UNIVERSIDAD NACIONAL AGRARIA DE LA SELVA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y

ADMINISTRATIVAS
PRACTICAS PREPROFESIONALES

EL PROCESO ADMINISTRATIVO EN LA OFICINA

DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS GENERALES
DE LA UNAS
ALUMNO: LUIS MANUEL ATENCIA URRELO
TINGO MARA PER
Abril - 2009

CAPITULO I
DIAGNSTICO SITUACIONAL DE LA OFICINA DE
MANTENIMIENTO Y SERVICIOS GENERALES DE LA
UNAS

1.1. Universidad Nacional Agraria de la Selva.

1.1.1. Antecedentes Histricos.

La Universidad Nacional Agraria de la Selva, fue creada por Decreto Ley

N 14912 del 17 de febrero de 1964, e inicio sus actividades acadmicas el 05 de
abril de 1965, en la ciudad de Tingo Mara.
La Universidad Nacional Agraria de la Selva, es una institucin pblica con
personera jurdica y se rige bajo el marco de la ley N 23733, gozando de
autonoma administrativa, econmica y tcnico pedaggico, como una unidad del
sector educacin Su constitucin tiene objetivos centrales los cuales viene
desarrollndose eficientemente en el desarrollo de la investigacin, social y
cultural, formando profesionales en diversas carreras competitivas de las
facultades como Agronoma, Zootecnia, Industrias Alimentarias, Recursos
Naturales Renovables - especialidad de Ciencias Forestales, Ciencias en
Conservacin de Suelos y Agua, y Ciencias del Medio Ambiente. Ciencias
Econmicas Administrativas y contables - especialidad de Ciencias
Administrativas, Ciencias Contables Financieras y Contables, y Ciencias
Econmicas, Ciencias en Informtica y Sistemas

Las actividades administrativas y dependencias centralizan su informacin y

registro va la oficina de Planificacin, la misma que actualmente registra, resume
y analiza su informacin financiera en forma mas oportuna para su anlisis e
interpretacin con el Sistema Integrado de Administracin Financiera para el
Sector Publico.
1.1.2. Ubicacin.
La Universidad Nacional Agraria
de la Selva, se encuentra ubicada
en el departamento de Hunuco,
Provincia de Leoncio Prado,
distrito de Rupa Rupa, ciudad de
Tingo Mara
Km. 1.5 de la
carretera Central.

1.1.3. Base Legal.

Constitucin Poltica del estado.
Ley N 14912. ley de creacin de la
Universidad
Ley N 23733, ley Universitaria.
Ley N 27209, ley de Gestin
Presupuestaria
Estatuto de la Universidad Nacional
Agraria de la Selva
Reglamento General de la Universidad
Reglamento de Organizacin y Funciones
Entre Otros

1.1.4.1. Visin.

Es una comunidad acadmica, humanista,

cientfica y productiva que avanza hacia la
excelencia en educacin integral y transferencia
tecnolgica para el desarrollo sostenible en la
Amazona

1.1.4.2. Misin.

La UNAS impulsa una gestin participativa con

gobernabilidad dentro de un nuevo humanismo y
espritu de investigacin, para lograra una
educacin integral, una innovacin y transferencia
tecnolgica y modelos de desarrollo sostenible de
la Amazona.

1.1.5. Finalidad.
Formar cuadros de profesionales en el campo de las ciencias y la tecnologa, que
respondan a las exigencias de la regin y del pas.
Formar integralmente profesionales y cientficos, de acuerdo con los
requerimientos de una estructura productiva y distributiva que satisfaga las
necesidades materiales y espirituales, personales y colectivas del Per.
Generar conocimiento cientfico y tecnolgico, que contribuya con el desarrollo y
progreso de la sociedad.
Compartir las exigencias con la comunidad a favor de su desarrollo y bienestar
integral, especialmente en la regin de la selva, como un medio de defensa del
ecosistema.
Preservar, acrecentar y transmitir el patrimonio cultural de la Humanidad, del pas
y de la regin, con sentido critico y creativo.
Integrar culturalmente a los pases amaznicos.
Planificar la conservacin y el aprovechamiento nacional de-los recursos naturales
de la regin

1.1.6. Naturaleza
La Universidad Nacional Agraria de la Selva es una institucin de
profesores, estudiantes y graduados, que se dedican al estudio, la
investigacin, la difusin del saber, la cultura y a su extensin y
proyecciones sociales.
1.1.7. Objetivos.
Contribuir a mejorar la educacin superior elevando el nivel acadmico de
los estudiantes y docentes, as como impulsar la investigacin cientfica y
tecnolgica en el campo de la ciencia, tecnologa y la cultura, y desarrollo
de programas de proyeccin y extensin en las facultades.

Mejorar la calidad de los servicios que brindan las Oficinas de Desarrollo

Acadmico y servicios generales (Servicio Social, Asistencia Mdica,
Asistencia Psicolgica, Asistencia Odontolgica Laboratorio Clnico y
Transporte Universitario)
Mejorar la gestin administrativa mediante la aplicacin adecuada de
documentos normativos que permita optimizar el uso de los recursos
humanos, financieros y materiales
Cumplir con la asistencia econmica de los ex servidores beneficiarios de la
Ley 20530 de la Universidad a travs del pago de pensiones.

1.1.8. Estructura Orgnica.

1.1.8. Organigrama Funcional de la UNAS.

1.2. Direccin de Mantenimiento y Servicios Generales

1.2.1. Naturaleza.
La Oficina de Ingeniera y
Mantenimiento
es
el
rgano
de
apoyo
responsable de ejecutar,
dirigir,
supervisar,
controlar
acciones
tendientes a orientar el
desarrollo fsico de la
Universidad
Nacional
Agraria de la Selva, en
concordancia
con
la
normatividad vigente.

1.2.2. Objetivos.

1.2.3. Relaciones Jerrquicas.

1.2.4. Principales Actividades

de
la
Direccin
de
Mantenimiento y Servicios
Generales que Brinda.

La Direccin de Mantenimiento y Servicios

Generales de la UNAS depende de la Oficina
de Ingeniera y Mantenimiento y este a su
vez depende jerrquicamente del Vicerrector
Administrativo. A nivel externo coordina con
entidades comerciales para elaboracin de
presupuestos para adjudicacin de obras,
Ministerio de Economa y Finanzas, entre
otros.

1.2.5.1 Organigrama Estructural.

1.2.5. Organizacin Interna.

1.2.5.2. Cuadro Orgnico de Cargos.

CAPITULO II:
PROCESO ADMINISTRATIVO PARA REALIZAR EL
MANTENIMIENTO Y SERVICIOS GENERALES EN LA UNAS
2.1. Proceso Administrativo
Se refiere a planear y organizar la estructura de rganos y cargos que
componen la empresa, dirigir y controlar sus actividades. Se ha
comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma
de las eficiencias de los trabajadores, y que ella debe alcanzarse
mediante la racionalidad, es decir la adecuacin de los medios (rganos y
cargos) a los fines que se desean alcanzar, muchos autores consideran
que el administrador debe tener una funcin individual de coordinar, sin
embargo parece mas exacto concebirla como la esencia de la habilidad
general para armonizar los esfuerzos individuales que se encaminan al
cumplimiento de las metas del grupo.

2.2. Etapas de un Proceso Administrativo

2.3. Etapas del proceso administrativo para realizar el mantenimiento

y servicios generales en la UNAS.
A). Recepcin de la Orden de Trabajo.

B). Anlisis y Evaluacin de la Orden de Trabajo.

Una vez recepcionado la orden de trabajo, el siguiente paso es analizar y
evaluar la importancia de la orden de trabajo, y se deriva la orden de
trabajo a la persona responsable del trabajo solicitado, para que realice su
requerimiento de Materiales e insumos.
C). Requerimiento de Materiales e insumos para realizar la orden
de trabajo.

El trabajador responsable de la ejecucin del trabajo, rellena una pecosa,

solicitando los requerimientos de materiales y insumos al almacn si
hubiere stock de materiales y insumos, si no los hubiere presenta su
pecosa al rea de abastecimiento para su respectiva adquisicin, de los
necesite para efectuar el trabajo, segn el formato 04:

FORMATO N 04
1

UNIVERSIDAD NACIONAL AGRARIA DE LA SELVA

TINGO MARIA

PEDIDO - COMPROBANTE DE SALIDA

CODIGO DE LA
DEPENDENCIA

DEPENDENCIA SOLICITANTE:DIRECCION DE MANTENIMIENTO

Solicito entregar a:
Mario Vasquez Espinoza
Con destino a:
Direccion de mantenimiento limpieza
2

AFECTACIN PRESUPUESTAL
CTA MAYOR

ARTCULOS
SOLICITADOS

0
a
b
CODIGO CANTIDAD

1
2

15

24 de Abril del 2008

TINGO MARIA,

DESCRIPCIN

PEDIDO N .........................
SALIDA N ..........................

PROGRAMA

DESPACHADO
A
ESPECIFICACIONES
N DE
MARCA
SERIE

A
Clasificacin

B
Cantidad
Despachada

VALORES
C
Unidad de medida

A
UNITARIO

B
TOTAL

Cilindros
JUSTIFICACION: Este material sera usado para los desechos
desechos toxicos - baja polica

3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20

Actividad:
Proyecto:
Componente:

Meta:

TOTAL

Partida:
Especfica:

Formulario utilizado hasta el rengln

UNO

Inclusive
FECHA

2
SOLICITANTE

JEFE DE ABASTECIMIENTO

4
DIRECTOR DE ALMACEN

RECIBI CONFORME

D). Ejecucin de la Orden de trabajo.

Una vez concluido, la recepcin de materiales y insumos el responsable del

trabajo, procede a realizar su trabajo de acuerdo a la importancia de la
orden de trabajo, por lo tanto se jerarqueriza la atencin de las ordenes de
trabajo, para estas sean atendidas por la persona responsable.

E). Conformidad de la Orden de Trabajo

Una vez concluida el trabajo, la persona solicitante de la orden de trabajo
verifica la conformidad del trabajo de acuerdo a su pedido, y luego firma
la conformidad de la orden de trabajo.

CAPTULO III:
Propuestas para Mejorar el Mantenimiento y Servicios Generales
En la UNAS

3.1. Propuestas de formato de control de los Servicios de la UNAS

3.2. Propuestas de formato de controlar la Salida de Combustible en la

UNAS.
N

FECHA

DETALLE

RESPONSABLE

CANTIDAD

DESTINO

Exp. N

VEHICULO
01

04

LUIS EMILIO
EMILIO
12/02/08 Para realizar trabajos el el Fundo Divisoria JOSE ZAVALA
SOLORZANO
05/02/08 Traslado de Frutas
CARLOS SALAZAR
SALAZAR
11/02/08 Para tramites documentarios
-

05

11/02/08 -----

Centro de Produccin 2 Galones

06

10/01/08 Traslado de Plantones Tulumayo

07

06/02/08 Para Practicas Santa Catalina

08

08/02/08 Uso de Guadaa Divisoria

09

06/02/08 Toma de Datos y Mantenimiento

10

06/02/08 Baja Polica

CASIANO
AGUIRRE
ESCALANTE
WAGNER ROS
GRACA
PEDRO HUERTO
GUZMAN
LUCIO MANRIQUE
DE LARA SUAREZ
ALEJANDRO
BULEJE HUAMAN

02
03

11/02/08 Para el traslado de pasto y otros servicios

5 galones

Granja Zootecnia

000373

8 galones

Fac. Agronoma

000350

2 Galones

Planta Piloto FIA

000343

3 Galones

Moto CB 125 Abastecimiento

Economa
Centro de
Produccin
CIPTAL
TULUMAYO
FRNR
F.R.N.R

000342

Moto
FAC. Agronoma
Guadaa
Moto 10286 DAC - F.R.N.R

000315

4 Galones

6 Galones
15 Galones
5 Galones
4 Galones

D.M.

000341
000317

000316

000305
000304

3.3. Propuestas de formato para programar turnos de trabajo de los

Vigilantes en la UNAS.

N
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12

PUESTO
PV1
PV1
PV2
PV2
PV3
PV4
PV5
PV6
PV7
PV8
PV9
PV10

DESCRIPCION
P. Principal
P. Principal
P. Carpintera
P. Carpintera
Int. Varones
FACEA
Aulas Nuevas
Granja
Ronda
Jr. Piura
Descansero
Apoyo

APELLIDOS Y NOMBRES
QUISPE SANCHEZ, Manibel
BAEZA DIAZ, Miguel Angel
DOMINGUEZ SHIPINGAHUA, Jorge L.
PENADILLO CHAVEZ, Juan Carlos
PERDOMO VELA, Vicente
ISLA IDALGO, Rocio
FILOMENO ASPAJO, Angel
PANDURO TAPIA, Devora
ANGULO SILVA, Jose Luis
PANDURO CALDERON, Cesar
ROMERO MORENO, Jhony
PORTOCARRERO Miguel

L M M J V S D

X X X

CONCLUSIONES
El proceso administrativo que sigue la Direccin de Mantenimiento y Servicios
Generales en la UNAS tiene cinco etapas, primero la Recepcin de la Orden de
Trabajo, segundo el Anlisis y Evaluacin de la Orden de Trabajo, tercero el
Requerimiento de Materiales e Insumos para realizar la Orden de Trabajo, cuarto, la
ejecucin de la Orden de trabajo y por ultimo la conformidad de la Orden de
Trabajo.
Las rdenes de trabajo son atendidas en primera instancia por la importancia de la
solicitud, y luego se procede por orden de llegada.
Todos los materiales y insumos que necesita un trabajador para atender una orden
de trabajo lo solicita mediante una PECOSA debidamente firmada por sus Jefes de
dependencia, si existe en almacn lo atienden de inmediato si no lo solicita al rea
de abastecimiento.
Las conformidades de las Ordenes de trabajo lo da el solicitante, con el visto bueno
del Director.
El uso de movilidad se solicita con una solicitud de movilidad acompaado con su
respectiva PECOSA para el combustible

RECOMENDACIONES

El proceso administrativo en la Direccin de Mantenimiento y

Servicios Generales de la UNAS, debe llevar a cabo este proceso
administrativo teniendo en cuenta los principios administrativos
para desarrollar este proceso: PLANEACION, ORGANIZACIN,
EJECUCION Y CONTROL.
Se debe tener en stock los insumos y materiales que necesitan los
trabajadores para cumplir con la orden de trabajo, para ello el
Director debe ver el historial de orden de trabajo.
Implementar los formatos diseados por el practicante para poder
control los servicio y combustibles que se utilizan y asignar
eficientemente el turno de vigilantes en la UNAS.