verificacin: recolecta y organiza los
datos.
4. Histogramas: visin grfica de las variaciones.
5. Diagrama de Pareto: ranking de problemas.
6. Diagramas de control: control de variaciones.
7. Diagrama de dispersin: relacin entre
variables.
09/08/2014 15
Histogramas
09/08/2014 16
Diagrama de Flujo
09/08/2014 17
La calidad debe ser comprendida por todos
La calidad se define como conformidad con
los requisitos.
El sistema para administrar la calidad requiere
de la prevencin en lugar de la inspeccin.
Hay que definir estndares de desempeo que
no dejan dudas. Por ejemplo, cero defectos.
09/08/2014 18
Plan de Calidad
A. Estndares de calidad aplicables
B. Roles y responsabilidades
C. Revisin de decisiones pasadas para asegurarse que sean correctas
D. Reuniones a llevarse a cabo relacionadas con la calidad
E. Mtricas identificadas
F. Planificacin de las revisiones de los diversos componentes del proyecto que sern sujetos de revisin
09/08/2014 19
Gestion de Procesos
09/08/2014 20
Finalmente
La Gua del PMBOK es compatible con las siguientes teoras relacionadas con la
gestin de calidad:
Deming, Juran, Ishikawa, Cosby ISO (Organization for Standarization)
TQM (Total Quality Management) Six Sigma
Costo de la calidad (COQ) Anlisis de modos de fallo y efectos
Revisiones del diseo Mejora continua

Tanto la direccin profesional de proyectos como la visin moderna de la gestin
de calidad reconocen los siguientes principios bsicos:
Buscar siempre la satisfaccin del cliente
Es preferible la prevencin en lugar de la inspeccin
Mejora continua en los procesos
Los directores son los responsables de brindar recursos para un proyecto
xitos
09/08/2014 21
PROCESOS ENFOQUE METODOLGICO

Sistemas / Procesos / Tecnologia / Estrategia / Estndares
Organizacin del
Proyecto
1
Elaboracin de Plan
de accin
7
Validacin de
Modelo actual
2
Identificacin de
oportunidades de
mejora (Anlisis de
Brechas) 5
Validacin de
Operaciones
3
Anlisis de
Operaciones/Procesos 4
Anlisis de Impacto
de mejoras
6
09/08/2014 22
Etapa I. Organizacin del
Proyecto
Conformacin de las entidades de la
Organizacin del Proyecto (Ejecutivo del
Proyecto, Comit de Aprobacin, Lder Usuario,
Otros).
Definicin del Equipos de Trabajo, dedicacin y
ubicacin fsica.
Solicitar informacin general.
Preparar el Plan de Trabajo detallado.
Comunicar a la Organizacin (Kick Off)

09/08/2014 23
Participantes por parte de la
organizacin.
Roles Funciones Principales Personal Asignado
Realizar intervenciones claves buscando hacer
evidente la importancia del proyecto.
Coordinar la definicin de necesidades as como
la revisin de resultados.
Supervisar y facilitar actividades del Comit
Tcnico.
<DIRECTIVO DE MAS ALTO
NIVEL>
Suministrar conocimiento especializado para
enriquecer los resultados del Proyecto.
<Creadores, Sufrientes,
Solucionadores, Informantes
Integradores, Facilitadores. >
Ejecutivo de
Proyecto
Coordinador del
Proyecto
Equipos
Consultivos
Revisin y aprobacin final de los resultados
Comit de
Aprobacin
< DIRECTORIO / ACCIONISTAS /
DUENOS>
< RESPONSABLE DE OFICNA DE
PLANIFICACION Y CONTROL /
PROCESOS / OyM>
Contina ...
09/08/2014 24
Participantes por parte de la
organizacin.
Roles Funciones Principales Personal Asignado
Desarrollar funciones de asesor externo durante
el proyecto, estos debern ser los especialistas
en los temas que involucre la implementacin
del nuevo procesos.
< SEGN SEA CONVENIENTE>
Consultores
Externos.
Revisar previamente la informacin que se
elevara al comit de aprobacin, as como las
actividades que les sern requeridas.
Apoyar en los flujos de informacin y la logstica.
Comit Tcnico
<RESPONSALBES DE AREAS U
OFICINAS INVOLUCRADAS >
09/08/2014 25
EQUIPO DE TRABAJO

PRESIDENTE/VICEPRESIDENTE
GERENTE GENERAL
Lder del Proyecto Consultor de Procesos
Personal
rea
Funcional 2
Personal
rea
Funcional 1
EJECUTIVO DEL
PROYECTO
Asistente
ETAPAS
09/08/2014 26
Etapa II. Validacin del Modelo Actual
Sensibilizacin con las operaciones y servicios
de la Organizacin.
Revisin y entendimiento de la visin y
lineamientos estratgicos.
Entendimiento del Modelo de Operacin del
Negocio.
Identificacin de los factores crticos de xito.
Conocimiento de productos y servicios.
Conocimiento de clientes, convenios,
proveedores y entidades supervisoras y de
control.


09/08/2014 27
Etapa II. Validacin del Modelo Actual
!
! !
!
Tal como se aprecia en la grfica, el Modelo de Operacin es el punto de partida para la
identificacin de oportunidades de mejora.

ETAPAS
09/08/2014 28
Etapa III. Validacin de Operaciones
Organizacionales
Pgina 28
Validacin del Modelo de
Operaciones/Procesos:
- Diagnstico, identificacin de
necesidades y potencial de
mercado
Preparar el Cronograma de
Entrevistas / Reuniones
iniciales.
Coordinar entrevistas.



ETAPAS
09/08/2014 29
Etapa IV. Anlisis de Operaciones/Procesos
Revisar las actividades de los procesos e
identificar el nivel de soporte de la
organizacin, de los sistemas y de la
infraestructura sobre los procesos involucrados.
Utilizar herramientas de anlisis como
Diagramas ABC, Diagramas de Flujo, Diagramas
Relacionales, Diagramas de Causa Efecto,
Matrices de Probabilidad e Impacto, entre otros
Analizar los costos relacionados:
- Costos de Control
- Costos de Defectos
- Costos de Oportunidad
- Costos de no Prevencin
- Costos de Actividades sin Valor Agregado

F
r
e
n
t
e
s

d
e

A
n

l
i
s
i
s

Procesos
Infraestructura
Tecnologa
Organizacin
ACTIVIDADES DE VALOR
INNECESARIAS
ACTIVIDADES DE VALOR
NECESARIAS
A
C
T
I
V
I
D
A
D
E
S

S
I
N

V
A
L
O
R
N
E
C
E
S
A
R
I
A
S
A
C
T
I
V
I
D
A
D
E
S

S
I
N

V
A
L
O
R
I
N
N
E
C
E
S
A
R
I
A
S
ORGANIZACIN
ETAPAS
09/08/2014 30
Etapa V. Identificacin de oportunidades
de mejora (Anlisis de brechas)
1. Contrastacin con Best Practices
Revisar Best Practices para los procesos
analizados.
Identificar las practicas ms relevantes y de
mayor impacto para la gestin de la
organizacin.
Identificar brechas de la gestin actual con
respecto a las mejores prcticas y definir las
mejores prcticas a ser aplicadas

3) Mejora
Restricciones
2) Modelos
Referentes
1) Situacin Actual
Procesos
Organizacin
Sistemas
Brechas
Benchmarking
ETAPAS
09/08/2014 31
Etapa V. Identificacin de oportunidades de
mejora (Anlisis de brechas)
2. Identificacin de Oportunidades de
Mejora
Identificar las Oportunidades de
Mejora a nivel de Procesos,
Infraestructura, Organizacin y
Sistemas de Informacin
Evaluacin del uso de tecnologas
emergentes para la implementacin
de las Oportunidades de Mejora (p.e
BPM, CRM, correo electrnico, entre
otros).



IMPACTO EN LOS CLIENTES
IMPACTO EN
RESULTADOS
IMPACTO EN
EMPLEADOS
Automatizacion
Implementacion de controles
Estandarizacion de procesos y actividades
Uso mas eficiente de los recursos.
Reduccion de incidencias y reclamos internos y externos.
Adecuacion de recursos en tamao y distribucion.
Ahorro por eliminacion u optimizacion de tareas sin valor agregado.
Reduccion de tiempos de ciclos de procesos.
09/08/2014 32
Etapa VI. Anlisis de Impacto de Mejoras
Clasificar y priorizar las Oportunidades de
Mejora
Disear modelo de Operacin propuesto
Esta etapa se tiene por objetivo dimensionar el
impacto en la organizacin de las
oportunidades de mejora identificadas
Analizar el esfuerzo de implantacin de las
Oportunidades de Mejora identificadas, en los
trminos ms convenientes (tiempo, costo,
riesgo, recursos, continuidad de operaciones,
otros)
Priorizar las Oportunidades de Mejora Definidas
en una matriz Esfuerzo Impacto.



Anlisis del
Impacto
Reduccin
de Tiempos
Niveles de
Servicio
Integracin Ahorros
ETAPAS
09/08/2014 33
Etapa VII. Elaboracin del Plan de Accin
Identificar las principales acciones o
iniciativas segn el conjunto de
oportunidades de mejora y la secuencia
con la que se debern llevar a cabo.
Definir las Estrategias de Implementacin.
Es decir, establecer la secuencia de
implementacin y los recursos para
realizarla (internos, externos mixtos)
Establecer las principales actividades y
plazos aproximados de cada uno de los
proyectos y/o acciones inmediatas.


PLAN DE TRABAJO

Actividades S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 S9 S10 S11 S12
Organizacin del proyecto
Validacin del Modelo Actual
Validacin de Operaciones
Anlisis de Operaciones
Identificacin de oportunidades
Anlisis de Impacto de Mejoras
Elaboracin de Plan de accin
CONDICIONES NECESARIAS


Apoyo y compromiso de la Alta Direccin. La participacin de la Gerencial
as como del personal de las reas Funcionales es clave para el xito del
proyecto.
La organizacin es responsable de la entrega de informacin solicitada de
manera oportuna, la misma que podr contener informacin sensible al
negocio para lo cul se recomienda un compromiso documentado de
confidencialidad y resguardo de la recibida.
El desarrollo del proyecto est basado en una gran interaccin con personal
de la organizacin.
El cumplimiento de los plazos estimados del proyecto requieren de la
disponibilidad del personal para la atencin de nuestros requerimientos de
informacin.
09/08/2014 36
Procesos de gestin de calidad
Se sugiere realizar las siguientes acciones:
Recomendar mejoras en los procesos y polticas de calidad de la empresa
Establecer mtricas para medir la calidad
Revisar la calidad antes de finalizar el entregable
Evaluar el impacto en la calidad cada vez que cambia el alcance, tiempo, costo,
riesgos y recursos.
Destinar tiempo para realizar mejoras de calidad
Asegurar que se utilice el control integrado de cambios
09/08/2014 37
Ejercicio
ASEGURA
CONTROL
CONTROL
PLANIFICA
PLANIFICA
PLANIFICA
PLANIFICA
PLANIFICA
PLANIFICA
PLANIFICA
CONTROL
CONTROL
ASEGURA
ASEGURA
ASEGURA
09/08/2014 38
Planificar la calidad
Normas relevantes de calidad ISO. Muy
importantes para no re-inventar la rueda.
Qu necesito para empezar?

Lneas base: alcance, cronograma, costos
Registro de interesados
Registro de riesgos
Requisitos (o requerimientos)
09/08/2014 39
Costo de la Calidad
Costos de Prevencin
Capacitacin
Procesos documentados
Equipamiento
Tiempo adecuado
Costos de Evaluacin
Pruebas
Inspecciones
Costos de Falla interna
Retrabajo
Desperdicios
Costos de Falla externa
Penalidades
Prdida del negocio
Ejecucin de garantas
Costo de conformidad
Costo de no conformidad
09/08/2014 40
ESTRUCTURA DE LOS PROCESOS
Objetivo del proceso
Dueo
Proveedor Actores Cliente
Personal Medidas Ambiente
A B E F Salida
Entrada
C D
PROCESO
Materiales Maquinarias Mtodos Riesgos
Insumos Transformacin Producto
09/08/2014 41
Enfoque reactivo

El negocio promedio nunca tiene noticias del 96%
de sus clientes insatisfechos.

El cliente promedio que ha tenido problemas lo
comenta con otras 10 personas.

Clientes que han resuelto el problema lo comentan
con 5 personas.
Costos de no conformidad
09/08/2014 42
Enfoque reactivo vs. proactivo
Las empresas deberan trabajar con un enfoque pro-activo
para la gestin de calidad, donde la prevencin sea ms
importante que la inspeccin.
09/08/2014 43
Anlisis Costo Beneficio
09/08/2014 44
Otras herramientas
7 herramientas bsicas de calidad: Causa-efecto, Flujo, Verificacin,
Histograma, Pareto, Control y Dispersin; como se explicar en la
seccin de control de calidad.
Estudios comparativos (benchmarking): utilizar otros estudios realizados
sobre proyectos similares para planificar la calidad del proyecto.
Diseo de experimentos: evaluar estadsticamente qu factores mejoran
la calidad del proyecto. (Eventos mutuamente excluyentes / Eventos
estadsticamente dependientes)
Muestreo estadstico: seleccionar parte de una poblacin para su anlisis.
Otros metodologas o herramientas: six sigma, lean thinking, despliegue
de funciones de calidad, CMMI, diagramas de afinidad, tcnicas de grupo
nominal, diagramas matriciales, reuniones de planificacin, etc.


09/08/2014 45
Resultado Final del Proceso

Plan de gestin de calidad
Mtricas de calidad.
Listas de control de calidad: listado para
verificar que se sigan los procesos de calidad

Lista de control de calidad
Actividad Criterio de aceptacin Validacin Chequeo
Instala BD Tiempo 2 horas 0 Errores Jefe TI Final
09/08/2014 46
Asegurar la Calidad
Qu necesito para empezar?
Plan de gestin de calidad y plan de mejoras del
proceso
Mtricas de calidad
Informes de desempeo del trabajo
Mediciones de control de calidad
09/08/2014 47
Enfoques de Mejora Continua
1. Mejoramiento o Kaizen: muchas pequeas mejoras
2. Innovacin o Kairyo: una gran mejora
09/08/2014 48
Mejora continua - Etapas
Seleccin del proceso de
mejora
Descripcin del proceso
actual
Armar indicadores
Identificar causas del
problema
Introducir mejoras al proceso
Realizar nuevas
mediciones al proceso
Estandarizar los nuevos
procesos
Comunicar las
mejoras al equipo
09/08/2014 49
verifica que los entregables del proyecto estn dentro de los lmites de calidad pre-
establecidos.
Durante el proceso de control de calidad el DP debera preguntarse lo siguiente:
El proyecto cumple con las normas de calidad?
Cmo se van a eliminar los resultados insatisfactorios?
Tendremos un proyecto exitoso?

Algunas acciones que se llevan a cabo para controlar la calidad del proyecto son:
Medidas preventivas para evitar errores en el proceso
Acciones correctivas para eliminar la causa-raz del problema
Inspeccin para evitar que los errores lleguen al cliente

Qu necesito para empezar?
Plan de gestin de calidad, mtricas y listas de control
Entregables y mediciones de desempeo
Solicitudes de cambio aprobadas

09/08/2014 50

Diagrama de control

09/08/2014 51
09/08/2014 52
Variacin del Diagrama de Control
09/08/2014 53
Gestin de Calidad
Riesgos
3.- Control
Interesados
Desempeo de
trabajo
Cambios Aprobados
Solicitudes de
cambio
Entregables
Alcance
Presupuesto
Cronograma
2. Asegurar
1. Planificar
Mediciones
Validar cambios
Solicitud de cambio
Actualizaciones
Mtricas
Listas de control
Plan de mejoras
09/08/2014 54