requiere un resumen de las actividades al finalizar el periodo, concentrando todas las cuentas que se hayan utilizado dentro de la empresa. Con la HOJA DE TRABAJO se consigue este propsito, adems de proporcionar los datos que permiten elaborar los Estados Financieros.
DOCUMENTOS LIBRO DIARIO LIBRO MAYOR HOJA DE TRABAJO ESTADOS FINANCIEROS Al preparar la hoja de trabajo, se tiene la oportunidad de verificar la precisin de los asientos contables y ordenar la informacin para la elaboracin de los estados financieros. La hoja de trabajo constituye una herramienta de mucha importancia para la empresa en cualquier momento del ao, ya que al prepararla se puede obtener los detalles de la situacin econmica del negocio.
Nombre de la Cuenta Balance de Prueba Ajustes Balance Ajustado Estado de Ingresos Estado de Situacin Dbito Crdit o Dbito Crdit o Dbito Crdit o Dbito Crdito Debito Crdito
Nombre de la Empresa Hoja de Trabajo Periodo que cubre Inventarios: se puede tener el dato real de esta cuenta, hasta que se haga el conteo de la mercanca en existencia. Seguros pagados por adelantado: se ajusta al gasto de seguro que cubri el periodo que se est balanceando. Materiales de Oficina: al momento de adquirirlos forman parte del activo, pero a medida que se van utilizando, pasan a ser gastos.
Gasto de Luz, Agua, Telfono: al cerrar un periodo, los montos de los gastos de estos servicios se reciben hasta el mes siguiente. Equipo de oficina, equipos rodantes, edificio: estos activos estn sujetos a la depreciacin.
Si a la fecha en la que se prepar la hoja de trabajo, todava no se tena el valor al da del inventario, el procedimiento de ajuste es el siguiente: Obtener el valor del inventario final que result del conteo fsico. Eliminar el registro dbito inicial de la cuenta del Inventario que est ubicada en la seccin balance de prueba, mediante la colocacin del mismo valor en la columna crdito de la seccin de ajustes y como se debe balancear, entonces por el lado dbito de la cuenta Compras se colocar tambin el valor que se est eliminando.
Registrar el valor del inventario final en el lado dbito de la cuenta inventario de la seccin Ajustes, y el balance se obtiene al colocar el mismo valor por el lado crdito de la cuenta Compras en la seccin de ajustes. Por ltimo, realizar las sumas y restas que arrojan los nuevos valores ajustados y que debern colocarse en la seccin balance ajustado.
Nombre de la Cuenta Balance de Prueba Ajustes Balance Ajustado Estado de Ingresos Estado de Situacin Dbito Crdito Dbito Crdito Dbito Crdit o Dbito Crdit o Debito Crdito
Inventario 5,400.00 5,400.00
Compras 9,100.00 5,400.00
Nombre de la Cuenta Balance de Prueba Ajustes Balance Ajustado Estado de Ingresos Estado de Situacin Dbito Crdito Dbito Crdito Dbit o Crdit o Dbit o Crdit o Debito Crdito
Inventario 5,400.0 0 4,200.0 0 5,400.0 0
Compras 9,100.0 0 5,400.0 0 4,200.0 0
Nombre de la Cuenta Balance de Prueba Ajustes Balance Ajustado Estado de Ingresos Estado de Situacin Dbito Crdito Dbito Crdito Dbito Crdito Dbito Crdito Debito Crdito
Inventario 5,400.00 4,200.00 5,400.00 4,200.00
Compras 9,100.00 5,400.00 4,200.00 10,300.00 Para la obtencin de seguro, con el propsito de cubrir riesgos, se realiza un pago y el valor es registrado originalmente como un activo, pero al transcurrir el tiempo, el valor ir disminuyendo y pasa a ser un gasto de seguro. Ese gasto es registrado al finalizar el periodo.
El ajuste es necesario realizarlo, debido a que la mayora de las veces la pliza se compra por un ao y ese vencimiento no coincide con el del periodo contable, por lo que solo se registrar como gasto el valor de los meses vencidos al cierre del ciclo contable que se est plasmando en la elaboracin de la hoja de trabajo.
Obtener del balance de prueba el valor de la cuenta seguro pagado por adelantado, el cual corresponde al costo de la compra. Saber la fecha de compra, para luego determinar los meses vencidos al finalizar el periodo contable que se est asentando en la hoja de trabajo. Calcular el valor de la cuenta, Gasto de Seguro, con la siguiente ecuacin:
Gasto de Seguro = costo x meses vencidos / meses que dura la pliza.
Agregar la cuenta Gasto de seguro en la hoja de trabajo y la cantidad que resulta de la ecuacin del paso anterior, se le anota en el lado dbito de la seccin ajustes. Para cumplir con el balance, entonces se acredita con la misma cantidad la cuenta de Seguro pagado por adelantado. Y por ltimo se trasladan los saldos de estas cuentas a la seccin balance ajustado, que resultar de la resta entre las columnas de las secciones balance de prueba y ajustes.
Por el periodo de 12 meses, el Almacn El Campen adquiri el da 1 de julio una pliza de seguro y pag por ella B/.3,500.00. Al momento de preparar la hoja de trabajo solamente haban transcurrido 6 meses, por lo que es necesario ajustar la cuenta de seguros pagados por adelantado, observe como se realiza en asiento:
Nombre de la Cuenta Balance de Prueba Ajustes Balance Ajustado Estado de Ingresos Estado de Situacin Dbito Crdito Dbito Crdito Dbito Crdit o Dbit o Crdit o Debit o Crdit o
Seguro pagado por adelantado 3,500.0 0 1,750.0 0
Gasto de Seguro 1,750.0 0
Nombre de la Cuenta Balance de Prueba Ajustes Balance Ajustado Estado de Ingresos Estado de Situacin Dbito Crdito Dbito Crdito Dbito Crdit o Dbit o Crdit o Debit o Crdit o
Seguro pagado por adelantado 3,500.0 0 1,750.0 0 1,750.0 0
Gasto de Seguro 1,750.0 0 1,750.0 0
Nombre de la Cuenta Balance de Prueba Ajustes Balance Ajustado Estado de Ingresos Estado de Situacin Dbito Crdit o Dbito Crdito Dbito Cr dito Dbit o Crdit o Debit o Crdit o
Seguro pagado por adelantado 3,500.00 1,750.00 1,750.00
Gasto de Seguro 1,750.00 1,750.00 Los materiales de oficina al momento de adquirirlos se consideran como activos de la empresa y se convierten en gastos a medida que se utilizan en las actividades del negocio. Es por esta razn que es necesario ajustar la cuenta materiales de oficina al finalizar un periodo contable.
Obtener del balance de prueba el valor de los materiales adquiridos durante el periodo. Determinar el valor del material de oficina en existencia, es decir el que an no se ha utilizado y permanece como activo. Calcular el gasto de materiales durante el ciclo con la siguiente ecuacin:
Gasto de Materiales = Materiales adquiridos Materiales en existencia.
Se agrega la cuenta de Gasto de Materiales y se registra el valor que resulta de la ecuacin anterior, en la respectiva columna dbito de la seccin de ajustes. Balancear la seccin de ajustes con la colocacin, en la columna crdito, del valor de gasto de materiales. Se finaliza con el traslado de los saldos de estas dos cuentas a la seccin balance ajustado, para la cuenta materiales de oficina se le resta a la columna dbito de la seccin balance de prueba el valor crdito de la seccin ajustes. Y el valor dbito de gastos se pasa directamente a la correspondiente columna.
La suma de B/.2,470.00 result el total de los materiales adquiridos durante todo un periodo, pero al momento de preparar la hoja de trabajo, se determin que en existencia se tenan B/.1,528.00. El ajuste a la cuenta de materiales de oficina es el siguiente:
Se calcula de primero el gasto de los materiales de oficina con la ecuacin: Gasto de Materiales= 2,470.00 1,528.00 = 942.00 Se adiciona la cuenta de gasto de materiales y se coloca en el lado dbito de la seccin de ajustes el resultado que arroj la ecuacin anterior.
Nombre de la Cuenta Balance de Prueba Ajustes Balance Ajustado Estado de Ingresos Estado de Situacin Dbito Crdito Dbito Crdito Dbito Crdit o Dbito Crdit o Debito Crdit o
Materiales de Oficina 2,470.00 942.00
Gasto de Materiales de Oficina 942.00
Nombre de la Cuenta Balance de Prueba Ajustes Balance Ajustado Estado de Ingresos Estado de Situacin Dbito Crdito Dbito Crdito Dbito Crdit o Dbito Crdit o Debito Crdit o
Materiales de Oficina 2,470.00 942.00 1,528.00
Gasto de Materiales de Oficina 942.00 942.00 Hemos conocido la hoja de trabajo hasta la seccin de balance ajustado, por lo que tenemos que tener presente que la elaboracin adecuada de los Estados Financieros va a depender del buen registro de las transacciones en cada uno de los libros contables, de sus respectivas pruebas de balance y de los ajustes requeridos en la hoja de trabajo.
Seccin de ESTADO DE INGRESOS: De la Hoja de Trabajo se toman los datos del Estado de Ingresos o Estado de Resultados, se traspasan solo las cuentas nominales, los ingresos y gastos.
Nombre de la Cuenta Balance de Prueba Ajustes Balance Ajustado Estado de Ingresos Estado de Situacin Dbito Crdito Dbito Crdito Dbito Crdito Dbito Crdito Debito Crdit o Caja 600.00 600.00 Banco 7,680.00 7,680.00 Cuenta por Cobrar 6,836.00 6,836.00 Inventario de Mercanca 20,580.00 24,184.0 0 20,580.00 24,184.00 Materiales de oficina 625.00 335.00 290.00 Seguro pagado por adelantado 3,600.00 900.00 2,700.00 Terreno 12,000.00 12,000.00 Mobiliario y Equipo 3,675.00 3,675.00 Automvil 27,000.00 27,000.00 Cuenta por pagar 3,560.00 3,560.00 ITBMS por pagar 8,835.00 8,835.00 Ricardo Ros, Capital 34,650.00 34,650.00 Ricardo Ros, Personal 1,435.00 1,435.00 Ventas 72,466.00 72,466.00 72,466.00 Devolucin y conc en Ventas 700.00 700.00 700.00 Compras 24,224.00 20,580.0 0 24,184.00 20,620.00 20,620.0 0
Devolucin y conc en Compras 800.00 800.00 800.00 Gasto de Luz y Telfono 1,345.00 1,345.00 1,345.00 Gasto de Propaganda 2,367.00 2,367.00 2,367.00 Gasto de sueldos 7,576.00 7,576.00 7,576.00 Gastos bancarios 48.00 48.00 48.00 Gastos de Timbres 20.00 20.00 20.00 120,311.00 120,311.00 Gasto Materiales de Oficina 335.00 335.00 335.00 Gasto de Seguros 900.00 900.00 900.00 45,999.0 0 45,999.00 120,311.00 120,311.00 33,911.0 0 73,266.00 UTILIDAD NETA 39,355.0 0
73,266.0 0 73,266.00 De la Hoja de Trabajo se toman los datos del Estado de Situacin o Balance General, se traspasan solo las cuentas reales, como activos, pasivos y capital. Es importante saber que la diferencia entre las columnas de dbito y crdito de esta columna debe ser la misma que resulto en la seccin de estado de ingresos, de lo contrario existe un error.
Nombre de la Cuenta Balance de Prueba Ajustes Balance Ajustado Estado de Ingresos Estado de Situacin Dbito Crdito Dbito Crdito Dbito Crdito Dbito Crdito Debito Crdito Caja 600.00 600.00 600.00 Banco 7,680.00 7,680.00 7,680.00 Cuenta por Cobrar 6,836.00 6,836.00 6,836.00 Inventario de Mercanca 20,580.00 24,184.0 0 20,580.00 24,184.00 24,184.00 Materiales de oficina 625.00 335.00 290.00 290.00 Seguro pagado por adelantado 3,600.00 900.00 2,700.00 2,700.00 Terreno 12,000.00 12,000.00 12,000.00 Mobiliario y Equipo 3,675.00 3,675.00 3,675.00 Automvil 27,000.00 27,000.00 27,000.00 Cuenta por pagar 3,560.00 3,560.00 3,560.00 ITBMS por pagar 8,835.00 8,835.00 8,835.00 Ricardo Ros, Capital 34,650.00 34,650.00 34,650.00 Ricardo Ros, Personal 1,435.00 1,435.00 1,435.00 Ventas 72,466.00 72,466.00 72,466.00 Devolucin y conc en Ventas 700.00 700.00 700.00 Compras 24,224.00 20,580.0 0 24,184.00 20,620.00 20,620.0 0
Devolucin y conc en Compras 800.00 800.00 800.00 Gasto de Luz y Telfono 1,345.00 1,345.00 1,345.00 Gasto de Propaganda 2,367.00 2,367.00 2,367.00 Gasto de sueldos 7,576.00 7,576.00 7,576.00 Gastos bancarios 48.00 48.00 48.00 Gastos de Timbres 20.00 20.00 20.00 120,311.00 120,311.00 Gasto Materiales de Oficina 335.00 335.00 335.00 Gasto de Seguros 900.00 900.00 900.00 45,999.0 0 45,999.00 120,311.00 120,311.00 33,911.0 0 73,266.00 86,400.00 47,045.00 UTILIDAD NETA 39,355.0 0 39,355.00 73,266.0 0 73,266.00 86,400.00 86,400.00