Gestin de

Proyectos

Marco Conceptual de la
Gerencia de Proyectos

MBA CARLOS ACUA, PMP

Introduccin a la
Gestin de Proyectos

MBA CARLOS ACUA, PMP

Agenda

Qu es un Proyecto?
Qu es la Gerencia de Proyectos?
reas de Experiencia
Contexto de la Gerencia de Proyectos

Curso
La

finalidad del Curso es identificar el

subconjunto de Fundamentos de la Direccin de
Proyectos generalmente reconocido como
buenas prcticas.
prcticas
Identificar = proporcionar una descripcin
general (NO exhaustiva).
Generalmente reconocido = los conocimientos y
las prcticas descritos son aplicables a la
mayora de proyectos, la mayor parte del tiempo
y existe un amplio consenso sobre su valor y
utilidad.
Buenas prcticas = el equipo de proyecto es
responsable de determinar lo que es apropiado
para cada proyecto.

 Proporciona

y promueve un vocabulario comn

para analizar, escribir y aplicar la direccin de
proyectos.
Utilizado
por el PMI como referencia
fundamental de la direccin de proyectos para
sus programas de desarrollo profesional.
El PMBOK es una referencia para todos los
interesados en direccin de proyectos
(gerentes de proyecto, gerentes de programa,
altos ejecutivos, consultoresetc).

Para el examen
piensa siempre
en proyectos
grandes

Qu es un Proyecto?
Es un esfuerzo temporal realizado para
crear un producto o servicio nico.
Temporal

Tiene un comienzo definido y un final definido.

Termina cuando el objetivo ha sido logrado.
El equipo es disuelto una vez se concluye el
proyecto.

nico

El producto o servicio es diferente en alguna

forma de otros productos o servicios.
Las caractersticas del producto son elaborados
gradualmente.
gradualmente

Qu es un Proyecto?
Elaboracin El proyecto se elabora paso a paso de manera
Progresiva continua e incremental.
Ej.: el alcance del proyecto se define de
manera amplia al inicio y se va detallando a
medida
que avanza el proyecto y se entienden
mejor los
entregables del proyecto.
No debe confundirse con el crecimiento
desordenado del alcance (scope creep).

Proyectos vs. Operaciones

Comparten

las siguientes caractersticas:

Realizados por personas.

Restringidos por recursos limitados.
Planificados, ejecutados y controlados.
Se

diferencian principalmente en que las operaciones

son repetitivas y continuas, mientras que los proyectos
son temporales y nicos.
Los objetivos de los proyectos y las operaciones son
fundamentalmente distintos
El propsito de un proyecto es lograr su objetivo y luego
finalizar.
Opuestamente, el propsito de una operacin continua es
mantener el negocio.

Proyectos y planificacin
estratgica
Los

proyectos se usan a menudo como medio

para lograr el plan estratgico de la
organizacin. Los proyectos se inician por una
o ms de las siguientes razones:

Una demanda del mercado.

Una necesidad de la organizacin.
Una solicitud de un cliente.
Un avance tecnolgico.
Un requerimiento legal.

Qu es la Gerencia de Proyectos?
La
La aplicacin
aplicacin de
de conocimientos,
conocimientos, habilidades,
habilidades,
herramientas
herramientas yy tcnicas
tcnicas aa las
las actividades
actividades de
de un
un
proyecto
proyectopara
parasatisfacer
satisfacerlos
losrequisitos
requisitosdel
delproyecto.
proyecto.
La direccin de un proyecto incluye:
Identificar los requerimientos.
Establecer objetivos claros y posibles
de realizar.
Equilibrar las demandas concurrentes
de calidad, alcance, tiempo y costos.
Adaptar las especificaciones, los
planes y el enfoque a las diversas
expectativas de los interesados.

Un Proyecto Balanceado
os
st
Co

C
al
id

ad

Alcance

e
Ri

facci

n del

Ti
em

po

os
sg

Satis

Clien
te

La estructura del PMBOK

reas de experiencia
Fundamentos de la
Direccin de Proyecto
PMBOK
Habilidades
interpersonales

Conocimientos y
habilidades de
direccin general

Conocimientos,
normas y regulaciones
del rea de aplicacin

Comprensin
del entorno del
proyecto

reas de experiencia
Fundamentos

de la direccin de proyectos
describen el conocimiento propio del campo
de la direccin de proyectos, que se
superpone con otras disciplinas de direccin.
Definicin del ciclo de vida del proyecto.
Cinco Grupos de Procesos de la Direccin de
Proyectos.
Nueve reas de Conocimiento.

reas de experiencia
Conocimientos,

normas y regulaciones del rea

de aplicacin son categoras de proyectos
que tienen elementos significativos comunes
pero que no son necesarios ni estn en todos
los proyectos. Las reas de aplicacin se
definen en trminos de:

Departamentos funcionales y disciplinas de respaldo.

Elementos tcnicos.
Especializaciones de gestin.
Grupos de industria.

reas de experiencia
Conocimientos,

normas y regulaciones del

rea de aplicacin

Norma

= Documento establecido por concepto y

aprobado por un cuerpo reconocido que proporciona,
para uso comn y repetido, reglas, pautas o
caractersticas para actividades o sus resultados, con
el propsito de lograr el ptimo grado de orden en un
contexto determinado.
ISO
Regulacin = Requerimiento impuesto por el
gobierno, que especifica las caractersticas de
productos, servicios, incluidas las disposiciones
administrativas aplicables, que son de cumplimiento
obligatorio. ISO

reas de experiencia
Comprensin del entorno de proyectos
Entorno

cultural y social - Comprensin de los

aspectos econmicos, demogrficos, educativos,
ticos, tnicos, religiosos y de otras caractersticas de
las personas a quienes afecta el proyecto o que
pueden tener un inters en ste.
Entorno internacional poltico Conocimiento de
las leyes y costumbres internacionales, nacionales,
regionales y locales aplicables, as como el clima
poltico que podra afectar al proyecto.
Entorno fsico Si el proyecto va a afectar el
ambiente fsico se debe tener conocimiento de la
ecologa local y la geografa fsica que podra afectar
al proyecto o ser afectados por el proyecto.

reas de experiencia
Conocimientos

y habilidades de direccin

general planificacin, organizacin, seleccin de

personal, ejecucin y control de las operaciones de una
empresa en funcionamiento. Incluye:

Gestin financiera y contabilidad.

Compras y adquisiciones.
Ventas y comercializacin.
Contratos y derecho mercantil.
Fabricacin y distribucin.
Logstica y cadena de suministro.
Planificacin estratgica.
Administracin del personal.
Tecnologa de informacin.

reas de experiencia
Habilidades

interpersonales Incluye:

Comunicacin efectiva.
Influencia en la organizacin.
Liderazgo.
Motivacin.
Negociacin y gestin de conflictos.
Resolucin de problemas.

Contexto de la direccin de
proyectos
Portafolios

Conjunto de proyectos o programas y

otros trabajos, que se agrupan para facilitar la gestin
efectiva de ese trabajo, a fin de cumplir con los
objetivos estratgicos de negocio.
Programas Grupo de proyectos relacionados cuya
direccin se realiza de manera coordinada para
obtener beneficios y control que no se obtendran si
fueran dirigidos en forma coordinada.
Subproyectos Los proyectos a menudo se dividen
en componentes ms fciles de gestionar.

Contexto de la Gerencia de
Proyectos
Oficina

de Gestin de Proyectos (PMO) Unidad de la

organizacin que centraliza y coordina la direccin de

proyectos a su cargo. Entre las caractersticas clave de una
PMO tenemos:

Recursos compartidos y coordinados entre todos los proyectos

administrados por la PMO.
Identificacin y desarrollo de la metodologa de direccin de proyectos.
Oficina de administracin de polticas, procedimientos, plantillas de
proyectos y de operacin y gestin de herramientas del proyecto.
Coordinacin central de la gestin de las comunicaciones entre
proyectos.
Supervisin central de todos los cronogramas y presupuestos de
proyectos de la PMO.
Plataforma gua para gerentes de proyectos.

Ciclo de Vida del

Proyecto

MBA CARLOS ACUA, PMP

Agenda

Ciclo de Vida del proyecto

Interesados en el proyecto
Influencias de la organizacin
El rol de las PMO en la estructura de la
organizacin
Sistema de Gestin de Proyectos

Ciclo de Vida del Proyecto

Define
Define

las
las fases
fases que
que conectan
conectan el
el inicio
inicio de
de un
un
proyecto
proyecto con
con su
su fin.
fin.

Divide
Divide el
el proyecto
proyecto en
en varias
varias fases
fases para
para mejorar
mejorar
su
su control
control yy proporciona
proporciona vnculos
vnculos con
con las
las
operaciones
operaciones continuas
continuas de
de la
la organizacin
organizacin
ejecutante.
ejecutante.

Ciclo de Vida del Proyecto

Los

entregables usualmente deben ser

aprobados
antes que el trabajo inicie la
siguiente fase de proyecto.
Algunas veces una fase subsiguiente se inicia
antes de la aprobacin de todos los entregables
de la fase previa.
Esto es llamado fast
tracking.
Define el trabajo tcnico y los involucrados en
cada fase y como controlar y aprobar cada fase.

Ciclo de Vida del proyecto

El

nivel de costo y personal es bajo al comienzo,

crece al avanzar en el proyecto y caen rpidamente
cuando el proyecto se aproxima a su conclusin.
La probabilidad de xito del proyecto es bajo al
comienzo y crece al avanzar el proyecto mientras
que el riesgo e incertidumbre son altos al comienzo y
decrecen al avanzar el proyecto.
Los costos de cambios y correcciones generalmente
crecen cuando el proyecto avanza mientras que la
influencia de los interesados es ms alto al
comienzo y decrece al avanzar el proyecto.

Ciclo de Vida del proyecto

Uso de Recursos / Costos

Implementacin

Desarrollo

Concepcin

Tiempo
COSTO Y USO DE RECURSOS A LO LARGO DEL PROYECTO

Cierre

Ciclo de Vida del proyecto

INFLUENCIA DE LOS INTERESADOS A LO LARGO DEL PROYECTO

Ciclo de Vida del proyecto

Caractersticas de las fases del proyecto
Conclusin y aprobacin de uno o ms
entregables.
Algunos entregables pueden corresponder al
mismo proceso de direccin de proyectos,
mientras que otros son los productos finales o
componentes de ste para los cuales se cre el
proyecto.
Las fases del proyecto concluyen con una
revisin del trabajo logrado y los entregables a
fin de determinar la aceptacin. Estas revisiones
son tambin conocidas como: salidas de fase,
entradas a la fase o puntos de cancelacin.
La conclusin formal de una fase no incluye la
autorizacin de la fase posterior.

Ciclo de Vida del proyecto

SECUENCIAS DE FASES EN UN CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Ciclo de Vida del proyecto

Relaciones del ciclo de vida del proyecto y del ciclo
de vida del producto
Muchos proyectos estn vinculados con el trabajo
continuo de la organizacin ejecutante.
El ciclo de vida del proyecto identificar qu tareas
de transicin al final del proyecto estn incluidas y
cules no a fin de vincular el proyecto con las
operaciones de la organizacin ejecutante.
Un proyecto es slo un aspecto del ciclo de vida
del producto.
El ciclo de vida del proyecto atraviesa una serie de
fases para crear el producto.
Proyectos
adicionales pueden incluir una
actualizacin del rendimiento del producto.

Ciclo de Vida del Proyecto

RELACIN ENTRE EL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO Y EL CICLO DE VIDA

DEL PRODUCTO

Interesados en el proyecto
Individuos
Individuos yy organizaciones
organizaciones que
que estn
estn
activamente
activamente involucrados
involucrados en
en el
el proyecto
proyecto oo
cuyos
cuyos intereses
intereses pueden
pueden ser
ser afectados
afectados de
de
forma
forma positiva
positiva oo negativa
negativa como
como resultado
resultado de
de
la
la ejecucin
ejecucin oo conclusin
conclusin de
de proyecto.
proyecto.
El equipo de direccin del proyecto debe
identificar y clasificar a los interesados,
interesados
determinar sus requerimientos y expectativas,
interactuar con ellos a lo largo del proyecto y
gestionar el cumplimiento de los objetivos
esperados por los interesados.

Interesados en el proyecto
Autoridad

Influencia

Interesados en el proyecto
Oficina de Proyectos
(PMO)

Usuarios

Equipo de gerencia
del proyecto

Organizacin
Ejecutante

Gerente de Proyecto

Patrocinador
Miembros del equipo de
proyecto

Interesados en el proyecto
Identificar y Clasificar a los interesados
El xito de la Gerencia de Proyectos depende de
la relacin que se tiene con los interesados en el
proyecto
Annimo
Los involucrados en el proyecto pueden ser
clasificados de la siguiente forma:
Patrocinador del proyecto.
Interesados internos (Gerencia General, Gerentes Funcionales,
Gerentes de Proyectos, Grupos de soporte, usuarios...etc.).
Interesados externos (Gobierno nacional y regional, grupos de
proteccin al ambiente, SBS, SUNAT..etc.).
Cliente o usuario
Contratistas y Subcontratistas.
Equipo de Proyecto.
Otros involucrados (Sindicatos).

Interesados en el proyecto
Gerencia
General
Contratistas y
Subcontratistas

Gerentes
Funcionales
Gerente de
Proyecto

Otros
Gerentes de
Proyecto

Equipo de
Proyecto
Personal de
Soporte

INTERESADOS INTERNOS EN UN PROYECTO

Interesados en el proyecto
El ambiente
poltico
La economa

El ambiente
legal
Gerente de
Proyecto

El ambiente
social y
cultural

INTERESADOS EXTERNOS EN UN PROYECTO

Pblico y la
prensa

Influencias de la organizacin
Sistemas de organizacin
Basadas

en proyectos

Sus mayores ingresos son derivados

de la ejecucin de proyectos a
terceros.
No

basadas en proyectos

Pero que han adoptado la direccin

por proyectos.

Influencias de la organizacin
Culturas y estilos de la organizacin
La

cultura es un tipo de software mental, la

programacin colectiva que distingue los miembros
de un grupo de personas de otro. Geert Hofstede
La mayora de organizaciones han desarrollado
culturas nicas y descriptibles, entre cuyos factores
se incluyen:

Valores, normas, convicciones y expectativas compartidas.

Polticas y procedimientos.
Percepcin de las relaciones de autoridad.
tica laboral y horario laboral.

Asume que siempre estas en

una organizacin matricial

Influencias de la organizacin
Estructura de la organizacin
Funcional

Jerarqua donde cada empleado tiene

un supervisor claramente establecido.

Orientada

a proyectos La mayora de los

recursos de la organizacin estn involucrados en
el trabajo del proyecto y los gerentes de proyecto
cuentan con gran autoridad.

Matricial

Mezcla de ambas.

Tipo

Descripcin

Quin esta
a cargo?

Ventajas

Desventajas

Funcional

Organizacin
muy comn
donde los
miembros del
equipo trabajan
para un
departamento y
pueden ser
prestados a un
proyecto de vez
en cuando

Gerente
Funcional

Ms fcil gestin de
especialistas
El equipo de trabajo
reporta a un solo
supervisor
La compaa esta
agrupada por
especialistas

El gerente de proyecto
tiene poca autoridad
Los proyectos tienes
bajas prioridades
Las personas ponen
mayor esfuerzo en su
trabajo funcional y no en
el proyecto

Orientada a
Proyectos

La organizacin
es estructurada
de acuerdo a
proyectos y no a
departamentos

Gerente de
Proyecto

Eficiente organizacin
por proyectos
Lealtad hacia el
proyecto
Comunicacin ms
efectiva que en
organizaciones
funcionales

No home para los

miembros del equipo una
vez acabado el proyecto
Falta de especializacin
en algunas disciplinas
Menor eficiencia de
recursos

Matricial

Una organizacin
hbrida donde los
individuos tienen
un gerente de
proyecto y un
gerente funcional

Poder
balanceado
entre ambos
gerentes

Mejor control de
recursos
Mayor soporte que en
organizaciones
funcionales
Mxima utilizacin de
recursos escasos

Ms de un jefe para los

miembros del equipo de
proyecto
Ms compleja
administracin y control
Mayor conflicto

ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIN EN LOS PROYECTOS

Influencias de la organizacin

ORGANIZACIN FUNCIONAL

Influencias de la organizacin

ORGANIZACIN PROYECTIZADA

Influencias de la organizacin
Matricial Dbil

Matricial
Equilibrada

Matricial Fuerte

Ttulo del
Gerente de
Proyecto

Coordinador de proyecto,
lder de proyecto

Gerente de Proyecto

Gerente de Proyecto

Enfoque del
Gerente de
Proyecto

Distribuido entre el proyecto

y sus responsabilidades
funcionales

Trabajo del proyecto

Trabajo del Proyecto

Poder del
Gerente de
Proyecto

Poder y autoridad mnima

Poder y autoridad
balanceado

Poder y Autoridad
completa

Tiempo
asignado al
proyecto del
GP

Tiempo parcial

Tiempo completo

Tiempo Completo

Estilo de
organizacin

Ms probable una
organizacin funcional

Mezcla de ambas

Ms probable una
organizacin orientada
a proyectos

El Gerente de
proyecto
reporta a:

Gerente Funcional

Gerente Funcional pero

comparte autoridad y
poder

Gerente de los
Gerentes de Proyectos
o Project Officer

ORGANIZACIONES DE ESTRUCTURA MATRICIAL

Influencias de la organizacin

ORGANIZACIN MATRICIAL DBIL

Influencias de la organizacin

ORGANIZACIN MATRICIAL BALANCEADA

Influencias de la organizacin

ORGANIZACIN MATRICIAL FUERTE

El Rol de las PMO en la estructura

de la organizacin
Una

PMO puede existir en cualquiera de las estructuras

organizacionales, incluyendo en aquellas con una
organizacin funcional con una mayor probabilidad de
ocurrencia en las organizaciones matriciales y orientadas
a proyectos.
La funcin de las PMO en una organizacin puede ir
desde un consejo, limitada a la recomendacin de
polticas y procedimientos hasta tener autoridad formal
otorgada por la gerencia general. En tales casos, la
autoridad del Gerente de Proyecto a tiempo completo es
total con respecto al personal de proyectos.
Los miembros del equipo de proyecto reportarn ya sea
directamente al Gerente de Proyecto, o si estn
compartidos, a la gerencia de la PMO (Project Officer).

Sistema de Gestin de
Proyectos
Esta

compuesto por las herramientas, tcnicas,

metodologas, recursos y procedimientos para gestionar
un proyecto.
Se documenta en el Plan de gestin del proyecto y su
contenido puede variar dependiendo del rea de
aplicacin, influencia organizacional, complejidad del
proyecto y disponibilidad de sistemas existentes.
Puede ser formal o informal, y ayuda al Gerente de
Proyecto a guiar de una manera efectiva hacia la
terminacin del proyecto.
Es un grupo de procesos y sus funciones de control
relacionadas que se consolidan y combinan en un todo
funcional y unificado.

Bibliografa
Gua

del PMBOK, tercera edicin.

Captulo 1 y 2 Marco Conceptual de
la Direccin de Proyectos.