DIAGNSTICO

ADMINISTRATIVO

Lic. Carlos A. Hernndez
G.COORDINACION AREA DE
ADMINISTRACION DE EMPRESAS
Apuntes de Administracin II,
realizado con fines didcticos.
ORIGEN:
Surge como:
Una necesidad empresarial para resolver
problemas de toda ndole.
Una necesidad empresarial para aspectos
relacionados con la adaptacin de las
empresas en un entorno cambiante.
Una forma para encontrar soluciones a
problemas de organizacin y funcionamiento
organizacional.

CAMPO DE APLICACIN:

En la mediana y pequea empresa,
generalmente la totalidad de la
misma.
En las grandes empresas, la totalidad
aplicable por unidades administrativas.
TCNICAS E INSTRUMENTOS PARA
SU DESARROLLO:
Cuestionarios
Entrevistas
Observacin directa
Estudio documental
Otros
Preferiblemente debe existir una
complementariedad, tomando en cuenta las
caractersticas, as como las limitaciones de
cada uno.
DEFINICIN:
Es un estudio sistemtico, integral y
peridico cuyo propsito fundamental es
detectar las causas y consecuencias que
dentro de los problemas de organizacin
y funcionamiento afectan o se intuye que
afectan a la empresa, con el objeto de
encontrar las alternativas de solucin,
tomando en cuenta los recursos
disponibles.
CARACTERSTICAS:
Es un estudio:
Por lo tanto requiere un campo de
aplicacin (total o parcialmente en la
empresa), que debe utilizar una forma y
esperar un resultado de aplicacin
(detectar fallas, identificar las causas de
problemas, determinar posibles
soluciones, etc.)

Es sistemtico:

Utiliza la teora y prctica con un
proceso de aplicacin determinado.
Debe existir un proceso para su
desarrollo, adaptable a las condiciones
propias de cada organizacin.
Es integral:
Estudia todos los aspectos que se
relacionan con lo que se desea
investigar.
Toma en cuenta todos los
factores que influyen en el desarrollo
de las actividades en la unidad o
empresa objeto de estudio.
Anlisis Peridico:
Se debe realizar de manera cclica
en perodos de tiempo que se ajusten
a las caractersticas de la unidad o
empresa objeto de estudio.
Se debe evaluar peridicamente
los resultados de su aplicacin.
PROBLEMAS TPICOS A INVESTIGAR
Problemas de adaptacin a los cambios
generados en el entorno de la organizacin.
Problemas en la conduccin superior relativos
a:
a) Objetivos (existencia o no,
claridad de los mismos y viabilidad).
b) Polticas (existencia o claridad).
c) Capacidad gerencial (grado o no
de inters )
e) Existencia o no de planes.
Ejecucin eficiente o no.

Problemas de Organizacin y
Funcionamiento:
a) Aspectos relativos a la
comunicacin (respeto de lneas
jerrquicas). Informacin oportuna en calidad,
cantidad tiempo para tomar decisiones y coordinarse)
b) la modernizacin y preocupacin
por los procedimientos existentes.
c) Coordinacin para ejecutar
programas
Problemas de Recursos:
a) Recursos Humanos
insuficiencia, calidad
profesional, estabilidad,
capacitacin.
b) Recursos Financieros
Programacin presupuestaria,
uso de los fondos, deficiencias por falta
de coordinacin.


c) Recursos Materiales:
(Se incluyen entre otros, la maquinaria,
la tecnologa disponible, las instalaciones ,
el mobiliario y equipo, los enseres de toda
ndole, etc. ) evidencia acerca de cmo
cundo y cunto debe realizarse.




Una empresa necesita para
funcionar una adecuada dosificacin
combinada de los tres tipos de recursos,
establecindose prioridades en funcin
de la naturaleza misma del trabajo, pero
dndole a cada uno (de los recursos), la
importancia que reviste dada su propia
naturaleza


ACTIVIDADES A DESARROLLAR:
Definir las relaciones que corresponden a
cada rgano.
Establecer la normativizacin de las
relaciones.
Determinar la correspondencia de las
relaciones de cada rgano, con las funciones
que desempean y su nivel jerrquico.
Distinguir la duplicidad, traslape u omisin de
relaciones por cada rgano.
METODOLOGA PARA
LA REALIZACIN DEL
DIAGNSTICO
ADMINISTRATIVO
METODOLOGA:
Contenido del diagnostico administrativo:
1.Anlisis y diagnostico
2. Proceso
a. Determinacin de la situacin actual
b. Anlisis organizacional-administrativo
c. Formacin del diagnostico

DETERMINACIN DE LA SITUACIN
ACTUAL
Comprende cinco grandes apartados:
1. Anlisis estructural :conjunto de
unidades
2. Anlisis funcional: cumplimiento de
deberes y obligaciones
3. Anlisis procedimental: procedimientos y
procesos
4. Anlisis de facultades: derecho para
hacer algo
5. Anlisis de relaciones: formas de
comunicacin
:
1. Anlisis estructural (conjunto de
unidades):
Es el estudio especfico de cada
rea de la unidad administrativa, su
conformacin, los recursos asignados,
etc.
CONTENIDO
Definir la estructura orgnica normada del rea de
estudio.
Definir la estructura real actual del rea en estudio.
Conocer los rganos administrativos que integran
el rea en estudio, as como su nomenclatura.
Definir el objetivo general del rea en estudio, as
como los especficos de cada rgano que la integra.
Identificar los niveles jerrquicos existentes en el
rea de estudio.
CONTENIDO . . ./2
Definir el tramo de control por rgano, es decir, la
cantidad de rganos con dependencia directa de
otro.
Determinar los criterios de organizacin por
rgano en relacin a su nomenclatura.
Definir la cantidad de recursos humanos
empleados por rgano y describir el tipo de
contratacin.
Determinar el tipo de autoridad existente en el
rea de estudio.

2. Anlisis funcional (cumplimiento de
deberes, obligaciones):

Es el estudio especfico de cada rea
de la unidad administrativa, su
conformacin, los recursos asignados,
etc.

CONTENIDO
Confirmar funcionalmente los criterios de
organizacin.
Determinar si las funciones que realiza
cada uno de los rganos que integran el
rea de estudio estn normadas.
Determinar la naturaleza del rgano de
acuerdo a sus funciones.

CONTENIDO . . ./2
Verificar la compatibilidad de las funciones
de cada rgano con el objetivo principal
general.
Determinar la correspondencia funcional
del rea en estudio.
Analizar y determinar el traslape de
funciones por cada rgano, su duplicidad u
omisin.

CONTENIDO . . ./3
Determinar las funciones sustantivas y las
de apoyo de cada rgano del rea de estudio
y que ayuden al logro del objetivo particular
de su funcin.
Determinar la afinidad de funciones que
desarrolla cada rgano con su nomenclatura.
Determinar si la nomenclatura del rgano,
identifica las funciones que desempea.


3. Anlisis Procedimental
(procedimientos, procesos):


Es el estudio de la secuencia de
actividades que desarrolla cada rgano
de la unidad administrativa en estudio

CONTENIDO
Identificar el proceso general del rea en
estudio, de acuerdo a su nivel jerrquico.
Establecer la forma de seguimiento del
proceso: integral, continua, de traslape o de
corte.
Determinar si el proceso corresponde a la
funcin o funciones descritas.

Anlisis de Relaciones (formas de
comunicacin y coordinacin):
Es el estudio de las lneas de conexin o
comunicacin, que guardan los rganos
de la unidad administrativa en estudio.

Definir las relaciones que corresponden
a cada rgano.

CONTENIDO
Establecer la normaticidad de las
relaciones.
Determinar la correspondencia de las
relaciones de cada rgano, con las
funciones que desempean y su nivel
jerrquico.
Distinguir la duplicidad, traslape u omisin
de las relaciones por rgano.

4. Anlisis de Facultades (derecho para
hacer algo y su responsabilidad):
Es el estudio detallado de las aptitudes o
de los derechos concedidos para hacer
algo.

Definir las facultades de cada rgano.
Determinar que facultades estn
normadas.
CONTENIDO

Determinar quin, cmo y cundo fueron
delegadas esas facultades.
Definir si las facultades corresponden a las
funciones que desarrolla cada rgano y a su
nivel jerrquico.
Determinar el mbito de responsabilidad de
las facultades delegadas.


5. Anlisis de relaciones: formas de
comunicacin

ANLISIS ORGANIZACIONAL O
ADMINISTRATIVO:

Es la fase del diagnstico
administrativo que sirve para comparar
los hechos determinados y los aspectos
tcnicos establecidos, a efecto de
relacionar los puntos que afectan
negativamente a la dependencia o unidad
administrativa.
Se confrontan los hechos
determinados (conocidos como
resultado del estudio), con los
parmetros organizacionales
establecidos al inicio del estudio, y los
parmetros lgicos de las tcnicas
administrativas.
ACTIVIDADES A DESARROLLAR:
Verificar el tramo de control de cada rgano.
Analizar la cadena de mando de la
dependencia.
Determinar los niveles jerrquicos
establecidos.
Estudiar los criterios de organizacin.
Indicar la forma de consecucin de objetivos
respecto a las funciones desarrolladas.
Determinar la correspondencia funcional.
La correspondencia entre objetivos.
Analizar la continuidad de los procesos.
Relacionar la correspondencia de los
procesos respecto de las funciones.
Determinar la correspondencia entre las
relaciones y la naturaleza de los rganos.
Comprobar la normativizacin de las
relaciones.
Actividades a desarrollar: . . ./2
Analizar la correspondencia de las relaciones
con los niveles jerrquicos .
Analizar la duplicidad de relaciones.
Indicar las causas de la omisin de relaciones.
Indicar la correspondencia de facultades con
el nivel jerrquico.
Estudiar la normativizacin de las facultades.

Actividades a desarrollar: . . ./3
PRESENTACIN DEL
DIAGNSTICO:
Para exponer lo estudiado del rea o
unidad administrativa, se debe presentar un
informe, donde se detallarn de forma
narrativa los aspectos derivados del anlisis
efectuado.
En el documento, debe sealarse que
servir como base para desarrollar las
acciones correctivas ( si las hubiese), dentro
de la evolucin permanente que debe existir en
toda organizacin.
GUA PARA LA PRESENTACIN
DEL INFORME:

Secuencia:
1. Listar los juicios de los hechos detectados.
2. Ordenar los juicios por la naturaleza de los
elementos.
3. Redactar por unidad, las incidencias
administrativas que lo afectan.
4. Redactar en forma secuencial, las incidencias
que afectan el funcionamiento integral de la
dependencia en estudio.


5. Presentar alternativas de solucin,
en recomendaciones en
recomendaciones factibles para
mejorar las incidencias encontradas.
6. Relacionar las recomendaciones
por elemento.
7. Elaborar el documento de informe,
en el que integren los puntos
anteriores en la siguiente estructura:

Contenido de Informe:
Antecedentes
Objetivo (s) del estudio.
Metodologa empleada.
Descripcin de la situacin actual,
por elemento analizado.
Observaciones
Conclusiones
Recomendaciones.



Al realizar el trabajo de diagnstico debe
tomarse en cuenta lo siguiente:

Trabajo en Equipo:
Origen y relevancia de la
informacin
Anlisis y conclusiones

ALTO!
No lo olvides:

La mejor forma de aprender es poner en
practica los conocimientos adquiridos

GRACIAS
POR TU ATENCIN!