Cronograma Bsico en Excel con

Recursos, Hitos y Tareas de

Resumen

Formulacin de Proyectos
En la entrada anterior vimos como crear el cronograma base, el
grfico de partida. Ahora vamos a seguir agregando funcionalidad al
diagrama, agregndole una actividad o Tarea de Resumen, Hitos, y los
Recursos.
El Cronograma, en la forma vista, se denomina diagrama de Gantt y se
usa para la gestin de proyectos. En este podemos ver cunto nos
llevar la realizacin del proyecto y los recursos utilizados para ello.
Los recursos pueden ser materiales, econmicos, equipos,
personas, etc. En proyectos del tipo IT, en general, tiene nombre y
apellido ya que una persona en particular se hace cargo de una parte o
de una actividad. Tambin puede ser que una persona est a cargo de
un equipo de trabajo, dos o ms miembros, para desarrollar esa
actividad.
Al grfico que tenamos agregaremos, a modo de ejemplo, una barra de
resumen que representar la duracin del proyecto, adems un Hito y
tambin mostraremos el recurso utilizado para cada actividad.
La idea, como siempre, es generar una plantilla que nos quede para
trabajar en cada proyecto que se nos presente. Esta nos sirve de base
de partida, con uno ligeros cambios queda funcional.
Datos de Entrada

Cmo ven, es una lista de actividades dnde
cada actividad tiene un inicio, duracin, fin,
recursos. Con respecto al ejercicio anterior, se
agrega una fila para la tarea de Resumen y una
para el Hito Fin del Proyecto. Tambin
agregamos una columna de Recursos junto con
una columna auxiliar que nos servir para poder
mostrar el nombre de los recursos en el grfico.
Tarea de Resumen del proyecto
(Summary Task)
Para construir la Tarea de Resumen es bastante sencillo, solo deben
agregar una fila a la lista de actividades. Como es una tarea
resumen, no tiene recursos asignados as que estar vaca celda de
recursos. El objetivo de la Tarea Resumen es mostrar cual es la
duracin del proyecto, el inicio y el fin. Si se tratase solo de una
parte del proyecto, una fase, mostrara cul es la duracin de la fase
que es la componente de todas las tareas de la fase relacionadas.
En la fecha de inicio va la primera fecha del cronograma. En la fecha
de fin utilizando la funcin Mx. de Excel podemos mediante una
frmula en la celda determinar la fecha de fin. Y por ltimo la
duracin la obtenemos por una resta entre la fecha de fin y la de
inicio.
Cuando grafiquemos el diagrama de Gantt tendremos una barra
parecida a las barras de actividades. Sera bueno poder diferenciarla
del resto. Esto es posible utilizando un grfico como el que utiliza el
Microsoft Project para representar las tareas resmenes.
Arriba de la barra de la duracin del proyecto, hacemos un click
para seleccionarla sola, luego click derecho y vamos a Formato de
Punto de Datos.
Clickeamos en Archivo y nos aparecer la ventana de bsqueda un archivo. Buscamos una imagen
que sea adecuada para ser la barra de resumen. Algo como la imagen siguiente:
Imagen grfico de resumen
Entonces el grfico nos queda como la imagen que sigue y tenemos listo nuestra tarea de resumen
de proyecto.


Hito de Finalizacin
El hito es una actividad que marca una fecha
importante dentro del cronograma. En este caso se
utiliza un hito de finalizacin. Los hitos no tienen
duracin, es decir duracin cero, y no tienen
recursos asignados.
En este caso, como es un hito de finalizacin, la
fecha ser igual a la fecha de fin de la ltima
actividad del cronograma. En general, las
actividades estn relacionadas de tal manera que la
fecha se acomoda en forma automtica cuando
cambiamos los valores.
Vamos a graficar nuestro hito en el grfico, para eso
partimos con lo que tenamos al momento.



Como ven el fin formal del proyecto es el da 18-
feb. Sin embargo en el grfico nos muestra una
barra con una duracin. Aqu utilizamos un truco
para poder salvaguardar las limitaciones de Excel.
Necesitamos de una barra con duracin al menos de
dos das ya que en esta barra se presentar la
imagen que representa nuestro hito, en este caso
puede ser una imagen en forma de rombo.
El truco consiste en que dnde dice duracin, que
para este caso como se trata de un Hito debera ser
cero, en realidad hay un dos pero mostramos el dos
como un cero.

Para nos posicionamos en la celda, con click
derecho vamos a formato, luego formato
personalizado y escribimos 0#,. Con eso
hacemos que en la celda se muestre un cero para
que sea coherente con la definicin de Hito.
El ltimo paso sera cambiar la barra que
representa el hito por la imagen. De la misma
forma que lo hicimos para la tarea resumen,
buscamos el grfico que representar el hito.
Tambin pueden utilizar en vez de una imagen
guardada, una imagen prediseada.


Recursos del Proyecto (Project
Resource)
Los recursos van listados en una columna, para cada actividad. Para
este caso el recurso es una persona que es la responsable de una
parte del proyecto.
Esta cuestin es una de los principales desafos que vamos a tener
en este post ya que con las limitaciones de Excel es una tarea no
muy sencilla. Tambin se podra agregar los recursos a mano con un
objeto y escribiendo dentro pero cada vez que hiciramos un cambio
de recurso deberamos cambiarlo manualmente. La idea es que si
cambiamos algo en los datos, el grfico se actualice
automticamente.
Empecemos, recuerdan que al principio de este post hablamos de
una columna auxiliar que utilizaremos. Las celdas de esa columna
las vinculamos con las celdas de la fecha fin. Con los que nos
quedan los mismos datos que figuran en la columna Fin.
Seleccionamos los datos de las dos columnas, nos posicionamos
arriba del grfico y pegamos.


Luego nos aparecer un grfico incongruente, nos
posicionamos en las barras de este grfico, con click
derecho >>cambiar tipo de grfico.
Elegimos el tipo de grfico lnea con marcadores.


Ahora seleccionamos los puntos del segundo grfico, vamos a cambiar tipo de Grfico y
seleccionamos el tipo barra agrupada.

Luego vamos a mostrar el ttulo secundario
horizontal, que es el que no se muestra.
Entonces obtenemos algo que nos muestra que vamos llegando al
objetivo de a poco, vemos cada barra verde con el nombre de
recurso en su eje. Ahora habra que ordenar un poco.
Cmo ven aparece un eje secundario con fechas similares al de
nuestro eje principal pero no coincidentes. El prximo paso es
hacer coincidir los ejes. Por lo que haciendo click derecho
sobre el eje secundario corregimos el valor mnimo de fecha
as coinciden ambos ejes.

Vemos ahora que deberos invertir el orden de los datos
del eje secundario vertical para que coincidan los
recursos de acuerdo a la planilla de datos, por ejemplo la
actividad 1 que tiene el recurso john1.
Casi est listo. Ahora borramos uno de los ejes horizontales.
Para eso seleccionamos el eje horizontal de arriba y le damos
suprimir. Nos queda solo un eje horizontal.
Ahora hacemos lo mismo con el eje vertical derecho.

Ahora haciendo click derecho sobre las barras
verdes, elegimos mostrar las etiquetas de datos.
Hacemos click derecho nuevamente sobre las barras y elegimos
formatos de etiquetas de datos. Destildamos la opcin valor y
tildamos la que dice nombre de categora. Tambin ajustamos la
posicin de la etiqueta a Extremo interno.
Nos que el ltimo paso que seleccionar las
barras verdes y quitarles el relleno.
Tenemos nuestro cronograma en Excel
completo, con Tarea de Resumen y Recursos.
Actividad
A modo de repaso intentar seguir los pasos de el
diagrama de Gantt con asignacin de recursos.

Recuerde que esta plantilla le puede servir para
generar su propio cronograma de actividades.