DIRECCION DE PROYECTOS

Administracin del Alcance del Proyecto

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GESTION DEL ALCANCE

DEL PROYECTO

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Gestin del Alcance del Proyecto

Incluye los procesos necesarios para asegurarse de que el
proyecto contenga todo y solamente el trabajo necesario
para completar el proyecto.

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Alcance del producto y del proyecto

alcance del producto.
Aspectos y funciones que caracterizan
un producto o servicio.
Se mide contra los requisitos del
producto
alcance del proyecto.
El trabajo que debe ser hecho con la
finalidad de obtener el producto de
acuerdo con las especificaciones.
Se mide contra el plan del proyecto.

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Gestin del Alcance del Proyecto

Entregables, son los productos producidos como parte de
un proyecto, tales como el hardware o el software,
documentos de planificacin o minutos de reunin
Alcance, se refiere a todo el trabajo necesario para crear
los productos del proyecto y los procesos necesarios para
crearlo. Define lo que debe y no debe de hacerse.
El equipo de proyecto y los stakeholders deben tener el
mismo entendimiento de qu productos sern producidos
como resultado de un proyecto y cmo se producirn

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Procesos

Gestin del alcance del proyecto

Planif icacin del alcance

Def inicin del alcance

Crear EAP

Verif icacin del alcance

Control del alcance

Entradas
factores ambientales de la
empresa
Activ os de los procesos de la
organizacin
Acta de constitucin del
proy ecto
Enunciado del alc ance del
proy ecto prelim inar
Plan de gestin del proyecto

Entradas
Activ os de los procesos de la
organizacin
Acta de constitucin del
proy ecto
Enunciado del alc ance del
proy ecto prelim inar
Plan de gestin del alc ance del
proy ecto prelim inar
Solicitud de cambio aprobadas

Entradas
Activ os de los procesos de la
organizacin
Enunciado del alc ance del
proy ecto
Plan de gestin del alc ance del
proy ecto
Solicitud de cambio aprobadas

Entradas
Enunciado del alc ance del
proy ecto actualizados
Diccionario EAP
Plan de gestin de los alcances
del proyecto actualizado
Productos entregables

Entradas
Enunciado del alc ance del
proy ecto actualizados
Estructura de desglose del
trabajo
Diccionario de la EAP
Plan de gestin de los alcances
del proyecto
Informes de rendim iento
Solicitudes de cambios
aprobadas
Informacin sobre el
rendimiento del trabajo

Herramientas
juicio de ex pertos
plantillas, formularios y normas

Herramientas
Juicio de los ex pertos
Anlisis del producto
Identificacin de alternativ as
Anlisis de los interesados

Herramientas
Plantillas de la EAP
Descomposicin

Herramientas
Inspeccin

Herramientas
Sistema de control de cambios
Anlisis de la variacin
Re-planific acin
Sistema de gestin de la
configuracin

Salidas
Plan de gestin del alc ance del
proy ecto

Salidas
Enunciado del alc ance del
proy ecto
Cambios solic itados
Plan de gestin del alc ance del
proy ecto actualizado

Salidas
Enunciado del alc ance del
proy ecto actualizados
Estructura de desglose del
trabajo
Diccionario de la EAP
Lnea de base del alc ance
Plan de gestin de los alcances
del proyecto actualizado
Cambios solic itados

Salidas
Productos entregables
aceptados
Cambios solic itados
Acciones correctiv as
recomendadas

Salidas
Enunciado del alc ance del
proy ecto actualizados
Estructura de desglose del
trabajo actualizado
Diccionario de la EAP
actualizado
Lnea de base del alc ance
actualizado
Acciones correctiv as
recomendadas
Activ os de los procesos de la
organizacin actualizada
Plan de gestin del proyecto
actualizado

Procesos
1. Planificacin del alcance: crea el plan de gestin de
alcance del proyecto que indica cmo se definir, verificar
y controlar.
2. Definicin de alcance: desarrolla el enunciado del alcance
del proyecto
3. Crear EAP (definicin): subdividir los entregables del
proyecto mayor en componentes ms pequeos, en
componentes manejables.
4. Verificacin del alcance: formalizar aceptacin del alcance
de proyecto
5. Control de cambio de alcance: controla los cambios del
alcance del proyecto

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Planificacin del Alcance

Permite crear el plan de gestin del
alcance del proyecto que refleje cmo se
definir, verificar y controlar el alcance
del proyecto.
Define cmo se crear la EAP
El plan de gestin del alcance orienta
sobre
cmo
el
equipo
definir,
documentar, verificar, gestionar y
controlar el alcance del proyecto.

Planificacin del alcance

Entradas
factores ambientales de la
empresa
Activos de los procesos de la
organizacin
Acta de constitucin del
proyecto
Enunciado del alcance del
proyecto preliminar
Plan de gestin del proyecto
Herramientas
juicio de expertos
plantillas, formularios y normas
Salidas
Plan de gestin del alcance del
proyecto

El plan de gestin del alcance est dentro

del plan de gestin del proyecto, puede
ser formal o informal.
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Plan de Gestin del Alcance del Proyecto

Incluye los siguientes procesos (cmo se definirn):
Preparar el enunciado del alcance del proyecto detallado,
basado en el enunciado del alcance del proyecto
preliminar.
Crear la EAP a partir del enunciado del alcance del
proyecto detallado y cmo se har el mantenimiento y
aprobar la EAP
Especificar cmo se obtendr la verificacin y aceptacin
formal de los procesos entregables completados del
proyecto
Cmo se procesarn las solicitudes de cambio en el
enunciado del alcance del proyecto detallado

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Definicin del Alcance

Este proceso es crtico, dado que es la
referencia de los productos entregables,
supuestos y restricciones.
Durante la planificacin el alcance del
proyecto se define y describe cada vez
con mayor detalle por que se tiene ms
informacin sobre el proyecto.
Se conocen las necesidades
Los supuestos y restricciones se
analizan
Se agregan supuestos y restricciones
Se involucra a los interesados

Definicin del alcance

Entradas
Activos de los procesos de la
organizacin
Acta de constitucin del proyecto
Enunciado del alcance del
proyecto preliminar
Plan de gestin del alcance del
proyecto preliminar
Solicitud de cambio aprobadas
Herramientas
Juicio de los expertos
Anlisis del producto
Identificacin de alternativas
Anlisis de los interesados
Salidas
Enunciado del alcance del
proyecto
Cambios solicitados
Plan de gestin del alcance del
proyecto actualizado

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Enunciado del Alcance del Proyecto

Describe en detalle los productos entregables del proyecto
y el trabajo necesario para lograrlo.
Proporciona un entendimiento comn del alcance del
proyecto
Describe los objetivos del proyecto
Permite desarrollar un plan detallado, gua el trabajo del
equipo del proyecto durante la ejecucin
Proporciona una lnea de base para evaluar las solicitudes
de cambio o trabajo adicional.
Define el grado de xito del proyecto.

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Enunciado del Alcance del Proyecto

Objetivo del proyecto
Descripcin del alcance del
proyecto
Requisitos del proyecto
Lmites del proyecto
Productos entregables
Criterios de aceptacin del
producto
Restricciones del proyecto
Supuestos del proyecto
Organizacin inicial

Riesgos iniciales
Hitos del cronograma
Limitaciones de fondos
Estimacin de costos
Requisitos de gestin de la
configuracin del proyecto
Especificaciones del
proyecto
Requisitos de aprobacin
del producto.

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Crear la EAP
La EAP es una descomposicin
jerrquica del trabajo que ser ejecutado
por el equipo del proyecto.
La EAP es una descomposicin del
proyecto en elementos menores que
apoyan en la visualizacin y
entendimiento y facilita los procesos de
planeamiento, ejecucin, monitoreo y
control
El EAP debe de contener todo y slo lo
necesario para lograr los alcances del
proyecto.
Es mejor entender al todo por sus partes
constituyentes

Crear EAP
Entradas
Activos de los procesos de la
organizacin
Enunciado del alcance del
proyecto
Plan de gestin del alcance del
proyecto
Solicitud de cambio aprobadas
Herramientas
Plantillas de la EAP
Descomposicin
Salidas
Enunciado del alcance del
proyecto actualizados
Estructura de desglose del
trabajo
Diccionario de la EAP
Lnea de base del alcance
Plan de gestin de los alcances
del proyecto actualizado
Cambios solicitados

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Estructura analtica del proyecto

EDT. Estructura de desglose del trabajo.
EAP. Estructura analtica del proyecto.
WBS. Work Breakdown Structure

Es una herramienta grfica para detallar el alcance del proyecto

Se orientada al producto entregable.
Organiza y define el alcance total del proyecto.
Las actividades que no estn en el EAP estn fuera del alcance del
proyecto
Divide el trabajo en trabajos ms pequeos y fciles de manejar.
Cada nivel de la EAP representa una definicin cada vez ms detallada
del trabajo.
El nivel ms bajo se denomina paquete de trabajo.
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Modelos de la EAP
Las estructuras utilizadas
en proyectos similares
estn disponibles en la
metodologa y deben de
ser utilizadas como base
para elaborar nuevas EAP

Proyecto

Entregables

Elementos
intermedios

Paquetes
de trabajo

Detalles de los especialistas:

Actividades o tareas

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Paquete de Trabajo
Trmino genrico para tareas discretas con definicin y
resultados
Tpicamente las hojas de un rbol
La regla de uno-a-dos
Frecuentemente 1 2 personas para 1 2 semanas

La base por controlar e informar el progreso

Pueda ser atado a artculos de costo reducido (nmeros de
carga)
Los recursos (personal) asignados

Idealmente ms corto antes que ms tiempo

Mximo 2-3 semanas para los proyectos de software

Mnimo 1 das ( ocasionalmente medio da)
stos son ms subjetivos que hechos
Mejores estimaciones son hechas en la ejecucin.
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Paquete de trabajo
Es un tem del ms bajo nivel del EAP.
Cada paquete de trabajo debe tener:
Un cdigo de identificacin nico
Un entregable especfico y verificable
Un nico responsable de su entrega
De 40 a 80 horas de duracin
Recursos humanos, tecnolgicos y logsticos asignados
Un costo definido cuyo clculo debe considerar los
recursos asignados
Cada entregable tiene un cliente que lo validad, un
formato definido de criterios de aceptacin previamente
acordados con el cliente.
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Ejemplo 1

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Ejemplo 2

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Ejemplo 3
Information
System
1.

Project
Management
1.1

Systems
Engineering
1.2

Hardware
Acquisition
1.3

Software
Development
1.4

Facilities
Modifications
1.5

Training
Development
1.6

Project
Planning
1.1.1

Product
Design
1.2.1

CPU
Acquisition
1.3.1

Operating
System
1.4.1

Facility
Plans
1.5.1

Training
Plans
1.6.1

Project
Control
1.1.2

Systems
Integration
1.2.2

Auxiliary
Equipment
1.3.2

Database
1.4.2

Facility
Modification
1.5.2

Training
Courses
1.6.2

Project
Data
1.1.3

Test &
Evaluation
1.2.3

Printer
Acquisition
1.3.3

Application
Development
1.4.3

Facility
Installation
1.5.3

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Ejemplo 4

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Tipos de EAP
EAP orientado al Procese
Orientado a la actividad
Ejemplo: Requerimientos, anlisis, diseo, pruebas
Tpicamente usado en la DP

EAP orientado al Producto.

Orientado a las entidades.
Ejemplo: Motor financiero, Interfaces del Sistema, DB
Tpicamente usado por administradores ingenieros.

EAP Hbrido
No es inusual.
Ejemplo: las fases del ciclo de vida en alto nivel con componente o
caracterstica especficas dentro de las fases.
Racionalidad: los procesos producen productos
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EAP orientado al Producto

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EAP orientado al proceso

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Tipos de EAP
Menos frecuentemente se usan las siguientes alternativas:
EAP Organizacional
Investigacin, Diseo del producto, ingeniera,
operaciones.
Pueden ser usados en proyectos altamente
matriciales (cross-functional)
EAP Geogrfica
Puede ser usado con equipos de trabajo distribuidos.
Equipo de NYC, Equipo de San Jos, Equipo de Ro
de Janeiro

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Diccionario de la EAP
Es un documento que describe cada componente de la
EAP
Contiene las definiciones de los elementos que componen
la EAP
El cdigo posibilita identificar individualmente cada
elemento de la EAP y una descripcin de sus paquetes de
trabajo.

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Nivel de Detalle
El nivel de detalle depende de la complejidad y
caractersticas del proyecto
El EAP debe ser descompuesto hasta un nivel que permita
la efectiva gerenciacin del proyecto
El nmero de frentes debe ser entre 5 a 9 (capacidad de
gerencia de los humanos)

La mayora de las estructuras poseen entre 3 a 6 niveles

No todos los frentes deben de tener el mismo nmero de
niveles
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Elaboracin Participativa

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Enfoques para desarrollar EAP

Orientaciones: Algunas organizaciones, como el DoD,
proporcionan orientaciones para preparar EAP
Analoga: Revisar EAP de proyectos similares y construya
su proyecto
De arriba hacia abajo: Inicie con los entregables ms
grandes del proyecto y divida hacia abajo

De abajo hacia arriba: Inicie con las tareas detalladas y

avance hacia arriba.
Mapas mentales: Escriba las tareas en un formato no lineal
y entonces cree la estructura la EAP
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Mapas Mentales

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Principios para crear EAP

1. Una unidad del trabajo debe aparecer en slo lugar en la EAP.
2. El contenido de trabajo de un tem debe ser la suma de items
inferiores.
3. Un item de la EAP es la responsabilidad de una sola personas.
4. La EAP debe ser consistente con la manera en que el trabajo est
avanzando en la actualidad.
5. Los miembros del equipo de proyecto deben ser involucrados en el
desarrollo de la EAP para asegurar consistencia y su compromiso
6. Cada item de la EAP debe documentarse para asegurar su
entendimiento exacto del alcance del trabajo incluido y no incluido.
7. La EAP debe ser una herramienta flexible para acomodarse a los
cambios inevitables.

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Verificacin del Alcance

Es un proceso formal para
obtener la aceptacin formal de
los interesados
Verificar el alcance incluye
revisar los productos
entregables para asegurarse de
que cada uno se complete
satisfactoriamente.

Verificacin del alcance

Entradas
Enunciado del alcance del
proyecto actualizados
Diccionario EAP
Plan de gestin de los alcances
del proyecto actualizado
Productos entregables
Herramientas
Inspeccin
Salidas
Productos entregables
aceptados
Cambios solicitados
Acciones correctivas
recomendadas

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Verificacin y control de calidad

La verificacin del alcance se diferencia del control de
calidad en que:
La verificacin del alcance se relaciona con la
aceptacin de los productos entregables.
El control del calidad se relaciona con cumplir los
requisitos de calidad especificados para los productos
entregables
El control de calidas es previo a la verificacin del alcance,
pero pueden desarrollarse en paralelo
Control de
Calidad

Verificacin del
alcance
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Inspeccin
Incluye actividades como medir, examinar y verificar
Se hace para determinar si el trabajo y productos
entregables cumplen con los requisitos y criterios de
aceptacin del producto.
Se pueden denominar revisiones, revisiones del producto,
auditorias o revisiones generales.

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Control del Alcance

Se encarga de influir en los
factores que crean cambios en
el alcance del proyecto y de
controlar el impacto de dichos
cambios.
Asegura que todos los cambios
solicitados y las acciones
correctivas recomendadas se
procesen a travs del proceso
control integrado de cambios.
Los cambios no controlados se
denominan corrupcin del
alcance del proyecto.
Los cambios son inevitables

Control del alcance

Entradas

Enunciado del alcance del proyecto

actualizados

Estructura de desglose del trabajo

Diccionario de la EAP

Plan de gestin de los alcances del proyecto

Informes de rendimiento

Solicitudes de cambios aprobadas

Informacin sobre el rendimiento del trabajo

Herramientas

Sistema de control de cambios

Anlisis de la variacin

Re-planificacin

Sistema de gestin de la configuracin

Salidas

Enunciado del alcance del proyecto

actualizados

Estructura de desglose del trabajo actualizado

Diccionario de la EAP actualizado

Lnea de base del alcance actualizado

Acciones correctivas recomendadas

Activos de los procesos de la organizacin

actualizada

Plan de gestin del proyecto actualizado

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Factores que causan cambios en TICs

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