Gestin de empresas

Unidad II: El proceso administrativo

La organizacin
Relaciones en la organizacin
Organizacin lnea-staf
Los diez mandamientos de la
buena organizacion
Cultura organizacional

Ms. Carmen Luca Geldres Snchez

Unidad II: El proceso administrativo

La organizacin
Es la segunda funcin de la

administracin. Se trata de determinar

que recurso y que actividades se
requieren para alcanzar los objetivos de
la organizacin.
Luego se debe de disear la forma de

combinarla en grupo operativo, es decir,

crear la estructura departamental de la
empresa.
De la estructura establecida necesaria la

asignacin de responsabilidades y la
autoridad formal asignada a cada puesto.
Podemos decir que el resultado a que se

llegue con esta funcin es el

establecimiento de una estructura

Unidad II: El proceso administrativo

La organizacin
Estructura organizativa
Cuando hablamos de estructura organizativa se refieren a la estructura
de la organizacin formal y no de la informal
La estructura organizacional generalmente se presenta en
organigramas. Casi todas las compaas necesitan unidades o
departamentos tanto de lnea como de asesora (staf).
Los gerentes de lnea contribuyen directamente al logro de los
objetivos y metas principales de la organizacin. Por lo tanto, se
encuentran en la cadena de mando. Ejemplos: produccin, compras
y distribucin.
Los gerentes de asesora contribuyen indirectamente (pero de
manera importante) a los objetivos de la empresa. Sus
contribuciones primordialmente son proporcionar asesoramiento y
pericia especializada. Por lo tanto, la gente de las unidades de staf
no se hallan en la cadena de mando. Ejemplo de las unidades de
apoyo: contabilidad, relaciones pblicas, personal y el rea legal
Es importante una estructura organizacional bien definida porque
asigna autoridad y responsabilidades de desempeo en forma
sistemtica.

Unidad II: El proceso administrativo

La organizacin
Propsitos de la organizacin
Permitir la consecucin de los objetivos primordiales de la empresa lo
ms eficientemente y con un mnimo esfuerzo.
Eliminar duplicidad de trabajo.
Establecer canales de comunicacin.
Representar la estructura oficial de la empresa
Tipos de organizaciones
1) Organizacin formal:
Es la estructura intencional de papeles en una empresa organizada
formalmente. Cuando se dice que una organizacin es formal, no hay
en ello nada inherentemente inflexible o demasiado limitante.
Para que el gerente organice bien, la estructura debe proporcionar un
ambiente en el cual el desempeo individual, tanto presente como
futuro, contribuya con ms eficiencia a las metas del grupo.

Unidad II: El proceso administrativo

La organizacin
1) Organizacin formal: (cont.)
La organizacin formal debe ser flexible. Deber darse cabida a la
discrecin para aprovechar los talentos creativos, y para el
reconocimiento de los gustos y capacidades individuales en la ms
formal de las organizaciones. Sin embargo el esfuerzo individual en
una situacin de grupo debe canalizarse hacia metas del grupo y de
la organizacin.
2) Organizacin informal:
La organizacin informal es cualquier actividad personal conjunta sin
un propsito consciente conjunto, an cuando contribuya a
resultados conjuntos.
Como conclusiones podemos decir que aunque la ciencia de la
organizacin no se ha desarrollado todava hasta un punto donde los
principios sean leyes infalibles, hay un gran consenso entre los
estudiosos de la administracin respecto a cierto nmero de ellos.
Estos principios son verdades de aplicacin general, aunque su
aplicabilidad no est tan rigurosa como para darles el carcter exacto

Unidad II: El proceso administrativo

La organizacin
Principios de organizacin
Unidad de mando: un subordinado slo deber recibir ordenes de un
solo jefe, cuando no se respeta este principio se generan fugas de
responsabilidad, se da la confusin y se produce una serie de conflictos
entre las personas.
Especializacin: Consiste en agrupar las actividades de acuerdo a su

naturaleza, de tal forma que se pueda crear la especializacin en la

ejecucin de las mismas.
Paridad de autoridad y responsabilidad: La autoridad se delega y la

responsabilidad se comparte y por ello se debe mantener un equilibrio

entre la autoridad y la responsabilidad.
Equilibrio de DireccinControl: Consiste en disear una estructura de

tal forma que nos permita coordinar las acciones y al mismo tiempo
evaluar los resultados de la misma.

Unidad II: El proceso administrativo

La organizacin
Pasos bsicos para organizar
1. Dividir la carga de trabajo entera en
tareas que puedan ser ejecutadas, en
forma lgica y cmoda, por personas o
grupos. Esto se conoce como la divisin del
trabajo.
2. Combinar las tareas en forma lgica y
eficiente, la agrupacin de empleados y
tareas se suele conocer como la departa
mentalizacin.
3. Especificar quien depende de quien en la organizacin, esta
vinculacin de los departamentos produce una jerarqua de la
organizacin.
4. Establecer mecanismos para integrar las actividades de los
departamentos en un todo congruente y para vigilar la eficacia de
dicha integracin. Este proceso se conoce con el nombre de

Unidad II: El proceso administrativo

La organizacin
Divisin del trabajo
Se refiere a descomponer una tarea compleja en sus componentes, de
tal manera que las personas sean responsables de una serie limitada
de actividades, en lugar de tareas en general.
Todas las tareas de la organizacin desde la produccin hasta la
administracin se pueden subdividir. La divisin del trabajo crea tareas
simplificadas que se pueden aprender a realizar con relativa velocidad
por consiguiente comenta la especializacin, pues cada persona se
convierte en experta en cierto trabajo. Adems como crea una serie
de trabajo, las personas pueden elegir puestos, o puedan ser
asignadas a aquellas, que se cian a sus talentos e intereses.
a) Departamentalizacin
Se refiere agrupar en departamentos aquellas actividades de trabajo
que son similares o tiene una relacin lgica, para ello se labora un
organigrama donde mediante cuadros se representan los diferentes
departamentos que integran la organizacin. Por ejemplo los
profesores se pueden agrupar en departamentos de qumica,
departamento de ingles, etc.

Unidad II: El proceso administrativo

La organizacin
a) Departamentalizacin (cont.)
La Departamentalizacin es el resultado de las decisiones que toman
los gerentes en cuanto a las actividades laborales una vez que han
sido dividida las tareas se pueden relacionar en grupos parecidos
como pueden suponer existen muchas variedades de trabajos y
departamentos en las organizaciones y los trabajos y departamentos
de una organizacin sern deferentes a las de otras.
b) Jerarqua
Desde los primeros das de la industrializacin los gerentes se
preocupan por la cantidad de personas y departamentos que podran
manejar con eficacia, este interrogante pertenece al tramo de control
administrativo (con frecuencia llamado tramo de control o tramo
administrativo) cuando se a dividido el trabajo, creados departamentos
y elegido el tramo de control los gerentes pueden seleccionar una
cadena de mando; es decir, un plan que especifique quien depende de
quien. Estas lneas de dependencia son caractersticas fundamentales
de cualquier organigrama para representar la jerarqua que es plan que
especifica quien controla a quien en una organizacin.

Unidad II: El proceso administrativo

La organizacin
c) Coordinacin
Consiste en integrar las actividades de
departamentos interdependientes a efecto
de perseguir las metas de organizacin
con eficiencia, sin coordinacin los
miembros de la organizacin perderan de
vista sus papeles dentro de la misma y
enfrentaran la tentacin de perseguir los
intereses de los departamentos, a espesa
de las metas de la organizacin.
Un grado importante de organizacin con
toda posibilidad beneficiara un trabajo que
no es rutinario ni pronosticable, un trabajo
en el cual los factores del ambiente estn
cambiando y existe mucha
interdependencia.

Unidad II: El proceso administrativo

La organizacin
Factores que influyen en la estructura organizacional
a) Factores internos
1. Enfoque conceptual adoptado - toma de decisiones centralizadas
contra toma de decisiones descentralizada, con mayor delegacin de
autoridad.
2. Espacio de control (el nmero de empleados que reportan a un
supervisor).
3. Diversidad de productos y clase de operacin.
4. Tamao de la organizacin.
5. Caractersticas de los empleados (profesionistas, empleados de
oficina, trabajadores)
b)Factores externos
1. Tecnologa (cmo se transfieren los insumos a las salidas de
produccin).
2. Caractersticas del mercado (estabilidad, extensin, tipos de
clientes).
3. Dependencia del medio ambiente (competencia, restricciones

Unidad II: El proceso administrativo

La organizacin
Tipos de organigramas
Los organigramas son la representacin grfica de la estructura
orgnica de una empresa u organizacin que refleja, en forma
esquemtica, la posicin de las reas que la integran, sus niveles
jerrquicos, lneas de autoridad y de asesora.
Por ello, los organigramas son de suma importancia y utilidad tanto
para empresas, como para entidades productivas, comerciales,
administrativas, polticas, etc.; por tanto, resulta muy conveniente que
todos aquellos que participan en su diseo y elaboracin conozcan
cules son los diferentes tipos de organigramas que existen y qu
caractersticas tiene cada uno de ellos.
Segn Enrique B. Franklin, autor del libro "Organizacin de Empresas",
los organigramas pueden clasificarse en cuatro grandes grupos: 1) Por
su naturaleza, 2)por su mbito, 3) por su contenido y 4) por su
presentacin.

Unidad II: El proceso administrativo

La organizacin
1) Por su naturaleza: Se divide en 3 tipos
Microadministrativos: Corresponden a
una sola organizacin, y pueden referirse
a ella en forma global o mencionar
alguna de las reas que la conforman.
Macroadministrativos: Involucran a

ms de una organizacin.
Mesoadministrativos: Consideran una

o ms organizaciones de un mismo
sector de actividad o ramo especfico.
Cabe sealar que el trmino
mesoadministrativo corresponde a una
convencin utilizada normalmente en el
sector pblico, aunque tambin puede
utilizarse en el sector privado.

Unidad II: El proceso administrativo

La organizacin
2) Por su mbito: Se divide en 2 tipos
Generales: Contienen informacin representativa de una
organizacin hasta determinado nivel jerrquico, segn su magnitud
y caractersticas. En el sector pblico pueden abarcar hasta el nivel
de direccin general o su equivalente, en tanto que en el sector
privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina [2].
Ejemplo:

Unidad II: El proceso administrativo

La organizacin
2) Por su mbito: (cont.)
Especficos: Muestran en forma particular la estructura de un rea
de la organizacin [2]. Ejemplo:

Unidad II: El proceso administrativo

La organizacin
3) Por su contenido: Se divide en 3 tipos
Integrales: Son representaciones grficas de todas las unidades
administrativas de una organizacin y sus relaciones de jerarqua o
dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e
integrales son equivalentes. Ejemplo:

Unidad II: El proceso administrativo

La organizacin
3) Por su
contenido: (cont.)
Funcionales:

Incluyen las
principales
funciones que
tienen asignadas,
adems de las
unidades y sus
interrelaciones.
Este tipo de
organigrama es de
gran utilidad para
capacitar al
personal y
presentar a la
organizacin en

Unidad II: El proceso administrativo

La organizacin
3) Por su
contenido: (cont.)
De puestos,

plazas y
unidades:
Indican las
necesidades en
cuanto a puestos y el
nmero de plazas
existentes o
necesarias para cada
unidad consignada.
Tambin se incluyen
los nombres de las
personas que ocupan
las plazas.

Unidad II: El proceso administrativo

La organizacin
4) Por su presentacin: Se divide en 4 tipos
Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a
partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes
niveles jerrquicos en forma escalonada. Son los de uso ms
generalizado en la administracin, por lo cual, los manuales de
organizacin recomiendan su empleo.

Unidad II: El proceso administrativo

La organizacin
4) Por su presentacin:
(cont.)
Horizontales:

Despliegan las unidades

de izquierda a derecha y
colocan al titular en el
extremo izquierdo. Los
niveles jerrquicos se
ordenan en forma de
columnas, en tanto que
las relaciones entre las
unidades se ordenan por
lneas dispuestas
horizontalmente..

Unidad II: El proceso administrativo

La organizacin
4) Por su presentacin:
(cont.)
Mixtos: Este tipo de
organigrama utiliza
combinaciones verticales y
horizontales para ampliar las
posibilidades de graficacin.
Se recomienda utilizarlos en
el caso de organizaciones
con un gran nmero de
unidades en la base.

Unidad II: El proceso administrativo

La organizacin
4) Por su
presentacin: (cont.)
De Bloque: Son una
variante de los verticales
y tienen la particularidad
de integrar un mayor
nmero de unidades en
espacios ms reducidos.
Por su cobertura,
permiten que aparezcan
unidades ubicadas en los
ltimos niveles
jerrquicos.

Unidad II: El proceso administrativo

La organizacin
Criterios fundamentales para la preparacin de los
organigramas
Los organigramas deben ser muy claros; se recomienda que no
contengan un nmero excesivo de cuadros y puestos; no deben
comprender ordinariamente a los trabajadores o empleados, lo ms
frecuente es hacerlos del Director o Gerente General y terminarlos con
los jefes o supervisores del ltimo nivel.
Los organigramas deben contener nombres de funciones y no de
personas; cuando se desea que estos ltimos figuren, conviene colocar
dentro del mismo cuadro, con una letra mayor el nombre del puesto y
con letra menor el nombre de la persona que lo ocupe.
Los organigramas no pueden representar un nmero muy grande de
elementos de organizacin... Los colores, lneas gruesas, etc., los hace
confusos.
El organigrama debe contener principalmente los siguientes datos:
1. Ttulos de descripcin condensada de las actividades.
2. Nombre del funcionario que formul las cartas.
3. Fecha de formulacin.
4. Aprobacin (del presidente, vicepresidente ejecutivo, etc.)

Unidad II: El proceso administrativo

La organizacin
Criterios fundamentales para la preparacin de los
organigramas (cont.)
Los organigramas u organogramas sern departamentales; se usar el
formato vertical en el que las lneas de autoridad van de arriba hacia
abajo.
Los puestos se agruparn por secciones, que sern las divisiones de la
oficina.
Cada puesto se indicar con su rectngulo, que llevar adentro el
nombre del puesto. Las oficinas o secciones se indicarn por medio de
dos lneas horizontales paralelas, que llevarn en medio el nombre de la
oficina o seccin.
En la parte superior del organigrama, va el nombre de la Institucin
seguido del nombre del departamento y el ttulo: organigrama; as como
en el ngulo superior derecho, la fecha de elaboracin.
Entre las tcnicas reales para la elaboracin de un organigrama se
deben considerar: los datos que deben recogerse, las fuentes de
informacin, los mtodos de recogerlos.

Unidad II: El proceso administrativo

Criterios inherentes a la estructura organizativa

Autoridad: ha sido definida como el derecho que tiene una persona por
su nivel jerrquico, a exigir a otra el cumplimiento responsable de los
deberes que le han sido asignados, en su condicin de subordinado suyo.

Deberes: Actividad que se tiene que realizar debido al cargo que se

ocupa en la organizacin.

Responsabilidad: es la obligacin en que est todo miembro de una

organizacin de dar cuenta por el debido cumplimiento de los deberes
asignados a l en su condicin de tal.

Delegacin: este es una de los principios ms importantes de la

administracin, y que puede considerarse como el acto bilateral
mediante el cual un superior confiere deberes y responsabilidades a un
subalterno y le da autoridad para desempear tales funciones.

Poder en la organizacin: es la capacidad que posee una persona o

unidad organizativa de que ocurran cosas .

Unidad II: El proceso administrativo

Criterios inherentes a la estructura organizativa
Relaciones en la organizacin:
Colateral: existentes entre dos o ms unidades administrativas o
cargos del mismo nivel jerrquico. Este tipo de relaciones da origen a
la coordinacin.
Lineales: son la existentes entre un superior jerrquico y sus
subordinados inmediatos. Dan origen a la llamada "autoridad de
lnea".
Asesora: son las existentes entre una unidad asesora y el mando
jerrquico a que sirven. Dan origen a diferentes tipos de autoridad
staf.
- Principio de Unidad de Mando: hasta donde sea posible, un
subalterno no debe recibir rdenes de ms de una persona.

Unidad II: El proceso administrativo

Criterios inherentes a la estructura organizativa
Organizacin Lnea-Staff:
En la organizacin lnea -"staf" conviven rganos de lnea y rganos
de staf. Los rganos de lnea son los responsables por el alcance de
los objetivos bsicos de la organizacin. Son los que producen
resultados para la organizacin. Los rganos de staf son los de
apoyo y de ayuda que asesoran los rganos de lnea. (CHIAVENATO,
1989, P. 222)

Unidad II: El proceso administrativo

Criterios inherentes a la estructura organizativa
Organizacin Lnea-Staff:
Las principales funciones del "staf" son:
Servicios: esto es, actividades especializadas, como contabilidad,
compras, personal, investigacin y desarrollo, procesamiento de datos,
propaganda, etc., realizadas y ejecutadas por el staf.
Consultora y asesora: esto es, actividades especializadas, como
asistencia jurdica, mtodos y procesos, consultora para el trabajo,
etc., que son proporcionadas por el staf como orientacin y
recomendacin.
Monitoreo: monitorear significa hacer seguimiento y evaluar una
determinada actividad o proceso sin intervenir en l o influenciarlo. El
staf generalmente se encarga del levantamiento de datos, elaboracin
de informes e investigaciones, seguimiento de procesos, etc
Planeacin y control: casi siempre las actividades de planeacin y
control estn delegadas a los rganos de staf. As, la planeacin y
control financiero o presupuestal, la planeacin y control de
produccin, la planeacin y control del mantenimiento de mquinas y
equipos y el control de calidad, etc., son actividades eminentemente
desarrolladas por el staf

Unidad II: El proceso administrativo

Los 10 mandamientos de la buena organizacion
Existen algunos principios que deben prevalecer en una organizacin para
asegurar su correcto funcionamiento. Segn Steuart Henderson y otros
analistas empresariales, los mandamientos de la buena organizacin son:
1.
2.
3.

4.
5.

Cada ejecutivo, directo5r, supervisor y jefe debe recibir

responsabilidades claras y precisas
La responsabilidad debe ir siempre acompaada por la
correspondiente autoridad.
No se debe realizar ningn cambio en el alcance o
responsabilidad de una funcin, sin que todas las personas
afectadas hayan comprendido sus efectos
Ningn ejecutivo o empleado debera recibir rdenes de ms de
una fuente.
Jams se deben dar rdenes a los subordinados pasando por
encima del ejecutivo responsable. En caso de ser necesario,
resulta ms conveniente sustituir a dicho ejecutivo.

Unidad II: El proceso administrativo

Los 10 mandamientos de la buena organizacion
6. Las crticas a los subordinados se deben realizar en forma privada. Bajo
ningn concepto se debera criticar a un subordinado en presencia de
ejecutivos o empleados de igual o inferior nivel.
7. Ninguna disputa o enfrentamiento entre ejecutivos o empleados sobre
cuestiones de autoridad o responsabilidad se debe considerar trivial a efectos
de una inmediata decisin disciplinaria.
8. Las promociones, las modificaciones de salario y las sanciones disciplinarias
siempre deben ser aprobadas por el ejecutivo inmediatamente superior al
empleado en cuestin.
9. Ningn ejecutivo o empleado debe ser asesor y al mismo tiempo crtico, de
una misma persona.
10. Todo ejecutivo cuyo trabajo est sometido a inspecciones regulares debera
recibir siempre que fuera posible, el asesoramiento y las facilidades necesarias
que le permitan examinar por su propia cuenta la calidad de su trabajo

Unidad II: El proceso administrativo

Clima organizacional
Es la forma de ver las cosas que ocurren en el entorno laboral por un
grupo de personas de la empresa. Esa manera de ver las cosas
generalmente esta influenciada por los jefes, lderes, compaeros,
colegas, clientes, familia y por supuesto por la gerencia.
Es frecuente que una misma realidad de la compaa sea observada
de formas diferentes por la gerencia, por el sindicato, por los
empleados calificados y tambin por los clientes.
El clima organizacional tiene impacto sobre la productividad de la
compaa, pero por razones distintas a las de la motivacin y
satisfaccin; se ha demostrado que existe buena productividad cuando
el clima organizacional es bueno y cuando el clima organizacional es
pobre la productividad no es la mejor. Se puede pensar, entonces que
el clima organizacional es una causa de la productividad, pero no es
cierto, la percepcin colectiva de
la realidad, acta como un
conductor.

Unidad II: El proceso administrativo

Clima organizacional
Tambin se puede confundir cultura organizacional con clima
organizacional, la cultura es el nivel ms profundo de presunciones bsicas
y creencias que comparten los integrantes de una entidad y operan
inconscientemente para
regular la accin colectiva. Los elementos profundos y dems especifican y
uniformizan los modos colectivos de actuar de la empresa. En cambio los
modos de percibir compartidos, generalmente son conscientes, manifiestos
y
cuantificables.
Cultura y clima son realidades diferentes pero relacionadas. La cultura
moldea el clima en la medida en que afecta la forma de percibir la realidad;
el clima refleja aspectos superficiales de la cultura, que son conscientes,
pero no sustituye a la cultura, porque esta es profunda y constante. La
cultura es general y universal, el clima es particular y cambiante.
El clima organizacional es una realidad que est relacionada con la
productividad y constituye un factor determinante para afectar positiva o
negativamente la productividad.

Unidad II: El proceso administrativo

Referencias
Robbins, S. & Coulter, M. (2010). Administracin.
(Dcima edicin) D.F., Mxico: Editorial Pearson