Ordenes de Pedido Despacho de bienes y/o prestacin de servicios Facturacin Cobranzas Ordenes de Pedido Telefnicos, escritos o personales Intermedio de vendedores o directo del cliente Se someten a : Autorizacin de lmites de crdito Disponibilidad del bien a vender (nivel superior autorizado) Informes tiles: -Clientes inexistentes -Clientes con exceso en el lmite de crdito -Falta de artculos en existencia -Detalle de pedidos procesados -Detalle de pedidos aceptados Informes tiles: -Detalle de pedidos rechazados -Pedidos rechazados en una primera etapa y luego aprobados por un nivel de supervisin ms elevado, etc. etc. Procesos de auditora: -Conciliacin de informacin -Ejemplo: detalle de pedidos procesados e informe de pedidos por el vendedor Despacho de bienes y/o prestacin de servicio Un sistema adecuado de control se caracteriza por la numeracin correlativa de los documentos que respaldan esas operaciones.
Un punto fuerte de CONTROL INTERNO consiste en que una copia del documento de despacho sea firmada por el cliente o transportista guia de remisin conforme ES LA EVIDENCIA DEL DESPACHO Y LA RECEPCION DE LOS BIENES POR PARTE DEL CLIENTE Procesos de auditora: -Conciliacin diariamente el total de las rdenes pedidas con los productos vendidos y con el documento gua de remisin conforme -Este documento debe ser numerado Facturacin Se generan manualmente o computarizadamente en base a la informacin de los remitos Lista de precios Condiciones de venta Informes Utiles: -Despachos no facturados -Detalle diario de facturas de venta Procesos de auditora -Verificacin y conciliacin de documentos Cobranzas Es comn el conciliar y controlar los informes diarios de cobranzas con los fondos o valores ingresados. Estos informes avalan las imputaciones en los registros de caja-bancos. Informes Utiles: -Total de cobranzas por cobrador -Total cobranzas por da -Total de cobranzas por cliente Cobranzas Informes Utiles: -Total de cobranzas por cobrador -Total cobranzas por da -Total de cobranzas por cliente -Antigedad de cuentas por cobrar -Saldos totales de cuentes por cobrar -Transacciones de venta o cobros no conciliados. -Detalle de notas de dbito y crdito -Modificacin de condiciones de crdito, etc. Procesos de auditora -Verificacin y conciliacin de depsitos ntegros e inmediato ASPECTOS DE VALUACION Y EXPOSICION COMPONENTE: VENTAS Criterio de Realizacin: Las ventas se reconocen contablemente cuando se realizan es decir cuando se produce el hecho sustancial que las perfecciona desde el punto de vista legal o prcticas comerciales vigentes ASPECTOS DE VALUACION Y EXPOSICION COMPONENTE: CUENTAS POR COBRAR Para las cuentas por cobrar por ventas se debe considerar su valor probable de realizacin, es decir dar un adecuado reconocimiento al efecto que sobre las mismas pueden tener los descuentos por volumen o bonificaciones, las devoluciones y las estimaciones por irrecuperabilidad o difcil cobro. AFIRMACIONES COMPONENTE: CUENTAS POR COBRAR Y VENTAS El objetivo de auditora para los componentes es obtener suficiente evidencia de que las afirmaciones correspondientes son vlidas. Las afirmaciones constituyen el eje central de la evaluacin de riesgo y de controles y para la seleccin de los procedimientos de auditora. AMBIENTE DE CONTROL COMPONENTE: CUENTAS POR COBRAR Y VENTAS Las organizaciones con una fuerte inclinacin a la comercializacin, cuyos parmetros de medicin y control se concentran en los planes de venta, pueden evidenciar un dbil ambiente de control AMBIENTE DE CONTROL: PAUTAS COMPONENTE: CUENTAS POR COBRAR Y VENTAS -Alteracin de la informacin de ventas, cuentas por cobrar incluida en los registros contables -Registro de transacciones de venta sin respaldo -Aplicacin indebida de normas contables -Omisin de informacin significativa sobre las ventas, cuentas por cobrar en los registros contables AMBIENTE DE CONTROL: COMPONENTE: CUENTAS POR COBRAR Y VENTAS -Controles Directos Controles Gerenciales e Independientes Controles de procesamiento
- Controles Generales
FACTORES DE RIESGO COMPONENTE: CUENTAS POR COBRAR Y VENTAS -Riesgo Inherente
- Riesgo de Control
OBJETIVOS DE LA AUDITORA DE CUENTAS POR COBRAR:
Comprobar si las cuentas por cobrar son autnticas y si tienen origen en operaciones de ventas.
Comprobar si los valores registrados son realizables en forma efectiva (cobrables en dlares).
Comprobar si estos valores corresponden a transacciones y si no existen devoluciones descuentos o cualquier otro elemento que deba considerarse.
Comprobar si hay una valuacin permanente respecto de intereses y reajustes- del monto de las cuentas por cobrar para efectos del balance. Verificar la existencia de deudores incobrables y su mtodo de clculo contable.
PROCEDIMIENTOS DE LA AUDITORIA DE CUENTAS POR COBRAR:
Respecto al Control Interno.
1. Verificar la existencia y aplicacin de una poltica para el manejo de las cuentas por cobrar.
2. Determinar la eficiencia de la poltica para el manejo de las cuentas por cobrar.
3. Verificar que los soportes de las cuentas por cobrar se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales.
4. Observar si los movimientos en las cuentas por cobrar se registran adecuadamente.
5. Revisar que exista un completo sistema de control de las cuentas por cobrar, actualizado y adecuado a las condiciones de la empresa.
6. Comprobar que las modificaciones de las cuentas por cobrar sean correctamente autorizadas por quien corresponda.
8. Verificar que las cuentas por cobrar ests adecuadamente respaldadas.
9. Comprobar que las cuentas por cobrar ests vigentes y que las medidas de seguridad se apliquen correctamente (ejemplo: aseguradora de cheques)
10. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado del manejo de las cuentas por cobrar. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de ste por parte de los clientes y deudores.
11. Controlar el efectivo recibido de clientes
12. Efectuar compensaciones de cuentas a pagar contra cuentas a cobrar.
13. Controlar Notas de dbito y de crdito (Rebajas por volmenes de compras, etc).
14. Mantener cheques anulados con orden de no pago, devueltos y emitidos de nuevo.
Procedimientos:
1. Verificar fsicamente junto con la persona responsable de las cuentas por cobrar los documentos que respalden los documentos por cobrar.
2. Comprobar fsicamente la existencia de ttulos, cheques, letras y documentos por cobrar e investigar cualquier irregularidad.
3. Comprobar fsicamente la existencia de ttulos en empresas relacionadas.
4. Comparar el resultado de la comprobacin fsica con el mayor de Inversiones en Empresas Relacionadas.
5. Verificar con los estados financieros de las empresas relacionadas si el monto de las utilidades a repartir corresponde a los documentos por cobrar a empresas relacionadas.
6. Verificar que los datos de los deudores sean correctos, nombre, RUT, domicilio particular y laboral, etc.
7. Comprobar la validez de los documentos, es decir, que los documentos estn legalizados con firma, timbre y estampillas, ante Notario. 8. Verificar datos de los avales en caso que existieran, nombre, RUC, domicilio, etc.
9. Verificar que los avales, en caso que existieran, hayan firmado debidamente los documentos.
10. Verificar el historial de todos los documentos por cobrar, si han sido enviados a notara, a bancos e instituciones financieras (como factoring, por ejemplo).
11. Verificar qu cuentas por cobrar han sido canceladas oportunamente, con atrasos, o si no han sido pagadas o protestadas.
12. Examinar las autorizaciones para la venta que origin el respectivo documento por cobrar.
13. Examinar la boleta de venta que origin el documento por cobrar, chequear que correspondan los valores y plazos y ver si coinciden.
14. Examinar las facturas de clientes, as como otros documentos justificativos de las cuentas por cobrar.
15. Seleccionar un nmero de documentos por cobrar de clientes y/o otros deudores y comprobar las entradas de aquellos en los registros contables.
16. Analizar esta partida y conciliar su saldo con el mayor de Clientes, Documentos por Cobrar, Deudores Varios y Documentos y Cuentas por cobrar a empresas relacionadas.
17. Chequear que existan los registros de deudas para con la empresa de los propios trabajadores de la empresa.
18. Verificar que exista factura o boleta a los trabajadores que son deudores de la empresa.
19. Verificar que los montos cobrados por concepto de intereses hayan sido debidamente calculados.
20. En caso de existir arriendos por cobrar, verificar que exista el contrato de arriendo respectivo y si el monto coincide con el canon de arriendo.
21. En el caso que existan reclamaciones por cobrar a compaas de seguros, verificar las condiciones de la pliza y monto asegurado ante un determinado siniestro.
22. Verificar si existen cuentas por cobrar a proveedores. Se refiere a los casos en que, despus de haber realizado una compra de mercaderas y haberla pagado, tal mercanca result defectuosa o lleg con algn faltante, y el proveedor atender el reclamo mediante una nota de crdito.
23. Verificar las notas de crditos emitidas por el proveedor y ver si coincide con los documentos que respalden la devolucin.
24. Verificar si existen depsitos en garanta de cumplimientos de contratos, por ejemplo cuando la empresa es contratada para realizar cualquier obra o prestar un determinado servicio, y el contratante exige que se haga un depsito garantizado que el objetivo de tal contrato ser cumplido.
25. Chequear que el monto reembolsado corresponda a la garanta citada en el punto anterior.
26. Revisar si existen cuentas por cobrar a los accionistas. Se registra en esta cuenta cualquier deuda que los accionistas hayan contrado con la empresa por conceptos diferentes a lo que todava deban del capital que suscribieron.
27. Verificar si existen anticipos a proveedores. En algunas oportunidades, una empresa se ve en la necesidad de hacer un anticipo a cuenta para garantizar el abastecimiento de mercadera o de la prestacin del servicio. A esta empresa le surge, por lo tanto, un derecho que ser cobrado en el momento en que sea recibida la mercadera o el servicio que ha comprado.
28. Chequear que el monto recepcionado a cuenta de anticipos a proveedores corresponda con los documentos que respalden esta situacin.
Respecto a los Deudores Incobrables
1. Verificar la ubicacin fsica de documentos incobrables.
2. Revisar los documentos o antecedentes de los documentos incobrables para verificar que se usaron todas las instancias para el cobro de stos.
3. Verificar que se ha usado el mtodo adecuado en el clculo de la estimacin de deudores incobrables.
4. Comprobar si la base para la estimacin se ajusta a las disposiciones legales.
5. Revisar en el Mayor la cuenta Estimacin de Deudores Incobrables.
6. Verificar que los ajustes a la cuenta deudores incobrables por concepto de inflacin y/o correccin monetaria sean calculados y registrados.
7. Verificar si ha habido deudores incobrables que se hayan presentado a cancelar una deuda.
8. Comprobar que esta situacin aparezca en los registros contables.