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4.1.

Tiempo: panorama general, especificacin de


actividades, programacin de actividades (CPM,
PERT o PDM y GANTT), nivelacin de recursos.
UNIDAD 4 ADMINISTRACIN DEL TIEMPO Y LOS
COSTOS
La planeacin de tiempos y costos es fundamental en la administracin de
un proyecto ya que permite incrementar las posibilidades de xito durante la
ejecucin del mismo.
La Gestin del Tiempo del Proyecto incluye los procesos requeridos para
administrar la finalizacin del proyecto a tiempo
Durante la estimacin del tiempo se debe de calcular la cantidad de recursos
necesarios para completar las diferentes actividades dentro del tiempo
requerido o establecido originalmente para completar el proyecto
Elaborar el cronograma

Proceso mediante el cual se analizan las secuencias de las actividades, las
duraciones, los requerimientos y disponibilidad de recursos y las restricciones o
condicionantes en los plazos para crear un cronograma de proyecto realista y
con fechas de ejecucin planificadas y consensuadas con los responsables de
ejecutarlas.

Controlar el cronograma

Se monitoriza el estado de las actividades del proyecto y se actualiza el progreso
del proyecto para, si procede, gestionar los cambios necesarios en la lnea de
base del alcance. Permitir de esta manera identificar las variaciones respecto al
plan y tomar las medidas correctivas cuanto antes para minimizar as los riesgos.
Este proceso se centra en influenciar los factores que determinarn el
cumplimiento del plan, determinar el estado actual del cronograma de proyecto,
determinar si el cronograma ha cambiado y gestionar los cambios conforme
ocurran.

Estimar la duracin de cada actividad

Proceso mediante el cual se estimar con la mayor precisin posible el nmero
de perodos de trabajo necesarios para completar cada una de las actividades del
proyecto teniendo en cuenta los recursos disponibles obtenindose as la
cantidad de tiempo que llevar ejecutar cada actividad, dato imprescindible para
elaborar un cronograma realista.

Secuenciar actividades

Proceso mediante el cual se definen y documentan las relaciones entre las
actividades del proyecto asegurando que se define y documenta la secuencia
lgica de trabajos necesarios para gestionar eficientemente el proyecto
considerando todas sus restricciones.

Definir actividades

Proceso mediante el cual se identifican las acciones especficas para completar
los entregables de proyecto definidos por los paquetes de trabajo, ltimo nivel
de la EDT- de tal manera que permitan una mejor estimacin, programacin,
ejecucin, monitorizacin y control del trabajo del proyecto

Administracin del
Tiempo del Proyecto
Definicin de
actividades

Entradas

Herramientas y
tcnicas

Salidas
Secuencia de
actividades

Entradas

Herramientas y
tcnicas

Salidas
Estimacin de
duracin de
actividades

Entradas

Herramientas y
tcnicas

Salidas
Desarrollo de
la programacin

Entradas

Herramientas y
tcnicas

Salidas
Control de la
programacin

Entradas

Herramientas y
tcnicas

Salidas
Definicin de actividades:
Entradas

1. Estructura de
desglose de
trabajo
2. Declaracin del
alcance
3. Informacin
histrica
4. Restricciones
5. Suposiciones
Herramientas
y tcnicas



1. Descomposicin

2. Patrones



Salidas


1. Lista de
actividades
2. Detalle de soporte
3. Actualizaciones a
la estructura de
desglose de
trabajo

Entradas:
1. Estructura de desglose de trabajo: es la principal entrada para la
definicin de actividades

2. Declaracin del alcance: La justificacin y los objetivos del proyecto
deben ser considerados de manera explcita durante la definicin de las
actividades

3. Informacin histrica: Debern ser considerada durante la definicin de
las actividades. (que actividades fueron realmente requeridas en
proyectos similares previos)

4. Restricciones: Las restricciones son factores que van a limitar las
opciones del equipo del proyecto.

5. Suposiciones: Son factores que sern consideradas como verdaderas,
reales, o ciertas. Las suposiciones generalmente involucran algn grado
de riesgo y sern normalmente una salida del proceso de identificacin
de riesgos.

1. Descomposicin: Involucra subdividir los elementos del proyecto, en
componentes ms pequeos y manejables de manera que se pueda
proveer un mejor control administrativo.


2. Patrones: Una lista de actividades de un proyecto previo se usa muchas
veces como un patrn para un nuevo proyecto.



.


Herramientas y tcnicas:
Salidas:
1. Lista de actividades: Debe incluir todas las actividades que sern
ejecutadas en el proyecto. Es importante asegurar que est completo y
que no incluya actividades que no son requeridas como parte del alcance
del proyecto.


2. Detalle de soporte: Deber que ser documentado y organizado de
manera que facilite su uso; es importante que incluya documentacin de
todas las suposiciones y restricciones identificadas. La cantidad de
detalle adicional varia de acuerdo con el rea de aplicacin.


3. Actualizaciones a la estructura de desglose de trabajo: El equipo del
proyecto puede identificar entregas faltantes o puede determinar que la
descripcin de la entrega puede necesitar clarificacin o correccin. Tales
actualizaciones deben ser reflejadas en el WBS y documentos como
estimativos de costos.
Secuencia de actividades:
La secuencia de las actividades involucra identificar y documentar las
dependencias entre actividades.

Las actividades deben de ser secuenciadas de manera precisa, verificando su
lgica de tal manera que soporte el desarrollo de una programacin realista y
alcanzable.
Entradas

1. Lista de
actividades
2. Descripcin del
producto
3. Dependencias
mandatorias
4. Dependencias
discrecionales
5. Dependencias
externas
6. Restricciones
7. Suposiciones
Salidas




1. Diagrama de red
del proyecto

2. Actualizacin a la
lista de
actividades



Herramientas
y tcnicas


1. Diagrama de
precedencia
(PDM)
2. Diagrama con
flechas (ADM)
3. Diagrama
condicional
4. Patrones de Red

1.Lista de actividades

2.Descripcin del producto: Las caractersticas del producto muchas veces afectan la
secuencia de actividades; deber ser revisada para asegurar precisin.

3.Dependencias mandatorias: Son inherentes a la naturaleza del trabajo que se
ejecuta; muchas veces involucran limitaciones fsicas.

4.Dependencias discrecionales: Debern ser totalmente documentadas ya que
estas pueden limitar opciones posteriores de programacin. Estn basadas en el
conocimiento de:
Las mejores prcticas.
De algn aspecto inusual del proyecto donde una secuencia especfica es deseada
aunque hayan otras secuencias igualmente aceptables.

5.Dependencias externas: Involucran una relacin entre actividades del proyecto y
actividades fuera de este.

6.Restricciones

7.Suposiciones
Entradas:
Herramientas y tcnicas:
1. Mtodo de diagrama de precedencia (PDM): incluye cuatro tipos de
dependencias o de relaciones de precedencia:

Finalizacin- a - comienzo - la actividad "de" debe terminar antes de que
la actividad "a" pueda comenzar.

Finalizacin a- finalizacin - la actividad "de" debe terminar antes de
que la actividad "a" pueda finalizar.

Comienzo- a- comienzo- la actividad "de" debe comenzar antes de que
pueda comenzar la actividad "a".

Comienzo- a- finalizacin- la actividad "de" debe comenzar antes de que
la actividad "a" pueda finalizar
2. Mtodo de diagramacin con flechas (ADM): utiliza nicamente
dependencias finalizacin a comienzo.
3. Mtodo de diagramacin condicional: Permiten el uso de actividades
no secuenciales.


4. Patrones de red: pueden ser usadas para acelerar la preparacin de
diagramas de red de proyectos.
Herramientas y tcnicas:
1. Diagrama de red del proyecto: Puede incluir los detalles completos de
un proyecto o puede tener una o ms actividades totalizadoras. Deber
estar acompaado de una descripcin que resuma y describa la lgica
usada para las secuencias de las actividades.


2. Actualizacin a la lista de actividades: Puede generar actualizaciones
al WBS, la preparacin de la red de diagrama de proyecto puede revelar
instancias en las que una actividad deber ser dividida o de otra manera
redefinida de manera que se pueda diagramar la relacin de lgica
correctas.

Salidas:
Estimar el nmero de perodos de trabajos requeridos para completar una
actividad muchas veces requerir considerar el tiempo transcurrido.

La duracin completa del proyecto tambin puede ser estimada usando
herramientas y tcnicas; pero es calculada de manera apropiada como la salida
del desarrollo de la programacin.

Entradas
1. Lista de
actividades
2. Restricciones
3. Suposiciones
4. Requerimientos de
recursos
5. Capacidades de
recursos
6. Informacin
histrica
Herramientas
y tcnicas


1. Opiniones
expertas

2. Estimacin por
antologa

3. Simulaciones

Salidas


1. Estimacin de
duracin de
actividades
2. Bases de las
estimaciones
3. Actualizacin a la
lista de
actividades

Estimacin de duracin de actividades:
1. Lista de actividades

2. Restricciones

3. Suposiciones

4. Requerimientos de recursos: La duracin de la mayora de las
actividades se ver influenciada significativamente por los recursos
asignada a ella.


5. Capacidades de recursos: La evaluacin de la mayora de las
actividades se ver influenciada significativamente por las capacidades
de los recursos humanos y materiales asignados a ella.


6. Informacin histrica: Est disponible de:
Archivos de proyecto:
Base de datos de estimacin comercial
Conocimiento del equipo de proyecto


Entradas:
Herramientas y tcnicas:

1. Opinin experta: Si tal experiencia no esta disponible, los estimativos
son inherentemente inciertos y riesgosos


2. Estimacin Anloga: Tambin llamada estimacin de arriba - hacia
abajo, precisa usar duraciones reales de una actividad previa y similar
como base para la estimacin de la duracin futura de una actividad.


3. Simulacin: La simulacin involucra calcular mltiples duraciones con
diferentes juegos de suposiciones.






Salidas:
1. Estimacin de la duracin de la actividad: Son evaluaciones
cuantitativas del nmero de perodos de trabajo ms probable que se
requerir para completar una actividad.


2. Base de estimacin: Las suposiciones hechas en el desarrollo de los
estimativos debern estar documentados.


3. Actualizaciones de la lista de actividades


Desarrollo de la Programacin:
Requiere determinar fechas de comienzo y finalizacin para las actividades del
proyecto. Si la fechas de comienzo y finalizacin no son realistas, el proyecto
tendr pocas probabilidades de terminar como programar.
Entradas
1. Diagrama de red
del proyecto
2. Estimacin de la
duracin de las
actividades
3. Requerimientos de
recursos
4. Descripcin del
pool de recursos
5. Calendarios
6. Restricciones
7. Suposiciones
8. Holguras y tiempo
de espera
Herramientas
y tcnicas

1. Anlisis
matemtico
2. Comprensin de
duraciones
3. Simulaciones
4. Heurstica de
nivelacin de
recursos
5. Software de
administracin de
proyectos

Salidas


1. Cronograma de
proyecto
2. Detalle de soporte
3. Plan de manejo de
cronograma
4. Actualizaciones a
los requerimientos
de recursos





Entradas:
1. Diagrama de red del proyecto

2. Estimacin de la duracin de las actividades

3. Requerimientos de recursos

4. Descripcin del pool de recursos: El conocimiento de que recursos
estarn disponibles en que tiempos y en que patrones es necesario para el
desarrollo de la programacin.

5. Calendarios: Identifican perodos de tiempo donde es permitido trabajar.

6. Restricciones
Fechas impuestas: La entrega de ciertos productos en una fecha especifica.
Eventos claves hitos de importancia: Una vez programados, estas fechas se vuelven
formales, y muchas veces slo se pueden cambiar con gran dificultad.

7. Suposiciones

8. Holguras y tiempo de espera: Cualquiera de las dependencias puede
requerir de una holgura o tiempo de espera.


Herramientas y tcnicas:

1. Anlisis matemtico:
Mtodo de la Ruta Crtica (CPM)
Mtodo de Evaluacin y Revisin Grfica (GERT)
Tcnica de Evaluacin y Revisin de Programas (PERT)




Herramientas y tcnicas:

2. Compresin de duraciones: La compresin de duraciones es un caso
especial de anlisis matemtico que busca acortar la duracin del
proyecto sin cambiar el alcance de este. La compresin de duraciones
incluye tcnicas tales como:
Crashing: No siempre produce alternativas viables y muchas veces resulta
en costos incrementados.
Fast tracking: Realizar actividades en paralelo que normalmente se
ejecutaran en secuencia.

3. Simulaciones

4. Heurstica de nivelacin de recursos: Asignar recursos crticos
escasos a actividades de la ruta critica primero.

5. Software de administracin de proyectos: Es de uso comn para
asistir en el desarrollo de la programacin del proyecto. Estos productos
automatizan l calculo del anlisis matemtico y de la nivelacin de
recursos; permiten una consideracin rpida de las muchas alternativas
de programacin.



Salidas:
1. Cronograma de proyecto:
Diagramas de red de proyecto (fechas programadas)









Grficas de barras (Grantt)


Salidas:
Grficas de hitos o mojones.









Diagramas de red de proyectos en escalas de tiempo.
Salidas:
1. Detalle de soporte: Incluye al menos documentacin de todas las
restricciones y suposiciones identificadas.


2. Plan de manejo de la programacin: Define como se manejaran los
cambios a la programacin. Puede ser formal o informal, con gran grado
de detalle o basado de forma conceptual amplia dependiendo de las
necesidades del proyecto.


3. Actualizacin a los requerimientos de recurso: Las nivelaciones de
recursos y actualizaciones a la lista de actividades pueden tener un
efecto significativo sobre las estimaciones preliminares de los
requerimientos de recursos.

Control de la programacin:
Se preocupa de:
Influenciar los factores que crean cambios en la programacin para asegurar que
tales cambios sean beneficiosos.
Determinar que la programacin ha sido cambiada.
Administrar los cambios actuales cuando y como ocurren.

El control de la programacin debe estar ntimamente ligada con los otros
procesos de control.
Entradas
1. Cronograma de
proyecto
2. Reportes del
desempeo
3. Requisiciones de
cambio
4. Plan de manejo de
la programacin

Herramientas y
tcnicas
1. Sistema de control
de cambios a la
programacin
2. Medicin del
desempeo
3. Planeacin
adicional
4. Software de admn
de proyectos
Salidas


1. Actualizaciones a
la programacin
2. Accin correctiva
3. Lecciones
aprendidas



Entradas:
1. Cronograma de proyecto


2. Reportes del desempeo: Proveen informacin sobre el desempeo de
la programacin de manera tal que se muestra que fechas programadas
se han cumplido y cuales no. Pueden tambin alertar al equipo de
proyecto a temas que pueden causar problemas en el futuro.

3. Requisiciones de cambio: Pueden ocurrir de forma oral o escrita, de
manera directa o indirecta, iniciadas de manera interna o externa, por
mandato legal o por opcin propia. Estos cambios pueden requerir
extender el plazo programado o pueden permitir acelerarlo.

4. Plan de manejo de la programacin
Herramientas y tcnicas:

1. Sistema de control de cambios a la programacin: Define los
procedimientos por medio de los cuales la programacin del proyecto
puede ser cambiada. Este incluye el papeleo, el sistema de seguimiento
y los niveles de aprobacin necesarios para autorizar tales cambios.

2. Medicin del desempeo: Ayudan a cuantificar la magnitud de
cualquier variacin que ocurra. Una parte importante del control de la
programacin es decidir si la varianza de programacin requiere accin
correctiva.

3. Planeacin adicional: Muy pocos proyectos se desarrollan
exactamente de acuerdo a su plan. Cambios prospectivos pueden
requerir nuevas o revisadas duraciones de actividades, secuencias de
actividades modificadas, o anlisis de programaciones alternas.

4. Software de administracin de proyectos


Salidas:
1. Actualizaciones a la programacin: Es cualquier cambio en la
informacin que se usa para administrar el proyecto.


2. Accin correctiva: Es cualquier cosa que se haga para hacer que el
desempeo futuro del proyecto se ajuste a lo esperado en la lnea de
base del plan del proyecto.


3. Lecciones aprendidas: Las causas de varianza, el razonamiento detrs
de las acciones correctivas escogidas, y otros tipos de lecciones
aprendidas del control de la programacin, debern ser documentadas
para poder que sean parte de las bases de datos histricas, tanto para
este proyecto como para otros proyectos de la organizacin ejecutora.



Ejemplo: