Fundamentos de la Gerencia de

Proyectos
Sesin 8
Gestin de las Adquisiciones

Peter M. Yamakawa T.
Ph.D., MBA, Msc. Ing. , PMP
pyamakawa@esan.edu.pe

Agenda
Caso: Timberjack Parts: Packaged Software Selection
project
Plan
Administracin
Cierre
Tipos de contrato

Timberjack Parts: Packaged

Software Selection project

Gestin de adquisiciones del

proyecto
Incluye los procesos de compra o adquisiciones
de los productos, servicios o resultados que son
necesarios para obtener fuera del equipo del
proyecto.
La organizacin puede ser la compradora o
vendedora de los productos, servicios o
resultados de un proyecto.

Gestin de adquisiciones del

proyecto

Planificar las adquisiciones

Es el proceso que consiste en documentar las
decisiones de compra para el proyecto,
especificar la forma de hacerlo e identificar
posibles vendedores.
Este proceso determina el precio a obtener
apoyo externo, y qu adquirir, de qu manera,
en qu cantidad y cundo hacerlo.

Planificar las adquisiciones

Entradas
1.
2.

Lnea base del alcance

Documentacin de
requisitos
3. Acuerdos para trabajar
en equipo
4. Registro de riesgos
5. Acuerdos contractuales
relacionados con los
riesgos
6. Requisitos de recursos
de la actividad
7. Cronograma del
proyecto
8. Estimaciones de costos
de las actividades
9. Lnea base del
desempeo de costos
10. Factores ambientales de
la empresa
11. Activos de los procesos
de la organizacin

Herramientas y
tcnicas
1. Anlisis de hacer
o comprar
2. Juicio de expertos
3. Tipos de contrato

Salidas
1. Plan de gestin de
las adquisiciones
2. Enunciado del
trabajo relativo a la
adquisicin
3. Decisiones de hacer
o comprar
4. Documentos de la
adquisicin
5. Criterios de
seleccin de
proveedores
6. Solicitudes de
cambio

Planeamiento de adquisicin
Involucra identificar los productos o servicios
fuera de la organizacin que pueden satisfacer
las necesidades del proyecto
Incluye decidir:

Si debo adquirir
Cmo adquirir
Qu adquirir
Cunto adquirir
Cundo adquirir

Efectuar las adquisiciones

Es el proceso que consiste en obtener
respuestas de los vendedores, seleccionar un
vendedor y adjudicar un contrato. Durante el
proceso, el equipo recibe ofertas y propuestas, y
aplicar criterios de seleccin definidos
previamente a fin de seleccionar uno o ms
vendedores que estn calificados para efectuar
el trabajo y que sean aceptables.

Efectuar las adquisiciones

Entradas
1.

2.
3.

4.
5.
6.
7.
8.
9.

Plan para la
direccin del
proyecto
Documentos de la
adquisicin
Criterios de
seleccin de
proveedores
Lista de vendedores
calificados
Propuesta de los
vendedores
Documentos del
proyecto
Decisiones de hacer
o comprar
Acuerdos para
trabajar en equipo
Activos de los
procesos de la
organizacin

Herramientas y
tcnicas
1. Conferencias de
oferentes
2. Tcnicas de
evaluacin de
propuestas
3. Estimaciones
independientes
4. Juicio de expertos
5. Publicidad
6. Bsqueda en
internet
7. Negociacin de
adquisiciones

Salidas
1. Vendedores
seleccionados
2. Adjudicacin del
contrato de
adquisidores
3. Calendario de
recursos
4. Solicitudes de
cambio
5. Actualizaciones al
plan para la
direccin de
proyectos
6. Actualizaciones a
los documentos del
proyecto

Administrar las adquisiciones

Es el proceso que consiste en gestionar las
relaciones de adquisiciones, supervisar el
desempeo del contrato y efectuar cambios y
correcciones segn sea necesario.

Administrar las adquisiciones

Entradas
1. Documentos de
la adquisicin
2. Plan para la
direccin del
proyecto
3. Contrato
4. Informes de
desempeo
5. Solicitudes de
cambio
aprobadas
6. Informacin
sobre el
desempeo del
trabajo

Herramientas y
tcnicas
1. Sistemas de
control de
cambios del
contrato
2. Revisiones del
desempeo de las
adquisiciones
3. Inspecciones y
auditoras
4. Informes de
desempeo
5. Sistemas de pago
6. Administracin de
reclamaciones
7. Sistemas de
gestin de
registros

Salidas
1. Documentacin de
la adquisicin
2. Actualizaciones a
los activos de los
procesos de la
organizacin
3. Solicitudes de
cambio
4. Actualizaciones al
plan para la
direccin del
proyecto

Cerrar las adquisiciones

Es el proceso de finalizar cada adquisicin para
el proyecto. Brinda apoyo al proceso, ya que se
verifica que la totalidad del trabajo y de los
entregables sean aceptables.

Cerrar las adquisiciones

Entradas
1. Plan para la
direccin del
proyecto
2. Documentacin
de la
adquisicin

Herramientas y
tcnicas
1. Auditoras de la
adquisicin
2. Acuerdos
negociados
3. Sistema de
gestin de
registros

Salidas
1. Adquisiciones
cerradas
2. Actualizaciones a
los activos de los
procesos de la
organizacin

Tipos de
Contratos

Contrato

Riesgo del
comprador

Riesgo del
vendedor

Descripcin

Ejemplo

Ordenes de
compra (PO)

Neutral

Neutral

Un acuerdo
unilateral, precio
definido

Monitores de
computadoras por $140

Precio fijo (FP)

Mnimo

Alto

Comn, despus de
un documento
detallado del
Trabajo

Comprar una
implementacin de una
red por $3000

Precio fijo +
incentivo (FPIF)

Mnimo

Alto

Como el anterior
pero con un
incentivo

Una construccin de un
carretera por $4000000.
Por cada semana que
termine antes el
vendedor, este recibe
$65000

Precio fijo+ajuste
precio econmico

Mnimo

Alto

Como el anterior,
pero con ajuste
econmico por los
cambios de cada
ao

Una construccin de un
carretera por $4000000.
Al comienzo de cada
ao ajuste del monto
por los efectos
econmicos

(FPEPA)

Contrato

Riesgo del
comprador

Riesgo del
vendedor

Descripcin

Ejemplo

Tiempo y
materiales

Mnimo

Mnimo

Pequeas iniciativas,
inicio del proyecto

Un bao adicional a $50 por

hora y costo de materiales

(T y M)
Costo + Tarifa fija

Analista por $30/h

Medio

Mnimo

Usado cuando el
comprador sabe lo que
se necesita pero no
conoce los detalles

Un comprador contrata una

empresa para producir un
video pero no est seguro
de los detalles. Acuerda en
pagar al proveedor los
costos + 37000

Medio

Mnimo

Como el anterior, pero

permite al comprador
motivar al vendedor

El comprador paga los

costos por un incentivo de
5000 por cada semana que
se termine antes

Alto

Mnimo

A mayores costos,
mayores pagos. No es
el ms conveniente

El comprador paga los

costos + un 17% de los
costos

(CPFF)

Costo + Incentivo
fijo
(CPIF)

Costo + % de
costos
(CPPC)

Statement of work (SOW)

Es una descripcin del trabajo requerido para la
adquisicin
Muchos contratos, acuerdos, incluye SOWs
Un buen SOWs d a los postores un mejor
entendimiento de las expectativas de los
compradores

Un ejemplo del SOW

Alcance del trabajo: Describe el trabajo a ser hecho en
detalle. Especifica los requerimientos
Lugar del trabajo: Donde se realiza el trabajo
Periodo del trabajo: Cuando empieza y termina
Tiempo de los entregables: Describir en detalle cuando
se va a entregar

Estndares: Especificar los relevantes para realizar el

trabajo
Criterio de aceptacin: Describe como se considera
cuando el trabajo es aceptable
Requerimientos especiales: Especificar algn
requerimiento adicional

RFP
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Propsito
Background
Bsicos requerimientos
Infraestructura de TI
Descripcin del proceso de RFP
SoW
Apndices:
1.
2.
3.
4.

Caractersticas del actual sistema

Requerimientos del sistema
Volumen de la data
Muestra del contrato

Ejemplo de evaluacin de las

propuestas

Procesos de Adquisiciones
Planeamiento de adquirir: determina qu y cuando
adquirir
Planeamiento de solicitar: documentacin de los
requerimientos del producto e identificando las posibles
fuentes
Solicitar: obtener ofertas, propuestas, recomendaciones
Seleccin de la fuente: Seleccionar entre sus
potenciales vendedores
Administracin del contrato: administrar la relacin
con el vendedor
Cerrar el contrato: Definir y completar el contrato