Sistema de Gestin

de
Archivos de Andaluca

ndice

1. Antecedentes
2. Objetivos y Alcance
3. Organizacin
4. Interlocucin
5. Planificacin

6. Tecnologa
7. Conectividad

ndice

1. Antecedentes
1.1 Sistema Andaluz de Archivos
1.2 Herramientas para la Gestin de Archivos
ACTA v1.x
MsAccess

1. Antecedentes

1.1 Sistema Andaluz de Archivos (1/2)

El Sistema Andaluz de Archivos se configura como una red de

centros formada por un conjunto de rganos y de archivos que se
integran, a su vez, por razn de su titularidad y gestin, en
subsistemas y redes.
Estas redes y subsistemas se caracterizan por tener una
organizacin jerrquica (archivos de oficina, archivos centrales,
archivos intermedios, archivos histricos) por la que fluye la
documentacin mediante transferencias debidamente regladas.
LEY 3/1984, de 9 de enero, de Regulacin de los Archivos. (BOJA n 4,
de 10 de enero; correccin de errores en BOJA n 11, de 28 de enero).

1. Antecedentes

1.1 Sistema Andaluz de Archivos (2/2)

Flujo de la Documentacin

Generacin:

Archivos de Gestin

Motores de Tramitacin
Papel
Digitalizacin

Archivos Centrales
de las Consejeras

Archivos
Intermedios e
Histricos
5

1. Antecedentes

1.2 Herramientas para la Gestin de Archivos

ACTA v1.x
El programa de Administracin, Control y Tratamiento de Archivos (ACTA) constituye una
herramienta informtica que desde 1998 se utiliza en el Archivo Central del Servicio
Andaluz de Salud (SAS) como sistema integrado para la gestin de los documentos y el
trabajo de archivos, y que tambin ha sido instalado posteriormente en las Consejeras
de Economa y Hacienda, Medio Ambiente, Igualdad y Bienestar Social, Cultura, Justicia y
Administracin Pblica y en el Instituto Andaluz para la Administracin Pblica
La tecnologa en la que se desarroll el sistema est actualmente obsoleta

MsAccess
Se utilizan bases de datos en Access, diseadas por los distintos tcnicos de cada uno
de los Archivos, por lo que no existe ningn tipo de normalizacin en el desarrollo de las
mismas ya que cada tcnico la personaliza sus necesidades puntuales de gestin o
informacin
Los Archivos Histricos utilizan una aplicacin desarrollada en MsAccess por los
archiveros de Castilla y Len, que les permite gestionar los usuarios del Archivo y el
control de prstamos y consultas

ndice
2. Objetivos y Alcance
2.1 Promotores
Comit de Usuarios ACTA v1.x
Comit de Usuarios de los Archivos Histricos
Consejera de Justicia y Administracin Pblica
2.2 Objetivos
2.3 Alcance
Archivos de Gestin.
Archivos Centrales
Archivos Intermedios e Histricos
2.4 El Sistema

2. Objetivos y Alcance
2.1 Promotores

Comit de Usuarios ACTA v1.x

Servicio Andaluz de Salud
Consejera de Economa y Hacienda

Consejera de Medio Ambiente

Comit de Usuarios de los Archivos Intermedios e Histricos
Responsables de los Archivos Intermedios e Histricos de
la Junta de Andaluca
Consejera de Justicia y Administracin Pblica
Direccin General de Administracin Electrnica y Calidad
de Servicios
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2. Objetivos y Alcance

2.2 Objetivos

Actualizacin tecnolgica del Sistema de Gestin de

Archivos de la Junta de Andaluca
Desarrollo de un Sistema nico para la Gestin de
los Archivos de la Junta de Andaluca
Plena integracin con el Proyecto w@ndA
El Archivo como ltimo eslabn de la tramitacin
administrativa

2. Objetivos y Alcance
2.3 Alcance
Archivos de Gestin
Se entiende como tal el que se forma en la unidad productora de los documentos.
Tienen como funcin esencial la conservacin de la documentacin mientras dure
su trmite o la necesidad de utilizacin sea constante

Archivos Centrales
Cada Consejera, Organismo Autnomo y Empresa de la Junta de Andaluca ha de
tener un Archivo Central, cuyos fondos estn constituidos por las series
documentales transferidas desde los distintos archivos de oficina que integran la
estructura del organismo de que se trate

Archivos Intermedios e Histricos

Archivos intermedios: Sus fondos estn constituidos por las series documentales
transferidas desde los distintos Archivos Centrales de los Organismos que
integran la estructura de la Administracin de que se trata
Archivos Histricos: Recibirn la documentacin que se ha de conservar
permanentemente. Sus funciones fundamentales son las de describir, conservar y
difundir la documentacin que custodian

10

2. Objetivos y Alcance
2.4 El Sistema
Administracin del Sistema

Gestin de
Ingresos
Mdulo de
Descripcin
(ISAD(G))
Instrumentos
de
Descripcin

Estructuras Bsicas
Mapa de
Depsitos

Gestin de
Salidas

Gestin de
Cuadros
Multifondos

Mdulo de
Accesos

Tesauro

Actividades
Culturales

Mdulo de Bsqueda de Documentacin

Mdulo de Explotacin de Datos
11

ndice

3. Organizacin

12

3. Organizacin

Director del Proyecto

Grupo de Usuarios

Grupo Tcnico
Equipo de Desarrollo

PERFIL

NOMBRE

JEFE DE PROYECTO
CONSULTOR

JUAN CARLOS CALERO SNCHEZ

M DOLORES MORILLO JIMNEZ

ANALISTA
ANALISTA
PROGRAMADOR
PROGRAMADOR

DIEGO MANOVEL ALAMILLO

RAFAEL DOMNGUEZ VIUELA
JUAN M TRISTANCHO FRUTOS
RAQUEL RUIZ VELA
ANTONIO SIERRA MILLN
NGELES BAUTISTA MEJAS

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ndice

4. Interlocucin
4.1 Foros Plutn
4.2 Cuestionarios y Entrevistas

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4. Interlocucin
4.1 Foros Plutn
URL: http://pluton.cjap.junta-andalucia.es/

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4. Interlocucin
4.2 Cuestionarios y Entrevistas a Usuarios

Se remitir un cuestionario a todos los usuarios para que lo

cumplimenten con sus consideraciones sobre el sistema
Se recogern los requisitos del Sistema mediante entrevistas
personales y en grupo

Se destaca la importancia de las entrevistas y la colaboracin

de todos para llevar a buen trmino este proyecto

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ndice

5. Planificacin

17

5. Planificacin

18

ndice

6. Tecnologa

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6. Tecnologa

Base de datos
Incluir una capa de accesos a base de datos que permitir la
conexin con cualquier SGBD, ya sea propietario o de software
libre
Lenguaje de desarrollo

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ndice

7. Conectividad

21

7. Conectividad

ARCHIVO CENTRAL Y
DE GESTIN
Mensajes
XML
REGISTRO
ENTRADA

GESTOR
DOCUMENTAL

@rchivA
Interfaz
Gestor
Documental

TRAMITADORES
TRAMITADORES
EXPEDIENTES
TRAMITADORES
EXPEDIENTES
EXPEDIENTES

REGISTRO
SALIDA
Mensajes
XML

REGISTRO
ENTRADA

GESTOR
DOCUMENTAL

@rchivA
Interfaz
Gestor
Documental

REGISTRO
SALIDA

Buses de Conexin
Proyecto w@ndA

ARCHIVO GENERAL

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Archivos de Andaluca

Gracias por su Atencin