Conceptos bsicos

Proyecto,
Proyecto vs. Procesos
Programa
Portafolio

Autopista Norte, Ak 45 No. 205 - 59 - PBX: 668 3600 - Bogot, D.C., Colombia

Origen de la palabra
La palabra proyecto fue utilizada en principio por el
arquitecto Filippo Brunelleschi (siglo XV). Dos innovaciones
importantes en la Catedral de Florencia (Italia) :
Antes de empezar produjo un bosquejo/dibujo del domo a lo que
denomin progetto o plan.
El acercamiento de Brunelleschi permiti separar la planeacin del
desempeo (ejecucin), o plan e implementacin.
http://es.wikipedia.org/wiki/Filippo_Brunelleschi

Luego William Heard Kilpatrick lo utiliza en la escuela en

1918: En la actualidad el proyecto educativo se entiende como: Un plan de
trabajo, un conjunto de tareas que tienden a una adaptacin individual y social,
que son emprendidas de forma voluntaria por los estudiantes.
http://es.wikipedia.org/wiki/William_Heart_Kilpatrick (Profesor U. de Mercer- Georgia)

En 1992 es introducido en el sistema educativo de la Unin

Sovitica con el nombre de COMPLEJO.

Significado de la palabra
Del latn projectum, con el mismo significado de projicere:
proyectar, lanzar. Tambin sugiere:

Movimiento, trayectoria, relacin entre espacio y tiempo

Punto de partida
Usado como base, desde donde
Lanzarse hacia adelante
Hacia una meta

Qu es un proyecto?: PMBOK 5th Project Management

Institute (PMI) www.pmi.org
Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear
un producto (ENTREGABLE), servicio o resultado nico (SINGULAR)
A project is a temporary endeavor undertaken to create a unique
product, service or result
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Caractersticas del proyecto

Temporal (temporary)
Cada proyecto tiene un comienzo y un final
definidos
El comienzo ocurre cuando el proyecto es aprobado
Acta de Constitucin del Proyecto (Project Charter)

El final se alcanza cuando:

Se logran los objetivos del proyecto

Es obvio que no se lograrn / cumplirn los objetivos
La necesidad, por la que inici el proyecto, deja de existir
El cliente o patrocinador desea terminar
el proyecto
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Caractersticas del proyecto

Temporal (temporary)
Temporal no implica que el proyecto sea de corta
duracin
La temporalidad, en general, no aplica al producto,
servicio o resultado (ciclo de vida del producto)
La temporalidad puede aplicar a la oportunidad
(Tiempo limitado para producir el
producto, servicio o resultado)

Caractersticas del proyecto

Entregable (deliverable)
Bien o servicio (product or service), singular y
verificable, que debe producirse para terminar un
proceso, una fase o un proyecto
Bien: Un producto o resultado tangible y cuantificable
Servicio: Trabajo til realizado cuyo producto o resultado
es intangible
Capacidad para realizar una funcin
Nuevo conocimiento

Caractersticas del proyecto

Entregable Singular (unique)
nico en su gnero
Diferente, en forma perceptible, de los dems
Entregables
Que no ha sido hecho anteriormente
exactamente en la misma forma
Para que algo sea nico, no tiene que
ser totalmente nico PMI
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Caractersticas del proyecto

Elaboracin progresiva (Planear en olas)
(Progressive Elaboration)
Caracterstica de los proyectos, que acompaa a los
conceptos de temporal y singular

Elaboracin: Llevado a cabo cuidadosa y

detalladamente; desarrollado por completo
Progresiva: Procediendo paso a paso,
progresando continuamente a travs de
incrementos
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Resumen de caractersticas principales

Temporalidad (temporarity)
Entregables (deliverables)
Resultados nicos (unique)
Elaboracin progresiva (Rolling Wave
Planning, Planeacin gradual o en Olas)

Si tiene estas caractersticas,

entonces:

Es un proyecto!
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Lo que NO es un proyecto
Si las actividades:
Se han realizado anteriormente y se repiten en la
organizacin con cierta regularidad
Si no tienen metas claras u objetivos definidos
Si se pueden llegar a repetir en el futuro
Si son actividades del da a da (Actividades en curso)

Entonces, no son un proyecto!

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Caractersticas Generales de los proyectos

Realistas: Deben ser alcanzables y tener en cuenta los
recursos disponibles. Humano, econmico.
Limitados en tiempo y espacio: Tienen un comienzo y un fin.
Se realizan en un espacio y contexto.
Complejos: Requieren de habilidades especiales e involucran
diferentes partes interesadas.
Colectivos: Desarrollados por equipos de trabajo.
nicos: Innovadores, especficos al tipo de problema
Una Aventura: Envuelven riesgo e incertidumbre
Evaluados: pueden dividirse en objetivos medibles, sujetos a
control y evaluacin.
Etapas: Se desarrollan paso a paso, en etapas.
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Ejemplos de proyectos - PMI

Entre los ejemplos de proyectos, se incluye:
Desarrollar un nuevo producto, servicio o resultado
Implementar un cambio en la estructura, el personal o
el estilo de una organizacin
Desarrollar o adquirir un sistema de informacin
nuevo o modificado (hardware o software)
La realizacin de un esfuerzo de investigacin cuyos
resultados sern adecuadamente registrados
Construir un edificio, una planta, o infraestructura
Implementar o mejorar un nuevo proceso o
procedimiento de negocio.
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Gerencia de Proyectos (PM)

Gerencia de Proyectos (Project Management):
La aplicacin de conocimientos, habilidades,
herramientas y tcnicas a actividades del proyecto
para cumplir con los requisitos del mismo. (Fuente:
PMBOK versin 5)
Tambin conocida como:
Administracin de Proyectos; Gerencia de
Proyectos; Gerenciamiento de Proyectos; o
Gestin de Proyectos.
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Proyectos vs Procesos
Caractersticas que comparten los
proyectos y los procesos (operaciones):
Ejecutados por personas
Restringidos por recursos limitados
Planeados, ejecutados y controlados
La Gerencia de Proyectos trata ms de la creacin
de iniciativas especficas temporales, mientras que la
Gerencia de Operaciones trata ms con el trabajo
repetitivo del da a da de llevar el negocio
(esfuerzo permanente)
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Proyecto vs. Procesos

PROYECTO

PROCESO
(OPERACIONES)
PERMANENTE

EQUIPO DE
TRABAJO
TRA

TEMPORAL

REPETITIVO

DESARROLLO
DESA
DEL TRABAJO
T

NUEVO (INNOVADOR)

REPETITIVO

PRODUCTO
(ENTREGABLE)

NUEVO (UNICO)

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Programa
Programa (Program)
Agrupacin de proyectos relacionados
administrados en forma coordinada para obtener
beneficios no disponibles al administrar los
proyectos individualmente

Gerencia de Programa (Program Management)

Gerencia Centralizada y coordinada, se encarga de:
Resolver restricciones y conflictos entre recursos
Alinear los objetivos del programa con los del portafolio
Resolver problemas en cuanto a la estructura de la
gerencia de los programas y proyectos
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Portafolio de Proyectos
Gerencia de Portafolio (Portfolio Management)
Conjunto de proyectos o programas agrupados
para facilitar una gestin efectiva con el fin de
lograr los objetivos estratgicos de la organizacin
Los proyectos o programas no necesariamente son
interdependientes o estn relacionados directamente
Portfolio Review Board: Panel de ejecutivos para
seleccin de proyectos

Objetivos de la Gestin de Portafolio:

Maximizar el valor del portafolio
Balancear el portafolio
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Portafolio de Proyectos
Gerencia de Portafolio (Portfolio Management)
Seleccin de proyectos clave para la organizacin

Materializan los objetivos estratgicos de la organizacin

Programas o proyectos agrupados
Facilitan la gestin de proyectos en la organizacin
No son necesariamente dependientes o relacionados
Ej. Objetivo estratgico: Aumentar 15% el retorno de las inversiones al
2020. Portafolio: Mezcla entre petrleo, gas, generacin de energa
elctrica y aeropuertos. Todos los proyectos de transmisin de energa
elctrica: programa (grupo de proyectos, objetivo comn). Proyecto:
construccin de la subestacin de energa elctrica para la empresa X).

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Una analoga
Gerente de
portafolio/programa es a un
Emperador, como Gerente de
proyectos es a un Rey
Emperador: Lder de un gran
imperio, generalmente
conformado por varios reinos.
Rey: lder de un imperio o
territorio.

Emperador/Emperatriz
Rey/Reina (Gran DuqueArchiduque)
Prncipe / princesa
Duque / Duquesa
Marqus / Marquesa
Conde / Condesa
Vizconde / Vizcondesa
Baron / Baronesa
Seor /Seora
Caballero
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Un ejemplo simple
Plan: De orden nacional. Estratgico.
Obedece a objetivos claros del gobierno.
Ej. Plan Colombia.
Objetivo: mejorar los indicadores de salud
del territorio nacional
Proyecto: Creacin de los puestos de salud en el
municipio de Cajamarca al sur del Tolima.
Programa: Creacin de todos los puestos de salud de
los municipios del Tolima.
Portafolio: Creacin de los puestos de salud, en los
municipios de todos (o algunos) de los deptos.
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Resumen
Gerencia de: Portafolio, Programas y Proyectos
Mientras que la Gerencia de Portafolio selecciona los
programas y proyectos ms apropiados o convenientes para
alcanzar los objetivos de la organizacin, priorizando el
trabajo y destinando los recursos necesarios,
la Gerencia de Programas armoniza los proyectos, controla las
interdependencias y la asignacin de recursos, con el fin de
alcanzar beneficios especficos,
y la Gerencia de Proyectos crea planes para materializar los
objetivos estratgicos en forma de trabajo (alcance) y de esta
forma, dar cumplimiento a las estrategias de la organizacin
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