Universidad de Oriente

Ncleo de Monagas
Enfoque Sistmico
Cdigo:0713633

Profesor:
Cristhian Ronceros
Bachilleres:
Alemn Orianna Ci. 20937969
Bermdez Mariannys Ci. 23518923
El Halabi Sonia Ci. 20374705
Morn Eduardo Ci. 20740587
Palacios Julimar Ci. 23535074
Peter Cheackland
Naci el 18 de diciembre de 1930, en
Birmingham, Reino Unido, se titul y
trabaj como qumico, pero hoy es un
especialista de renombre mundial en
sistemas de gestin. Desarroll la Soft
Systems Methodology (Metodologa de
Sistemas Suaves) por lo que ha recibido
importantes reconocimientos, tras
descubrir las limitaciones del
pensamiento de sistemas de los
decenios 1950 y 1960. Hoy jubilado,
sigue escribiendo y dando cursos de la
metodologa.

Metodologa de Cheackland (MMS)
La Metodologa de sistemas suaves MMS es un
proceso de indagacin que tambin hace uso de
los modelos de sistemas, un sistema de
actividad humana el cual es un grupo de
actividades tan conectadas como para construir
un todo con propsito definido.
Fases de la MSS.










Pensamiento sistmico.
Identificacin de
la situacin
problemtica.
(Etapa 1).
Implantacin de
cambios.
(Etapa 4).
Diseos de
sistemas de la
actividad
humana.
(Etapa 2).
Diseos de
cambios
deseados.
(Etapa 3).
Fases de la MSS.
Aplicacin de la Metodologa de
Peter Checkland
Es una tcnica fundamentada en el concepto de la perspectiva
donde se representa la visin propia de un observado sobre un
objeto de estudio.

Esta metodologa est conformada por cuatro fases cuyo orden
pueden variar de acuerdo a las caractersticas del estudio.

A continuacin se presentan brevemente estas cuatros fases y la
forma como se aplico a la situacin problemtica del Departamento
de Control de Estudio de la Universidad de Oriente Ncleo
Monagas.
1) Aspectos Generales: se realiza toda la
recopilacin de toda la informacin
posible. Luego se realiza:

Organigrama

Representacin del sistema, su
ambiente y subsistemas ampliados
Fase I Visin Ampliada del
Sistema
El departamento de admisin y control de estudio de la
Universidad de Oriente ncleo Monagas es un subsistema
dentro de la universidad, el cual realiza sus funciones con un
personal de 10 empleados en condiciones normales, sin
embargo el departamento aumenta su carga laboral cuando
es necesario de acuerdo a la cantidad de trabajo que se vaya
a realizar.

Organigrama:















Jefe
Jefe
Adjunto
Secretaria
de control
Analista
Promotora de
atencin al
publico
Secretaria de
postgrado
Encargado
de
impresin
Ayudante
Ayudante
Ayudante

Principales funciones que
realiza el sistema son:

Manejar e inscribir toda la matricula de estudiante.
Recepcin de solicitudes.
Procesamiento de cambio de especialidades, traslados,
retiro de materia entre otros.
Impresiones de documentos solicitados por los
estudiantes

2) Aspectos Crticos: se describe con mayor detalle
aquellos aspectos que fueron percibidos por el observador
como los focos problemticos.


Grafico de los diversos focos
problemticos

Falta de canales de comunicacin directo para la
transferencia y actualizacin de datos de los
estudiantes.
El alumnado debe trasladarse de una sede a otra
para gestionar sus solicitudes.
Descontrol en el servicio de informacin
relacionado con traslados y cambios de
especialidad.
Los profesores deben trasladarse a la sede de
Juanico para procesar solicitudes asociadas a
informacin acadmica de los estudiantes.


Fase II: Diseo de Sistemas de la actividad
humana pertenecientes al sistema en cuestin.


Definicin de raz


Paso a aplicar para escoger una
definicin raz:

Enunciar sistemas de la actividad humana
que conduzcan a la mejora de la situacin
actual.
Probar su correcta formulacin a travs de
los elementos posesin, actor(es),
transformacin, cliente, restricciones del
cliente y del sistema ms amplio
Weltanschauung.
Seleccin de una definicin raz.

Definiciones races

Lic. Rosa Parejo: ( Analista informtica
de control de estudios)
el departamento de control de estudio de
la Universidad de Oriente est encargada
de ejercer las funciones de planificacin,
investigacin, evaluacin, y coordinacin
en materia de certificacin, graduacin,
publicacin, registro y control de la
situacin acadmica de los estudiantes

Definiciones races



T.S.U. M aria Eugenia Contreras: (
Secretaria de control de estudio)
el control de estudio es un departamento
encargado de administrar y procesar la
informacin estudiantil

Definiciones races



Jess Rodrguez ( Estudiante)
tal cual como su nombre lo indica es
llevar el control de cada estudiante funcin
en cuanto a nota cargadas en el sistema
desde su inicio hasta que egrese



Modelo conceptual



Concepcin



Verificacin



CATWOE



(Consumidores, Actores, Proceso De
Transformacin, Weltanschauung,
Poseedor Y Restriccin Del Ambiente)



Los verbos que aparecen de manera explcita o
implcita en la definicin raz seleccionada son:
:

Planificar
Investigar
Controlar, Coordinar y Evaluar
Procesar
Certificar
Registrar
Informar

Fase III. Diseo de ciertos
Cambios

Sistema Real Sistema Ideal o modelo conceptual
En cuanto a la planificacin existe poca capacidad humana dedicada a la
realizacin de estrategias para optimizar el sistema. Las estrategias para
afrontar las actividades que realizan sistemas no aportar las
herramientas necesarias para mantener el buen funcionamiento de la
estructura organizativa el jefe es el nico planificador de todas las
actividades del sistema.

El sistema no cumple todos los requerimientos tecnolgicos de las
organizaciones actuales, teniendo como principal factor la mala
comunicacin entre su ambiente y sus subsistemas

Planificar todas las funciones del sistema; crear estrategias que
optimizen todas las actividades que realizen el sistema; aportar
herramientas para realizar investigaciones que mejoren el
funcionamiento del sistema; adaptar el sistema a las alternativas que
ofrecen los avances tecnolgicos en materia organizacional.
No se conducen investigaciones que reflejen la situacin actual del
sistema he identifiquen sus aspectos crticos

No realizan investigaciones de ningn tipo
Realizar investigaciones para determinar las condiciones actuales del
sistema as como la creacin de modelos innovadores aplicables a dicho
sistema.
El departamento funciona con las mismas estrategias desde hace mucho
tiempo las tareas de los empleados est distribuida pero por la falta de
nuevas estrategias es posible que no est distribuido de la mejor
manera.

No se lleva un registro permanente sobre el mantenimiento de los
equipos. Se realizan labores de mantenimiento cuando se cree necesario
no esta estipulado en la coordinacin, el nico que supervisa la labor de
todos los empleados es el jefe y siempre una de las dos sedes esta en
ausencia del jefe.
Administrar las estrategias de operacin que se planifiquen. Distribuir las
tareas entre los empleados. Llevar registro permanente sobre
mantenimiento de equipos.

Aspectos financieros con que cuenta, nmero de usuarios; supervisar el
cumplimiento de todas las actividades
El procesamiento de la informacin muchas veces presenta problemas
porque el departamento a pesar de que cuenta con equipos de
computacin con suficiente potencia y el software utilizado se adapta a
la necesidad no trabaja en una plataforma tecnolgica unificada que
permita la total coordinacin de los procesos.

Procesar todas las solicitudes recibidas por el sistema tanto por los
estudiantes como por los profesores dentro del sistema y su ambiente
entre esta se mencionan: Anexos, traslados, inscripciones, correcciones
del listado de alumnos, cargas de notas del sistema computarizados. As
como la emisin impresin de documentos requeridos de acuerdo a las
peticiones hechas; administrar toda la informacin acadmica de los
El procesamiento de la informacin muchas veces presenta problemas
porque el departamento a pesar de que cuenta con equipos de
computacin con suficiente potencia y el software utilizado se adapta a
la necesidad no trabaja en una plataforma tecnolgica unificada que
permita la total coordinacin de los procesos.

El proceso de las solicitudes muchas veces presenta inconvenientes
debido a la falta de canales de comunicacin directa entre las dos sedes,
al igual que se presentan confusiones por parte de los estudiantes en
cuanto el lugar en donde realizar su peticin.

Se presentan tardanzas en los procesos de peticin de traslado y cambio
de especialidades por falta de comunicacin directa entre los dems
ncleos y la coordinacin central de la universidad de oriente
Procesar todas las solicitudes recibidas por el sistema tanto por los
estudiantes como por los profesores dentro del sistema y su ambiente
entre esta se mencionan: Anexos, traslados, inscripciones, correcciones
del listado de alumnos, cargas de notas del sistema computarizados. As
como la emisin impresin de documentos requeridos de acuerdo a las
peticiones hechas; administrar toda la informacin acadmica de los
estudiantes utilizando una red de computadora para todo el sistema, y
un software poderoso que trabaje en conjunto con todos los puntos de
la red realizan operaciones en tiempo real; definir un canal de
comunicacin entre el sistema y su ambiente para tomar y recibir
informacin necesaria
Los documentos que emitieron certificados por el departamento pero la
existencia de alguna sospecha de inconsistencia en los datos puede
ocasionar falta de credibilidad
Entrega los documentos con certificacin que les d una validez
permitiendo que estos sean reconocidos ante cualquier ente que se
encuentre tanto dentro como fuera del sistema
La aceptacin o rechazo de los traslados es publicada de manera
desordena, y en sitios distintos, infundiendo al interesado y muchas
veces hasta no le llega la informacin.

Aun cuando cuanta con medios informativos como internet mediante la
pgina web www.monagas.udo.edu.ve las actualizacin de la
informacin no se realizan de manera continua si no espordica

Muchas veces la informacin procesada aunque este cargada en el
sistema, no est accesible de inmediato. La publicacin de fechas se hace
de manera desordenada.

Si de informacin se habla, este departamento es uno de las ms
problemticas en este sentido, puesto que los medios de publicacin
existentes no son los ms adecuados. La falta de comunicacin entre las
Publicar los rechazos o aceptacin de traslados en un sitio visible y
destinado para este fin en las inmediaciones de control de estudio, as
como proveer esta informacin en la web; proveer informacin
actualizada de situacin acadmica de los estudiantes en la web;
publicar las fechas en las cuales se reciben los recaudos para tramitar los
ttulos o participar en actos de grado
El programa que realize las operaciones de registro de informacin no
trabaja directamente sobre bases de datos principal los que puede
ocasionar inconsistencia en los datos
La red de datos con que cuentan el sistema debe estar proveda de un
sistema administrador de base de datos que interacten directamente
con el software de procesamiento y funciones eficientemente
almacenando de forma segura la informacin.
Aplicacin de la fase III
Los cambios que surgen del estudio son los
siguientes:
A nivel
administrativo
A nivel del
alumnado,
profesorado y
publico en general
A nivel de tecnologa
A nivel de
confiabilidad de la
informacin
Fase IV Implantacin de
cambios