CONTABILIDAD

COMO SISTEMA
DE INFORMACIN CONTABLE
Santa Brbara de Zulia, Julio 2014
CONTENIDO PROGRAMTICO
Contabilidad
Computarizada
Plan de Cuentas
Configuracin de
la empresa y
Estados
Financieros
Procesamiento
de
Transacciones,
Ajuste y Cierre
Aspectos Legales
que deben
Cumplir los
Sistema de
Contabilidad
Computarizada
CONTABILIDAD
Tcnica esencial que se encarga de estudiar,
medir y analizar los hechos o actividades de
carcter econmico realizado por los
individuos, empresas y organizaciones.
El propsito de la contabilidad es proporcionar
informacin financiera sobre una entidad econmica
para tomar decisiones administrativas, que permitan
una buena planeacin y control de la actividades de
la organizacin.
La contabilidad se remonta a la antigedad, cuando el hombre se
ve obligado a llevar registros y controles de sus propiedades
porque su memoria no bastaba para guardar la informacin
requerida; de all que se considera la base sobre la cual se
fundamentan las determinaciones gerenciales y por tanto, las
determinaciones financieras.
CUALIDADES DE LA INFORMACIN
CONTABLE
Comprensible
La informacin es
comprensible cuando es
clara y fcil de entender
til
La informacin es til
cuando es pertinente y
confiable
Comparable
La informacin es
comparable cuando ha
sido preparada sobre
bases uniformes
SISTEMA DE INFORMACION
Un sistema de informacin es un conjunto
de elementos interrelacionados que recoge
datos, los procesa y convierte en
informacin, que almacena y posteriormente
se da a conocer a sus usuarios.
La Contabilidad es un sistema de informacin, ya que
captura, procesa, almacena y distribuye informacin vital
para la correcta toma de decisiones en la empresa.
El papel fundamental que ha desempeado la contabilidad
es controlar y organizar las diferentes actividades de la
empresa con el fin de conocer la situacin en que esta se
encuentra, de una manera gil, oportuna y til, para llevar
a cabo los propsitos que se quieren realizar y as cumplir
con los objetivos.
SISTEMA DE CONTABILIDAD GENERAL
Est definido como un sistema de informacin consistente en un conjunto de
cuentas, libros, formas, asientos y reportes financieros y operativos, lgicamente
organizados e interrelacionados entre s, los cuales mediante accin coordinada
conllevan a la obtencin de informacin contable. Este sistema se nutre de los
sistemas ya que estos generarn los soportes necesarios para el registro y
procesamiento contable de la informacin
SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE
1. El SIC no slo ha de ser un sistema que suministre informacin, que permita a la direccin de
la empresa ejercer un mero control tcnico sobre la misma, sino que debe permitir la toma de
decisiones.

2. Es conveniente crear un sistema de informacin contable mas detallado y preciso que permita
conocer con exactitud lo que realmente sucede en la organizacin y ayude a tener mejores
herramientas para una buena toma de decisiones en el momento oportuno.

3. Los usuarios exigen calidad y confianza en la informacin que le es suministrada de acuerdo
con los comportamientos sociales e individuales.

4. Sistema de informacin tiene como objetivo bsico para brindar informacin para gestionar la
planificacin de la empresa y garantizar las acciones que ejecutan los responsables de conducir
la entidad.



TIPOS DE SUBSISTEMAS
Sistema de contabilidad general
Sistema de ventas
Sistema de compras
Sistema de recursos humanos y nomina
Sistema de inversiones
Sistema de control de registro de propiedades, plantas y
equipos
Sistema de cuentas por cobrar
Sistema de cuentas por pagar
ESTRUCTURA DE UN SISTEMA CONTABLE
Un sistema de informacin contable, sigue un modelo
bsico y un sistema de informacin bien diseado,
ofreciendo as control, compatibilidad, flexibilidad y una
relacin aceptable de costo beneficio. El sistema
contable de cualquier, empresa independientemente del
sistema contable que utilic, se deben ejecutar tres pasos
bsicos.
PASOS DEL SISTEMA CONTABLE PARA
CREAR UNA INFORMACION CONTABLE
Registro de la actividad financiera: En un
sistema contable se debe llevar un registro
sistemtico de la actividad comercial diaria en
trminos econmicos.

Clasificacin de la informacin:
La informacin se debe clasificar en
grupos o categoras para presentar
mejores informes.



Resumen de la informacin: La
informacin contable debe estar
resumida para ser utilizada por
quienes toman las decisiones en la
empresa.



CONTABILIDAD MANUAL
Los sistemas manuales de contabilidad utilizan varios libros de
papel para registrar las transacciones financieras. Las empresas
tienen libros de contabilidad separados para cada parte del
sistema de contabilidad, tales como cuentas por cobrar, cuentas
por pagar y ventas. Los contadores luego consolidan estos
libros en un libro mayor, proporcionando el saldo de cada
libro. El cuaderno del libro general ayuda a crear estados
financieros.
CONTABILIDAD COMPUTARIZADA
La contabilidad computarizada es un
sistema formal y complementario que
genera de manera de manera inteligente,
instantnea y automtica la informacin
financiera y fiscal de una entidad
econmica, cumpliendo de las
disposiciones contendidas tanto en las
normas de informacin financiera como
en las leyes fiscales.
Caractersticas

1. Comparte las tres premisas bsicas de la teora
general de sistemas:
A. Es un sistema que existe dentro de otros
sistemas.
B. Es un sistema abierto que recibe y descarga
informacin en otros sistemas, en especial de los
de los sistemas de procesamiento de transacciones.
C. Las funciones dependen de su estructura,
es decir de la taxonoma contable elegida.

2. Contiene mecanismos de regulacin. La
contabilidad computarizada puede adaptarse a
variaciones en las entradas (inputs) de otros
sistemas para obtener siempre las mismas salidas
(outputs) predefinidas.

3. Es un sistema de control y comunicacin basado
en la retroalimentacin.
Para qu se necesita Informacin Contable?
Entre las informaciones que genera un Sistema Contable se encuentran los estados contables que
deben proporcionar informacin de calidad, principalmente cuantitativa para:
tomar decisiones econmico-financieras,
controlar su gestin; comparando lo real con lo planeado y el procesamiento de la informacin.

Cmo necesita que sea la informacin?
Toda entidad necesita informacin contable confiable para que sea til. Es necesario tambin que
esa informacin rena determinados requisitos generales que le den garanta de calidad que es
posible mediante aplicacin de normas contables.


Por qu se necesita informacin Contable de Calidad?

La Informacin Contable debe reflejar la situacin de la empresa y su relacin con el entorno,
expresando una conformidad razonable con la realidad, esto significa que:

debe expresar los acontecimientos tal como son;
considerar elementos y valores que tienen efectiva vigencia;
debe dar prioridad a su naturaleza econmica por sobre otras consideraciones;
debe permitir su comprobacin mediante demostraciones que la acrediten y confirmen;
debe buscar un acercamiento a la exactitud en la medida de lo posible;
debe prepararse conforme a criterios normas y reglas que le otorguen carcter de creble (para
que tenga confiabilidad).

Elementos que Integran el Sistema de Contabilidad General
Plan de
Cuentas
Constituido por las
Cuentas Contables
Plan de
Asientos
Constituidos por
Asientos Contables
Plan de
Libros
Constituidos por los
Libros
Plan de
Formas
Constituidos por los
Formularios
Plan de
Reportes
Constituidos por los
Reportes
ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE
INFORMACIN CONTABLE

Elementos de entrada
Elementos de conversin
Elementos de salida
El medio
La sinergia
La entropa





La negentropia
La retroalimentacin
La homeostasis
Entidades
Flujos
Procedimientos
Elementos de entrada: Un sistema de informacin
contable que se encuentre destinado a la toma de
decisiones oportunas y necesarias tiene como elementos
de entrada: la tecnologa, datos contables, principios de
contabilidad generalmente aceptados , y dems
procedimientos y recursos que vayan en bsqueda del
bienestar de la organizacin

Elementos de conversin: Son elementos de entrada
que una vez ingresados en el sistema pasan a ser
elementos de conversin. Un ejemplo de estos son los
datos contables que al aplicarles los procedimientos
contables, hacen la labor de conversin sobre esos datos,
para transformarlos y agruparlos en informacin
financiera

Elementos de salida: Son los datos e informes
financieros que cumplen con las cualidades que las
normas exigen para la informacin contable que produce
el sistema de informacin gerencial.




El medio: Entorno en el cual se establecen los
sistemas de informacin gerenciales; partiendo del
entorno econmico en el cual se desenvuelve la
organizacin
La sinergia: Entendida esta as: el todo es ms que
las partes que lo conforman. El sistema de informacin
contable para tener un buen funcionamiento y desarrollo
debe relacionar los elementos que integran la
informacin financiera y gerencial de la organizacin
La entropa: Entendida como el desorden; que
aplicado a los sistemas indica que un sistema de
informacin contable tiene que estar en constante
actividad para obtener un alto contenido de informacin
y as evitar la entropa que en muchas ocasiones se da
por causa de uso de tecnologas inapropiadas, personal
poco capacitado, incumplimiento de los procedimientos
internos.



La negentropia: Entendida como el orden; indica
que el sistema de informacin contable debe llevar una
armona de todos los elementos involucrados en la
preparacin de la informacin

La retroalimentacin: Se da como producto o
resultado de la evaluacin que se hace de la
informacin de salida que produce el sistema, esta
evaluacin permite observar si la organizacin esta
cumpliendo con los fines propuestos inicialmente

La homeostasis: Son los procesos de ajuste que se
realizan al interior de la organizacin y que son
resultado del proceso de retroalimentacin.
Entidades: Conjunto de organizaciones y personas
identificables con sus propias caractersticas, que se
relacionan con la organizacin o ente econmico

Flujos: Son los datos que entran al sistema y que
fluyen hasta convertirse en salidas en forma de
informacin; capturndose en diversos formatos

Procedimientos: Deben mostrar paso a paso como
se lleva a cabo el proceso realizado por el sistema de
informacin contable. Los procedimientos propiamente
contables, son aquellos del departamento contable y
tratan desde la forma en que llegan los datos al sistema
de informacin contable hasta el momento en que salen
de l.



SISTEMA CONTABLE QUE SE IMPLEMENTAN
DENTRO DE UNA EMPRESA

La contabilidad financiera:
Es una tcnica que se utiliza para producir sistemtica y estructuradamente informacin cuantitativa
expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad econmica y de
ciertos eventos econmicos identificables que la afectan, con el objeto de facilitar a los diversos
interesados el tomar decisiones en relacin con dicha entidad econmica.





La Contabilidad de Costos:
Es un sistema de informacin que clasifica, acumula, controla y asigna los costos para determinar
los costos de actividades, procesos y productos y con ello facilitar la toma de decisiones, la
planeacin y el control administrativo. Los informes de costos son muy tiles tambin para la
planeacin y seleccin de alternativas ante una situacin dada.

La contabilidad Administrativa:
Es la manera ms directa a una informacin preparada y presentada para ser utilizada por las
personas que internamente en la entidad, da a da, deben tomar decisiones respecto a la
administracin de sta (directores, gerentes, administradores, funcionarios, etc.). Esta contabilidad
la llevan todas las empresas.





La Contabilidad Gubernamental:
Es el conjunto de principios, normas y procedimientos, para registrar, resumir, analizar e
interpretar las transacciones realizadas por los entes pblicos con la finalidad de preparar Estados
Financieros y Presupuestarios que faciliten el anlisis de la mismas y la obtencin de indicadores
que permitan una racional evaluacin de ingresos y gastos, as como la Situacin Financiera de la
Hacienda nacional, durante y al termino de cada ejercicio fiscal.
Constituye el sistema de informacin financiera ms importante de los Organismo del Sector
Pblico, a travs del cual se puede conocer la gestin realizada y los efectos que ellas produce.

INTEGRACIN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE A
LOS SISTEMAS CONTABLES
El control interno se integra a los sistemas contables a travs de:

Una estructura organizacional que provea una segregacin apropiada
de deberes y responsabilidades funcionales, lneas de autoridad, etc.
Una clasificacin de cuentas formales debidamente codificadas y
acompaadas de la correspondiente descripcin de las cuentas.
Un plan de asientos que garantice uniformidad y consistencia en
el registro de las operaciones
Un conjunto de libros y formularios que proporcione control en
todas las fases de las operaciones de la empresa.
Un mtodo de contabilizacin que garantice la exactitud y
confiabilidad en la informacin contable.

MTODOS, PROCEDIMIENTOS, DISPOSITIVOS Y
MEDIDAS DE CONTROL INTERNO CONTABLE
Para que un Sistema de Control Interno funcione se deben disear
mtodos y procedimientos administrativos y contables que garanticen su
efectividad y eficiencia as como, dispositivos y medidas, como las que se
sealan a continuacin:

1 Establecimiento de lneas claras de responsabilidad
2 Establecimiento de procedimientos de rutina para procesar cada tipo de
transaccin
3 Subdivisin/ segregacin de funciones:
3.1.- Separacin de la responsabilidad operacional de la
responsabilidad de registro.
3.2.- Separacin de la custodia de los activos de la contabilizacin de
los mismos.
3.3.- Separacin de la autorizacin de operaciones de la custodia de
los activos relacionados
3.4.- Separacin de deberes o tareas dentro de la funcin contable.
4 Auditoria Interna
5 Pronostico Financiero
6 Documentos pre numerados y adecuados
7 personal competente, etc.
MEDIDAS DE PROTECCIN QUE DEBEN PROPORCIONAR EL
CONTROL INTERNO AL SISTEMA DE CONTABILIDAD
Que se contabilicen todas las operaciones en la forma correcta en los
libros de contabilidad.
Que todas las operaciones a efectuarse tengan la aprobacin de personas
autorizadas.
Que las operaciones sean realizadas por las personas autorizadas.
Que la contabilizacin o registro original sea revisado por una persona
diferente a quien efectu el registro
Que los saldos de las cuentas se calculen correctamente y se confirmen
ocasionalmente por medio de conteo fsico y confirmacin de terceros.
Que se establezcan los controles necesarios a objeto de mantener la
exactitud matemtica consistentemente: mediante columnas especiales,
cuentas control, etc
Que se calculen y verifiquen los importes monetarios correspondientes a
los costos, precios de compra, descuentos, etc.
Que los activos estn bajo la custodia de personas
Responsables y que exista un estricto control fsico contra robos.
Que la o las personas encargadas de los activos sean independientes de
las personas que ejercen la custodia y el control fsico.
Que todas las transferencias de activos a terceros y su contabilizacin se
efecte con la aprobacin de las personas autorizadas.
Que todas las operaciones se registren correctamente tanto en los
comprobantes, facturas, como en los libros de contabilidad en la cuenta y
en la cantidad correcta.
CONCLUSIONES
La informacin es considerada como uno de los activos ms
valorados en las organizaciones de hoy, motivo por el cual, los
sistemas contables han pasado a integrar la funcin gerencial
orientada a la toma de decisiones.

Los sistemas de informacin contable deben entenderse no
slo como aquellos que producen informacin financiera, sino
como aquellos que producen informacin: financiara y no
financiera, interna y externa, con el objetivo de evaluar
oportunamente la gestin y el control de los procesos.

La contadura pblica como profesin y los contadores
pblicos como profesionales deben entender su papel en este
nuevo orden mundial y asumirlo con responsabilidad para
poder competir en los mercados internacionales con tcnicas
modernas aplicables a lo actual.